| Điều hành sản xuất là năng lực cốt lõi quyết định hiệu quả và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi dữ liệu được kết nối theo thời gian thực và quy trình vận hành được chuẩn hóa, tối ưu hóa bằng các phương pháp điều hành sản xuất hiệu quả, nhà lãnh đạo có thể ra quyết định nhanh, kiểm soát chi phí và nâng cao năng suất toàn chuỗi. Việc áp dụng giải pháp vận hành số giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ, ổn định chất lượng và phản ứng linh hoạt trước biến động thị trường. Đây chính là nền tảng để xây dựng nhà máy thông minh, tối ưu hóa lợi nhuận và năng lực cạnh tranh bền vững. |
Điều hành sản xuất là gì?
Điều hành sản xuất là quá trình lập kế hoạch, điều phối, giám sát và tối ưu hóa hoạt động trong nhà máy, từ đầu vào (nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc) đến sản phẩm hoàn thiện.
Mục tiêu là đảm bảo quy trình sản xuất liên tục, đúng tiến độ, đạt chất lượng và chi phí tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và năng lực cạnh tranh.
Người đảm nhiệm vai trò điều hành là trung tâm điều phối vận hành, chịu trách nhiệm kết nối và đồng bộ giữa con người – máy móc – quy trình, để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và chi phí vận hành tối ưu.
Các hoạt động chính trong điều hành sản xuất
Các hoạt động chính trong điều hành sản xuất tập trung vào việc biến kế hoạch thành hành động cụ thể tại nhà máy. Mỗi hoạt động đóng vai trò đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu suất vận hành tổng thể.
- Giám sát và điều phối: Theo dõi tiến độ sản xuất theo ca, dây chuyền và lệnh sản xuất; xử lý sự cố phát sinh và đảm bảo hoạt động liên tục.
- Phối hợp giữa các bộ phận: Kết nối sản xuất với kho, cung ứng, QC và kỹ thuật để đồng bộ thông tin.
- Kiểm soát nguồn lực: Quản lý nhân công, máy móc, nguyên vật liệu theo năng lực thực tế, giảm lãng phí.
- Kiểm soát tiến độ và chất lượng: Đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn, giao hàng đúng hạn và duy trì uy tín với khách hàng.
Phân biệt điều hành sản xuất và quản trị sản xuất?
Trong nhiều doanh nghiệp, điều hành sản xuất và quản trị sản xuất thường bị nhầm lẫn, nhưng thực tế chúng có phạm vi và vai trò khác biệt. Việc phân biệt này giúp doanh nghiệp xác định đúng phạm vi đầu tư, phân quyền và trách nhiệm:
| Tiêu chí | Điều hành sản xuất | Quản trị sản xuất |
| Phạm vi | Tập trung vào vận hành thực tế tại xưởng, bao gồm điều độ, phân bổ nguồn lực, giám sát tiến độ và xử lý sự cố. | Bao quát toàn bộ hệ thống sản xuất, gồm hoạch định năng lực, thiết kế quy trình và quản lý chuỗi cung ứng. |
| Mục tiêu | Đảm bảo tiến độ, năng suất và chất lượng hàng ngày, duy trì sản xuất ổn định. | Thiết kế và tối ưu cấu trúc, quy trình và năng lực sản xuất để đạt hiệu quả tổng thể. |
| Vai trò | Người điều hành trực tiếp điều phối nhân lực, máy móc và quy trình tại hiện trường, đảm bảo hoạt động liên tục và đúng kế hoạch. | Người quản trị định hướng chiến lược, tiêu chuẩn và đầu tư công nghệ cho toàn hệ thống sản xuất. |
| Mối quan hệ | Là một phần trong Quản trị sản xuất. | Đóng vai trò định hướng và bao quát điều hành sản xuất. |
Thách thức trong điều hành sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất đang đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình điều hành, từ dữ liệu rời rạc đến năng lực phản ứng chậm trước biến động thị trường. Các vấn đề phổ biến gồm:
Dữ liệu phân tán, không cập nhật kịp thời
Việc thông tin từ các bộ phận như kho, sản xuất và QC không đồng bộ hoặc cập nhật chậm khiến người điều hành khó nắm bắt tình hình thực tế. Điều này làm tăng nguy cơ ra quyết định sai lệch và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
Thiếu hệ thống theo dõi năng suất thực tế
Nhiều nhà máy chưa triển khai các công cụ đo lường như OEE, downtime hay năng suất lao động theo ca, dẫn đến khó xác định nút thắt trong dây chuyền và đánh giá hiệu quả hoạt động. Hậu quả là các vấn đề vận hành chỉ được phát hiện sau khi đã gây lãng phí thời gian và vật tư.
