Hướng dẫn tạo lệnh sản xuất hiệu quả từ A-Z

Lệnh sản xuất là gì?

Lệnh sản xuất (Production Order) là tài liệu chính thức yêu cầu sản xuất một số lượng sản phẩm cụ thể trong một thời gian xác định. Đây là cầu nối giữa kế hoạch sản xuất và thực thi tại xưởng, đảm bảo mỗi đơn hàng được triển khai đúng tiến độ, đúng định mức và đạt chất lượng tiêu chuẩn.

Theo S&P Global, chỉ số PMI ngành sản xuất Việt Nam đạt 52,4 điểm trong tháng 7/2025, tăng mạnh so với 48,9 điểm tháng 6, cho thấy đơn đặt hàng mới đang phục hồi rõ rệt. Vì vậy, doanh nghiệp cần tạo và quản lý lệnh sản xuất hiệu quả hơn để đảm bảo năng lực đáp ứng. Nếu quy trình không được tối ưu, chuỗi sản xuất dễ “nghẽn” do thiếu đồng bộ về nguyên liệu, nhân sự hoặc tiến độ.

Một lệnh sản xuất được vận hành nhanh chóng, chính xác sẽ giúp đồng bộ thông tin giữa các bộ phận. Đồng thời đảm bảo dòng chảy sản xuất liên tục, minh bạch và có thể truy xuất toàn bộ quá trình. 

Các loại lệnh sản xuất phổ biến

Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường phân chia lệnh sản xuất thành hai loại chính: lệnh sản xuất tổng (MO – Manufacturing Order) và lệnh sản xuất chi tiết (WO – Work Order). Việc phân chia rõ ràng các loại lệnh sản xuất này giúp nhà máy dễ dàng quản lý cả tổng thể kế hoạch lẫn chi tiết thực thi ở từng công đoạn.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp nhận đơn hàng 5.000 sản phẩm, bộ phận kế hoạch sẽ tạo lệnh sản xuất tổng (MO) để điều phối chung, rồi hệ thống tự động sinh ra các lệnh chi tiết (WO) cho từng công đoạn như cắt, ép, lắp ráp, kiểm tra chất lượng. 

Nhờ vậy, mọi bộ phận đều nắm rõ tiến độ, dữ liệu giữa kế hoạch và thực tế được đồng bộ, giúp nhà quản lý theo dõi và điều chỉnh kịp thời ngay trên hệ thống.

Cấu trúc chuẩn của một lệnh sản xuất

Để một dây chuyền vận hành trơn tru, lệnh sản xuất phải rõ ràng và thống nhất ngay từ đầu. Từ lệnh sản xuất, mọi bộ phận từ kế hoạch, kho, sản xuất đến QC phối hợp nhịp nhàng trên cùng một dữ liệu.

Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có thể có mẫu lệnh riêng, nhưng một lệnh sản xuất chuẩn thường bao gồm các nhóm thông tin cốt lõi sau:

Quy trình 7 bước quản lý lệnh sản xuất hiệu quả

Để đảm bảo lệnh sản xuất phát huy tối đa vai trò trong việc đồng bộ nguồn lực, theo dõi tiến độ và kiểm soát chi phí, doanh nghiệp cần một quy trình lập lệnh chuẩn hóa. Dưới đây là 7 bước cơ bản để tạo và quản lý lệnh sản xuất hiệu quả, giúp vận hành trơn tru, giảm sai sót và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

Các trạng thái chính trong vòng đời của lệnh sản xuất

Sau khi được tạo và phát hành, mỗi lệnh sản xuất (Production Order) sẽ đi qua nhiều giai đoạn khác nhau, từ lúc khởi tạo đến khi hoàn tất và khóa sổ. Việc nắm rõ vòng đời của lệnh sản xuất giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tiến độ, chi phí và chất lượng sản phẩm ở từng bước.

Khởi tạo (Draft)

• Lệnh mới được lập nháp để xác định thông tin cơ bản: mã sản phẩm, số lượng, thời hạn, dây chuyền sản xuất.
  
• Chỉ là bản nháp, có thể chỉnh sửa nhiều lần trước khi phát hành..
  

Đã phê duyệt (Released)

• Lệnh được duyệt bởi quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền, chính thức có hiệu lực.
  
