Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí sản xuất chung luôn là một phần quan trọng khi tính giá thành, lập ngân sách và phân tích lợi nhuận. Việc hiểu rõ bản chất, cách phân loại và cách hạch toán giúp nhà máy kiểm soát chi phí tốt hơn và đưa ra các quyết định điều hành chính xác.
Chi phí sản xuất chung là gì?
Chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí gián tiếp phục vụ hoạt động sản xuất, phát sinh tại phân xưởng, bộ phận sản xuất, tổ đội hoặc công trường,… trong quá trình tạo ra sản phẩm.
Đây là một yếu tố quan trọng trong cấu trúc giá thành. Do đó nó cần được kế toán theo dõi, tập hợp và phân bổ theo các tiêu thức phù hợp như số lượng sản phẩm, giờ công lao động hoặc giờ máy hoạt động. Quá trình phân bổ này ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của giá thành và biên lợi nhuận của doanh nghiệp sản xuất.
Trong thực tế vận hành nhà máy, chi phí sản xuất chung thường bao gồm nhiều khoản khác nhau như lương nhân viên quản lý phân xưởng, điện – nước, vật tư bảo dưỡng máy móc, dịch vụ thuê ngoài, khấu hao tài sản cố định và các khoản chi khác phục vụ sản xuất. Đây là nhóm chi phí mang tính đặc thù do biến động theo công suất, sản lượng và mức độ sử dụng máy móc thiết bị.
Chi phí sản xuất chung bao gồm những gì? (Tài khoản 627)
Chi phí sản xuất chung được theo dõi trên Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung và được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 tương ứng với từng nhóm chi phí phát sinh tại phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất. Cụ thể gồm các khoản sau:
- Chi phí nhân viên phân xưởng (TK 6271): Bao gồm tiền lương, phụ cấp, các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn và các khoản thanh toán khác cho nhân viên quản lý phân xưởng, tổ trưởng, tổ phó hoặc nhân viên phục vụ phân xưởng.
- Chi phí vật liệu (TK 6272): Là chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng như vật tư bảo dưỡng máy móc, vật tư sửa chữa nhà xưởng, dầu mỡ bôi trơn, vật tư an toàn lao động và các vật liệu phụ khác phục vụ sản xuất.
- Chi phí dụng cụ sản xuất (TK 6273): Gồm công cụ, dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng như đồ nghề bảo dưỡng, khuôn mẫu, đồ gá, thiết bị đo kiểm và các dụng cụ tiêu hao phục vụ sản xuất và quản lý phân xưởng.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định (TK 6274): Phản ánh khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ và tài sản cố định dùng chung tại phân xưởng (máy móc, thiết bị, nhà xưởng,…).
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6277): Bao gồm tiền điện, nước, điện thoại, internet, phí sửa chữa máy móc thuê ngoài, chi phí thuê thiết bị, thuê phương tiện phục vụ sản xuất và các dịch vụ khác phục vụ phân xưởng.
- Chi phí bằng tiền khác (TK 6278): Là các khoản chi bằng tiền phát sinh tại phân xưởng như chi phí tiếp khách tại phân xưởng, chi phí an toàn lao động, chi phí vệ sinh công nghiệp và các khoản chi khác phục vụ hoạt động sản xuất.
Phân loại chi phí sản xuất chung
Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác giá thành theo biến động sản lượng. Có các loại chi phí sản xuất chung sau:
Chi phí sản xuất chung cố định
Đây là các khoản chi phí sản xuất gián tiếp không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, phát sinh mang tính ổn định tại phân xưởng, bộ phận, tổ đội hoặc công trường.
Theo quy định, chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ dựa trên công suất bình thường của máy móc thiết bị.
- Trường hợp sản lượng thực tế cao hơn công suất bình thường, kế toán phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh.
- Trường hợp sản lượng thực tế thấp hơn công suất bình thường, chỉ phân bổ chi phí cố định theo mức công suất bình thường, phần chênh lệch không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán (TK 632) trong kỳ.
