Bán lẻ là một ngành năng động, nơi các xu hướng thay thế nhau với tốc độ chóng mặt, khiến lợi thế cũ nhanh chóng trở nên lỗi thời. Thay vì tập trung vào chiến lược “sản phẩm là tất cả” như ngày trước, nhà bán lẻ giờ đây phải kết hợp giữa “đảm bảo chất lượng và tính liên tục của nguồn hàng”, và “tối ưu trải nghiệm của khách hàng” một cách hoàn hảo.
Với nhiệm vụ “kép” như vậy, làm thế nào để doanh nghiệp bán lẻ không mắc kẹt trong trạng thái ôm đồm, quá tải và phân tán dữ liệu vận hành, dẫn đến hiệu suất bán hàng thấp? Câu trả lời nằm ở việc làm sao triển khai được một hệ thống quản lý bán lẻ toàn diện và hiệu quả cao được giới thiệu trong bài viết hôm nay.
Để bán lẻ hiệu quả cao, doanh nghiệp cần những gì?
Quản lý bán lẻ là quá trình tổ chức, điều hành và giám sát các hoạt động liên quan đến việc bán sản phẩm trực tiếp tới khách hàng cuối cùng, bao gồm:
- Hoạt động bán hàng: Đồng bộ hoạt động quản lý cửa hàng và đơn hàng, giá bán, các chương trình khuyến mãi, đơn đổi trả và hậu mãi, tối ưu trải nghiệm khách hàng.
- Hoạt động thu mua: Đảm bảo nguồn cung sản phẩm chất lượng cao, với mức giá tốt, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp đáng tin cậy.
- Hoạt động quản lý kho: Theo dõi hoạt động xuất nhập và kiểm soát tồn kho, đảm bảo đủ nguồn cung vào giai đoạn cao điểm và giảm thiểu tồn đọng hoặc thất thoát hàng hóa.
- Hoạt động hành chính: Tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên, từ đội ngũ bán hàng đến hậu cần.
Quản lý bán lẻ hiệu quả cao không chỉ là việc tối ưu hóa từng công đoạn ở trên mà còn là sự phối hợp nhịp nhàng giữa các công việc và giao tiếp phòng ban, tạo nền tảng bền vững để doanh nghiệp bán lẻ phát triển lâu dài.
Vậy đâu là giải pháp vận hành một doanh nghiệp bán lẻ hiệu quả cao?
Quản lý bán hàng đa kênh: Tập trung vào sự đồng bộ và trải nghiệm khách hàng
Bán hàng đa kênh giờ đây đã trở thành xu thế tất yếu để giảm thiểu sự phụ thuộc doanh thu vào một kênh duy nhất và giúp tiếp cận tệp khách hàng đang ngày càng ưa chuộng sự tiện lợi. Tuy nhiên, khi tổ chức bán hàng ở nhiều kênh hoặc nhiều cửa hàng trong chuỗi, nhà bán lẻ bắt đầu gặp tình trạng silo giữa các kênh bán hàng.
Ví dụ:
- Không có một số liệu chung về số lượng tồn kho trên tất cả các kênh.
- Thiếu sự đồng bộ trong thông tin về chương trình khuyến mãi giữa các cửa hàng trực tuyến và offline có thể khiến khách hàng không nhận được ưu đãi như mong muốn.
- Không cập nhật kịp thời các đơn hàng đã được hoàn thành trên kênh online, khiến nhân viên cửa hàng không biết rằng sản phẩm đã hết và gây ra sự gián đoạn trong quá trình phục vụ.
Phân tán dữ liệu trong những trường hợp này khiến bạn lắm lúc bán hàng không còn trong kho ở kênh hiện tại, thậm chí làm mất khách hàng tiềm năng.
Để giải quyết tình trạng này và duy trì uy tín thương hiệu, nhà bán lẻ cần xây dựng một chiến lược quản lý đồng bộ và liên kết chặt chẽ giữa tất cả các kênh.
Nói cách khác, hành trình mua sắm của khách hàng phải là một trải nghiệm đồng nhất và liền mạch, bất kể họ chọn tương tác qua kênh nào và ở đâu.