• Kích hoạt các quy trình liên quan: xuất kho NVL, phân bổ công việc và máy móc, theo dõi tiến độ.
  
• Đây là thời điểm nhà máy bắt đầu vận hành theo kế hoạch sản xuất đã đề ra.

 Đang sản xuất (In Progress)

• Lệnh đã đi vào thực thi. Mỗi công đoạn hoàn thành được cập nhật vào hệ thống hoặc ghi tay nếu chưa số hóa.
• Các chỉ số cần giám sát: tiến độ hoàn thành (%), tỷ lệ hao hụt NVL, hiệu suất máy móc và nhân công.

Tạm dừng (On Hold)

• Sản xuất bị tạm dừng do sự cố, thiếu nguyên vật liệu hoặc thay đổi đơn hàng.
• Giúp quản lý linh hoạt, tránh lỗi hoặc sản phẩm không đạt tiêu chuẩn.

Hoàn thành (Completed)

• Tất cả công đoạn kết thúc, sản phẩm chuyển sang kiểm tra chất lượng (QC).
• Đi kèm báo cáo: tổng sản lượng thực tế, tỷ lệ lỗi/phế phẩm, chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
• Dữ liệu này quan trọng để tính giá thành và đánh giá hiệu suất dây chuyền.

Hủy (Cancelled)

• Lệnh bị hủy trước khi thực thi hoặc không còn nhu cầu sản xuất.
• Ngăn chặn việc sử dụng nguyên vật liệu và tài nguyên không cần thiết.

Đã khóa (Closed)

• Khi tất cả dữ liệu liên quan – chi phí NVL, nhân công, hao hụt, sản lượng – được xác nhận, lệnh được khóa sổ.
• Đảm bảo không thay đổi dữ liệu sau khi tính giá thành, báo cáo tài chính và kho NVL phản ánh chính xác thực tế sản xuất.

Vai trò của lệnh sản xuất trong vận hành doanh nghiệp

Mỗi thông tin trong lệnh sản xuất từ mã hàng, định mức nguyên vật liệu đến kế hoạch dây chuyền đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất nhà máy.

Khi được triển khai đúng cách, lệnh sản xuất không dừng ở mức biểu mẫu nội bộ mà trở thành công cụ vận hành cốt lõi, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất từ đầu đến cuối.

Điều phối toàn bộ hoạt động sản xuất: Lệnh sản xuất là điểm kết nối giữa kế hoạch, kho, nhân sự, QC và xưởng. Khi được triển khai chính xác, nó giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, hạn chế đứt gãy thông tin và đảm bảo tiến độ được duy trì xuyên suốt.

Tác động trực tiếp đến hiệu suất tổng thể (OEE): Mọi sai sót trong lệnh từ định mức nguyên vật liệu đến thời gian ca sản xuất đều ảnh hưởng đến năng suất thực tế. Một lệnh rõ ràng, cập nhật kịp thời sẽ giúp tăng hiệu suất thiết bị và giảm thời gian ngừng máy.

Quản lý nguồn lực hiệu quả: Một lệnh sản xuất chuẩn hóa giúp doanh nghiệp cấp phát nguyên vật liệu vừa đủ, điều phối máy móc theo năng lực thực tế và sắp xếp nhân sự hợp lý. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh lãng phí và duy trì hoạt động ổn định ngay cả trong bối cảnh nhu cầu sản xuất tăng mạnh.

Tăng tính minh bạch và khả năng truy xuất dữ liệu: Dữ liệu từ từng lệnh sản xuất tạo nên chuỗi thông tin liên kết, cho phép doanh nghiệp truy vết chi tiết mọi yếu tố tham gia vào quá trình vật tư, thiết bị, nhân sự hay thời gian thực hiện. Đây là nền tảng để xây dựng hệ thống sản xuất minh bạch, đáp ứng các chuẩn quản lý chất lượng quốc tế.

Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính và tính giá thành: Thông tin từ lệnh sản xuất cung cấp dữ liệu thực tế về chi phí và hiệu suất, là cơ sở để bộ phận tài chính dự báo ngân sách, tối ưu giá bán và đánh giá hiệu quả từng dây chuyền.