Quản lý thủ công, thiếu đồng bộ
Việc sử dụng Excel, Zalo hay sổ tay để theo dõi sản xuất và báo cáo dẫn đến sai sót, dữ liệu không thống nhất và mất nhiều thời gian tổng hợp. Cách quản lý thủ công này làm chậm phản hồi từ hiện trường và giảm khả năng dự đoán các rủi ro vận hành.
Phản hồi chậm khi kế hoạch thay đổi
Khi đơn hàng thay đổi hoặc có sự cố phát sinh, việc cập nhật và điều chỉnh lịch sản xuất, phân bổ nhân lực và thiết bị thường diễn ra chậm. Điều này dẫn đến gián đoạn dây chuyền, tăng thời gian chờ và chi phí vận hành, làm giảm hiệu quả tổng thể của nhà máy.
Chi phí logistics cao, tạo áp lực lớn lên toàn chuỗi cung ứng.
Tại Việt Nam, chi phí logistics hiện trung bình ở mức 16-17% GDP, cao hơn trung bình toàn cầu. Mức chi phí này khiến doanh nghiệp phải tối ưu sản xuất nội bộ để bù đắp, nhưng nhiều nơi vẫn thiếu công cụ kết nối chuỗi cung ứng.
Chuyển đổi số còn gián đoạn
Ở nhiều nhà máy, quá trình số hóa vẫn được triển khai từng bước, dữ liệu giữa các hệ thống chưa liên thông hoàn toàn. Khi thông tin chưa được hợp nhất theo thời gian thực, việc tối ưu vận hành và tăng khả năng phản ứng trước thay đổi gặp nhiều khó khăn.
Quy trình điều hành sản xuất hiệu quả
Quy trình điều hành sản xuất hiệu quả giúp doanh nghiệp biến chiến lược thành hành động cụ thể tại nhà máy. Quy trình này bao gồm các bước: lập kế hoạch, điều độ, quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân công, kiểm soát chất lượng và cải tiến liên tục. Khi quy trình được kết nối và giám sát theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể tăng năng suất, giảm lãng phí và duy trì năng lực cạnh tranh bền vững.
Lập kế hoạch sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất giúp xác định rõ định mức NVL, quy trình và thời gian sản xuất để cân bằng giữa năng lực sản xuất của nhà máy và nhu cầu thị trường.
- Xác định sản phẩm và khối lượng cần sản xuất, ưu tiên theo đơn hàng.
- Dự báo nhu cầu nguyên vật liệu và năng lực thiết bị.
- Theo dõi thực tế và điều chỉnh linh hoạt khi có thay đổi.
Ví dụ: Một doanh nghiệp may mặc sử dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất tích hợp dữ liệu đơn hàng theo thời gian thực. Khi đơn hàng thay đổi, hệ thống tự động cập nhật lịch sản xuất và phân bổ lại chuyền may phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm 15% thời gian chuyển đổi đơn hàng và tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Điều độ và triển khai sản xuất
Điều độ sản xuất là cầu nối then chốt giữa kế hoạch và thực thi, nơi mọi nguồn lực (máy móc, nhân công, vật tư) được phân bổ cụ thể theo ca, chuyền, và đơn hàng. Mục tiêu là bảo đúng sản phẩm, đúng tiến độ, đúng công suất, đồng thời giảm tối đa thời gian chờ và chuyển đổi giữa các lệnh sản xuất.
- Lập lịch sản xuất, phân bổ nhân lực và vật tư theo ca, dây chuyền, đơn hàng.
- Theo dõi tiến độ từng công đoạn, xử lý nhanh khi có sự cố hoặc thay đổi.
Ví dụ: Một nhà máy thiết bị điện ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất để xử lý biến động vật tư và đơn hàng. Khi thiếu 500 linh kiện quan trọng, hệ thống phân tích tồn kho và năng lực dây chuyền, điều chỉnh thứ tự sản xuất, giúp duy trì tiến độ giao hàng theo cam kết, giảm 20% thời gian chờ vật tư so với trước khi triển khai.
Quản lý nguyên vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu là trụ cột đảm bảo dòng chảy vật tư liên tục từ kho đến dây chuyền. Mục tiêu là duy trì dòng chảy vật tư liên tục từ kho đến dây chuyền, tránh dừng máy do thiếu vật tư.
- Theo dõi nhập – xuất – tồn kho theo thời gian thực.
- Cảnh báo sớm khi vật liệu sắp cạn, kết nối với bộ phận mua hàng.
