Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là gì?
Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng (Make to Order – MTO) là phương pháp doanh nghiệp sản xuất dựa trên đơn hàng thực tế của khách hàng, thay vì sản xuất trước theo dự đoán thị trường. Kế hoạch sản xuất chỉ được xây dựng khi đơn hàng đã xác nhận rõ về số lượng, cấu hình sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật và thời gian giao hàng.
Khác với sản xuất hàng loạt, lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng buộc doanh nghiệp phải đánh giá chính xác năng lực máy móc, nhân sự, nguyên vật liệu và tiến độ cho từng đơn cụ thể. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có sản phẩm tùy biến cao, nhu cầu không ổn định và áp lực lớn về cam kết giao hàng.
Nếu lập kế hoạch đúng, MTO giúp doanh nghiệp giảm tồn kho, kiểm soát rủi ro và sử dụng hiệu quả nguồn lực. Ngược lại, nếu kế hoạch thiếu dữ liệu hoặc không bám sát thực tế xưởng, rủi ro trễ đơn và đội chi phí sẽ xảy ra rất nhanh.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Lợi ích khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng đúng cách
Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng đúng cách mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
Giảm tồn kho, giảm lãng phí và rủi ro tài chính
Sản xuất dựa trên đơn hàng thực tế giúp doanh nghiệp loại bỏ tồn kho thành phẩm không cần thiết, giảm vốn bị ứ đọng và hạn chế rủi ro hàng lỗi thời. Nguyên vật liệu được tính toán theo từng đơn hàng cụ thể nên tránh mua dư hoặc thiếu giữa chừng.
Tối ưu sử dụng máy móc, nhân sự và nguyên vật liệu
Kế hoạch sản xuất theo đơn hàng cho phép phân bổ nguồn lực sát với nhu cầu thực, tránh tình trạng công đoạn quá tải trong khi công đoạn khác nhàn rỗi. Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao hiệu suất sử dụng máy móc và nhân lực mà không cần đầu tư thêm công suất.
Nâng cao khả năng đáp ứng và mức độ hài lòng của khách hàng
Khi lập kế hoạch sản xuất bám sát từng đơn hàng cụ thể, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt tiến độ, chất lượng và thời gian giao hàng. Việc đáp ứng đúng cam kết, đặc biệt với các đơn hàng tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Linh hoạt trước biến động và tăng năng lực cạnh tranh
Không bị ràng buộc bởi tồn kho lớn, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch khi đơn hàng thay đổi hoặc thị trường biến động. Đây là lợi thế quan trọng giúp mô hình sản xuất theo đơn hàng phù hợp với các ngành có nhu cầu cá nhân hóa cao và vòng đời sản phẩm ngắn.
6 bước lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng
Quy trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng cần được triển khai theo các bước sau, nhằm bám sát đơn hàng thực tế và có khả năng điều chỉnh linh hoạt khi phát sinh thay đổi trong quá trình sản xuất.
Tiếp nhận và phân tích yêu cầu đơn hàng
Doanh nghiệp cần thu thập và phân tích đầy đủ các thông tin từ đơn hàng như số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian giao hàng và thông số kỹ thuật. Trên cơ sở đó, bộ phận kế hoạch đánh giá mức độ khả thi của đơn hàng và chuẩn bị phương án nguồn lực phù hợp. Việc dự báo ở bước này chủ yếu nhằm chuẩn bị năng lực cho các đơn hàng tiềm năng, thay vì dự báo để sản xuất trước.
Hoạch định năng lực sản xuất (Capacity Planning)
Sau khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp tiến hành đánh giá năng lực hiện tại của nhà máy bao gồm công suất máy móc, nhân sự, ca làm việc và các ràng buộc kỹ thuật. Mục tiêu là xác định điểm nghẽn năng lực, khả năng đáp ứng tiến độ và phương án phân bổ nguồn lực phù hợp cho từng đơn hàng cụ thể.
Nếu năng lực không đáp ứng được yêu cầu đơn hàng, cần xác định sớm các phương án điều chỉnh như tăng ca, điều chuyển nguồn lực hoặc thuê ngoài để tránh rủi ro trễ tiến độ.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
Dựa trên nhu cầu đơn hàng và năng lực sản xuất, doanh nghiệp cần xác định chính xác số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng để chủ động điều phối hoặc đặt mua kịp thời, đảm bảo tiến độ sản xuất
Quy trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) thường gồm 4 bước: phân tích định mức nguyên vật liệu (BOM), tính tổng nhu cầu, xác định nhu cầu thực tế cần mua hoặc sản xuất; cuối cùng là xác định thời điểm phát đơn mua hàng hoặc lệnh sản xuất dựa trên lead time của nhà cung cấp.