Chi phí sản xuất chung biến đổi
Là các khoản chi phí sản xuất gián tiếp thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo sản lượng, thường bao gồm vật liệu phụ, nhân công gián tiếp theo ca sản xuất, năng lượng tiêu hao theo giờ máy, dịch vụ thuê ngoài gắn với sản lượng,… Khác với chi phí cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biến của sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.
Cách tính và phân bổ chi phí sản xuất chung
Công thức tính chi phí sản xuất chung dựa trên việc tổng hợp 6 khoản mục chi phí được hạch toán chi tiết theo các tài khoản cấp 2 của tài khoản 627, gồm:
Công thức tính tổng:
Chi phí sản xuất chung = CP nhân viên xưởng + CP vật liệu + CP dụng cụ + CP khấu hao + CP dịch vụ mua ngoài + CP bằng tiền khác
Việc phân bổ chi phí sản xuất chung được thực hiện theo mức công suất bình thường. Điều này đảm bảo giá thành phản ánh đúng mức độ hoạt động của máy móc trong điều kiện sản xuất ổn định.
- Nếu sản lượng thực tế cao hơn hoặc bằng công suất bình thường: Toàn bộ chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.
- Nếu sản lượng thực tế thấp hơn công suất bình thường: Chỉ phân bổ chi phí sản xuất chung cố định tương ứng với mức công suất bình thường; phần chi phí cố định không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán (TK 632).
Cách phân bổ chi phí sản xuất chung
Phân bổ chi phí sản xuất chung là bước quan trọng trong quy trình tính giá thành sản phẩm. Dưới đây là các bước để phân bổ chi phí sản xuất hợp lý:
(1) Xác định phạm vi và tổng chi phí sản xuất chung
CPSXC bao gồm các khoản chi phí gián tiếp phát sinh tại phân xưởng, ví dụ:
- Khấu hao máy móc, nhà xưởng
- Chi phí bảo trì, sửa chữa
- Điện, nước, hơi, khí nén phục vụ sản xuất
- Lương & phụ cấp nhân viên quản lý phân xưởng (TK 6271)
- Chi phí dụng cụ, vật tư phụ cho phân xưởng (TK 6272 – 6273)
- Dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
Tổng chi phí được tập hợp theo tài khoản cấp 2 của TK 627 để phục vụ phân tích và phân bổ.
(2) Chọn tiêu thức phân bổ phù hợp theo đặc thù sản xuất
Do CPSXC mang tính chất gián tiếp, doanh nghiệp phải chọn tiêu thức phản ánh sát nhất mức tiêu hao nguồn lực. Một số tiêu thức phổ biến và tình huống áp dụng:
| Tiêu thức phân bổ | Phù hợp với trường hợp |
| Số lượng sản phẩm | Ngành đóng hộp, nước giải khát, vật liệu xây dựng (đơn giản – đồng nhất),… |
| Giờ lao động trực tiếp | Ngành may mặc, giày da, thủ công, lắp ráp,… |
| Giờ máy hoạt động | Ngành cơ khí, CNC, đúc nhựa, dập khuôn,… |
| Chi phí NVL trực tiếp | Ngành sản xuất theo mẻ, hóa chất, thực phẩm,… |
| Định mức chi phí | Ngành sản xuất hàng loạt có BOM & routing tiêu chuẩn |
Lưu ý: Tiêu thức phân bổ phải ổn định giữa các kỳ để đảm bảo tính nhất quán trong kế toán giá thành.
(3) Xác định mức công suất bình thường (Normal Capacity)
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ theo công suất bình thường, giúp giá thành không bị đội lên khi sản lượng thấp.
- Nếu sản lượng ≥ công suất bình thường → phân bổ toàn bộ chi phí sản xuất chung cố định
- Nếu sản lượng < công suất bình thường → chỉ phân bổ phần tương ứng, phần còn lại ghi vào TK 632
(4) Tính hệ số hoặc tỷ lệ phân bổ
Công thức tỷ lệ phân bổ:
Tỷ lệ phân bổ = Tổng CPSXC / Tổng tiêu thức phân bổ
Tỷ lệ này cho biết mỗi đơn vị tiêu thức (giờ máy, giờ công, số lượng…) sẽ chiếm bao nhiêu chi phí sản xuất chung, từ đó làm căn cứ phân bổ cho từng sản phẩm.
