| Hàng tồn kho là tài sản quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường. Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến dư thừa, thiếu hụt, chi phí lưu kho tăng và gián đoạn sản xuất, ảnh hưởng đến doanh thu và dòng tiền.
Việc áp dụng phần mềm quản lý kho giúp theo dõi số liệu tồn kho theo thời gian thực, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, kiểm soát định mức tồn kho, và hỗ trợ báo cáo, từ đó giảm sai sót, duy trì tiến độ sản xuất và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa kho, sản xuất và bán hàng. |
Hàng tồn kho là gì
Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn mà doanh nghiệp lưu trữ để sản xuất hoặc chờ bán, bao gồm nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, công cụ dụng cụ và hàng hóa mua về. Nó đóng vai trò cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thị trường và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
Quản lý tồn kho hiệu quả là chiến lược vận hành trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu suất và lợi nhuận. Khi quản lý kém, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng dư thừa làm tăng chi phí lưu kho hoặc thiếu hụt gây gián đoạn sản xuất, ảnh hưởng doanh thu và dòng tiền.
Phân loại hàng tồn kho theo đặc điểm
Để đảm bảo dòng chảy sản xuất liên tục và sẵn sàng cung ứng cho thị trường, doanh nghiệp cần nắm rõ các loại hàng tồn kho, từ đó giảm chi phí, hạn chế thất thoát và tối ưu vận hành.
Theo đặc điểm hàng hóa
- Nguồn vật tư: Bao gồm văn phòng phẩm, dầu, bóng đèn, nhiên liệu và vật liệu vệ sinh, phục vụ vận hành sản xuất hàng ngày.
- Nguyên liệu thô: Nguyên vật liệu chưa qua chế biến, lưu trữ để sản xuất hoặc đang vận chuyển về doanh nghiệp.
- Bán thành phẩm: Sản phẩm đã trải qua một số công đoạn sản xuất nhưng chưa hoàn thiện hoặc chưa kiểm định cuối cùng.
- Thành phẩm: Sản phẩm cuối cùng đã hoàn tất quá trình sản xuất và sẵn sàng bán ra thị trường.
Theo chủng loại hàng hóa
- Hàng mua về để bán: Mặt hàng đã mua hoặc đang vận chuyển, sẵn sàng bán.
- Sản phẩm dở dang: Đang sản xuất, chưa hoàn thiện hoặc chưa nhập kho.
Thành phần và thành phẩm: Những sản phẩm chưa được lắp ráp hoàn chỉnh hoặc sản phẩm cuối cùng đã sẵn sàng. - Nguyên liệu và vật liệu: Các nguyên vật liệu dùng trong sản xuất hoặc gia công, phục vụ sản xuất và xuất hàng.
- Công cụ và dụng cụ: Vật dụng hỗ trợ sản xuất, tồn kho hoặc đang vận chuyển về doanh nghiệp.
Thực trạng quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một trong những khâu phức tạp nhất trong vận hành doanh nghiệp. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, hàng tồn kho dễ trở thành “điểm nghẽn” ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải:
- Tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt: Nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng được hệ thống dự báo nhu cầu chính xác, dẫn đến tình trạng nhập hàng quá nhiều hoặc quá ít so với thực tế. Tồn kho dư thừa làm tăng chi phí lưu kho, chiếm dụng vốn và tăng nguy cơ hư hỏng. Ngược lại, thiếu hụt hàng hóa khiến dây chuyền sản xuất bị gián đoạn, đơn hàng bị trễ và doanh thu sụt giảm.
- Sai sót do quản lý thủ công: Nhiều doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho Excel để theo dõi hàng hóa. Tuy nhiên, khi dữ liệu ngày càng lớn, quản lý hàng tồn kho bằng Excel dễ dẫn đến sai công thức, trùng lặp file, cập nhật chậm và phát sinh “tồn kho ảo”. Những sai lệch nhỏ có thể gây ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất, mua hàng và báo cáo tài chính.
- Thiếu liên kết dữ liệu giữa các bộ phận: Khi kho, sản xuất và bán hàng hoạt động rời rạc, dữ liệu không được cập nhật đồng bộ. Điều này khiến việc kiểm tra lượng hàng thực tế, luân chuyển nguyên vật liệu và điều phối đơn hàng gặp nhiều trở ngại, làm giảm hiệu quả vận hành.
- Chi phí lưu kho cao: Lưu trữ dư thừa, bảo quản không đúng cách hoặc không tối ưu không gian khiến chi phí vận hành tăng mạnh. Doanh nghiệp phải chi thêm cho mặt bằng, nhân sự và xử lý hàng lỗi, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Nếu không được xử lý kịp thời, các thách thức trên sẽ khiến hàng tồn kho trở thành “điểm nghẽn” trong vận hành, làm giảm khả năng cạnh tranh và trực tiếp bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp.
