Cách triển khai, ứng dụng phần mềm ERP trong sản xuất

Phần mềm ERP trong sản xuất là gì?

Theo Gartner, ERP là một hệ thống tích hợp cho phép doanh nghiệp kết nối và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi. Hệ thống vận hành trên một mô hình dữ liệu và quy trình thống nhất, kết nối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp – từ tài chính, nhân sự, phân phối, sản xuất đến dịch vụ và chuỗi cung ứng.

Trong lĩnh vực sản xuất, ERP có các chức năng chuyên biệt giúp hệ thống phù hợp hơn với đặc thù vận hành của nhà máy. Việc ứng dụng ERP trong sản xuất trở thành “xương sống dữ liệu” của doanh nghiệp, giúp nhà máy vận hành tinh gọn, minh bạch và sẵn sàng mở rộng năng lực trong kỷ nguyên số hóa.

Nguồn gốc và quá trình phát triển của ERP

Giai đoạn khởi đầu: MRP và MRP II

Phần mềm ERP bắt nguồn từ MRP ra đời từ thập niên 1960 để giúp nhà máy lập kế hoạch nguyên vật liệu và kiểm soát tồn kho. Đến thập niên 1980, MRP phát triển thành MRP II với khả năng quản lý kế hoạch sản xuất, năng lực và chi phí, tạo nền tảng cho ERP.

Giai đoạn bùng nổ ERP: Thập niên 1990

Giai đoạn này được xem là thời kỳ bùng nổ của ERP khi doanh nghiệp triển khai rộng rãi các hệ thống quản trị tích hợp để kết nối sản xuất với tài chính, mua hàng và bán hàng trong cùng một nền tảng, nhờ sự phát triển mạnh của công nghệ thông tin và sự dẫn dắt của các hãng như SAP, Oracle, ERP dần trở thành chuẩn quản trị trong doanh nghiệp sản xuất.

Giai đoạn bứt phá: ERP tích hợp Internet và điện toán đám mây

Từ những năm 2000, ERP chuyển sang cloud, giúp doanh nghiệp giảm chi phí hạ tầng và triển khai linh hoạt hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ bắt đầu tiếp cận ERP dễ dàng.

Giai đoạn hiện đại: ERP thông minh và tự động hóa

ERP ngày nay tích hợp AI, IoT và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp sản xuất không chỉ quản lý mà còn dự báo và tối ưu vận hành. ERP dần trở thành “trung tâm điều hành số” của nhà máy trong kỷ nguyên chuyển đổi số.

Các chức năng chính của phần mềm ERP trong doanh nghiệp sản xuất

Trong doanh nghiệp sản xuất, giá trị của phần mềm ERP nằm ở khả năng kết nối dữ liệu vận hành giữa kho, sản xuất, mua hàng, tài chính và bán hàng trên cùng một hệ thống. Dưới đây là các chức năng chính giúp ERP trở thành nền tảng quản trị trung tâm của nhà máy.

Quản lý kho và tồn kho: ERP theo dõi tồn kho theo thời gian thực theo từng mã vật tư và từng vị trí lưu trữ, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Nhờ liên thông với kế hoạch sản xuất, hệ thống hạn chế tình trạng thiếu vật tư gây dừng chuyền và kiểm soát tồn kho dư làm tăng chi phí vốn.

Quản lý sản xuất: ERP trong sản xuất hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ từng công đoạn và kiểm soát năng lực máy móc, nhờ đó quản lý sản xuất dễ phát hiện điểm nghẽn và điều chỉnh kịp thời để không trễ đơn hàng.

Quản lý tài chính – kế toán: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp sản xuất theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và lợi nhuận theo từng đơn hàng trên cùng một hệ thống. Nhờ dữ liệu lấy trực tiếp từ vận hành, số liệu tài chính phản ánh sát thực tế sản xuất và hạn chế sai lệch giữa các bộ phận.

Quản lý bán hàng và khách hàng: ERP kết nối đơn hàng với kế hoạch sản xuất và giao hàng, giúp bộ phận bán hàng cam kết tiến độ chính xác hơn và giảm tình trạng nhận đơn vượt khả năng đáp ứng của nhà máy.

Quản lý mua hàng và nhà cung cấp: Hệ thống ERP hỗ trợ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu sản xuất và tiến độ đơn hàng. Dữ liệu về giá mua, thời gian giao hàng và chất lượng được lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và kiểm soát chi phí đầu vào.

