ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau như:
- Tài chính
- Nhân sự
- Sản xuất
- Bán hàng
- Quản lý kho
- Chuỗi cung ứng
Mục tiêu của ERP là quản lý toàn diện tài nguyên doanh nghiệp, kết nối tất cả các hoạt động và dữ liệu của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất, giúp tăng cường hiệu quả công việc, nâng cao tính minh bạch, và hỗ trợ ra quyết định chính xác và kịp thời.
Ví dụ một số phần mềm ERP phổ biến:
- SAP ERP: Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp lớn, hỗ trợ quản lý tài chính, sản xuất và chuỗi cung ứng.
- Oracle ERP Cloud: ERP đám mây mạnh mẽ, tập trung vào tài chính, chuỗi cung ứng và nhân sự.
- NetSuite ERP: ERP đám mây, quản lý tài chính, kho bãi và bán hàng, lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Microsoft Dynamics 365: Tích hợp ERP và CRM, quản lý tài chính, bán hàng và chăm sóc khách hàng, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
ERP hoạt động như thế nào?
ERP hoạt động bằng cách tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau (được gọi là các mô-đun doanh nghiệp) nhưng tất cả đều được kết nối và chia sẻ một cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tán dữ liệu và các vấn đề liên quan đến việc nhập liệu trùng lặp, mang lại hiệu quả cao hơn trong việc thu thập và phân tích dữ liệu kinh doanh.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô-đun phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình, ví dụ như:
- Quản lý tài chính: Theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính, kế toán, ngân sách, và các báo cáo tài chính, chuẩn hóa quy trình tài chính và hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.
- Quản lý nhân sự (HR): Quản lý nhân sự từ việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý chấm công, lương thưởng đến đánh giá hiệu suất và phúc lợi nhân viên, cải thiện hiệu quả quản lý nguồn nhân lực và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Quản lý quy trình nhập hàng, sản xuất, kho bãi và phân phối, tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa và giảm thiểu chi phí tồn kho.
- Quản lý bán hàng và CRM: Cung cấp các công cụ quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng và theo dõi khách hàng, theo dõi các giao dịch bán hàng và quản lý các mối quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn.
- Quản lý sản xuất và kho: Quản lý toàn bộ quy trình sản xuất từ lập kế hoạch đến kiểm tra chất lượng, sản xuất và phân phối sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
Có bao nhiêu loại hệ thống ERP?
ERP có 4 loại triển khai chính, mỗi loại có ưu nhược điểm khác nhau phù hợp với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp:
1. ERP đám mây (Cloud ERP)
Lưu trữ trên máy chủ từ xa, truy cập qua internet, chi phí thấp và dễ mở rộng.
- Ưu điểm: Chi phí thấp, linh hoạt, dễ tích hợp và tự động cập nhật.
- Nhược điểm: Cần bảo mật dữ liệu cao, phụ thuộc vào nhà cung cấp.
2. ERP tại chỗ (On-premises ERP)
Cài đặt và vận hành trực tiếp trên máy chủ doanh nghiệp, kiểm soát hoàn toàn dữ liệu.
- Ưu điểm: Kiểm soát dữ liệu tốt, ổn định.
- Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đội ngũ IT để bảo trì.
3. ERP hai tầng (Two-tier ERP)
Kết hợp ERP tại chỗ cho toàn công ty và ERP đám mây cho các chi nhánh hoặc bộ phận.
- Ưu điểm: Linh hoạt, chuyển đổi số dần dần.
- Nhược điểm: Khó đồng bộ và quản lý dữ liệu giữa các hệ thống.
4. ERP kết hợp (Hybrid ERP)
Kết hợp ERP đám mây và tại chỗ, cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc lưu trữ và bảo mật.
- Ưu điểm: Tận dụng ưu điểm của cả hai hệ thống.
- Nhược điểm: Phức tạp trong việc quản lý và tích hợp.
Hệ thống ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?
Một trong những đặc điểm quan trọng của ERP là khả năng kết nối và quản lý dữ liệu trong một hệ thống duy nhất, giúp giảm thiểu sự phân mảnh và tối ưu hiệu quả hoạt động trên toàn doanh nghiệp. Do tính chất này, ERP đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp và yêu cầu tính đồng bộ giữa các bộ phận.
Các doanh nghiệp phù hợp với ERP:
1. Doanh nghiệp có quy trình liên phòng ban và nhiều bộ phận
Doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc quy trình phức tạp cần hệ thống để kết nối và đồng bộ thông tin. ERP giúp theo dõi hoạt động và tối ưu hóa quy trình từ sản xuất đến bán hàng, tài chính, kho bãi, đảm bảo tất cả bộ phận làm việc đồng bộ, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả ra quyết định.
2. Doanh nghiệp cần tối ưu chuỗi cung ứng và quản lý kho bãi
Các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, bán lẻ có quy trình chuỗi cung ứng phức tạp, cần ERP để tối ưu hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng. Hệ thống ERP giúp quản lý tồn kho, theo dõi hàng hóa và cải thiện dòng chảy cung ứng, giảm thiểu sự gián đoạn và dư thừa, tối ưu hóa chi phí.
3. Doanh nghiệp cần cải thiện dịch vụ khách hàng và trải nghiệm người dùng
Doanh nghiệp có khách hàng lớn hoặc yêu cầu chăm sóc đặc biệt cần ERP để theo dõi thông tin đơn hàng, trạng thái giao hàng và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng. ERP giúp tích hợp và đồng bộ dữ liệu, tạo điều kiện để nhân viên dịch vụ khách hàng dễ dàng truy cập thông tin và giải quyết vấn đề nhanh chóng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
4. Doanh nghiệp quy mô lớn với nhiều chi nhánh
ERP là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều chi nhánh, bộ phận, yêu cầu hệ thống tích hợp dữ liệu xuyên suốt. Hệ thống ERP kết nối các phòng ban như bán hàng, sản xuất, tài chính, kho bãi và giúp quản lý dữ liệu đồng nhất, hỗ trợ ra quyết định chính xác và kịp thời trong toàn doanh nghiệp.
