Quản lý kho vật tư và công cụ dụng cụ (CCDC), thiết bị trong ngành xây dựng không giống như các ngành sản xuất hoặc bán lẻ, vì bản chất dự án xây dựng có quy mô lớn, trải dài trên nhiều khu vực và có sự luân chuyển vị trí liên tục. Vật liệu xây dựng phân tán và rải rác giữa các kho công trình và kho trung tâm, đồng thời luôn phải được quản lý theo định mức dự toán. Những lý do trên một phần tạo nên con số thất thoát khổng lồ 20-30% tổng số vốn đầu tư¹ trong 1 dự án xây dựng.
Giải pháp quản lý kho vật tư và CCDC tại Cleeksy sẽ cung cấp cách giải quyết các khó khăn này trong bài viết hôm nay.
Hiểu nhanh trong 30s:
|
Quản lý vật tư, CCDC, thiết bị xây dựng tại 1 danh mục tập trung
Danh mục vật tư và CCDC trong ngành xây dựng có thể lên đến hàng nghìn loại. Từ xi măng, cát, đá, thép, đến các vật liệu phụ như keo, bu lông, ốc vít… hay các loại CCDC như PPE, máy móc, giàn giáo, thiết bị thi công… Vật tư cùng loại nhưng cũng khác thông số kỹ thuật. Tất cả những thách thức này khiến cho thủ kho doanh nghiệp xây dựng gặp nhiều hệ quả.
Những vấn đề phổ biến trong quản lý danh mục kho vật tư:
- Cùng một loại vật tư nhưng nhiều quy cách, đơn vị đo khác nhau dẫn đến sai lệch khi đặt hàng và nhập kho.
- Không có hệ thống mã hóa vật tư rõ ràng, khiến việc tra cứu chậm trễ, gây sai sót khi nhập – xuất kho.
- Không kiểm soát được vật tư nào đang luân chuyển giữa các công trình, dẫn đến tình trạng nơi thì dư, nơi thì thiếu, gây lãng phí hoặc gián đoạn thi công.
Giải pháp cho những hệ quả trên là:
- Gán mã định danh duy nhất: Phân loại theo nhóm (vật tư, thiết bị, CCDC…) và các thông tin chi tiết như tên, quy cách, đơn vị tính, phân loại.
- Đồng bộ dữ liệu trên toàn doanh nghiệp: Biến danh mục thành 1 nguồn dữ liệu duy nhất để chia sẻ trên toàn doanh nghiệp, giúp tránh trùng lặp và dễ dàng tìm kiếm.
- Hiển thị danh mục trực quan và dễ tìm kiếm: Giúp bộ phận mua hàng, kế toán, thi công dễ dàng truy xuất thông tin.
Một danh mục vật tư có hệ thống giúp doanh nghiệp tránh lỗi nhập xuất, tăng tốc quy trình quản lý kho và giảm đáng kể chi phí thất thoát.
Nhập kho vật tư xây dựng nhanh chóng khi liên kết trực tiếp với đơn mua hàng
Nhập kho là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát chính xác số lượng, chất lượng vật tư nhận về, đảm bảo nguồn cung cho công trình.
Nhưng thực tế tại nhiều doanh nghiệp, đơn mua hàng do bộ phận mua đảm nhiệm nhưng vật tư thường được giao trực tiếp tại công trình.
Bỏ qua bước nhập kho như vậy khiến công ty khó kiểm soát lượng hàng đã nhận. Thêm nữa, việc thiếu công cụ hỗ trợ nhập kho, sai lệch giữa đơn đặt hàng và thực tế nhập kho thường xảy ra, gây thất thoát. Việc kiểm tra và đối chiếu giữa đơn hàng và phiếu nhập mất nhiều thời gian, làm chậm tiến độ nghiệm thu vật tư.
Cách kiểm soát nhập kho hiệu quả với phần mềm quản lý dự án xây dựng qua phiếu nhập kho:
- Liên kết phiếu nhập kho với đơn mua hàng, giúp tự động kiểm tra số lượng, đơn giá, chất lượng vật tư trước khi nhận hàng.
- Chọn chính xác kho công trình nhập vật tư, hỗ trợ luân chuyển khi cần thiết.
- Lưu trữ lịch sử nhập kho chi tiết (thời gian và người nhập), hỗ trợ đối chiếu và kiểm toán khi cần.
Sau khi phiếu nhập kho được lập, nhân viên thủ kho sẽ tiến hành xác nhận nhập kho về số lượng và chất lượng vật tư thực tế. Số lượng nhập kho vật tư thực tế được ghi nhận ngay lập tức vào hệ thống tồn kho, hỗ trợ tính toán vật tư xuất – nhập.
Quá trình kiểm soát nhập kho chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng với chất lượng cao nhất.