Quản lý nhân sự và tiền lương: Phần mềm gắn dữ liệu chấm công, ca kíp và tiền lương với thực tế sản xuất, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí lao động và phân bổ nhân lực hợp lý theo từng dây chuyền.

Quản lý công việc và quy trình: ERP chuẩn hóa luồng công việc giữa các phòng ban từ mua hàng đến sản xuất và giao hàng, nhờ đó giảm phụ thuộc vào trao đổi thủ công và hạn chế sai sót trong phối hợp vận hành.

Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP

Triển khai phần mềm ERP trong sản xuất hiệu quả giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tối ưu nguồn lực và liên kết dữ liệu toàn hệ thống.

• Dữ liệu tập trung, minh bạch: ERP hợp nhất dữ liệu từ kế hoạch, sản xuất, chất lượng, kho và tài chính vào một nguồn duy nhất. Không còn file Excel rời rạc, báo cáo chậm hoặc sai lệch dữ liệu giữa các bộ phận. Nhà máy nhìn thấy trạng thái sản xuất, tồn kho và tiến độ đơn hàng theo thời gian thực. 
• Tối ưu hiệu suất vận hành: ERP liên kết MRP, điều độ sản xuất, cấp phát vật tư và ghi nhận chất lượng theo quy trình chuẩn. Doanh nghiệp rút ngắn thời gian chu kỳ, giảm thời gian chờ, giảm tồn kho dư thừa và cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hẹn (OTD). Hiệu suất máy móc và lao động được sử dụng tốt hơn. 
• Giảm sai sót nghiệp vụ: Thông tin được tự động hóa từ đơn hàng → lệnh sản xuất → cấp vật tư → ghi nhận chất lượng. Việc này giảm lỗi nhập liệu, sai BOM, xuất nhầm vật tư hoặc tính sai giá thành. Nhà máy tránh được dừng chuyền, hàng lỗi, chậm giao hàng và phát sinh chi phí không cần thiết. 
• Hỗ trợ ra quyết định: ERP tạo báo cáo và dashboard theo thời gian thực về năng suất, tồn kho, tỷ lệ lỗi, chi phí sản xuất và biên lợi nhuận. Lãnh đạo có dữ liệu để quyết định nhanh hơn về mua vật tư, đầu tư thiết bị, phân bổ nhân sự hoặc điều chỉnh kế hoạch sản xuất. 
• Tăng cường bảo mật và kiểm soát: ERP phân quyền theo vai trò và phòng ban, kiểm soát chặt chẽ ai được nhập, sửa, phê duyệt dữ liệu. Lịch sử thao tác được lưu lại, giúp truy vết khi có sai lệch. Doanh nghiệp giảm gian lận, thất thoát và đảm bảo tuân thủ quy trình nội bộ.

Các mô hình ERP phổ biến trong sản xuất

Tùy vào quy mô, mức độ sẵn sàng về hạ tầng CNTT và chiến lược số hóa, doanh nghiệp sản xuất có thể triển khai hệ thống ERP theo ba mô hình chính: On-premise, Cloud ERP, và Hybrid ERP.

Mỗi mô hình mang đặc trưng riêng về chi phí, khả năng kiểm soát và mức độ linh hoạt.

Cách chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp sản xuất

Chọn đúng giải pháp ERP cho doanh nghiệp sản xuất là yếu tố then chốt quyết định 50% thành công của dự án. Thay vì chỉ nhìn vào giá cả hay thương hiệu, nhà quản lý cần đánh giá kỹ lưỡng mức độ phù hợp của hệ thống với đặc thù ngành và chiến lược dài hạn của công ty.

Phù hợp ngành nghề

Mỗi ngành sản xuất có cách vận hành và tiêu chuẩn khác nhau, nên ERP cần hỗ trợ đúng nghiệp vụ đặc thù của ngành. Ví dụ ngành may mặc cần quản lý định mức nguyên phụ liệu theo màu và size, quản lý dây chuyền, cân bằng chuyền và kiểm tra chất lượng ngay tại chuyền. Hay ngành nhựa cần quản lý khuôn, số lòng khuôn, độ co rút và theo dõi lô nguyên liệu đầu vào,…

Một phần mềm ERP hiểu rõ từng vấn đề của ngành sẽ đáp ứng đúng nhu cầu thực tế ở xưởng, cho phép tùy chỉnh phù hợp với quy trình sản xuất và triển khai nhanh hơn. Điều này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro gián đoạn sản xuất, kiểm soát chi phí và tăng tỷ lệ thành công khi đầu tư ERP.