Cleeksy mang đến giải pháp tối ưu, giúp tích hợp nhiều kênh bán hàng về một không gian quản lý duy nhất trên nền tảng vận hành, giảm thiểu sự phân tán dữ liệu và đảm bảo quy trình bán hàng mượt mà.
Với Cleeksy, quản lý bán hàng đa kênh được quản lý nhất quán và đồng bộ khi khách hàng đến với doanh nghiệp của bạn với 1 định danh duy nhất, kết nối đơn hàng xuyên suốt với các khâu Tồn kho và Tài chính.
Tại ứng dụng bán hàng, người bán có thể:
- Lưu trữ thông tin khách hàng và sản phẩm tập trung theo danh mục, dễ dàng truy xuất khi tạo đơn hàng mới.
- Kiểm tra nhanh chóng số lượng tồn kho sản phẩm theo từng kênh, thực hiện hoạt động xuất kho trôi chảy sau khi tạo đơn.
- Tự động áp dụng các giá bán và chương trình khuyến mãi đã lên sẵn theo sản phẩm.
Từ mã định danh khách hàng duy nhất này, nhà bán lẻ dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng phục vụ cho chương trình hậu mãi và đổi trả sau này một cách tiện lợi.
Từ đây, nhà bán lẻ:
- Nhanh chóng phân loại và xử lý yêu cầu hỗ trợ của khách hàng theo quy trình minh bạch.
- Đẩy nhanh tiến trình đổi trả hàng đã bán nhờ việc thiết lập sẵn các bước xuất – nhập – hoàn tiền tại một không gian.
Cuối cùng là hoạt động theo dõi doanh thu, chi phí, lãi lỗ hay hiệu quả kinh doanh dựa trên dữ liệu đã được xử lý tập trung thông qua mã đơn hàng hay mã định danh khách hàng.
Với công cụ xây dựng báo cáo hay thống kê, nhà bán lẻ chủ động và linh hoạt thiết lập chỉ số mà mình muốn theo dõi. Hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh và vận hành bán lẻ sẽ trở nên đơn giản và ít mang tính thủ công hơn.
Bạn cũng có thể chủ động xây dựng các báo cáo với chỉ số sau để theo dõi tình hình sức khỏe kinh doanh của doanh nghiệp ở nhiều góc nhìn:
- Nhóm chỉ số doanh thu và lợi nhuận:
- Doanh thu tổng
- Doanh thu theo từng kênh bán hàng
- Lợi nhuận gộp trên vốn đầu tư (ROI)
- Nhóm chỉ số khách hàng:
- Giá trị trung bình mỗi đơn hàng
- Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng
- Tỉ lệ giữ chân khách hàng
- Tỉ lệ đổi trả hàng
- Nhóm chỉ số vận hành và hiệu suất:
- Hiệu suất nhân viên bán hàng
- Tỉ lệ chốt đơn
Quản lý thu mua: Tối ưu quản lý vòng đời nhà cung cấp và chi phí mua hàng
Hỗ trợ cho hoạt động bán hàng ở tuyến đầu, hoạt động thu mua đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Tìm ra nguồn hàng uy tín nhất
- Với mức giá phải chăng nhất
- Sẵn sàng cho nhà bán lẻ vào đúng thời gian nhất
- Đảm bảo danh sách nhà cung cấp chất lượng để so sánh và lựa chọn khi cần thiết
Tuy nhiên, nhiều khó khăn trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng khiến nhà bán lẻ không thể đảm bảo các yếu tố trên.
Dễ thấy là việc vốn lưu động mắc kẹt trong hàng tồn khó bán (có mặt hàng mà khách hàng không muốn), trong khi các mặt hàng bán chạy lại thường xuyên thiếu hụt (hết những mặt hàng mà khách hàng mong muốn).
Và rủi ro rất lớn nhất là hết hàng có thể khiến các nhà bán lẻ mất tổng biên lợi nhuận gộp.
Giải pháp là gì?
