Quản trị đội ngũ và kiểm soát chi phí là bài toán khó, đặc biệt trong ngành xây dựng – cơ điện với nhiều điểm chạm từ công trường đến văn phòng.
Chung Am đã không chọn nhanh, họ thử đến 5 nền tảng khác trước khi tìm thấy một hệ thống để cùng đồng hành. Câu chuyện sau, qua góc nhìn của chị Yến – Kế toán trưởng, Chung Am, là một minh chứng chân thực cho cách công nghệ có thể trở thành lợi thế cạnh tranh bền vững, chứ không chỉ là một khoản đầu tư.
Đánh giá về mức độ cạnh tranh trong ngành Cơ điện hiện nay?
Ngành cơ điện đang chứng kiến một mức độ cạnh tranh cao, đặc biệt là với sự góp mặt của các doanh nghiệp FDI, trong đó có cả Chung Am. Trong bối cảnh kinh tế, chính trị và xã hội liên tục thay đổi, các dự án xây dựng – cơ điện cũng bị ảnh hưởng trực tiếp. Lúc này, chủ đầu tư ưu tiên hàng đầu hai yếu tố: giá thấp nhất và chất lượng tốt nhất. Do đó, doanh nghiệp đứng trước bài toán quản trị chi phí, vận hành minh bạch, linh hoạt, và kiểm soát quy trình ở từng khâu để tạo ra sự khác biệt mạnh mẽ trong ngành. Đó cũng chính là cách để được chủ đầu tư đánh giá cao và lựa chọn.
Đâu là những yếu tố cốt lõi để vận hành một doanh nghiệp cơ điện hiệu quả?
Vận hành hiệu quả một doanh nghiệp nói chung, hay đặc biệt là các doanh nghiệp xây lắp – cơ điện nói riêng, trước hết cần phải xây dựng quy trình quản lý và vận hành khoa học, có tính kỷ luật cao. Quy trình đó phải đảm bảo tính kết nối giữa các bộ phận, thông tin, dữ liệu đầy đủ và được xử lý nhanh chóng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quản trị được chi phí của từng dự án một cách sát sao, nhằm bảo vệ biên lợi nhuận, hạn chế những thất thoát hay lãng phí không đáng có trong quá trình thi công và vận hành.
Yêu cầu đặt ra là cần có một hệ thống tích hợp để giúp doanh nghiệp điều phối và kết nối toàn bộ quy trình. Hệ thống phải đảm bảo thực hiện đồng bộ dữ liệu, giúp các bộ phận dễ dàng tiếp cận, ứng dụng, chuyển đổi. Đồng thời hỗ trợ lãnh đạo quản lý, giám sát và đưa ra các quyết định phù hợp, nhanh chóng, tối ưu nhất.
Sau khi triển khai nền tảng vận hành số Cleeksy, có những thay đổi rõ rệt nào trong công việc hằng ngày?
Có rất nhiều thay đổi tích cực trong doanh nghiệp Chung Am sau khi triển khai nền tảng Cleeksy.
6/7 bộ phận nghiệp vụ đã được số hóa thông qua phần mềm Cleeksy, bao gồm các nghiệp vụ của bộ phận Kỹ thuật, Mua hàng, ADM, An toàn, Kinh doanh, Kho. Công ty và đội ngũ nhân viên Chung Am rất hào hứng làm việc với ứng dụng, cùng tinh thần chủ động rất cao trong việc kiểm tra thông tin, dữ liệu. Khi cần điều chỉnh gì, các bạn chủ động đề xuất ngay trên hệ thống, rất thuận tiện và phù hợp với thực tế.
Với nhân viên hiện trường, việc tạo đề xuất vật tư giờ đây có thể thực hiện ngay trên điện thoại, không còn phải gọi về, ghi chép tay hay gửi file như trước. Văn phòng xử lý và duyệt nhanh hơn, gần như không còn sai lệch do nhập nhầm hay sót thông tin. Nhờ quy trình rõ ràng, số hoá hoàn toàn các bước ký duyệt nên tốc độ phê duyệt nội bộ tăng lên 50%.
Dữ liệu cũng được tổng hợp rõ ràng theo từng công trình, từng hạng mục, từng ngày. Tất cả đều được cập nhật realtime. Nhờ đó giảm được 40% thời gian lập báo cáo và thanh quyết toán, nhờ việc tổng hợp dữ liệu tự động, hạn chế thao tác thủ công.
Ngoài ra, các báo cáo tự động đã setup trong hệ thống giúp ban quản lý kiểm soát toàn bộ tiến độ, chi phí và hiệu suất làm việc. Chị thấy được hiệu quả công việc của từng bạn theo từng dự án, giúp việc quản lý thực tế hơn rất nhiều so với trước.
Khi lựa chọn đối tác công nghệ để đồng hành lâu dài, đâu là những yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu?
Trước khi lựa chọn Cleeksy, chúng tôi đã tìm hiểu rất kỹ, thậm chí chạy demo 5 ứng dụng khác trước khi chính thức chọn đồng hành với giải pháp phần mềm Cleeksy. Trong quá trình trải nghiệm, chúng tôi đã có một niềm tin rằng sự lựa chọn này là phù hợp nhất với đặc thù và yêu cầu của chúng tôi, đặc biệt trong bài toán quản trị đội ngũ và chi phí. Nhờ tiết kiệm thời gian nhân sự, chi phí in ấn và quản lý giấy tờ, chúng tôi giảm được 1/4 chi phí vận hành so với trước đây. Khi chúng tôi đưa ra yêu cầu, Cleeksy không chỉ cụ thể hóa và hiện thực hóa ý tưởng, mà còn dẫn giải chúng tôi tới ý tưởng khác, gợi mở thêm hướng đi mới. Một nhà cung cấp không chỉ là bán phần mềm, mà còn nên có khả năng tư vấn về khía cạnh công nghệ để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.
Cuối cùng, quá trình triển khai nhanh và sự hỗ trợ tận tâm từ team Cleeksy khiến chúng tôi cảm thấy thực sự yên tâm.
Cảm ơn chị đã dành thời gian chia sẻ!
Chung Am không chỉ ứng dụng công nghệ để đổi mới, mà để giải quyết bài toán rất thật: đội ngũ chủ động hơn, dữ liệu rõ ràng theo thời gian thực, lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác. Hành trình chuyển đổi số của Chung Am cho thấy, một phần mềm đủ linh hoạt để gắn với thực tế vận hành sẽ không còn là chi phí, mà là đòn bẩy cho năng lực cạnh tranh dài hạn.