Phù hợp quy mô doanh nghiệp

Quy mô không chỉ phản ánh số lượng nhân sự hay doanh thu, mà phản ánh độ phức tạp vận hành. Doanh nghiệp sản xuất nhỏ thường ưu tiên ERP gọn, chi phí hợp lý, triển khai nhanh và tập trung vào các luồng chính như sản xuất – kho – mua hàng – tài chính. Tuy nhiên, nếu mô hình sản xuất có nhiều mã thành phẩm, quy mô lớn hơn,… doanh nghiệp sẽ cần nhiều tính năng hơn để đáp ứng đúng nhu cầu vận hành thực tế.

Vì vậy để chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp nên bắt đầu từ bài toán vận hành thực tế: độ phức tạp sản xuất hiện tại, mức tích hợp dữ liệu cần thiết, độ sâu lập kế hoạch và lộ trình mở rộng trong 2-5 năm. Việc đối chiếu các yếu tố này với năng lực phần mềm giúp chọn đúng ERP, đảm bảo triển khai phù hợp ngân sách, phát huy hiệu quả và sẵn sàng cho tăng trưởng.

Mức độ tùy chỉnh

Mỗi nhà máy có cách triển khai quy trình riêng: từ cách tạo lệnh sản xuất, kiểm soát công đoạn, đến hạch toán kho và tài chính. ERP cần cho phép tùy chỉnh theo quy trình hiện có nhưng vẫn đảm bảo dữ liệu thống nhất và tuân thủ các nguyên tắc của doanh nghiệp.

Nếu phần mềm khó tùy chỉnh, doanh nghiệp buộc phải ép quy trình theo phần mềm gây gián đoạn vận hành. Ngược lại, tùy chỉnh quá sâu làm tăng chi phí và kéo dài thời gian triển khai. Doanh nghiệp cần đánh giá mức tùy chỉnh hợp lý để cân bằng giữa vận hành thực tế và tiêu chuẩn hệ thống.

Khả năng mở rộng

Doanh nghiệp sản xuất thường có lộ trình mở rộng về nhà máy, dây chuyền sản xuất, chi nhánh hoặc module chức năng (ví dụ thêm chất lượng – bảo trì – OEE,…). ERP cần hỗ trợ việc mở rộng này mà không phải viết lại kiến trúc hay thay phần mềm mới.

Một hệ thống có khả năng mở rộng tốt giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng số dài hạn, tránh chi phí đắt đỏ khi thay ERP hoặc phải tích hợp rời rạc nhiều hệ thống không đồng bộ sau này.

Tổng chi phí sở hữu (TCO)

Chi phí ERP không chỉ là license hay thuê bao hàng tháng. Phần lớn TCO đến từ chi phí triển khai, đào tạo, tùy chỉnh, bảo trì, vận hành và mở rộng hệ thống. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn giá mua ban đầu mà không tính chi phí 3-5 năm vận hành dẫn đến vượt ngân sách.

Đánh giá TCO giúp doanh nghiệp có góc nhìn đầy đủ, đặc biệt với sản xuất – nơi việc thay đổi quy trình, thêm module và tích hợp thiết bị diễn ra liên tục.

Năng lực nhà cung cấp và hỗ trợ triển khai

Triển khai ERP sản xuất liên quan đến chuẩn hóa quy trình, kết nối dữ liệu và thay đổi hành vi người dùng. Do đó nhà cung cấp cần có kinh nghiệm triển khai thực tế trong ngành, có đội ngũ tư vấn hiểu quy trình sản xuất và có khả năng hỗ trợ sau triển khai.

Một nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm ngành có thể làm dự án kéo dài, sai đặc tả quy trình hoặc không triển khai được xuống xưởng. Hỗ trợ sau triển khai cũng quan trọng vì hệ thống sẽ thay đổi theo vận hành và mở rộng của doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp nên triển khai phần mềm ERP?

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng số lượng đơn hàng, đa dạng sản phẩm hoặc thêm nhà máy/chi nhánh, các quy trình thủ công và dữ liệu rời rạc sẽ bắt đầu tạo ra điểm nghẽn. Doanh nghiệp thường nên triển khai ERP khi xuất hiện một hoặc nhiều tín hiệu sau:

Dữ liệu phân mảnh, thiếu tính toàn vẹn: Kho, mua hàng, sản xuất, kế toán mỗi nơi một phần mềm hoặc file Excel dẫn đến sai lệch số liệu, khó đối soát, báo cáo chậm và thiếu tin cậy.

