Sự thành công của một doanh nghiệp được hợp thành bởi nhiều yếu tố, bao gồm những kết quả kinh doanh có thể đo lường được lẫn những giá trị văn hóa ẩn sâu bên dưới mọi hoạt động của doanh nghiệp. Những con số thực tế phản ánh chân thực hoạt động của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại, trong khi những giá trị cốt lõi mới là thứ giúp doanh nghiệp tăng trưởng liên tục trong tương lai. Từ đó khái niệm Vận hành xuất sắc ra đời như một phương án giúp doanh nghiệp định hướng phát triển bền vững và lâu dài.
1. Vận hành xuất sắc là gì?
Vận hành xuất sắc là một chiến lược hướng tới tối ưu hoạt động kinh doanh với chi phí thấp, giảm rủi ro phát sinh và tăng sức cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường. Việc thực hành vận hành xuất sắc đòi hỏi doanh nghiệp phải xem khái niệm này như một thứ văn hóa thấm nhuần trong từng bước đi trên lộ trình hoạt động của doanh nghiệp, thay vì chỉ là một dự án cải tiến độc lập và đơn lẻ.
Khái niệm về vận hành xuất sắc lần đầu tiên được đưa ra vào đầu những năm 1970 bởi Tiến sĩ Joseph M. Juran trong khi dạy các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Nhật Bản cách cải thiện chất lượng. Nó được chính thức hóa ở Hoa Kỳ vào những năm 1980 để đối phó với “cuộc khủng hoảng” giữa các công ty lớn có thị phần đang bị thu hẹp do hàng hóa chất lượng nhập khẩu từ Nhật Bản. Nói ngắn gọn, vận hành xuất sắc áp dụng các nguyên tắc và công cụ để tạo ra một văn hóa xuất sắc trong tổ chức. Văn hóa này thúc đẩy mọi nhân viên chủ động quan sát, cải thiện và phân phối những luồng giá trị cho khách hàng.
Institute for Operations Excellence định nghĩa vận hành xuất sắc là “nền tảng mà tại đó mọi nhân viên đều có thể nhìn thấy dòng chảy giá trị đến với khách hàng, phát hiện bất cứ vấn đề nào xảy ra và sửa chữa trước khi nó tắt nghẽn hoặc bị phá vỡ”. Để làm rõ quan điểm này, các chuyên gia về vận hành xuất sắc ưu tiên hiển thị các dòng chảy giá trị một cách trực quan và dễ hình dung. Khi đó khách hàng có thể nhìn nhận một cách đúng đắn những giá trị thực sự mà họ nhận được từ doanh nghiệp. Đối với trường hợp sản phẩm hay dịch vụ vô hình, chẳng hạn như phần mềm hoặc dịch vụ tư vấn, doanh nghiệp vẫn có thể hiển thị các dòng giá trị bằng cách tạo ra các tín hiệu trực quan về lưu lượng người dùng.
Nhìn chung, để đạt được Vận hành xuất sắc, doanh nghiệp cần quản lý hệ thống các hoạt động và cam kết hướng tới một nền văn hóa tích cực, tập trung vào nhu cầu của khách hàng và trao quyền cho nhân viên. Các nhân viên được trao quyền hiểu rõ các mục tiêu và kế hoạch nên có thể yên tâm trong việc chủ động và đưa ra các cách khắc phục vấn đề.
2. Vận hành xuất sắc hướng đến những mục tiêu nào?
Mục đích chính của Vận hành xuất sắc là tạo ra giá trị hai chiều, cho khách hàng và cho bản thân doanh nghiệp đó.
“Giá trị” có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau – nhưng có thể hiểu ngắn gọn là việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất với mức giá tốt nhất theo một cách phù hợp nhất có thể cho doanh nghiệp. Thực hành đúng, các doanh nghiệp đương nhiên sẽ giành chiến thắng và giữ được lợi thế cạnh tranh, dẫn đến tăng trưởng trong dài hạn.