Lập lịch trình sản xuất chi tiết theo từng công đoạn
Kế hoạch sản xuất được triển khai thành lịch trình cụ thể cho từng công đoạn, máy móc và bộ phận. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt hoặc phương pháp CPM để xác định các công việc quan trọng, tối ưu thứ tự sản xuất và hạn chế xung đột nguồn lực.
Lưu ý ở bước này, các thông tin về lịch trình sản xuất cần được truyền tải đầy đủ đến tất cả các bộ phận liên quan. Để đảm bảo rằng, mỗi bộ phận, quản lý, nhân sự nắm được vai trò của mình.
Điều độ, theo dõi và điều chỉnh tiến độ sản xuất
Doanh nghiệp cần điều độ và theo dõi tiến độ thực tế theo thời gian thực để đảm bảo từng công đoạn bám sát kế hoạch đã đề ra.
Việc theo dõi tiến độ giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện điểm nghẽn, đánh giá tác động đến thời gian giao hàng và kịp thời điều chỉnh lịch sản xuất, phân bổ lại nguồn lực hoặc thay đổi thứ tự công đoạn. Đây là bước then chốt để giữ cam kết giao hàng, hạn chế phát sinh chi phí và đảm bảo kế hoạch luôn phản ánh đúng thực tế sản xuất.
Đánh giá hiệu quả và cải tiến sau khi hoàn thành đơn hàng
Sau mỗi đơn hàng, doanh nghiệp cần đối chiếu kế hoạch với thực tế thông qua các chỉ số như tiến độ giao hàng, tỷ lệ lỗi, mức tiêu hao nguyên vật liệu và hiệu suất từng công đoạn. Những sai lệch (trễ tiến độ, thiếu vật tư, tắc nghẽn công đoạn) phải được phân tích rõ nguyên nhân. Đây là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh lại cách lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và quy trình phối hợp nhằm cải thiện cho các đơn hàng tiếp theo, tránh lặp lại cùng một vấn đề.
Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất
MRP (Materials Requirements Planning)
MRP giúp doanh nghiệp tính nguyên vật liệu cần cho từng đơn hàng dựa trên BOM, tồn kho và lead time. Với mô hình MTO, MRP đóng vai trò quan trọng, hạn chế tình trạng thiếu vật tư giữa chừng hoặc mua dư gây tồn kho không cần thiết.
Thực tế cho thấy các nhà sản xuất triển khai MRP theo hướng phối hợp giữa các bộ phận đã giảm 32% tình trạng thiếu hàng tồn kho và tăng tốc độ phản ứng trước biến động thị trường lên 24% (Supply Chain Quarterly, 2022).
CRP (Capacity Requirements Planning)
CRP (Capacity Requirements Planning) là phương pháp giúp doanh nghiệp đối chiếu nhu cầu sản xuất từ đơn hàng với năng lực thực tế của máy móc và nhân sự theo từng công đoạn.
Nhờ CRP, nhà máy sớm nhận diện điểm quá tải hoặc thiếu công suất để chủ động điều chỉnh kế hoạch như tăng ca, điều phối lại nguồn lực hoặc thuê ngoài, tránh trễ tiến độ khi sản xuất theo đơn hàng.
JIT (Just-in-Time)
JIT (Just-in-Time) là phương pháp tổ chức sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu đúng thời điểm cần dùng, đúng số lượng cho từng công đoạn.
JIT giúp doanh nghiệp hạn chế tồn kho trung gian, giảm lãng phí vật tư và chi phí lưu kho, đồng thời tăng tính linh hoạt khi đơn hàng có cấu hình riêng hoặc thay đổi trong quá trình sản xuất.
Kanban
Kanban hỗ trợ điều tiết luồng công việc và vật tư giữa các công đoạn dựa trên nguyên tắc kéo. Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, Kanban giúp tránh tình trạng công đoạn trước làm quá nhiều trong khi công đoạn sau chưa sẵn sàng.
TOC (Theory of Constraints)
TOC giúp doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng nhìn toàn bộ quy trình sản xuất dưới góc độ “điểm nghẽn”. Thay vì tối ưu dàn trải, TOC tập trung phát hiện công đoạn đang kìm hãm tiến độ đơn hàng và ưu tiên nguồn lực để giải quyết điểm này. Khi nút thắt được xử lý, tốc độ hoàn thành và khả năng giao hàng đúng hạn sẽ cải thiện rõ rệt.
CPM (Critical Path Method)
CPM (Critical Path Method) là phương pháp xác định chuỗi công việc quan trọng nhất quyết định thời gian hoàn thành đơn hàng. Trong sản xuất theo đơn hàng, CPM giúp doanh nghiệp biết rõ công đoạn nào không được phép trễ, từ đó ưu tiên nguồn lực, sắp xếp lịch sản xuất hợp lý và hạn chế rủi ro giao hàng chậm khi có biến động.
