Ngành sản xuất găng tay cao su đòi hỏi mức độ kiểm soát nghiêm ngặt cả về chất lượng lẫn tiến độ. Đặc biệt với các nhà máy phục vụ xuất khẩu sang các thị trường khó tính như Mỹ, EU, Trung Quốc, Ấn Độ hay Malaysia, yêu cầu về tiêu chuẩn y tế, truy xuất nguồn gốc và sự ổn định trong từng lô hàng được đặt lên hàng đầu.
Trong cuộc trò chuyện dưới đây, anh Nam – quản lý vận hành tại một nhà máy găng tay cao su y tế chuyên phục vụ xuất khẩu – chia sẻ về những áp lực vận hành thường ngày, cùng hành trình số hóa từng bước giúp doanh nghiệp tháo gỡ điểm nghẽn và nâng cao hiệu quả hoạt động vận hành trên nền tảng Cleeksy.
Trước khi áp dụng Cleeksy, bài toán lớn nhất trong vận hành của nhà máy là gì?
Bài toán lớn nhất nằm ở sự thiếu liên kết giữa các bộ phận. Dù dây chuyền sản xuất chạy ổn định, nhưng nếu lệnh sản xuất được phát chậm, công thức phối trộn không chính xác, hoặc chất lượng chỉ được kiểm tra sau cùng thì chỉ cần một khâu có vấn đề là toàn bộ kế hoạch giao hàng có thể bị ảnh hưởng.
Trước đây, mỗi bộ phận sử dụng một công cụ riêng: sản xuất dùng Excel, chất lượng ghi tay, kho lưu file, kinh doanh cập nhật đơn hàng ở nơi khác. Khi cần tổng hợp hay truy vết sự cố, mọi người phải gọi điện hỏi nhau, gửi file qua lại, rồi đối chiếu từng dòng vừa tốn thời gian, vừa dễ sai. Với sản lượng hàng chục ngàn đôi găng mỗi ngày, kiểu vận hành này gây ra không ít áp lực.
Anh có thể chia sẻ cụ thể hơn Cleeksy đã số hóa những phần nào trong vận hành nhà máy?
Hiện tại, Cleeksy đang giúp doanh nghiệp anh số hóa 10 nghiệp vụ chính trong toàn bộ dây chuyền sản xuất găng tay như:
- Tạo và phê duyệt lệnh sản xuất, phối trộn
- Theo dõi năng suất chi tiết theo ca, chuyền, công nhân
- Kiểm soát chất lượng từ nguyên liệu đến thành phẩm
- Quản lý đơn hàng, giao hàng
- Quản lý công nợ
- Cập nhật báo cáo từ các bộ phận có liên quan đến sản xuất…
Ngoài ra, một điểm hay là việc giao tiếp và quản lý công việc giờ làm thẳng trong hệ thống, thay vì phải nhắn qua Zalo rồi quên mất hoặc không tìm lại được. Mỗi bộ phận cập nhật đúng phần việc của mình, liên kết với nhau theo dòng nghiệp vụ rõ ràng.
Vì sao anh chọn Cleeksy thay vì một phần mềm đóng gói sẵn?
Anh cũng coi qua khá nhiều phần mềm rồi, nhưng đa phần là hệ thống có sẵn quy trình cố định, không linh hoạt, không theo được công thức hay quy trình phức tạp của bên anh. Mà làm găng tay cao su thì thay đổi liên tục.
Ví dụ lệnh sản xuất, có ngày sáng mới lên kế hoạch A, chiều đã phải đổi sang kế hoạch B vì nguyên liệu về trễ, khuôn trục trặc hoặc khách hàng đổi yêu cầu. Nếu hệ thống không cho cập nhật nhanh thì kẹt liền. Làm thủ công hoài không theo kịp, tốn thời gian mà chi phí cũng đội lên.
Cleeksy thì làm theo kiểu may đo. Đội ngũ khảo sát kỹ từng bước trong quy trình bên anh rồi thiết kế lại hệ thống phù hợp theo thực tế. Lúc bàn giao thì cho chạy thử, thấy chỗ nào chưa ổn là chỉnh lại ngay, sao cho nhân viên thao tác dễ, không bị rối. Cái hay nữa là công thức phối trộn bên anh cũng tự cập nhật được theo từng đơn hàng, không cần chờ nhà cung cấp phần mềm can thiệp. Như vậy mới linh hoạt, chủ động được trong sản xuất.
Kết quả sau giai đoạn đầu triển khai
Sau 5 tháng triển khai, bên anh thấy hiệu quả khá rõ.
- Thời gian trao đổi và xử lý nội bộ giảm khoảng 60-70%. Các bộ phận không còn mất công nhắn Zalo, gửi file qua lại hay phải ngồi đối chiếu tay nữa.
- Đội sản xuất chủ động điều chỉnh công thức theo đơn hàng tăng khoảng 90%. Trước phải nhờ bộ phận kỹ thuật hỗ trợ, giờ tổ trưởng tự làm được trên hệ thống.
- Gần 80% nghiệp vụ chính đã được số hóa và đưa lên một nền tảng, nên mọi người phối hợp dễ hơn, dữ liệu cập nhật liền mạch và rõ ràng.