Tuy nhiên, “giá trị” là một thuật ngữ mơ hồ. Vì vậy, những số liệu cụ thể nào mà các doanh nghiệp nên tìm kiếm để làm điểm chuẩn và đo lường? Câu trả lời là có thể theo dõi dựa trên 3 chỉ số KPI: tài chính, hoạt động và văn hóa, cụ thể như sau:
Mục tiêu tài chính:
- Tình hình bán hàng
- Doanh thu
- Vị thế tiền mặt
- Tỷ suất lợi nhuận
Mục tiêu hoạt động:
- Chỉ tiêu chất lượng sản phẩm
- Năng suất hoạt động
- Chất lượng phục vụ
- Chỉ số đo lường hài lòng
Mục tiêu văn hóa:
- Chỉ số hạnh phúc
- Tỉ lệ giữ chân
- Chỉ số cam kết
- Trau dồi kĩ năng
Vì gần như ẩn trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp, nên Vận hành xuất sắc giống như một triết lý và văn hóa hơn là một công cụ để đánh giá và kiểm tra. Doanh nghiệp không đơn giản là cải tiến một hai sản phẩm hay dịch vụ là xong, mà phải bồi đắp từ từng chi tiết nhỏ nhất trong từng bước hoạt động để đạt đến bức tranh tổng quan là Vận hành xuất sắc.
3. Tại sao Vận hành xuất sắc lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Vận hành xuất sắc quan trọng bởi vì đó là một lợi thế cạnh tranh lớn của doanh nghiệp trên thị trường. Trong cuốn sách The Discipline of Market Leaders, tác giả Michael Treacy và Fred Wiersema đề cập đến sự xuất sắc trong vận hành là một trong ba khía cạnh đóng vai trò như một nền tảng cạnh tranh của tổ chức. Trong nền kinh tế cạnh tranh cao như hiện nay, người tiêu dùng có vô vàn sự lựa chọn cho mọi nhu cầu của mình. Lợi thế cạnh tranh chính là điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp trở nên vượt trội và nổi bật hơn hẳn so với các đối thủ để có thể lọt vào “mắt xanh” của khách hàng.
Ngoài ra, nghiên cứu trên Tạp chí Harvard Business Review cũng cho thấy rằng các công ty có hoạt động xuất sắc nhất có tốc độ tăng trưởng cao hơn 25% và năng suất cao hơn 75% so với các công ty còn lại. Đó là lý do vì sao vận hành xuất sắc trở thành một thuật ngữ được quan tâm nhiều trong những năm gần đây, bởi nó đem đến cho doanh nghiệp những con số cụ thể phản ánh tình hình kinh doanh, kèm theo đó là những giá trị thực chất giúp doanh nghiệp tiếp tục tăng trưởng bền vững trong tương lai, chứ không hẳn chỉ là một kết quả tốt trong ngắn hạn.
Bên cạnh sự tăng trưởng trong dài hạn, vận hành xuất sắc giúp doanh nghiệp thành công dựa trên cách nó tác động đến các khía cạnh và hành vi cốt lõi của tổ chức, bao gồm:
- Sự nhạy bén
Vận hành xuất sắc được định hướng dựa trên sự thích ứng liên tục: thị trường thay đổi, thị hiếu của khách hàng thay đổi, công nghệ mới ra đời… Khi áp dụng các nguyên tắc Vận hành xuất sắc, doanh nghiệp đương nhiên có cơ chế tự điều chỉnh để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Chiến lược
Khi theo đuổi Vận hành xuất sắc, ban lãnh đạo công ty không cần phải tham gia vào việc giải quyết các vấn đề cấp thấp và quản lý hoạt động hàng ngày, bởi mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều đã thấm nhuần về cách thức làm việc sao cho phù hợp với những giá trị mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Các nhà lãnh đạo chỉ tập trung vào bức tranh toàn cảnh, chống lại các mối đe dọa và giữ cho doanh nghiệp phát triển.
- Hiệu quả hoạt động
Bằng cách tập trung vào dòng chảy giá trị, doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị cho khách hàng với chất lượng tốt nhất ở mức giá hợp lý nhất trên nền tảng nâng cao hiệu quả công việc.
- Sự trao quyền
Trao quyền cho nhân viên giải quyết vấn đề tạo ra một văn hóa tổ chức mạnh mẽ, điều này sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên. Trong môi trường này, các thành viên trong nhóm sẵn sàng xem xét các ý tưởng mới hơn và có động lực để đưa ra các đề xuất cho cấp quản lý. Những cải tiến này có thể dẫn đến các cơ hội mới, giúp cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động.