Những khó khăn thường gặp và giải pháp khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng
Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng thường gặp nhiều khó khăn về thay đổi yêu cầu khách hàng, tiến độ và phân bổ nguồn lực. Dưới đây là 5 khó khăn cùng giải pháp xử lý cụ thể:
| Khó khăn | Ví dụ thực tế | Giải pháp cụ thể |
| Thay đổi đột ngột từ khách hàng | Khách hàng đặt 1.000 áo đồng phục nhưng sau 1 tuần thay đổi số lượng lên 1200 áo và thay đổi màu sắc. | Sử dụng phần mềm lập kế hoạch cho đơn hàng theo thời gian thực; thiết lập quy trình lập lại kế hoạch linh hoạt để điều chỉnh tiến độ và phân bổ nhân lực (NVL, máy móc, nhân sự,…) nhanh chóng. |
| Đơn hàng không đồng đều về khối lượng và thời gian giao | Cùng lúc nhận đơn 5 đơn hàng sản xuất quần áo với số lượng và thời gian giao khác nhau. | Áp dụng hệ thống ưu tiên đơn hàng dựa trên thời hạn và giá trị; dùng CPM/Gantt để lập lịch linh hoạt, tránh chồng chéo công đoạn. |
| Thiếu dữ liệu chính xác về nguyên vật liệu, tồn kho và năng lực | Dữ liệu tồn kho vải không cập nhật kịp thời giữa kho và xưởng, dẫn đến thiếu vải cho đơn hàng khác. | Triển khai phần mềm quản lý sản xuất có cập nhật thông tin về BOM, tồn kho để đồng bộ dữ liệu real-time; cập nhật tự động nhu cầu nguyên vật liệu và năng lực sản xuất. |
| Phân bổ nguồn lực không hiệu quả | Nhiều đơn hàng yêu cầu cùng lúc máy may và nhân lực, dẫn đến quá tải; tuần sau ít đơn hàng lại nhàn rỗi. | Sử dụng CRP để đối chiếu nhu cầu với năng lực thực tế; điều chỉnh ca làm, thuê ngoài hoặc cân đối máy móc giữa các đơn hàng. |
| Không theo dõi và điều chỉnh kế hoạch theo thời gian thực | Sử dụng Excel để lập kế hoạch; khi máy may hỏng hoặc thiếu vải, các bộ phận không cập nhật kịp, gây trễ tiến độ. | Áp dụng phần mềm quản lý tiến độ sản xuất theo dõi real-time, cảnh báo sớm các vấn đề và điều chỉnh lịch trình tự động. |
Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng
Để lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần các công cụ hỗ trợ tự động hóa, theo dõi real-time và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận. Nền tảng Cleeksy cung cấp giải pháp quản lý sản xuất MTO toàn diện, giúp nhà máy vận hành liền mạch từ đơn hàng đến thành phẩm. Các tính năng nổi bật bao gồm:
- Lập kế hoạch sản xuất tự động theo đơn hàng: Tự động phân bổ công đoạn, nhân lực và máy móc theo từng đơn hàng, giảm sai sót thủ công.
- Xác định và quản lý nguyên vật liệu: Tính toán nhu cầu của từng đơn hàng, sau đó dựa trên BOM và tồn kho, đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng.
- Theo dõi tiến độ real-time: Cleeksy cho phép cập nhật liên tục tiến độ sản xuất và cảnh báo kịp thời khi có vấn đề phát sinh.
- Đối chiếu xuất – nhập – tồn kho: Kiểm soát chặt chẽ dòng vật tư, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa.
- Phân quyền rõ ràng cho từng bộ phận: Kiểm soát trách nhiệm từ kế hoạch, sản xuất, kho đến QC, tránh xung đột thông tin.
- Kết nối dữ liệu liên phòng ban: Đồng bộ thông tin giữa các bộ phận, đảm bảo mọi người làm việc trên cùng nguồn dữ liệu chính xác.
- Báo cáo tổng hợp theo đơn hàng: Tự động tổng hợp dữ liệu sản xuất và KPI, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng (MTO) là chìa khóa để doanh nghiệp giảm tồn kho, kiểm soát chi phí và giao hàng đúng hẹn. Khi kế hoạch được lập chính xác và có khả năng điều chỉnh linh hoạt, doanh nghiệp tối ưu được nguồn lực, đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm, đồng thời nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng. Đây chính là cách để sản xuất theo đơn hàng hiệu quả và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Để tìm hiểu chi tiết về việc ứng dụng phần mềm vào lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Cleeksy để được tư vấn chi tiết và demo 1:1.