Ví dụ: Khi sử dụng phần mềm điều hành sản xuất, dữ liệu tồn kho được cập nhật tự động sau mỗi lệnh sản xuất. Nếu nguyên liệu sắp cạn, hệ thống sẽ cảnh báo sớm để bộ phận cung ứng bổ sung kịp thời, giúp giảm 20% rủi ro dừng máy do thiếu vật tư.
Quản lý nhân công & ca kíp
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định tính ổn định và linh hoạt của vận hành. Bộ phận điều hành Sản xuất phải quản lý sát sao mọi khía cạnh liên quan đến lao động tại xưởng, bao gồm:
- Phân ca theo tải công việc, đảm bảo không thừa – thiếu người.
- Theo dõi năng suất từng tổ, ca, cá nhân để đánh giá hiệu quả.
- Đảm bảo an toàn, kỷ luật và chất lượng làm việc.
Ví dụ: Khi có đơn gấp tăng 25% sản lượng, quản lý điều hành hoán đổi 15 nhân sự giữa các dây chuyền, đảm bảo sản lượng mà không cần tăng ca, duy trì năng suất 95% so với công suất chuẩn.
Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng là chức năng không thể tách rời khỏi vận hành. Mục tiêu không chỉ là phát hiện lỗi ở khâu cuối mà là ngăn chặn lỗi phát sinh ngay từ đầu.
- Kiểm tra chất lượng đầu vào, trong quá trình và đầu ra.
- Ghi nhận lỗi, phân tích nguyên nhân gốc, cải tiến quy trình.
Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất nhựa 50.000 sản phẩm/tháng áp dụng kiểm soát chất lượng real-time, giảm tỷ lệ hàng lỗi từ 2,8% xuống 0,9% và rút ngắn thời gian phản hồi QC từ 3 ngày xuống còn 1 ngày.
Theo dõi, báo cáo và cải tiến liên tục
Theo dõi và báo cáo là công cụ then chốt để điều hành sản xuất vận hành hiệu quả. Chức năng này khép kín chu trình điều hành, biến dữ liệu thu thập được thành hành động cải tiến và quyết định khả năng chuyển từ trạng thái ổn định sang tối ưu hóa liên tục.
- Giám sát OEE, downtime, năng suất lao động.
- Báo cáo theo ca, dây chuyền, cảnh báo sớm khi có sự cố.
- Phân tích nguyên nhân và tối ưu quy trình sản xuất.
Ví dụ: Doanh nghiệp cơ khí theo dõi OEE và downtime theo ca giúp phát hiện nút thắt dây chuyền kịp thời, từ đó cải tiến thứ tự vận hành, giảm thời gian ngưng máy mỗi tuần.
Vai trò và tầm quan trọng của điều hành sản xuất
Trong môi trường sản xuất ngày càng phức tạp và chịu áp lực cao về chi phí, tốc độ và chất lượng, điều hành sản xuất đóng vai trò then chốt trong vận hành doanh nghiệp. Việc điều hành hiệu quả giúp tối ưu nguồn lực, kiểm soát chi phí, đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm, từ đó duy trì năng suất ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí vận hành: Phân bổ hợp lý nhân công, máy móc và nguyên vật liệu theo năng lực dây chuyền. Việc này giúp giảm tồn kho, thời gian chờ và chi phí vận hành, đồng thời nâng cao hiệu suất tổng thể của nhà máy.
- Đảm bảo tiến độ và chất lượng: Theo dõi sát tiến độ từng ca, từng dây chuyền, đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn ngay lần đầu và giao hàng đúng hạn. Đây là yếu tố quan trọng giúp duy trì uy tín với khách hàng và ổn định chuỗi cung ứng.
- Gia tăng năng suất và lợi nhuận: loại bỏ lãng phí, tối ưu thời gian và chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm, trực tiếp tăng biên lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Dễ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Theo dõi KPI sản xuất theo thời gian thực, từ OEE, tỷ lệ lỗi đến lead time giúp lãnh đạo nắm rõ tình hình và quyết định kịp thời.