(5) Phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính giá
Sau khi xác định tỷ lệ phân bổ, kế toán áp dụng tỷ lệ này vào tiêu thức phân bổ từng sản phẩm (giờ máy, giờ công, số lượng…). Từ đó tính được chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng đối tượng tính giá thành.
(6) Kiểm tra – đối chiếu – điều chỉnh
Cuối cùng, cần thực hiện các bước kiểm soát:
- Đối chiếu tổng chi phí sản xuất chung đã phân bổ với chi phí sản xuất chung phát sinh
- Kiểm tra phần chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ (nếu có)
- Điều chỉnh vào TK 632 trong trường hợp sản lượng < công suất bình thường
Bước này giúp đảm bảo giá thành đúng, đủ, hợp chuẩn, tránh sai lệch khi lập báo cáo và phân tích chi phí.
Vai trò của chi phí sản xuất chung trong tính giá thành sản phẩm
Chi phí sản xuất chung có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá thành, xác định giá bán, biên lợi nhuận và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp sản xuất.
Ảnh hưởng đến độ chính xác của giá thành
Chi phí sản xuất chung là một trong ba cấu phần quan trọng cấu thành giá thành sản phẩm (bên cạnh nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp). Nếu hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất chung không đúng, giá thành sẽ bị sai lệch, đặc biệt với các doanh nghiệp có chi phí gián tiếp lớn (như may mặc, cơ khí, điện tử,…). Việc phân bổ theo công suất bình thường giúp giá thành phản ánh đúng mức sử dụng năng lực sản xuất, tránh bóp méo chi phí giữa các kỳ.
Ảnh hưởng đến giá bán và lợi nhuận
Giá thành là cơ sở để xây dựng chính sách giá bán, do đó chi phí sản xuất chung có ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận của sản phẩm. Nếu chi phí sản xuất chung bị ghi nhận thấp, doanh nghiệp có thể định giá bán thấp hơn thực tế dẫn đến giảm lợi nhuận. Ngược lại, phân bổ chi phí sản xuất chung quá cao làm giá thành đội lên, giảm khả năng cạnh tranh và sai lệch trong đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Cơ sở để lập ngân sách
Chi phí sản xuất chung cung cấp dữ liệu để lập ngân sách cho các khoản mục như bảo dưỡng máy móc, khấu hao, chi phí quản lý phân xưởng, năng lượng,… Các bộ phận như kế hoạch – sản xuất – tài chính dựa vào dữ liệu chi phí sản xuất chung để dự báo chi phí trong kỳ sản xuất tiếp theo. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát biến động chi phí, tối ưu chi tiêu và tránh vượt ngân sách.
Liên quan đến định mức & công suất
Khi sản lượng thấp hơn công suất bình thường, một phần chi phí cố định không phân bổ sẽ làm tăng giá vốn. Đây là tín hiệu để doanh nghiệp đánh giá tình trạng dư công suất. Ngược lại, khi sản lượng ổn định gần công suất chuẩn, chi phí sản xuất chung được phân bổ hợp lý, giúp tăng hiệu quả sử dụng tài sản và tối ưu giá thành.
Những sai lầm thường gặp và lưu ý khi hạch toán
Những sai lầm thường gặp
Không tách bạch chi phí cố định và chi phí biến đổi
Nhiều doanh nghiệp vẫn gộp chung tất cả chi phí sản xuất vào một nhóm mà không phân loại thành chi phí cố định (khấu hao, thuê xưởng, lương quản lý phân xưởng…) và chi phí biến đổi (điện sản xuất, vật liệu phụ, sửa chữa phát sinh…).
Khi sản lượng tăng hoặc giảm, chi phí cố định không thay đổi, dẫn tới chi phí đơn vị biến động mạnh và sai lệch so với thực tế. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá thành, lập giá bán và phân tích lợi nhuận.