Lập kế hoạch sản xuất và vật tư thiếu chính xác: Đơn hàng tăng nhưng không dự báo được nhu cầu vật tư, không điều độ được năng lực máy và nhân công, thường xuyên trễ tiến độ hoặc tăng tồn kho an toàn để “chống rủi ro”.

Chuỗi vận hành quá phụ thuộc vào con người: Quy trình dựa vào kinh nghiệm cá nhân, chuyển giao khó, rủi ro gián đoạn khi nhân sự nghỉ việc hoặc tăng trưởng đột biến.

Không truy xuất được thông tin theo thời gian thực: Ban điều hành khó nắm tình trạng sản xuất, tồn kho, tiến độ đơn hàng, năng lực máy, chi phí… dẫn tới quyết định bị chậm hoặc cảm tính.

Chất lượng, truy xuất nguồn gốc và tuân thủ tăng yêu cầu: Đặc biệt rõ trong các ngành xuất khẩu, thực phẩm, thiết bị y tế, linh kiện, dệt may, nhựa… nơi khách hàng yêu cầu traceability, chứng từ và kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

Mở rộng hoặc tái cấu trúc mô hình vận hành: Doanh nghiệp mở chi nhánh, xây nhà máy mới, đa ngành, đa sản phẩm, hoặc tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng, lúc này ERP giúp chuẩn hóa dữ liệu và quy trình để mở rộng lành mạnh.

Cần kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận: Khi doanh nghiệp cần nắm rõ chi phí sản xuất, giá thành, hiệu suất thiết bị, năng suất chuyền… để cải thiện lợi nhuận, ERP cung cấp dữ liệu và mô-đun phân tích giúp ra quyết định chính xác.

Bí quyết triển khai phần mềm ERP hiệu quả

Để triển khai phần mềm ERP hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất cần tập trung vào các yếu tố cốt lõi sau:

Chuẩn hóa quy trình trước công nghệ

Trước khi nghĩ đến tùy chỉnh phần mềm, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình nội bộ theo các thực tiễn tốt nhất của ngành. Việc đưa quy trình thô lên ERP chỉ khiến hệ thống phức tạp và khó vận hành.

→ Giải pháp: Ưu tiên các nền tảng ERP linh hoạt hoặc low-code/no-code, cho phép tinh chỉnh quy trình mà không cần can thiệp sâu vào lập trình.

Đảm bảo cam kết và quản lý thay đổi

Sự cam kết của lãnh đạo và khả năng thích ứng của nhân viên quyết định hơn 70% thành công của dự án ERP. Nếu người dùng không hiểu và không tin vào hệ thống, ERP sẽ bị “bỏ rơi” sau vài tháng triển khai.

→ Giải pháp: Lãnh đạo cần trực tiếp tham gia và giám sát. Thiết lập chương trình đào tạo thực tế và KPI sử dụng ERP cho từng bộ phận.

Triển khai theo giai đoạn nhỏ

Thay vì triển khai toàn diện ngay từ đầu gây áp lực lớn, nên bắt đầu với các module cốt lõi như kho và định mức, sau đó mở rộng sang kế hoạch, sản xuất và tài chính.

→ Giải pháp: Chọn đối tác có kinh nghiệm và hiểu rõ đặc thù sản xuất để xây dựng lộ trình triển khai thực tế, an toàn và khả thi.

Các phần mềm ERP phổ biến cho doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam

Kinh nghiệm triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất nội thất

Trước khi triển khai phần mềm quản lý sản xuất, xưởng nội thất của anh Huy sản xuất hàng, nhưng mọi khâu đều quản lý thủ công. Tuy nhiên, do chưa có định mức hao hụt vật tư rõ ràng cho từng sản phẩm làm ra, nên việc kiểm soát nguyên liệu và tính giá thành không tối ưu, dẫn đến việc tính lợi nhuận chưa tối ưu. 

Bên cạnh những vấn đề sản xuất, anh Huy còn quan tâm đến việc có được dùng thử hay không? Hệ thống có thể tùy chỉnh theo quy trình sản xuất riêng của doanh nghiệp hay không? Chi phí triển khai và hỗ trợ kỹ thuật sẽ như thế nào?