Một công cụ hỗ trợ quản lý thu mua chính là giải pháp giúp quản lý chuỗi cung ứng, tự động hóa quy trình và tối ưu hóa các yếu tố quan trọng này.
Với Cleeksy, khi bắt đầu chuỗi cung ứng với một kế hoạch mua hàng, nhà bán lẻ giờ đây có thể:
- Ghi nhận tức thời yêu cầu mua hàng phát sinh, nhanh chóng chuyển sang bộ phận liên quan.
- Theo dõi tiến trình xử lý đề xuất mua hàng trực quan, dễ dàng dự đoán nhu cầu và số lượng mua hàng chuẩn xác, kiểm soát chi tiêu trong phạm vi ngân sách.
- Truy xuất nhanh chóng thông tin nhà cung cấp từ hồ sơ lưu trữ sẵn, hỗ trợ lựa chọn nhanh chóng, tránh gián đoạn nguồn cung.
Mỗi hồ sơ nhà cung cấp lưu trữ cụ thể thông tin hợp đồng, lịch sử giao dịch, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng…, giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh giá cả và ưu điểm, tiến đến bước đàm phán giá.
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, đề xuất mua sắm tiếp tục chuyển sang quy trình mua hàng liền mạch:
- Thông tin sản phẩm và nhà cung cấp được tự động điền trong đơn mua, đảm bảo tính chính xác khi chuyển giao sang bộ phận thu mua.
- Quản lý tập trung toàn bộ đơn mua hàng, theo dõi nhanh thông tin giao hàng giúp nhanh chóng có kế hoạch điều chỉnh nếu có phát sinh.
- Yêu cầu nhập kho và đề nghị thanh toán được liên kết trực tiếp tại đơn mua.
Cuối cùng, toàn bộ công nợ nhà cung cấp được tổng hợp và theo dõi tại ứng dụng Quản lý công nợ nhà cung cấp theo Lũy kế thanh toán, Số tiền đã thanh toán và Số tiền còn lại. Doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thanh toán trễ và duy trì uy tín với nhà cung cấp.
Như vậy, quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp bán lẻ được tinh gọn, kế hoạch mua sắm trở nên chủ động nhờ dữ liệu trực quan. Và quản lý dòng tiền minh bạch hơn bao giờ hết.
Quản lý xuất nhập tồn kho theo thời gian thực và định mức
Yếu tố còn lại của chuỗi cung ứng là quản lý hàng tồn kho.
Quản lý tồn kho không chỉ đơn thuần là quản lý số lượng hàng tồn, mà còn là quản lý dòng tiền vận hành doanh nghiệp.
Bởi quản lý kho không hiệu quả dễ gây nên:
- Hàng tồn dư thừa làm tăng chi phí lưu kho, tiền mặt thâm hụt, giá trị hàng hóa giảm dần theo thời gian.
- Hàng tồn quá ít gây thiếu hụt nguồn cung và dễ mất cơ hội bán hàng.
- Khó dự báo nhu cầu hàng hóa.
- Thất thoát hàng hóa.
- Dữ liệu kho không đồng bộ, thiếu chính xác, mất thời gian kiểm đếm thủ công.
Với việc thực hiện các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho toàn diện với một nền tảng công nghệ, nhà bán lẻ có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động và lợi nhuận tổng thể.
Tại Cleeksy, bạn có thể bắt đầu từ khâu quản lý danh mục sản phẩm. Đây được cho là cốt lõi của hoạt động quản lý kho. Tại đây, doanh nghiệp cần quản lý được toàn bộ thông tin chi tiết về sản phẩm như mã sản phẩm, chất liệu, màu sắc, kích cỡ, giá bán, kho lưu…
Mẹo:
- Tùy theo đặc thù mặt hàng hay phương pháp quản lý tồn kho (FIFO, LIFO, JIT…) mà doanh nghiệp bạn đang áp dụng, bạn có thể linh hoạt tùy chỉnh thêm các thông tin khác như: Số lô, Hạn sử dụng, Nguồn gốc nhập hàng, Tình trạng hàng hóa…
Tất cả thông tin về sản phẩm tại Cleeksy dễ dàng được chia sẻ nhất quán đến các phòng ban khác, đảm bảo 1 nguồn dữ liệu đáng tin cậy duy nhất trên toàn doanh nghiệp. Nhân viên kho dễ dàng đồng bộ thông tin danh sách sản phẩm khi thực hiện xuất hay nhập kho, tiết kiệm thời gian nhập thủ công.
