Kỷ nguyên số hóa thực chất đã bắt đầu từ lâu và vẫn đang tiếp tục diễn tiến, nhưng chưa bao giờ khái niệm số hóa toàn cầu trở nên quen thuộc như ở thời điểm hiện tại. Đặc biệt là sau khi đi qua hơn hai năm cả thế giới gồng mình chiến đấu với dịch bệnh, đến nay công nghệ và kỹ thuật số dường như đã giành quyền chiếm lĩnh thị trường. Các doanh nghiệp Việt cũng không nằm ngoài guồng quay đó. Giờ đây tự động hóa quy trình công việc không còn là lựa chọn, mà gần như là bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục tiến về phía trước trong dòng chảy phát triển kinh tế – xã hội.
Tuy nhiên, có thể các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ băn khoăn không biết khi nào nên tiến hành chuyển đổi quy trình làm việc thành tự động hóa. Nếu công việc vẫn đang diễn ra trôi chảy, doanh nghiệp vẫn đều đặn đạt được các mục tiêu đã thiết lập, vậy có nhất thiết phải nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm hay không? Bài viết dưới đây sẽ tiết lộ những dấu hiệu cho thấy quy trình vận hành của doanh nghiệp đang có lỗ hổng, cần phải nhanh chóng triển khai tự động hóa quy trình làm việc nếu không muốn dậm chân tại chỗ hay tệ hơn là đi thụt lùi so với thị trường.
1. Lỗ hổng trong quy trình làm việc
Những dấu hiệu của một quy trình làm việc đang gặp vấn đề:
- Doanh nghiệp không xác định quy trình làm việc cụ thể. Trước hết, nên lưu ý để tối ưu hóa quy trình thì doanh nghiệp phải có quy trình làm việc trước, dù là ở bất cứ hình thức nào. Các doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ thông thường sẽ không có quy trình làm việc cụ thể, mọi thứ diễn ra theo kiểu tùy hứng, tự phát, không theo bất kì nguyên tắc hay lộ trình gì. Không ai biết công việc mình đang thực thi nằm ở giai đoạn nào, và khi làm xong thì đến ai thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. Cấp trên và cấp dưới muốn biết được tiến độ công việc đang đến đâu thì chỉ có cách hỏi lẫn nhau, rất rắc rối và phiền phức.
- Sử dụng nhiều hệ thống khác nhau cho cùng một công việc, dẫn đến quy trình làm việc chồng chéo, lặp lại những nhiệm vụ gần như nhau. Sự thiếu nhất quán, thiếu khoa học này rất dễ gây ra nhầm lẫn hoặc nhập nhằng trách nhiệm giữa các cá nhân trong tổ chức.
- Quy trình thực hiện công việc cũ kỹ, lạc hậu và đi theo lối mòn. Một bộ máy vận hành 5 năm đến 10 năm mà không cải tiến hay thay đổi, lỗi thời so với thị trường thì chắc chắn không thể nào đem lại hiệu quả, nếu không muốn nói là khiến doanh nghiệp trở nên trì trệ, đi thụt lùi.
Tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp doanh nghiệp lấp đầy “lỗ hổng” này. Bằng cách hệ thống hóa các nhiệm vụ cần thực hiện, đồng thời thể hiện một cách trực quan thông qua sơ đồ quy trình, kanban quản lý công việc, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều có thể được “khai thông” về luồng công việc trong tổ chức, thúc đẩy hiệu quả cộng tác. Đó là đòn bẩy để nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả hoạt động của toàn bộ máy.
2. Lỗ hổng về mặt thông tin, dữ liệu
Dữ liệu và thông tin là hai thành tố rất quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc thống kê, xử lý và lưu trữ dữ liệu là một bài toán khó mà các doanh nghiệp cần phải tìm lời giải đúng đắn. Vậy khi nào thì doanh nghiệp biết được “lời giải” mình đưa ra chưa phải là “đáp án đúng” cho bài toán này?
- Nhân viên phải liên tục “copy – paste” dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, hoặc cùng một thông tin nhưng phải đem đi cung cấp cho nhiều bên khác nhau dẫn đến sai lệch hoặc tốn thời gian.
- Thông tin phân bổ rời rạc ở nhiều hệ thống, dễ xảy ra tình trạng bỏ sót những thông tin quan trọng.
- Việc tìm kiếm thông tin / dữ liệu không khác nào “mò kim đáy bể”. Nếu doanh nghiệp có một lượng dữ liệu và thông tin khổng lồ nhưng không được sắp xếp trật tự và có hệ thống, thì khi muốn tìm kiếm sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
- Phải đợi quá lâu để được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Nhưng đôi khi đến lúc nhận được thì không còn sử dụng được nữa do đã có một số điều chỉnh trong kế hoạch hoặc phương án thực thi.
