Doanh nghiệp bán lẻ giờ đây có nhiều lợi thế về dữ liệu và báo cáo hơn so với lúc trước. Tuy nhiên, nhà bán lẻ phải biết xử lý và đọc được dữ liệu ấy một cách đúng đắn. Khi dữ liệu quá nhiều hoặc được phân tích không chính xác, các báo cáo có thể trở thành rào cản thay vì là công cụ hỗ trợ.
Làm sao để xây dựng đúng và xem đúng các báo cáo cần thiết trong hoạt động bán hàng bán lẻ?
“Có quá nhiều dữ liệu, tôi nên báo cáo về những chỉ số nào, như thế nào và tần suất ra sao?”
Báo cáo hoạt động bán hàng không chỉ đơn thuần cung cấp các con số về số lượng hàng bán. Đây là công cụ giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ bức tranh bán hàng toàn cảnh, từ đó điều chỉnh lộ trình và xây dựng chiến lược dài hạn.
Mỗi một báo cáo trong tổng số ấy có các tần suất thực hiện khác nhau:
- Hằng ngày (thường tập trung vào hoạt động cụ thể): Báo cáo bao nhiêu cuộc gọi, bao nhiêu email, bao nhiêu khách hàng, bao nhiêu đơn hàng….
- Hằng tuần (thường tập trung xác định xu hướng, liên quan đến khách hàng để thực hiện điều chỉnh): Báo cáo tỉ lệ chuyển đổi của khách hàng, chất lượng khách hàng tiềm năng, giá trị trung bình đơn hàng…
- Hằng tháng (thường phân tích bức tranh toàn cảnh và giúp đưa ra quyết định tốt hơn): Báo cáo doanh số, chi phí (CAC), lãi lỗ, tỉ lệ chốt đơn, tồn kho…
Thực chất, có vô số chỉ số bạn có thể báo cáo. Tất cả đều phụ thuộc vào nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp bạn và việc đo lường những thứ cho phép bạn đưa ra quyết định bán hàng tốt nhất.
Nếu bạn tập trung vào một số liệu không giúp gì cho việc thúc đẩy khách hàng tiềm năng, thì đó là sự lãng phí thời gian và không cần thiết phải đo lường.
Quản lý đơn hàng bán lẻ thế nào để xóa tan nỗi sợ khách hàng "quay lưng"?
Dưới đây là gợi ý cách xây dựng 5 loại báo cáo bán hàng quan trọng trong doanh nghiệp bán lẻ, giúp CEO có cái nhìn bao quát hơn về chiến lược của mình.
1. Báo cáo doanh thu bán hàng bán lẻ
Doanh thu là chỉ số cốt lõi phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo này giúp đo lường doanh thu theo từng kênh bán hàng, sản phẩm hoặc nhóm khách hàng.
Một số ví dụ về báo cáo doanh thu bán hàng bán lẻ:
| Chỉ số | Ý nghĩa | Công thức tạo |
| Tổng doanh thu | Phản ánh tổng thu nhập trước khi trừ đi chi phí. | Doanh thu tổng = Đơn giá × Số lượng bán ra |
| Doanh thu theo từng kênh/điểm bán | Hiểu kênh bán hàng nào đang hiệu quả, từ đó tập trung đầu tư và tối ưu nguồn lực, tránh lãng phí vào các kênh kém hiệu quả. | Tổng doanh thu = Doanh thu từ kênh A + Doanh thu từ kênh B + … |
| Doanh thu theo từng mặt hàng | Xác định sản phẩm nào bán chạy hoặc mang lại doanh thu cao nhất để ưu tiên quảng bá hoặc điều chỉnh chiến lược giá. | Doanh thu mặt hàng = Giá bán × Số lượng bán ra |
| Doanh thu theo nhóm khách hàng | Hiểu rõ thói quen mua sắm của từng nhóm khách hàng (VIP, thường xuyên, mới) để thiết kế chương trình chăm sóc hoặc ưu đãi phù hợp. | Doanh thu nhóm = ∑ (Doanh thu từ từng khách hàng trong nhóm) |
| Doanh thu bán hàng trên mỗi nhân viên | Đo lường hiệu suất làm việc của từng nhân viên, hỗ trợ trong việc khen thưởng, đánh giá năng lực và điều chỉnh chỉ tiêu hợp lý. | Doanh thu nhân viên = Tổng doanh thu ÷ Số nhân viên bán hàng |
Với những chỉ số cần theo dõi trực quan như trên, bạn dễ dàng thiết lập đa dạng các biểu đồ (biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường…) để quan sát theo thời gian thực tại một phần mềm quản trị doanh nghiệp.
