Với các doanh nghiệp tổng thầu xây dựng, vận hành không nằm ở một bộ phận riêng lẻ mà là sự phối hợp đồng thời giữa công trường, vật tư, thầu phụ, nhân sự, kế toán và văn phòng. Chỉ cần dữ liệu chậm hoặc quy trình gián đoạn ở một khâu, toàn bộ tiến độ dự án đều bị ảnh hưởng. Khi quy mô nhân sự và số lượng dự án tăng lên, việc quản lý bằng hệ thống rời rạc hay file thủ công không còn đáp ứng được yêu cầu kiểm soát và phối hợp.
Với CJSC, đơn vị tổng thầu thiết kế – xây dựng, nhu cầu lúc này không còn là “có thêm phần mềm”, mà là một nền tảng đủ linh hoạt để kết nối toàn bộ nghiệp vụ và dữ liệu vận hành về cùng một nơi.
Cleeksy hiện đang giải quyết những nghiệp vụ nào trong doanh nghiệp CJSC?
Đến nay chúng tôi đã số hóa khoảng 60 nghiệp vụ trên Cleeksy, có thể truy xuất trực tiếp dữ liệu, thông tin và tra cứu online quy trình, quy định, biểu mẫu khi cần. Một vài nghiệp vụ chính như:
- Quản lý dự án: theo dõi tiến độ thi công, tỷ lệ khối lượng thực hiện, cảnh báo chất lượng, biến động nhân sự Ban CH, tình trạng hợp đồng và thanh quyết toán thầu phụ, đánh giá năng lực thầu phụ…
- Quản lý vật tư: quản lý nhập – xuất – tồn kho, lưu trữ thông tin sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị…
- Quản lý nhân sự: lưu trữ hồ sơ nhân viên và tự động tính lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, thuế cá nhân…
Tốc độ triển khai giải pháp và số hoá quy trình lên hệ thống như thế nào?
Do đặc thù công ty có rất nhiều dữ liệu, nhiều phòng ban liên quan và +200 nhân sự nên quá trình triển khai và đưa quy trình lên hệ thống kéo dài khoảng 6 tháng. Đây là khoảng thời gian cần thiết để chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo người dùng và đảm bảo các bộ phận có thể sử dụng đồng bộ.
Điểm khác biệt lớn nhất khi sử dụng Cleeksy là gì?
Điểm khác biệt và cũng là ưu điểm lớn nhất là nhân sự trong công ty CJSC có thể tự xây dựng các ứng dụng để sử dụng, không bị khóa cứng trong các ứng dụng có sẵn. Việc này cho phép chúng tôi điều chỉnh bất cứ khi nào cần, phù hợp với thực tế vận hành thay đổi theo từng dự án.
Việc tập trung dữ liệu và phối hợp giữa các bộ phận thay đổi như thế nào?
Khi có thể tự xây dựng các ứng dụng và tích hợp dần lên cùng một nền tảng, việc quản trị không còn bị phân mảnh. Các bộ phận có thể đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống và phân quyền sử dụng rõ ràng. Việc tập trung trên cùng nền tảng sẽ giúp các nhân sự cấp quản lý có thể truy xuất thông tin bất cứ lúc nào và truy xuất nhanh chóng. Các bộ phận cũng có thể truy xuất các dữ liệu của bộ phận khác bất cứ lúc nào (tất nhiên là dữ liệu được phép cung cấp).
Cảm nhận về giao diện và trải nghiệm sử dụng hệ thống?
Giao diện nhìn chung phù hợp, phần mềm được cải tiến liên tục và nếu duy trì cách làm này thì phần mềm sẽ càng ngày càng hiệu quả hơn. Các nhân sự hỗ trợ rất ổn, có tính tiếp thu cao, nhiệt tình, kế hoạch công việc rõ ràng và mạch lạc, chuyên môn tốt.
