Quản lý tiến độ thi công luôn là bài toán hóc búa, ngay cả với những nhà quản lý công trình dày dạn kinh nghiệm. Chậm trễ, chi phí vượt ngân sách, và sự phối hợp rời rạc giữa các đội ngũ không chỉ làm mất lòng tin khách hàng mà còn làm tiêu hao lợi nhuận doanh nghiệp.
Làm thế nào để kiểm soát toàn diện tiến độ, đồng bộ thông tin và giảm thiểu rủi ro ngay từ bước lập kế hoạch, cho đến khâu đánh giá và điều chỉnh tiến độ công trình?
Quy trình quản lý tiến độ thi công hiệu quả
Quản lý tiến độ thi công là việc theo dõi sát sao tiến độ thực tế so với kế hoạch, đảm bảo mọi hạng mục được hoàn thành đúng thời hạn và các bên liên quan được cập nhật thông tin đầy đủ.
Quy trình này thường bao gồm 4 bước quan trọng:
- Lập kế hoạch thi công tổng
- Phân chia kế hoạch tổng thành các giai đoạn ngắn hạn
- Ghi nhận nhật ký thi công hằng ngày, so sánh với tiến độ trên kế hoạch
- Báo cáo tiến độ thi công và thực hiện điều chỉnh kịp thời
Khi được số hóa trên một phần mềm quản lý dự án xây dựng, các hoạt động phức tạp trên trở nên đơn giản và dễ kiểm soát hơn bao giờ hết. Với phần mềm Cleeksy, doanh nghiệp xây dựng không còn lo ngại phải “còng lưng” lập một bản kế hoạch thiếu tính trực quan, hay ghi chép nhật ký và báo cáo thủ công, khiến thông tin thiếu sự đồng bộ, tạo rủi ro tăng chi phí dự án.
Cùng theo dõi quy trình quản lý tiến độ thi công tại Cleeksy!
Bước 1. Lập kế hoạch thi công tổng – thiết lập nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất của dự án
Kế hoạch thi công tổng được xem là bản đồ chi tiết xác định trình tự, thời gian và nguồn lực thi công cho từng hạng mục.
Với đặc thù chú trọng vào tiến độ, các doanh nghiệp xây dựng thường lựa chọn hình thức sơ đồ Gantt để lập kế hoạch thi công. Một sơ đồ Gantt kế hoạch thi công tổng được bộ phận kỹ thuật số hóa tại phần mềm Cleeksy sẽ như sau, với các thông tin:
- Thông tin đầy đủ của dự án: Tên dự án, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc…
- Các cột mốc/hạng mục thi công quan trọng: Đóng vai trò là các tín hiệu quan trọng để theo dõi và điều chỉnh tiến độ.
- Khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng hạng mục: Biểu diễn bằng các đường ngang, dễ nhận biết sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch.
Cấu trúc thiết kế linh hoạt của Cleeksy cũng sẽ giúp bộ phận kỹ thuật dễ dàng điều chỉnh kịp thời bản kế hoạch khi thực tế có phát sinh.
Toàn bộ kế hoạch thi công trực quan này là cơ sở thông tin ban đầu để toàn bộ dự án được vận hành suôn sẻ đến cuối.
Bước 2. Linh hoạt chia nhỏ thành các bảng kế hoạch thi công ngắn hạn (tháng/tuần)
Các kế hoạch thi công ngắn hạn (tuần/tháng) chi tiết hóa từng công việc/hạng mục, giúp kiểm soát sát sao từng giai đoạn.
Trưởng nhóm thi công có thể tạo trực tiếp một kế hoạch thi công tuần tại Cleeksy, liên kết trực tiếp với kế hoạch tổng đã tạo trước đó, với các thông tin:
- Khoảng thời gian cho từng công việc
- Kế hoạch sử dụng vật tư, chi tiết lượng vật tư cho từng hạng mục
- Tên leader chịu trách nhiệm cho hạng mục
- Kế hoạch tiến độ đính kèm
Các bản kế hoạch tuần được lưu trữ tập trung theo dạng danh sách “Tuần này” hoặc tổng “Tất cả” để theo dõi. Đồng thời, mỗi một kế hoạch tuần chi tiết cũng được xử lý và phê duyệt theo một tiến trình được chuẩn hóa, linh hoạt thay đổi theo nghiệp vụ của dự án:
Sau khi được chấp thuận, bản kế hoạch thi công tuần sẽ là thông tin để đội ngũ dự án phân bổ nguồn lực và thi công nhanh chóng.
Bước 3. Ghi nhận nhật ký thi công, so sánh trực tiếp với bảng kế hoạch
Dựa theo kế hoạch tuần, đội thi công triển khai thi công và viết nhật ký trực tiếp để cập nhật công việc đã thực hiện hàng ngày.
Ví dụ với nhật ký thi công tại Cleeksy, nhân viên thực địa cập nhật các thông tin theo thực tế triển khai, trên bất cứ thiết bị nào như di động, máy tính hay ipad, bao gồm:
- Tiến độ: Khối lượng công việc đã thực hiện.
- Vật tư sử dụng: Số lượng và loại vật tư.
- Thời tiết: Các yếu tố ảnh hưởng đến thi công.
- Vấn đề phát sinh: Ghi nhận và xử lý kịp thời.
Khi cập nhật tiến độ liên tục, ban quản lý công trình dễ dàng phát hiện và xử lý sự cố nhanh chóng khi có dữ liệu so sánh với bản kế hoạch thi công tuần và tổng của công trình. Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa định dạng và cách lưu trữ nhật ký thi công như trên còn giúp truy xuất dữ liệu nhanh chóng, tạo báo cáo tiến độ chính xác để đánh giá toàn diện công trình hiện tại.
Bước 4. Đánh giá tiến độ dự án qua báo cáo tiến độ thi công thông minh
Thông qua các dữ liệu thu thập được từ kế hoạch và thực tế, bộ phận kỹ thuật của dự án nhanh chóng lập được các loại báo cáo tiến độ dự án:
- Báo cáo tiến độ thi công theo hạng mục: Giúp cảnh báo chậm tiến độ.
- Báo cáo tiến độ thi công theo vật tư: Giúp cảnh báo vượt định mức ban đầu.
Thông qua một công cụ số như Cleeksy, việc lập các báo cáo tiến độ không còn phải mất nhiều thời gian để thu thập thông tin và tính toán phức tạp. Ban quản lý ghi nhận được bức tranh rõ nét về sự khác biệt giữa thực tế và kế hoạch theo thời gian thực:
Những báo cáo này không chỉ cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình trạng thực tế mà còn giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược thi công trong thời gian thực, giảm thiểu lãng phí và tối ưu nguồn lực.
Quản lý mua sắm vật tư công trình đúng cách với 4 yếu tố sau
Kết
Quản lý tiến độ thi công hiệu quả không chỉ giúp công trình đúng hạn mà còn tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất đội ngũ. Với các công cụ hiện đại như Cleeksy, doanh nghiệp xây dựng không còn phải vật lộn với những quy trình thủ công phức tạp. Bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình đến số hóa dữ liệu, bạn sẽ kiểm soát toàn diện tiến độ và tạo nền tảng vững chắc cho thành công dài hạn.