Kiểm soát vật tư xây dựng chặt chẽ khi xuất kho theo khối lượng dự toán
Xuất kho vật tư và xuất mượn CCDC là những quy trình quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý tiến độ thi công xây dựng và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải những vấn đề lớn trong quá trình này vì không có định mức để đối chiếu, gây lãng phí, mất kiểm soát vật tư và thất thoát công cụ:
- Xuất kho không phù hợp với định mức đã được duyệt trong bảng dự toán xây dựng, gây hao hụt vật tư.
- Không kiểm soát được vật tư đã xuất đi đâu, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
- Không có dữ liệu liên kết giữa xuất kho và tiến độ thi công, gây khó khăn trong việc theo dõi.
Phương pháp kiểm soát vật tư xuất đi với định mức có sẵn từ dự toán:
- Xuất kho theo yêu cầu từ công trình: Đảm bảo đúng vật tư, đúng số lượng, ghi nhận thông tin về người nhận, công trình liên quan, giúp đo lường chính xác mức tiêu hao vật liệu cho từng công trình.
- Đối chiếu số lượng xuất và số lượng dự toán: Cảnh báo khi lũy kế xuất vượt dự toán, hoặc không đúng kế hoạch.
- Tích hợp dữ liệu xuất kho vào báo cáo công trình: Giúp theo dõi tiến độ và dự toán chính xác.
Thông tin đầu vào trong phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được xử lý theo quy trình: Đối chiếu giữa mức dự toán và nhu cầu thực tế khi thi công (thay đổi do cập nhật bản vẽ, hoặc do bóc khối lượng sai sót) để đưa ra số lượng xuất kho phù hợp. Sau đó, bộ phận kho căn cứ vào tình trạng vật tư giữa các kho và sẽ quyết định giữa:
- Xuất kho vật tư đến công trình
- Điều chuyển nội bộ vật tư từ kho khác đến
Loại bỏ tình trạng thất lạc công cụ dụng cụ xây dựng khi quản lý sổ mượn tập trung
CCDC cũng là yếu tố thường xuyên bị thất thoát, hư hỏng trong kho xây dựng.
Những thách thức lớn đối với bộ phận kho:
- Mất kiểm soát lịch sử mượn – trả công cụ do công trình phân tán nhiều nơi, dễ dẫn đến mất mát, thất thoát.
- Không có hệ thống theo dõi tình trạng thiết bị trước và sau khi sử dụng, gây hao mòn nhanh, tăng chi phí sửa chữa.
- Thiếu quy trình bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, dẫn đến giảm tuổi thọ thiết bị, làm tăng chi phí mua mới.
Giải pháp theo dõi tình trạng xuất kho công cụ dụng cụ tại một không gian số giúp bộ phận kho ghi nhận chi tiết:
- Người mượn
- Thời gian mượn
- Số ngày mượn quá hạn
- Số lượng mượn
- Tình trạng công cụ dụng cụ, thiết bị
Qua đó, doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ vòng đời công cụ dụng cụ, hạn chế thất thoát, tối ưu thời gian luân chuyển thiết bị và đảm bảo công cụ luôn sẵn sàng cho thi công.
Theo dõi báo cáo nhập – xuất – tồn kho vật tư xây dựng, đánh giá tiêu hao vật tư
“Nỗi đau” cuối cùng trong quản lý kho xây dựng là tổng hợp báo cáo để tối ưu chi phí. Dữ liệu không chính xác, dữ liệu quá nhiều hay dữ liệu phân mảnh ở nhiều dự án… khiến người làm xây dựng phải thu thập thủ công, dễ sai sót, thậm chí đưa ra quyết định sai lầm trong thi công hay mua hàng. Nhiều doanh nghiệp không nắm được chính xác số lượng vật tư tồn kho tại mỗi công trình, dẫn đến tình trạng mua thêm trong khi kho vẫn còn hàng.
Các loại báo cáo kho vật tư sẽ hỗ trợ bộ phận kho:
- Báo cáo nhập – xuất – tồn theo công trình và thời gian thực: Hỗ trợ đánh giá xu hướng tiêu hao, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch mua sắm vật tư xây dựng hợp lý.
- Báo cáo tình trạng vật tư theo công trình: Giúp đánh giá chi tiết mức tiêu hao vật tư, số lượng nhập – xuất cho từng công trình, tình trạng vượt định mức dự toán…
- Báo cáo theo dõi xuất mượn CCDC: Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ tài sản, minh bạch trách nhiệm, cảnh báo phiếu mượn quá hạn, tối ưu luân chuyển thiết bị và hạn chế thất thoát.
Báo cáo kho thông minh giúp CEO ra quyết định chính xác, tối ưu dòng tiền và giảm rủi ro thất thoát vật tư.
Kết
Quản lý kho vật tư và CCDC trong xây dựng không chỉ là bài toán tối ưu chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công. Với giải pháp của Cleeksy, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn diện từ danh mục vật tư, nhập – xuất kho đến sổ mượn CCDC, giúp đảm bảo tính minh bạch, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