Trước những yêu cầu đó, Cleeksy giải quyết những vấn đề đó, giúp doanh nghiệp triển khai và ứng dụng phần mềm hiệu quả. Cụ thể:

Thiết kế nghiệp vụ theo đặc thù riêng của doanh nghiệp

Với công nghệ Low-code/No-code, Cleeksy cho phép doanh nghiệp thiết kế quy trình và nghiệp vụ theo đặc thù riêng của từng ngành mà không cần lập trình phức tạp. Nhờ đó, việc triển khai trở nên nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và có thể mở rộng linh hoạt khi mô hình sản xuất thay đổi – mà không phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp.

Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất kiểm soát toàn diện từ kế hoạch đến thực thi, bao gồm:

• Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM): Kiểm soát hao hụt và tính đúng giá thành.
• Lập kế hoạch sản xuất: Chủ động điều phối nguồn lực, đảm bảo tiến độ.
• Theo dõi tiến độ: Giảm rủi ro, tăng năng suất thực tế.
• Kiểm soát kho và luân chuyển vật tư: Hạn chế thất thoát, đảm bảo vận hành thông suốt.

Chi phí triển khai hợp lý

Chi phí không chỉ bao gồm chi phí phần mềm, mà còn phải tính đến chi phí đào tạo, tùy chỉnh quy trình, và bảo trì hệ thống. Các doanh nghiệp cần có kế hoạch chi phí cụ thể từ đầu để tránh phát sinh không đáng có.

Với nền tảng vận hành doanh nghiệp số Cleeksy, doanh nghiệp sản xuất có thể triển khai giải pháp phần mềm sản xuất linh hoạt và tiết kiệm chi phí, nhờ khả năng tùy chỉnh nhanh mà không cần lập trình phức tạp. Giải pháp này giúp giảm đáng kể chi phí triển khai và bảo trì.

Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng

Trong ngành sản xuất, nơi các quy trình phải hoạt động liên tục, việc có hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian gián đoạn. Phần mềm quản lý có nhân viên hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp, kịp thời giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục sự cố để duy trì hoạt động sản xuất liên tục.

Khi triển khai phần mềm cho doanh nghiệp sản xuất, đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của Cleeksy nhanh chóng giải quyết các vấn đề về tích hợp hệ thống và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chết của dây chuyền, từ đó nâng cao hiệu suất và độ chính xác của hệ thống.

Lập kế hoạch triển khai chi tiết cho doanh nghiệp

Quy trình triển khai bắt đầu bằng việc thu thập đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, bao gồm các vấn đề tồn tại, quy trình vận hành hiện tại và đặc thù nghiệp vụ của từng khách hàng. Dựa vào đó, giải pháp được thiết kế phù hợp với nghiệp vụ riêng. Sau khi thiết kế, doanh nghiệp tiến hành đào tạo nhân sự và chạy thử hệ thống, điều chỉnh các thiết lập nếu cần trước khi chính thức đưa vào vận hành.

Tập trung vào đào tạo và quản lý thay đổi

Khi triển khai phần mềm quản lý sản xuất, một trong những yếu tố then chốt là đào tạo nhân viên và quản lý thay đổi. Nhân viên cần phải nắm vững quy trình và sử dụng thành thạo hệ thống để tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Doanh nghiệp sản xuất ứng dụng phần mềm của Cleeksy sẽ được đào tạo một cách bài bản. Từ đó, nhân viên dễ dàng hướng dẫn nhau cách sử dụng phần mềm hiệu quả trong công việc hàng ngày. Chương trình đào tạo linh hoạt và hỗ trợ thay đổi quy trình giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sản xuất mà không gặp phải kháng cự lớn từ nhân viên.

Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng

Tìm hiểu phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng để tối ưu tiến độ, năng suất và chất lượng toàn bộ quy trình sản xuất.

Đọc thêm

Kết

Triển khai phần mềm ERP trong sản xuất là yếu tố giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ hoạt động từ kế hoạch đến quản lý kho và chi phí. Việc triển khai và ứng dụng giải pháp thành công sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao hiệu quả sản xuất và tiết kiệm chi phí.

Trong bối cảnh công nghệ đang phát triển nhanh chóng, các nền tảng ứng dụng Low-code/No-code đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Bởi phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình sản xuất theo nhu cầu, dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng trước những biến động của thị trường.