Ví dụ như báo cáo doanh thu theo sản phẩm và kênh bán hàng tại phần mềm Cleeksy hiển thị như sau:
Tại không gian thống kê và báo cáo ở Cleeksy, chủ doanh nghiệp:
- Thiết lập báo cáo linh hoạt và dễ dàng: Dễ dàng tùy chỉnh doanh thu theo chỉ số mà doanh nghiệp quan tâm, nhanh chóng cấu hình và theo dõi mà không cần thu thập dữ liệu thủ công.
- Quan sát tổng quan dễ dàng: Trực quan hóa dữ liệu doanh thu theo sản phẩm và kênh bán hàng, nhanh chóng xác định xu hướng và điểm mạnh để tối ưu chiến lược kinh doanh.
2. Báo cáo lãi lỗ bán hàng bán lẻ
Báo cáo lãi lỗ tổng hợp toàn bộ doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một kỳ kinh doanh, cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu quả tài chính.
Để tạo được 1 báo cáo lãi lỗ, nhà bán lẻ cần thu thập được những chỉ số và giá trị sau:
- Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ (chiết khấu, hàng trả lại, thuế, v.v.).
- Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán (COGS).
- Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp – Tổng chi phí hoạt động (nhân sự, thuê mặt bằng, marketing, vận hành, v.v.).
Với báo cáo lãi lỗ này, nhà bán lẻ dễ dàng:
- Ra quyết định tài chính chính xác: Hiểu rõ lợi nhuận gộp và dòng tiền thực để tối ưu hóa chi phí và chiến lược giá.
- Phát hiện điểm nghẽn chi phí: Phân tích chính xác các yếu tố gây tiêu hao lợi nhuận, từ đó cải thiện hiệu suất vận hành.
- Dự báo và điều chỉnh kịp thời: Tự động hóa hiển thị dữ liệu lãi lỗ theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện xu hướng và tối ưu chiến lược.
3. Báo cáo sản phẩm và loại sản phẩm
Báo cáo sản phẩm giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và vòng đời của từng sản phẩm, từ đó định hình chiến lược sản phẩm phù hợp. Bạn có thể thực hiện loại báo cáo này linh hoạt theo tuần hoặc tháng.
Cấu trúc thường thấy trong báo cáo sản phẩm gồm:
| Chỉ số | Ý nghĩa | Công thức tạo |
| Doanh thu theo sản phẩm | Phản ánh đóng góp doanh thu của từng sản phẩm vào tổng doanh thu chung, giúp định hướng chiến lược kinh doanh. | Doanh thu sản phẩm = Giá bán × Số lượng bán ra |
| Sản phẩm bán chạy nhất | Xác định các sản phẩm có sức mua cao nhất, hỗ trợ tối ưu nguồn cung và thiết kế chương trình khuyến mãi. | Xếp hạng sản phẩm theo: Số lượng bán ra hoặc Doanh thu |
| Sản phẩm tồn kho lâu | Nhận diện các sản phẩm bán chậm, tồn kho dài ngày, từ đó có biện pháp giảm giá hoặc ngừng sản xuất. | Tồn kho lâu = Số lượng tồn kho ÷ Tỷ lệ tiêu thụ |
| Lợi nhuận theo sản phẩm | Đánh giá mức độ sinh lời của từng sản phẩm, giúp tập trung vào sản phẩm có biên lợi nhuận cao. | Lợi nhuận = Doanh thu sản phẩm – Giá vốn hàng bán (COGS) |
| Tỷ lệ hoàn trả sản phẩm | Cho biết tỷ lệ các mặt hàng đã bán mà khách hàng sau đó trả lại. Giảm thiểu tỉ lệ này là rất quan trọng đối với hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng. | Tỷ lệ hoàn trả = (Số lượng hoàn trả ÷ Tổng số lượng bán ra) × 100% |
4. Báo cáo khách hàng hoặc nhóm khách hàng
Báo cáo khách hàng cung cấp cái nhìn chi tiết về hành vi, giá trị, phân khúc, và đóng góp của khách hàng vào hoạt động kinh doanh, hỗ trợ xây dựng chiến lược giữ chân khách hàng hiệu quả.