Lợi ích của việc quản lý tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt lượng hàng trong kho mà còn tối ưu chi phí, tăng khả năng đáp ứng thị trường và cải thiện dòng tiền. Một hệ thống được thiết lập đúng cách mang lại các lợi ích cụ thể sau:
- Tối ưu chi phí lưu kho: giảm lượng hàng dư thừa, cắt giảm chi phí lưu trữ, bảo quản và thất thoát. Hàng hóa được sử dụng đúng lúc, giảm lãng phí và tăng khả năng sinh lời.
- Cải thiện dòng tiền và lợi nhuận: Khi số liệu tồn kho chính xác, doanh nghiệp tránh tình trạng vốn ứ đọng. Vòng quay hàng hóa nhanh hơn đồng nghĩa dòng tiền lưu thông tốt, giúp nâng cao lợi nhuận thực tế.
- Đảm bảo nguồn cung ổn định: Dữ liệu tồn kho được cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và đặt hàng chủ động. Nhờ đó, rủi ro thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc gián đoạn đơn hàng được giảm tối đa.
- Nâng cao hiệu suất vận hành: Hệ thống quản lý kho hàng hiện đại thay thế cho việc quản lý hàng tồn kho bằng Excel, giúp các bộ phận kho, sản xuất, bán hàng và kế toán liên kết dữ liệu thống nhất. Quy trình nhập – xuất – kiểm kê trở nên trơn tru, giảm sai sót thủ công.
- Ra quyết định nhanh và chính xác hơn: Báo cáo tồn kho minh bạch và tự động cung cấp dữ liệu thực tế, hỗ trợ ban lãnh đạo dự báo nhu cầu, phân bổ nguồn lực và điều chỉnh chiến lược sản xuất, kinh doanh kịp thời.
- Tăng mức độ hài lòng của khách hàng: Khi hàng hóa luôn sẵn sàng và tiến độ giao hàng rút ngắn, doanh nghiệp duy trì uy tín thương hiệu, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng giữ chân khách hàng lâu dài.
Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, ứng dụng công nghệ và dự báo chính xác nhu cầu. Dưới đây là một số cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp:
- Thiết lập quy trình nhập – xuất – kiểm kê chuẩn hóa: Xây dựng quy định thống nhất cho từng bước trong quản lý tồn kho, từ tiếp nhận hàng đến xuất bán. Quy trình rõ ràng giúp hạn chế sai sót, thất thoát và đảm bảo số liệu nhất quán giữa các bộ phận.
- Sử dụng phần mềm quản lý kho: Thay vì quản lý thủ công, phần mềm quản lý kho cho phép theo dõi số lượng, vị trí và trạng thái hàng hóa theo thời gian thực. Dữ liệu được đồng bộ với sản xuất và bán hàng, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
- Dự báo nhu cầu chính xác: Ứng dụng các mô hình như EOQ (Economic Order Quantity), POQ (Periodic Order Quantity) hoặc ABC Analysis để xác định lượng hàng đặt tối ưu. Điều này giúp tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, cân bằng giữa cung và cầu.
- Tối ưu sắp xếp và bảo quản hàng hóa: Bố trí kho khoa học theo nguyên tắc 5S, phân khu rõ ràng cho từng loại hàng và đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp. Cách làm này giảm rủi ro hư hỏng, hao hụt và nâng cao hiệu quả sử dụng không gian.
- Kiểm kê định kỳ và theo chu kỳ: Kết hợp kiểm kê toàn bộ kho theo kế hoạch với việc kiểm đếm luân phiên từng nhóm hàng. Phương pháp này giúp phát hiện sai lệch kịp thời, duy trì độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu tồn kho.
Các chỉ số KPI trong quản lý tồn kho
Sau khi áp dụng cách quản lý kho hiệu quả, bước tiếp theo là đánh giá hiệu suất qua các chỉ số KPI. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, tối ưu chi phí và ra quyết định nhanh chóng.