Chọn tiêu thức phân bổ không phù hợp
Một lỗi khá phổ biến là sử dụng tiêu thức phân bổ cho tiện chứ không dựa trên bản chất phát sinh chi phí. Ví dụ: phân bổ chi phí điện theo nhân công, hoặc phân bổ khấu hao máy theo sản lượng trong khi máy chạy theo thời gian.
Hậu quả là chi phí phân bổ lệch so với thực tế, dẫn đến sản phẩm đội giá hoặc giá ảo. Về lâu dài, điều này gây sai lệch đánh giá hiệu quả và làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Không điều chỉnh chi phí theo công suất bình thường
Doanh nghiệp thường phân bổ chi phí dựa trên sản lượng thực tế mà bỏ qua mức công suất bình thường của xưởng. Khi công suất thực tế thấp hơn công suất bình thường, chi phí cố định phân bổ trên từng đơn vị sẽ tăng lên, khiến giá thành sản phẩm bị đội lên so với thực tế.
Thực hành đúng là phải tách phần chi phí cố định không phân bổ khi công suất thấp và ghi nhận vào chi phí trong kỳ, thay vì gán vào giá thành.
Nhầm lẫn giữa chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung
Một số khoản mục hay bị hạch toán nhầm như: lương tổ trưởng, lương nhân viên quản lý phân xưởng (thuộc SXC) bị đưa vào lương nhân công trực tiếp; hoặc vật liệu dùng cho sửa chữa máy (SXC) bị tính vào nguyên vật liệu trực tiếp.
Những nhầm lẫn này làm sai lệch cấu trúc giá thành, ảnh hưởng đến việc phân tích hiệu quả từng khoản mục chi phí.
Không theo dõi và kiểm soát phát sinh định kỳ
Một lỗi nữa là chỉ tập trung vào khâu phân bổ mà bỏ quên công tác kiểm soát phát sinh chi phí trong kỳ. Chi phí sửa chữa nhỏ, điện nước, vật tư phụ, công cụ dụng cụ… nếu không theo dõi chặt thì cuối kỳ bị dồn, gây khó khăn khi hạch toán và phân bổ.
Hệ quả là giá thành biến động bất thường, làm méo dữ liệu tài chính và gây khó khăn cho quản trị.
Hạch toán thủ công gây chậm trễ, sai lệch dữ liệu
Ở nhiều nhà máy, phần lớn dữ liệu đầu vào (giờ máy chạy, tiêu hao điện, tiêu hao vật tư phụ, sửa chữa nhỏ…) được ghi chép thủ công trên giấy.
Việc này dễ xảy ra sai sót, thiếu chứng từ, dẫn đến phân bổ không chính xác và mất thời gian điều chỉnh cuối kỳ.
Lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí sản xuất chung (TK 627)
Để việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung được chính xác, kế toán cần chú ý những điểm sau:
- Xác định đúng đối tượng chi phí: Chỉ những khoản chi phí phục vụ hoạt động của phân xưởng (quản lý phân xưởng, máy móc thiết bị, năng lượng phục vụ sản xuất…) mới được ghi nhận vào TK 627. Không đưa các khoản chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp vào tài khoản này.
- Phân biệt rõ tiền lương theo chức năng: Lương nhân viên quản lý phân xưởng hạch toán vào TK 6271, còn lương nhân công trực tiếp sản xuất ghi vào TK 622. Việc nhầm lẫn hai khoản mục này dễ làm sai lệch chi phí và giá thành.
- Phân định vật tư và nguyên vật liệu:
- Vật tư, dụng cụ dùng chung tại phân xưởng (dầu máy, phụ tùng, bảo hộ…) hạch toán vào TK 6272 – 6273
- Nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành sản phẩm ghi vào TK 621. Đây là lỗi phổ biến tại các doanh nghiệp sản xuất theo lô/đơn hàng.