Một trong những khía cạnh của tự động hóa là đồng bộ và lưu trữ dữ liệu trên nền điện toán đám mây. Bên cạnh đó, phần mềm tự động hóa cũng tạo một nền tảng duy nhất để lưu trữ thông tin liên quan đến các công việc đang thực hiện. Nói đơn giản, đây là một không gian chung tích hợp các dữ liệu và thông tin, cho phép truy cập, chia sẻ hoặc phân phối tại thời gian thực, ở bất cứ đâu và bất kỳ thiết bị nào. Nhờ vậy các tác vụ liên quan đến dữ liệu được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và tránh được nhiều rắc rối hơn so với các phương pháp thủ công.
3. Lỗ hổng về mặt thời gian
Là một yếu tố vô hình và mang tính tương đối, nhưng thời gian vẫn là một nguồn lực cần được quản lý sát sao trong doanh nghiệp. Sử dụng thời gian hiệu quả sẽ gián tiếp tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Mặc dù không thể đong đếm chính xác, doanh nghiệp vẫn có thể nhận ra thời gian đang bị lãng phí hoặc sử dụng kém hiệu quả khi xảy ra các tình trạng dưới đây:
- Tốn thời gian chờ đợi giữa các giai đoạn thực hiện. Nhân viên kho chờ nhân viên chứng từ hoàn thành thủ tục nhập khẩu rồi mới tiến hành thuê kho, nhân viên IT chờ quản lý chấp thuận phê duyệt mua thiết bị để tiếp tục công việc … Đó là những ví dụ hết sức điển hình trong các doanh nghiệp. Việc chờ đợi lẫn nhau khiến công việc bị trì trệ, thiếu sự chủ động, nhân viên mất tinh thần làm việc vì luôn trong trạng thái “đang chờ”.
- Mất quá nhiều thời gian cho những tác vụ thủ công lặp đi lặp lại. Gửi email cho hàng chục khách hàng tham gia hội thảo, nhập liệu thủ công hàng trăm phiếu khảo sát khách hàng … là những công việc không mấy thú vị mà lại khá mất thời gian. Tuy nhiên nhiều nhân sự của các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang phải tiêu tốn thời gian và công sức cho những nhiệm vụ như thế này.
- Nhân viên xử lý công việc chậm chạp, thường xuyên trễ deadline. Nguyên nhân có thể là do khối lượng công việc lớn hoặc quy trình công việc nhập nhằng, thiếu rõ ràng. Với những nhân viên chưa thạo việc, chưa xác định được công việc nào là khẩn cấp hay quan trọng thì càng dễ xảy ra tình trạng bối rối, không biết nên xử lý việc nào trước, việc nào sau, dẫn đến lãng phí thời gian vô ích.
- Phân bổ thời gian thực hiện cho từng giai đoạn không hợp lý. Có nhiệm vụ mất nhiều thời gian để xử lý, đến nhiệm vụ tiếp theo thì lại hoàn thiện quá vội vã, gấp gáp. Tình trạng “đầu voi đuôi chuột” này khiến kết quả đầu ra không đảm bảo được chất lượng hoặc thậm chí không đạt yêu cầu.
Các giải pháp công nghệ có khả năng loại bỏ những rắc rối kể trên. Các hoạt động thủ công lặp đi lặp lại có thể được thay thế bởi các thao tác tự động trên máy tính để tiết kiệm thời gian cho nhân viên, cho phép họ dành thời gian và tâm trí để thực hiện các công việc mang tính tập trung, sáng tạo và phải vận dụng đầu óc nhiều hơn. Ngoài ra, quy trình làm việc được chuẩn hóa và mô tả trực quan giúp mọi người nhận thức rõ ràng hơn về thời hạn thực hiện của toàn dự án và thời hạn của từng nhiệm vụ cụ thể. Mỗi cá nhân đều biết cách sử dụng thời gian khoa học giúp doanh nghiệp tận dụng quỹ thời gian quý giá để tạo ra nhiều giá trị hơn.
4. Lỗ hổng về mặt hiệu quả công việc
Doanh nghiệp dễ dàng nhận ra bộ máy vận hành kém hiệu quả khi xảy ra một hoặc đồng thời những biểu hiện dưới đây:
- Thường xuyên bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Nguyên nhân có thể là do từ đầu đã phân chia nhiệm vụ không rõ ràng, không chỉ định cụ thể vai trò của từng người. Không ai muốn nhận phần trách nhiệm nặng nề, đùn đẩy cho nhau, đến cuối cùng thì phần nhiệm vụ quan trọng đó vẫn không có ai đảm trách.