Số lượng tổng xuất, tổng nhập, tồn kho cuối kỳ và các thông tin chi tiết mặt hàng được tổng hợp theo thời gian thực tại không gian Quản lý tồn kho:
- Mọi hoạt động xuất kho, nhập kho, điều chuyển, trả hàng hay thanh lý đều được ghi nhận ngay lập tức tại hệ thống.
- Các cảnh báo định mức hàng hóa cung cấp cái nhìn trực quan, giúp kịp thời đặt hàng mới, tránh tình trạng hết hàng.
Tại hệ thống Cleeksy, nhà bán lẻ còn có thể thực hiện hoạt động kiểm kê kho đơn giản và hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu tồn kho. Từ đó, nhân viên kho nhanh chóng:
- Ghi nhận chênh lệch giữa thực tế và sổ sách và cân bằng kho thông qua phiếu xuất bù – nhập bù.
- Xây dựng báo cáo kiểm kê chi tiết, ngăn chặn thất thoát trong kinh doanh.
Quản lý tồn kho hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, duy trì nguồn cung ổn định, dự báo chính xác nhu cầu, tăng tốc độ vận hành và ngăn ngừa thất thoát.
Quản lý KPI, chấm công tính lương trôi chảy trong khâu vận hành
Vận hành doanh nghiệp bán lẻ không chỉ xoay quanh sản phẩm và khách hàng, mà còn là tối ưu hóa nguồn lực làm việc và quy trình quản lý nhân sự cho chuỗi cửa hàng. Với nhịp độ nhanh của ngành, việc đo lường hiệu suất nhân viên bằng các KPIs như doanh số theo ca, tốc độ phục vụ hay mức độ hài lòng của khách hàng là điều quan trọng. Tuy nhiên, việc kết nối các dữ liệu này với bảng chấm công thường có sai sót và mâu thuẫn khi tính lương, đặc biệt với ca làm linh hoạt và lượng nhân viên lớn.
Nhà bán lẻ cần:
- Thiết lập hệ thống KPI minh bạch và cụ thể: Các KPI cần được thiết kế phù hợp với đặc thù từng vị trí, ví dụ như doanh số bán hàng theo ca, thời gian phục vụ trung bình, hoặc tỷ lệ khách hàng quay lại. Nhân viên cần hiểu rõ mục tiêu và cách thức đo lường để thúc đẩy động lực làm việc, nâng cao hiệu quả bán hàng.
- Liên kết giữa hiệu suất và chính sách lương thưởng: Xây dựng một cơ chế tính lương công bằng, có sự liên kết trực tiếp giữa KPI đạt được và chế độ lương thưởng, đảm bảo sự khách quan trong doanh nghiệp.
Với sự hỗ trợ một nền tảng công nghệ như Cleeksy, việc thiết lập KPI và chấm công, tính lương còn được đơn giản hóa hơn nữa khi:
- Tự động hóa công thức tính hiệu suất nhân viên.
- Tích hợp dữ liệu nghỉ phép và hiệu suất vào bảng lương, đảm bảo tính chính xác của bảng lương.
Kết
Quản lý bán lẻ hiệu suất cao không chỉ dừng lại ở việc vận hành hiệu quả mà còn là nghệ thuật kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban, quy trình và công nghệ. Một hệ thống quản lý vận hành tinh gọn và đồng bộ giúp nhà bán lẻ không chỉ đáp ứng được nhu cầu khách hàng hiện tại mà còn tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí và xây dựng nền tảng phát triển bền vững. Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, sự linh hoạt trong quản lý cùng với tầm nhìn chiến lược sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp vươn xa và khẳng định vị thế trong ngành.