4. Những trụ cột hình thành nên Vận hành xuất sắc
Vận hành xuất sắc được hình thành dựa trên 5 trụ cột sau: phát triển chiến lược, quản lý hiệu suất, kỹ năng lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp, quy trình xuất sắc, hiệu suất nhóm.
- Phát triển chiến lược
Bao gồm việc xác định và truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của quá trình vận hành tổ chức. Đây là cơ sở đầu tiên của bộ khung Vận hành xuất sắc vì nó quyết định phương hướng và lộ trình cho toàn bộ hoạt động của tổ chức. Không chỉ lãnh đạo mà từng nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần nắm được những “kim chỉ nam” này để điều hướng từng công việc và trách nhiệm của bản thân sao cho không lạc hướng so với hướng đi chung của doanh nghiệp.
- Quản lý hiệu suất
Hiệu suất có thể được quản lý chặt chẽ bằng cách đặt mục tiêu SMART, triển khai thẻ điểm cân bằng (Scorecard) hoặc sử dụng mô hình Gemba (một phần của Kaizen), đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều được cập nhật đầy đủ thông tin để thực hiện tốt công việc của họ, đo lường hiệu suất bằng các chỉ số KPI, thu thập dữ liệu hiệu suất và chia sẻ dữ liệu hiệu suất với cả nhóm.
- Kỹ năng lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp
Tại sao hai khía cạnh này lại đi chung với nhau? Định nghĩa ngắn gọn thì văn hóa doanh nghiệp là một bộ giá trị, niềm tin, chuẩn mực, nhận thức và tư duy nhất quán của tổ chức, mà thông thường sẽ được xây dựng bắt nguồn từ tư duy của những người lãnh đạo (người sáng lập tổ chức). Một doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân tài là doanh nghiệp có văn hóa công ty mạnh mẽ, đồng thời lãnh đạo biết cách điều hành và trọng dụng người tài. Hai yếu tố này sẽ quyết định tổ chức của bạn có thể sở hữu được những nhân tố chất lượng, cống hiến hết mình để tổ chức ngày càng lớn mạnh hay không.
- Sự xuất sắc về quy trình
Để đạt được sự xuất sắc trong vận hành, một tổ chức phải lấy quy trình làm trung tâm, tức là thiết kế một hệ thống quy trình thực thi công việc khoa học và hiệu quả. Điều này hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc kèm theo giảm thiểu chi phí, rủi ro và những “nút thắt cổ chai” cho doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, “quy trình” ở đây không chỉ là quy trình công việc mà còn là quy trình sản xuất, vì đây được xem là điểm mấu chốt quyết định giá trị mà khách hàng sẽ nhận được trong tương lai. Các công cụ được sử dụng để đạt được sự xuất sắc của quy trình bao gồm các kỹ thuật sản xuất tinh gọn như Six Sigma, Kaizen và Hệ thống 5-S. Các công cụ quản lý tinh gọn này giúp giảm thời gian trung bình trong khi không ngừng nâng cao năng suất sản xuất và chất lượng sản phẩm.
- Hiệu suất nhóm
Trụ cột này liên quan đến việc xây dựng các nhóm làm việc hiệu suất cao thông qua thực hiện các giá trị và nguyên tắc chung. Điều này cần sự phối hợp ở cả hai phía là cấp quản lý và cấp nhân viên. Cấp quản lý đào tạo, huấn luyện và trao quyền thực thi cho từng cá nhân, ngược lại phía nhân viên cũng tự học hỏi, trau dồi và giải quyết nhiệm vụ theo vai trò đã được chỉ định. Đây cũng là một cách để thúc đẩy sự phát triển khả năng lãnh đạo của cấp trên và năng lực cá nhân của cấp dưới.
5. Phân biệt Vận hành xuất sắc và Cải tiến liên tục
Vận hành xuất sắc và Cải tiến liên tục hoạt động song song với nhau trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, và chúng không phải là hai khái niệm tương đồng.
Cải tiến liên tục về cơ bản là những nỗ lực đang diễn ra để điều chỉnh và cải tiến các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. Các bước này được thực hiện dần dần theo thời gian với mục tiêu dài hạn là tiếp tục thiết lập và duy trì những cải tiến này trên cơ sở tăng hiệu quả công việc và giảm chi phí phát sinh. Nói cách khác, Cải tiến liên tục tập trung vào việc làm cho mỗi quy trình hiện có trở nên hoàn hảo.