Phân biệt lệnh sản xuất (WO) và lệnh đặt hàng (PO)

Trong quy trình vận hành của một nhà máy, Lệnh sản xuất (Work Order – WO) và Lệnh đặt hàng (Purchase Order – PO) là hai mắt xích quan trọng, đảm bảo nguồn lực đầu vào và đầu ra vận hành trơn tru. Cả hai loại lệnh đều phục vụ cho cùng mục tiêu: đưa sản phẩm đến tay khách hàng đúng hạn – đúng chất lượng – đúng chi phí, nhưng khác nhau ở điểm khởi phát và phạm vi chịu trách nhiệm.

Thách thức trong quản lý lệnh sản xuất

Quản lý lệnh sản xuất không đơn giản chỉ là lập biểu mẫu; trên thực tế, nhiều nhà máy gặp phải các vấn đề khiến tiến độ, chất lượng và chi phí bị ảnh hưởng. Việc nhập liệu thủ công là lỗi thời và tốn thời gian; trong thao tác xử lý đơn hàng thủ công, tỉ lệ lỗi có thể lên tới 1-3%. Vì vậy, hiểu rõ các thách thức phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tìm giải pháp tối ưu hóa vận hành.

Số hóa lệnh sản xuất – Bước chuyển từ thủ công sang thông minh

Sau khi nhận diện các vấn đề từ quy trình quản lý thủ công, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang số hóa lệnh sản xuất  tức là chuyển toàn bộ quá trình lập, phê duyệt, triển khai, theo dõi và hoàn tất lệnh sản xuất sang nền tảng số. 

Phần mềm quản lý sản xuất - Giải pháp tăng năng suất & kiểm soát toàn chuỗi sản xuất

Phần mềm quản lý sản xuất giúp tối ưu quy trình, tăng năng suất, giảm chi phí và kiểm soát toàn bộ dây chuyền sản xuất theo thời gian thực.

Đọc thêm

Lợi ích của số hóa lệnh sản xuất:

• Theo dõi tiến độ real-time: Mọi thay đổi trong dây chuyền đều được cập nhật tự động, giúp nhà quản lý nhìn thấy trạng thái từng lệnh và kịp thời xử lý khi có chậm trễ hoặc lỗi.
• Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian báo cáo: Dữ liệu tự động tổng hợp giúp loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công và rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo sản xuất.
• Kết nối xuyên suốt giữa kế hoạch – kho – QC – kế toán: Khi các phòng ban cùng làm việc trên một hệ thống, thông tin được đồng bộ và phản hồi nhanh chóng.
• Tăng khả năng dự báo & phản ứng linh hoạt: Dữ liệu thời gian thực hỗ trợ phân tích năng lực sản xuất, dự báo tồn kho, lập kế hoạch ca kíp hoặc điều phối vật tư hiệu quả hơn.

Kết

Lệnh sản xuất là biểu mẫu quan trọng, đồng thời là “hệ thần kinh” điều phối toàn bộ hoạt động sản xuất, kết nối các phòng ban từ kế hoạch, kho, sản xuất, QC đến kế toán. Khi biết cách lập lệnh sản xuất chính xác, doanh nghiệp sẽ tạo được dòng chảy sản xuất diễn ra liên tục, minh bạch. Đồng thời giúp tối ưu năng suất, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Trong bối cảnh sản xuất hiện đại, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các hệ thống quản lý sản xuất để số hóa toàn bộ vòng đời lệnh sản xuất. Những hệ thống này giúp lập lệnh, phê duyệt, phân bổ nguyên vật liệu và nhân sự, đồng thời theo dõi tiến độ theo thời gian thực, giảm sai sót và tối ưu hóa nguồn lực.

Với nền tảng vận hành số Cleeksy, hệ thống cho phép nhập lệnh trực tiếp trên smartphone, tự động chuyển đến người phê duyệt và triển khai sản xuất. Đồng thời, tiến độ được theo dõi theo thời gian thực, dữ liệu giữa các phòng ban được đồng bộ, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi và xây dựng nhà máy thông minh, linh hoạt và hiệu quả hơn.

Khám phá cách số hóa lệnh sản xuất với nền tảng vận hành số Cleeksy để vận hành nhà máy thông minh và tối ưu hiệu quả sản xuất.