Các phương pháp điều hành sản xuất
Để nâng cao hiệu quả vận hành, doanh nghiệp cần áp dụng đồng bộ các phương pháp quản lý và cải tiến liên tục, vừa giảm lãng phí, vừa tối ưu năng suất và chất lượng sản xuất:
Tối ưu quy trình & loại bỏ lãng phí
| Phương pháp | Mục tiêu Cốt lõi | Tác động đến điều hành sản xuất |
| Lean Manufacturing | Loại bỏ 8 lãng phí trong sản xuất: sản xuất thừa, thời gian chờ, vận chuyển, xử lý thừa, tồn kho thừa, di chuyển thừa, lỗi sản phẩm, năng lực nhân viên chưa sử dụng. | Giảm chi phí vận hành, rút ngắn lead time, tăng hiệu quả sử dụng máy móc và nhân lực, duy trì dòng chảy sản xuất liên tục. |
| Kaizen | Thúc đẩy cải tiến liên tục, huy động ý tưởng từ toàn bộ nhân viên để tối ưu quy trình từng bước. | Xây dựng văn hóa chủ động giải quyết vấn đề, cải thiện chất lượng và năng suất ổn định, nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi. |
| 5S | Sắp xếp nơi làm việc khoa học, sạch sẽ, an toàn (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, ẵn sàng). | Tăng hiệu quả thao tác, giảm sai sót do nhầm lẫn, nâng cao an toàn lao động, tạo môi trường làm việc chuẩn hóa, dễ kiểm soát. |
Kiểm soát chất lượng & ổn định quy trình
| Phương pháp | Mục tiêu cốt lõi | Tác động đến điều hành sản xuất |
| Six Sigma | Sử dụng công cụ DMAIC (Define – Measure – Analyze – Improve – Control) để giảm biến động và lỗi sản phẩm thông qua phân tích dữ liệu và cải tiến quy trình. | Nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ lỗi, cải thiện sự ổn định dây chuyền và tăng độ tin cậy trong vận hành. |
| TOC (Theory of Constraints) | Xác định và xử lý nút thắt trong dây chuyền để tối ưu dòng chảy sản xuất. | Giảm thời gian chờ, tăng công suất thực tế của dây chuyền, đảm bảo tiến độ và hạn chế tồn kho dư thừa. |
Nâng cao hiệu suất thiết bị & nguồn lực
| Phương pháp | Mục tiêu cốt lõi | Tác động đến điều hành sản xuất |
| TPM (Total Productive Maintenance) | Chuyển từ bảo trì bị động sang bảo trì chủ động và dự phòng, huy động sự tham gia của toàn bộ nhân viên vận hành. | Giảm downtime, tăng OEE, tối ưu năng suất thiết bị, giúp duy trì tiến độ sản xuất ổn định và giảm chi phí vận hành. |
| Just-In-Time (JIT) | Cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm đúng lúc theo nhu cầu thực tế, giảm tồn kho và lãng phí. | Giảm chi phí lưu kho, rút ngắn thời gian luân chuyển vật tư, đảm bảo dây chuyền vận hành liên tục và đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường. |
Các chỉ số KPI đánh giá hiệu quả điều hành sản xuất
Để công nghệ phát huy giá trị thực, doanh nghiệp cần hệ thống chỉ số rõ ràng để đo lường hiệu quả điều hành sản xuất. Các KPI này không chỉ phản ánh năng suất mà còn giúp lãnh đạo nhận diện điểm nghẽn, tối ưu nguồn lực và cải tiến quy trình theo dữ liệu thực tế.
| Nhóm KPI | Chỉ số | Mục đích đo lường |
| Hiệu suất thiết bị | Hiệu suất thiết bị tổng thể, downtime, thời gian sửa chữa trung bình, thời gian trung bình giữa các sự cố | Đánh giá hiệu quả vận hành máy móc, khả năng sẵn sàng của thiết bị và chất lượng bảo trì. Giúp xác định các nút thắt và tối ưu công suất. |
| Năng suất lao động | Sản lượng theo giờ, năng suất theo ca | Theo dõi năng suất thực tế của từng tổ/ca, giúp đánh giá hiệu quả phân bổ nhân sự, điều chỉnh kế hoạch ca làm việc và đánh giá hiệu quả đào tạo. |
| Chất lượng | Tỷ lệ lỗi, tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng ngay từ đầu | Kiểm soát tỷ lệ lỗi sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn ngay từ lần đầu, giảm phế phẩm và nâng cao chất lượng. |
| Tiến độ | Giao hàng đúng hạn, thời gian hoàn thành đơn hàng | Đảm bảo giao hàng đúng hạn, kiểm soát thời gian sản xuất từ khi nhận đơn hàng đến khi xuất xưởng, giảm thời gian sản xuất và tồn kho. |
| Tài nguyên & vật tư | Hiệu suất sử dụng nguyên liệu, WIP Rate | Giảm lãng phí nguyên vật liệu, tối ưu hóa tồn kho trong quá trình sản xuất (WIP), duy trì dòng chảy nguyên vật liệu và tối ưu hóa vốn lưu động. |
| Chi phí vận hành | Chi phí sản xuất mỗi đơn vị, Hiệu quả lao động | Theo dõi chi phí sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm, đánh giá hiệu quả sử dụng nhân lực và máy móc, từ đó giúp tối ưu chi phí sản xuất. |
| Khả năng phản ứng | Tuân thủ lịch trình, thời gian chuyển ca hoặc chuyển đơn hàng | Đánh giá khả năng phản ứng với thay đổi đơn hàng hoặc sự cố đột xuất, giúp giảm thời gian ngừng máy (downtime) và duy trì ổn định sản xuất. |
Ứng dụng công nghệ và xu hướng số hóa trong điều hành sản xuất
Trong bối cảnh sản xuất hiện đại, công nghệ số đang trở thành nền tảng cốt lõi trong điều hành sản xuất, giúp chuyển đổi kế hoạch thành kết quả thực tế. Khi dữ liệu được ghi nhận và phân tích theo thời gian thực, người quản lý có thể nắm toàn cảnh vận hành và ra quyết định kịp thời.