- Ghi nhận chi phí dựa trên chứng từ hợp lệ: CPSXC phải được chứng minh bằng hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản bảo dưỡng, bảng lương… đảm bảo tính pháp lý và phục vụ quyết toán thuế.
- Áp dụng tiêu thức phân bổ hợp lý và nhất quán giữa các kỳ: Do CPSXC là chi phí gián tiếp, việc chọn tiêu thức phù hợp (giờ máy, giờ công, số lượng sản phẩm, nguyên vật liệu trực tiếp…) ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của giá thành và báo cáo quản trị.
- Nguyên tắc kết chuyển cuối kỳ: TK 627 không có số dư cuối kỳ. Chi phí sản xuất chung được kết chuyển sang TK 154, còn phần chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ (do sản lượng thấp hơn công suất bình thường) phải ghi vào TK 632 theo quy định.
- Đối chiếu số liệu giữa các bộ phận: Trước khi khóa sổ, kế toán cần đối chiếu chi phí sản xuất chung với dữ liệu sản xuất (giờ máy, số lượng thành phẩm,nguyên vật liệu…) để đảm bảo tính khớp nối giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Giải pháp tối ưu và cắt giảm chi phí sản xuất chung
Quản trị công suất & hiệu suất thiết bị
Giải pháp này tập trung vào việc tối ưu vận hành máy móc để giảm downtime và chi phí gián tiếp, từ đó giảm tỷ trọng chi phí sản xuất chung trong giá thành.
- Đo lường OEE (Overall Equipment Effectiveness) để kiểm soát thời gian chạy máy – dừng máy – lỗi sản phẩm.
- Lập kế hoạch bảo trì PM/CM/TPM để giảm hư hỏng đột xuất (giảm chi phí sửa chữa và downtime).
- Kiểm soát công suất bình thường với công suất thực tế để hạn chế phát sinh chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ.
Từ đó giảm được các khoản liên quan đến khấu hao, sửa chữa, nhân lực vận hành, điện năng.
Tối ưu nguồn nhân lực gián tiếp sản xuất
Mục tiêu của giải pháp này là giảm chi phí nhân sự và thời gian dừng máy thông qua tối ưu định biên và nâng cao hiệu suất vận hành phân xưởng.
- Rà soát định biên nhân sự phân xưởng theo sản lượng và công suất để tránh dư thừa.
- Chuẩn hóa ca làm – quy trình nghiệm thu – bàn giao thiết bị để giảm thời gian chết.
- Đào tạo nhân viên vận hành để giảm lỗi kỹ thuật và thời gian xử lý sự cố.
Ứng dụng công nghệ trong quản trị chi phí
Ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp đo lường, ghi nhận và kiểm soát chi phí sản xuất chung dựa trên dữ liệu thực thay vì ước tính và ghi chép thủ công. Các nền tảng vận hành số như Cleeksy giúp kết nối dữ liệu xuyên suốt từ phân xưởng đến kế toán, giảm sai lệch thủ công và tối ưu phân bổ chi phí, nên được nhiều nhà máy ưu tiên triển khai.
- Thu thập dữ liệu sản lượng, thời gian máy chạy, thời gian dừng, tiêu hao điện năng và nhân công theo thời gian thực.
- Chuẩn hóa tiêu thức phân bổ chi phí dựa trên dữ liệu thực như giờ máy, giờ công, sản lượng đạt và chỉ số OEE.
- Kết nối hệ thống sản xuất và kế toán để đồng bộ dữ liệu, hạn chế nhập liệu lại và sai số.
- Theo dõi chi phí theo dây chuyền, theo ca làm, theo đơn hàng giúp doanh nghiệp xác định khu vực làm phát sinh chi phí cao.
Phần mềm quản lý sản xuất là gì?
Kết luận
Chi phí sản xuất chung ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và biên lợi nhuận, nên doanh nghiệp cần phân loại đúng, phân bổ hợp lý và tối ưu bằng công nghệ để giảm lãng phí vận hành. Việc ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất giúp nhà máy minh bạch dữ liệu, kiểm soát công suất và tối ưu chi phí sản xuất chung hiệu quả.
