Từ một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ lắp đặt, sửa chữa thiết bị máy móc và bảo hành tại Bình Phước, chị T. hiểu rất rõ áp lực của việc vận hành thủ công: ghi chép tay, phiếu giấy thất lạc, file Excel rời rạc và quá nhiều quy trình phải “nhớ trong đầu”.
Nhưng thay vì đợi đến khi bộ máy trở nên quá tải, chị T. đã sớm chủ động tìm giải pháp chuyển đổi số, không chỉ để giảm tải thủ công, mà còn để xây dựng một hệ thống linh hoạt theo kịp tốc độ phát triển thực tế. Và Cleeksy là nền tảng chị lựa chọn đồng hành.
Cleeksy mang đến điều gì khác biệt cho doanh nghiệp của chị?
Khối lượng công việc mỗi ngày tại công ty chị rất đa dạng: từ tiếp nhận đơn hàng, xử lý phiếu sửa chữa, kiểm soát kho linh kiện, cho đến theo dõi chi phí phát sinh và trích xuất báo cáo quản trị. Trước đây, mọi thứ đều xử lý bằng tay hoặc file rời rạc, dẫn đến quá tải thông tin, khó kiểm soát chi tiết. Nếu thất lạc là phải làm lại từ đầu, vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót.
Tuy nhiên, kể từ khi áp dụng Cleeksy, mọi thứ trở nên mạch lạc hơn: “Quy trình làm việc rõ ràng, thống nhất. Mỗi người biết mình đang xử lý phần việc nào, liên kết với bộ phận nào và làm đến đâu. Hiệu suất làm việc được nâng lên đáng kể.”
Không dừng lại ở việc “áp dụng phần mềm”, chị T. là người chủ doanh nghiệp với tư duy đổi mới rõ rệt. Chị không ngại thử nghiệm, tự học và trực tiếp thực hiện các cách tối ưu quy trình, báo cáo để phục vụ đúng nhu cầu quản trị của mình. Khi cần thêm một chỉ số theo dõi mới, hay thay đổi cách tính chi phí, chị có thể tự thao tác mà không phải chờ bên cung cấp phần mềm can thiệp. Chính khả năng tùy biến đó giúp Cleeksy trở thành nền tảng đồng hành lâu dài. Và hơn hết, tinh thần chủ động chuyển đổi số ấy đã lan tỏa trong đội ngũ, khi mỗi cá nhân không chỉ làm việc theo quy trình, mà hiểu vì sao quy trình đó tồn tại và cùng nhau cải tiến nó mỗi ngày.
Cleeksy hỗ trợ vận hành những nghiệp vụ quan trọng nào?
Là doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật, công ty chị thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ đặc thù như sửa chữa thiết bị tại hiện trường, luân chuyển linh kiện, xử lý chi phí ngoài kế hoạch… Vì vậy, hệ thống cần đủ linh hoạt để theo kịp nhịp vận hành thực tế.
Cleeksy được tùy chỉnh để đáp ứng chính xác những nhu cầu đó:
- Quản lý đơn hàng & phiếu sửa chữa: Theo dõi tình trạng từng yêu cầu, người phụ trách, tiến độ xử lý và hoàn tất rõ ràng.
- Quản lý bán hàng & linh kiện ký gửi: Kiểm soát số lượng, xuất -nhập linh kiện theo từng khách hàng, trách nhiệm được phân định cụ thể.
- Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật tự động lượng thiết bị, phụ tùng nhập – xuất – tồn theo từng nhóm, giúp hạn chế thất thoát.
- Theo dõi chi phí phát sinh & quyết toán linh hoạt: Ghi nhận đầy đủ chi phí ngoài kế hoạch, hỗ trợ đối chiếu nhanh và minh bạch hóa dòng tiền.
- Báo cáo quản trị tùy chỉnh: Từ doanh thu, chi phí đến hiệu suất hoạt động… tất cả đều được hiển thị trực quan, theo đúng cách doanh nghiệp cần theo dõi.
Điểm nổi bật là tất cả dữ liệu đều tự động cập nhật và hiển thị tức thì, không cần chờ tổng hợp hay lọc file, giúp ban lãnh đạo có đầy đủ thông tin để ra quyết định đúng lúc.
Cleeksy không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tốt nghiệp vụ hàng ngày, mà còn xây dựng được một nền tảng vận hành có hệ thống dễ mở rộng, dễ kiểm soát và sẵn sàng tăng tốc cùng nhịp của doanh nghiệp.
Kết quả sau chuyển đổi
Sau thời gian ngắn đưa Cleeksy vào sử dụng, doanh nghiệp của chị ghi nhận nhiều chuyển biến rõ rệt trong cách thức vận hành:
- Giảm rất nhiều sổ sách và giấy tờ thủ công gúp nhân sự tiết kiệm thời gian nhập liệu, tránh trùng lặp và sai sót.
- Rút ngắn thời gian xử lý phiếu và công việc lặp lại hàng ngày và tránh sai sót nhờ các biểu mẫu như phiếu sửa chữa, đơn hàng, báo cáo kho… đều được chuẩn hóa, quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.
- Tăng hiệu suất làm việc của nhân sự hiện trường và hành chính nhờ quy trình rõ ràng, thao tác đơn giản, nhân viên dễ tiếp cận và sử dụng.
- Người quản lý có dữ liệu tức thì để đưa ra quyết định nhanh hơn, không cần chờ tổng hợp, không lo bỏ sót, tất cả đều được hiển thị trực quan, cập nhật theo thời gian thực.
“Chị thấy rõ lợi thế khi hệ thống không cứng nhắc. Mỗi khi cần báo cáo mới, hoặc muốn theo dõi chi phí theo cách riêng, chị đều có thể tự thiết lập. Không bị chậm, không phải chờ chỉnh sửa phần mềm.”
Cảm ơn chị đã chia sẻ!
Câu chuyện của chị T. là minh chứng rõ ràng rằng chuyển đổi số không nhất thiết bắt đầu từ những dự án lớn hay công nghệ phức tạp. Đôi khi, chỉ cần bắt đầu từ việc loại bỏ giấy tờ thừa, chuẩn hóa quy trình, và sử dụng dữ liệu đúng cách doanh nghiệp đã có thể tăng tốc hiệu quả thấy rõ.