Phần mềm quản lý sản xuất hiện đại
Các hệ thống như ERP, MES, APS hay nền tảng vận hành số Low-code/No-code đang giúp doanh nghiệp kết nối xuyên suốt từ kế hoạch đến thực thi. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, cho phép nhà quản lý nắm toàn cảnh tiến độ, chất lượng và năng suất để ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
Công nghệ mới thúc đẩy năng lực vận hành linh hoạt
Công nghệ như IoT và AI đang mở rộng khả năng tự động hóa và phân tích dự báo trong sản xuất. Máy móc có thể tự ghi nhận trạng thái, cảnh báo sớm rủi ro, trong khi dữ liệu được xử lý thông minh giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong điều hành và tối ưu nguồn lực.
Lộ trình triển khai hệ thống điều hành sản xuất số
Việc triển khai hệ thống điều hành sản xuất số là một dự án chuyển đổi chiến lược, đòi hỏi sự cam kết từ cấp lãnh đạo và thực hiện theo từng giai đoạn chuẩn hóa, thay vì triển khai đại trà. Dưới đây là các bước chính:
Giai đoạn 1: Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu
Doanh nghiệp cần xác định rõ các luồng công việc, chuẩn hóa cách ghi nhận thông tin và thống nhất nguồn dữ liệu giữa các bộ phận. Đây là bước nền để tránh sai lệch khi tích hợp hệ thống và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ chuỗi vận hành.
Giai đoạn 2: Số hóa và kết nối thông tin
Các quy trình thủ công được chuyển lên hệ thống số, cho phép dữ liệu được cập nhật và chia sẻ tự động. Khi thông tin kế hoạch, sản xuất, kho và chất lượng được liên thông, doanh nghiệp bắt đầu hình thành khả năng điều hành dựa trên dữ liệu thực tế.
Giai đoạn 3: Tích hợp công nghệ và mở rộng năng lực
Triển khai nền tảng vận hành số linh hoạt để kết nối toàn bộ hoạt động từ kế hoạch đến thực thi. Lúc này, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ, năng suất và chất lượng theo thời gian thực, đồng thời phản ứng nhanh trước mọi biến động đơn hàng.
Giai đoạn 4: Tối ưu và vận hành thông minh
Dựa trên dữ liệu tích hợp, doanh nghiệp áp dụng phân tích nâng cao, AI hoặc IoT để dự báo, tối ưu công suất và nâng cao năng suất lao động. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng năng lực điều hành sản xuất linh hoạt, minh bạch và chủ động – nền tảng của nhà máy thông minh.
Kết
Điều hành sản xuất là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, tối ưu năng suất và kiểm soát chi phí. Khi quy trình được tổ chức bài bản, dữ liệu được theo dõi theo thời gian thực và phương pháp quản lý hiện đại được áp dụng, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng hạn và chủ động trước mọi biến động.
Việc đầu tư vào hệ thống điều hành sản xuất số không chỉ là xu hướng mà là bước đi tất yếu để tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh lâu dài.
Cleeksy cung cấp giải pháp vận hành số toàn diện cho doanh nghiệp sản xuất. Nền tảng giúp tích hợp các công cụ quản lý xưởng, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý kho,… giúp nhà máy thông minh vận hành tối ưu và dễ dàng mở rộng trong tương lai.
| Cleeksy là nền tảng vận hành số tích hợp, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình lõi doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất.
Với công nghệ Low-code/No-code, Cleeksy mang đến giải pháp linh hoạt, chi phí tối ưu và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giúp doanh nghiệp chủ động điều hành – tăng tốc thích ứng – kiểm soát toàn chuỗi vận hành.
|