Các chỉ số thường có trong báo cáo khách hàng là:
| Chỉ số | Ý nghĩa | Công thức tạo |
| Số lượng khách hàng mới | Số lượng khách hàng lần đầu mua sắm, đánh giá hiệu quả thu hút khách hàng và tăng trưởng của doanh nghiệp. | Khách hàng mới = Tổng khách hàng kỳ này – Khách hàng quay lại |
| Tỉ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate – CRR) | Tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ hoặc mua sản phẩm sau lần đầu, cho bạn biết liệu doanh nghiệp của bạn có thể giữ chân khách hàng hay không và giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn để cải thiện tỷ lệ giữ chân. | CRR = [(Số khách hàng cuối kỳ – Số khách hàng mới trong kỳ) ÷ Số khách hàng đầu kỳ] × 100%. |
| Tỷ lệ khách hàng rời bỏ (Churn Rate) | Phản ánh số lượng khách hàng không tiếp tục mua sắm hoặc sử dụng dịch vụ. | Churn Rate = (Số khách hàng rời bỏ ÷ Tổng số khách hàng đầu kỳ) × 100%. |
Dựa trên dữ liệu về tỷ lệ giữ chân và tỷ lệ rời bỏ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh dịch vụ để giữ chân khách hàng hiệu quả hơn. Việc thiết kế các chương trình ưu đãi hoặc tiếp thị trở nên chính xác hơn.
5. Báo cáo công nợ bán hàng bán lẻ
Loại báo cáo phổ biến cuối cùng trong bán hàng bán lẻ là báo cáo về công nợ.
Báo cáo công nợ trong bán lẻ giúp theo dõi và tổng hợp các khoản nợ mà khách hàng (thường là đại lý, đối tác hoặc khách hàng mua chịu) chưa thanh toán đối với doanh nghiệp bán lẻ. Báo cáo này ghi nhận:
- Chi tiết số dư công nợ
- Thời hạn thanh toán
- Các khoản quá hạn
- Trạng thái thanh toán
Khi được thiết lập và theo dõi theo thời gian thực, báo cáo công nợ cung cấp cái nhìn toàn cảnh về các khoản phải thu, giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn vốn lưu động. Đồng thời, nhận diện nhanh các khoản nợ quá hạn, từ đó có biện pháp thu hồi hoặc đàm phán kịp thời. Việc tối ưu mối quan hệ với từng nhóm khách hàng trở nên dễ dàng hơn khi doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách tín dụng phù hợp cho từng nhóm khách hàng.
4 mảnh ghép quyết định thành công trong quản lý bán lẻ
Kết
Các báo cáo bán hàng không chỉ là những con số, mà còn là công cụ để doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, sản phẩm và hiệu quả hoạt động của mình. Khi được thiết kế và phân tích đúng cách, chúng giúp nhà quản lý nhìn nhận bức tranh kinh doanh toàn cảnh, nhận diện cơ hội tăng trưởng và giải quyết các vấn đề kịp thời. Một hệ thống báo cáo mạnh mẽ chính là nền tảng để đưa ra các quyết định chiến lược, hướng tới tăng trưởng bền vững và tối ưu hóa hiệu quả quản lý cửa hàng bán lẻ.