| Chỉ số KPI | Mục đích / Ý nghĩa | Lợi ích với doanh nghiệp |
| Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho | Đo số lần hàng hóa được bán hoặc sử dụng trong một khoảng thời gian | Tăng tốc vòng quay vốn, giảm chi phí lưu kho và vốn ứ đọng |
| Thời gian tồn kho trung bình | Thời gian trung bình hàng hóa nằm trong kho | Tối ưu vòng quay vốn, cải thiện dòng tiền |
| Tỷ lệ chính xác dữ liệu tồn kho | So sánh số liệu thực tế và trên hệ thống | Giảm sai sót, hỗ trợ ra quyết định mua – bán – sản xuất đúng thời điểm |
| Tỷ lệ hàng thiếu hụt | Phần trăm đơn hàng không thể đáp ứng do thiếu hàng | Duy trì tiến độ sản xuất, giao hàng kịp thời, tăng uy tín với khách hàng |
| Tỷ lệ hàng tồn quá hạn | Hàng tồn kho lâu ngày, khó bán hoặc hết hạn | Giảm lãng phí, tối ưu vốn và không gian lưu trữ |
| Chi phí lưu kho trên mỗi đơn vị | Tổng chi phí lưu kho, bảo quản, bảo hiểm, hao hụt trên mỗi sản phẩm | Xác định mức tồn kho tối ưu, cân bằng chi phí và nhu cầu thị trường |
Ứng dụng phần mềm trong quản lý tồn kho
Một doanh nghiệp sản xuất bao bì chuyên cung cấp sản phẩm cho thị trường nội địa và xuất khẩu, từng gặp nhiều khó khăn trong quản lý tồn kho. Kho của công ty hàng tháng tiếp nhận nguyên liệu giấy, nhựa, mực in và thành phẩm với số lượng lớn, đa dạng về mẫu mã và kích thước.
Các phương pháp quản lý thủ công bằng Excel và giấy tờ rời rạc khiến nguyên liệu dư thừa trong khi sản phẩm thành phẩm lại thiếu hụt, kiểm kê tốn nhiều ngày nhưng số liệu thường không chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất và khả năng đáp ứng đơn hàng.
Để khắc phục, công ty triển khai phần mềm quản lý sản xuất của Cleeksy, tích hợp trực tiếp bộ phận kho với các bộ phận khác trên cùng một nền tảng. Trong quản lý tồn kho, phần mềm cho phép theo dõi số lượng, vị trí và trạng thái hàng hóa theo thời gian thực, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận và giảm thiểu sai sót.
Ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất vào doanh nghiệp thế nào?
Các nghiệp vụ chính bao gồm:
- Quản lý nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm: Theo dõi chi tiết tất cả lô hàng từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm hoàn thiện, đảm bảo thông tin luôn minh bạch và đầy đủ.
- Quản lý xuất kho: Cấp phát nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất, đơn hàng và định mức, giúp đảm bảo sản xuất liên tục và hạn chế thiếu hụt.
- Theo dõi và đối chiếu số liệu tồn kho: Cập nhật dữ liệu thực tế, so sánh với hệ thống, xử lý kịp thời các chênh lệch để giữ số liệu luôn chính xác.
- Kiểm soát tồn kho theo định mức min – max và tuổi kho: Giúp doanh nghiệp duy trì lượng tồn kho hợp lý, hạn chế dư thừa, đồng thời cảnh báo các mặt hàng cần luân chuyển để tránh hư hỏng.
- Báo cáo và phân tích: Tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn theo lô, vị trí, chuyển và mã hàng, cung cấp thông tin trực quan để ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Tích hợp với sản xuất và bán hàng: Dữ liệu kho được đồng bộ với hệ thống sản xuất và bán hàng, giúp mọi bộ phận hoạt động nhịp nhàng, tăng tốc độ xử lý và ra quyết định chính xác.
Sau khi triển khai Cleeksy, doanh nghiệp có số liệu tồn kho chính xác theo thời gian thực, tiết kiệm thời gian kiểm kê và giảm sai sót. Lượng tồn kho được duy trì hợp lý, hạn chế dư thừa và hư hỏng, đồng thời nguyên liệu được cấp phát đúng định mức, đảm bảo tiến độ sản xuất. Báo cáo trực quan giúp ra quyết định nhanh chóng, tăng hiệu quả phối hợp giữa kho, sản xuất và bán hàng.
Kết
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là nền tảng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu sản xuất và thị trường, giảm lãng phí và tối ưu chi phí. Khi nắm được cách quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể duy trì tiến độ sản xuất ổn định, kiểm soát dòng tiền, nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tối ưu chi phí, hãy liên hệ tới đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm demo 1:1 ngay hôm nay.
| Cleeksy là nền tảng vận hành số tích hợp, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình lõi doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất.
Với công nghệ Low-code/No-code, Cleeksy mang đến giải pháp linh hoạt, chi phí tối ưu và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giúp doanh nghiệp chủ động điều hành – tăng tốc thích ứng – kiểm soát toàn chuỗi vận hành.
|