- Công việc ứ đọng, không trôi chảy, xuất hiện nút thắt cổ chai. Nút thắt cổ chai là điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc, phát sinh khi khối lượng công việc tăng nhanh vượt quá khả năng xử lý của doanh nghiệp. Công việc bị gián đoạn, ùn tắc hoặc chậm trễ gây nhiễu loạn toàn bộ dự án, tốn thời gian và tăng chi phí không cần thiết.
- Hay xảy ra tranh cãi, bất đồng nội bộ. Mỗi khi xảy ra rắc rối, mọi người thường tìm cách đổ lỗi cho nhau thay vì nhìn nhận một cách khách quan để tìm ra nguyên nhân và giải pháp. Ai cũng chỉ thấy vấn đề nằm ở người khác khiến mâu thuẫn liên tục gia tăng còn chất lượng công việc ngày càng đi xuống.
- Doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu đã đề ra hoặc kết quả đạt được không quá nổi trội. Hoạt động của doanh nghiệp chỉ dậm chân tại chỗ, không thể phát triển hay mở rộng quy mô.
Doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả hoạt động bằng cách tự động hóa quy trình công việc. Các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giúp vận hành luồng công việc trơn tru và thuận lợi hơn. Thêm vào đó, những công cụ đo lường và phân tích được tích hợp trong hệ thống giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng tìm ra những vấn đề tồn đọng bên trong quy trình và nhanh chóng tìm hướng giải quyết. Hiệu suất công việc gia tăng giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến các mục tiêu đã đề ra.
5. Lỗ hổng liên quan đến đối tác hoặc khách hàng
Bên cạnh những bất cập thường thấy về các yếu tố bên trong doanh nghiệp, còn có những vấn đề liên quan đến các yếu tố bên ngoài, cụ thể ở đây là đối tác hoặc khách hàng, mà doanh nghiệp cần phải lưu ý như sau:
- Đối tác chỉ trao đổi thông tin với một đầu mối duy nhất trong tổ chức. Các bộ phận khác trong doanh nghiệp muốn biết tin tức hoặc các quyết định liên quan đến đối tác đều phải thông qua đầu mối đó, và ở chiều ngược lại cũng vậy. Điều này có thể gây ra tình trạng tắc nghẽn thông tin hoặc thông tin sai lệch vì lý do bất kỳ nào đó.
- Trái ngược với vấn đề ở trên là đối tác phải làm việc một lúc với nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Họ có thể cảm thấy rắc rối khi không có lộ trình xử lý công việc nhất định, giao tiếp với mỗi bộ phận ở mỗi kênh khác nhau, thông tin nhập nhằng không xác thực … dẫn đến việc hợp tác giữa hai bên không thật sự thuận lợi.
- Mất nhiều thời gian để phản hồi khách hàng hoặc không đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng. Khiếu nại của khách hàng không được giải quyết nhanh chóng và thỏa đáng. Nguyên nhân chính là do hệ thống phản hồi và chăm sóc khách hàng không được tối ưu hóa, dẫn đến phản hồi chậm trễ, mất thời gian của khách hàng.
- Không giao tiếp với khách hàng trên cùng một nền tảng thống nhất (ví dụ Facebook, Zalo, Website …) nên dữ liệu khách hàng bị phân tán, gây khó khăn cho công tác tổng hợp thông tin và phân tích hành vi khách hàng.
Nếu những tình trạng này diễn ra thường xuyên thì mức độ hài lòng của đối tác hoặc khách hàng sẽ ngày càng giảm đi, và tệ hơn là đến một lúc nào đó họ sẽ rời bỏ doanh nghiệp của bạn để tìm đến những nhà cung cấp khác tốt hơn. Vậy các giải pháp công nghệ sẽ giúp được gì trong tình huống này? Đó là tự động hóa giúp rút ngắn thời gian truyền – tiếp nhận – xử lý thông tin giữa các bên và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra còn cho phép tạo một không gian chung để tích hợp các thông tin, dữ liệu, các cuộc trò chuyện với đối tác và khách hàng, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và chất lượng công việc.
Kết
Mỗi doanh nghiệp hoạt động theo mỗi cách thức khác nhau, với chất lượng nguồn lực cũng không giống nhau. Vì vậy những tình huống hay vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp là muôn hình vạn trạng. Tuy nhiên, trên đây là một số dấu hiệu thường gặp trong quá trình vận hành doanh nghiệp, cho thấy hệ thống quy trình làm việc đang gặp trục trặc hoặc không mang lại hiệu quả, hiệu suất cao. Tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp giải quyết một phần hoặc toàn bộ những vấn đề trên nếu được áp dụng chính xác và đúng trọng tâm.