Ngược lại, vận hành xuất sắc không chỉ đơn giản là cố gắng giảm chi phí hoặc tăng năng suất tại nơi làm việc. Mục đích rộng hơn của nó là tạo ra một văn hóa công ty cho phép sản xuất các sản phẩm có giá trị cho khách hàng và đạt được sự tăng trưởng bền vững trong một thời gian dài. Để văn hóa này thành công, nhân viên được trao niềm tin và trách nhiệm để thực hiện các vai trò tương ứng của họ phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Do đó, Vận hành xuất sắc là một văn hóa công ty đã ăn sâu vào hoạt động kinh doanh và được mọi thành viên tham gia công nhận.
Tóm lại, cải tiến liên tục là điều cần thiết để phát triển các giá trị cốt lõi trong tổ chức của bạn. Tuy nhiên, cần có sự xuất sắc trong vận hành để xây dựng văn hóa công ty phù hợp, từ đó đạt được các mục tiêu cải tiến liên tục của doanh nghiệp. Do đó có thể thấy, hai khái niệm này có mối tương quan hai chiều, chúng phát triển song hành, liên kết và bổ trợ cho nhau.
6. Tự động hóa quy trình có giúp doanh nghiệp đạt được Vận hành xuất sắc?
Cải tiến liên tục là một trong những yếu tố doanh nghiệp cần phải đặc biệt lưu tâm nếu muốn đạt được Vận hành xuất sắc. Mà cốt lõi của cải tiến liên tục chính là tối ưu hóa quy trình công việc. Như đã phân tích trước đó, sự xuất sắc về quy trình chính là một trong những trụ cột làm nên một doanh nghiệp vận hành xuất sắc. Thực tế, doanh nghiệp không thể tạo ra những giá trị tốt nhất cho khách hàng nếu khâu tổ chức luồng công việc chưa đạt được hiệu quả cao nhất.
Tự động hóa quy trình làm việc với chi phí thấp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)
5 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình công việc
Như đã đề cập ở những bài trước, hiện nay tự động hóa đang được xem là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán tối ưu quy trình hoạt động. Đó là điểm hội tụ của ba yếu tố: con người, công nghệ và quy trình. Tự động hóa không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý quy trình hoạt động trơn tru, sâu xa hơn, doanh nghiệp còn nâng cao hiệu suất hoạt động của con người dưới sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ. Những tiện ích mà doanh nghiệp dễ dàng thấy được khi triển khai tự động hóa cụ thể là:
- Giảm tác vụ thủ công và những đầu việc lặp lại
- Phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ
- Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc
- Thúc đẩy tiến độ thực hiện công việc
- Gia tăng sự tập trung và hiệu quả trong công việc
- Giao tiếp hiệu quả, tăng tính kết nối
- Tích hợp thông tin và dữ liệu
- Hạn chế phát sinh lỗi hoặc rắc rối trong quá trình làm việc
- Tối ưu chi phí vận hành, giảm chi phí rủi ro
- Đưa ra phương án xử lý rủi ro nhanh chóng
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời
- Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng
Với những hiệu quả đem lại như trên, các giải pháp công nghệ áp dụng vào quy trình làm việc dĩ nhiên trở thành một trong những nhân tố quyết định đưa doanh nghiệp ngày càng đến gần hơn với triết lý Vận hành xuất sắc.
Kết
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, doanh nghiệp phải tìm cách để nổi trội hơn hẳn so với các đối thủ cạnh tranh, nếu không sẽ nhanh chóng trở nên nhạt nhòa và bị lãng quên. Điều đó đồng nghĩa doanh nghiệp không thể tiếp tục đi trên những lối mòn bình ổn nhưng không có gì đặc biệt, mà cần có những sự cải tiến và tiến bộ vượt bậc. Việc triển khai tự động hóa hoàn toàn có thể đem đến cho doanh nghiệp những thay đổi mang tính bước ngoặt như vậy. Con đường đến với Vận hành xuất sắc của doanh nghiệp cũng theo đó mà được rút ngắn đáng kể.
