Định mức nguyên vật liệu là gì?
Định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials) là bảng mô tả đầy đủ loại, số lượng và tỷ lệ hao hụt của từng nguyên liệu, vật tư hoặc linh kiện cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Đây là tài liệu kỹ thuật cốt lõi, đảm bảo quy trình sản xuất được thực hiện thống nhất theo đúng thiết kế và tiêu chuẩn chất lượng.
Mục đích của việc xây dựng định mức nguyên vật liệu là tạo nền tảng để doanh nghiệp vận hành sản xuất hiệu quả và kiểm soát các nguồn lực liên quan. Cụ thể:
- Lập kế hoạch sản xuất & mua hàng: Dự báo chính xác nhu cầu NVL, hạn chế thiếu hụt và giảm tồn dư.
- Kiểm soát chi phí: Là cơ sở tính giá thành và theo dõi mức tiêu hao thực tế so với định mức.
- Quản lý tồn kho: Xác định đúng lượng NVL cần dự trữ, tối ưu vòng quay kho và hạn chế ứ đọng.
- Đảm bảo chất lượng: Duy trì ổn định cấu trúc sản phẩm theo đúng quy trình công nghệ và tiêu chuẩn kỹ thuật.
Dưới đây là một ví dụ đơn giản giúp dễ hình dung cách xây dựng định mức nguyên vật liệu cho một sản phẩm.
| Nguyên liệu | Số lượng lý thuyết | Hao hụt | Định mức sử dụng |
| Gỗ tự nhiên (mặt ghế) | 1,2 m² | 5% | 1,26 m² |
| Chân ghế gỗ | 4 cái | 0% | 4 cái |
| Ốc vít | 10 cái | 2% | 10,2 cái → làm tròn 11 cái |
| Sơn phủ | 0,15 lít | 5% | 0,1575 lít |
Vai trò của bảng định mức nguyên vật liệu
Bảng định mức NVL (BOM) là công cụ quản lý quan trọng trong sản xuất, giúp doanh nghiệp kiểm soát vật tư, chi phí và chất lượng trong toàn bộ quá trình sản xuất. Khi được thiết lập và sử dụng đúng cách, BOM mang lại nhiều lợi ích thực tiễn:
- Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm: Liệt kê toàn bộ nguyên liệu, linh kiện và thành phần cần thiết, kèm số lượng và thông số kỹ thuật, giúp công nhân và kỹ thuật nắm rõ yêu cầu sản xuất.
- Tính giá thành sản phẩm chính xác: Dựa trên định mức NVL để tính toán chi phí nguyên vật liệu, từ đó xác định giá bán hợp lý, chi phí sản xuất và nắm rõ hiệu quả sử dụng vật tư.
- Lập kế hoạch sản xuất và cung ứng NVL: BOM hỗ trợ dự báo nhu cầu NVL, phối hợp với hệ thống MRP để lên kế hoạch sản xuất và mua sắm hiệu quả, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu.
- Quản lý tồn kho và kiểm soát vật tư: Theo dõi số lượng NVL trong kho, giúp kiểm soát tồn kho, giảm lãng phí và đảm bảo nguồn cung liên tục.
- Chuẩn hóa quy trình sản xuất: Giúp so sánh mức tiêu hao giữa các ca hoặc chuyền sản xuất, từ đó phát hiện lãng phí và cải tiến quy trình, giảm hao hụt.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Tuân thủ định mức NVL giúp sản phẩm đồng nhất giữa các lô, tránh việc cắt giảm nguyên liệu làm ảnh hưởng đến chất lượng.
Các thành phần trong bảng định mức NVL (BOM)
Mỗi sản phẩm đều được cấu thành từ nhiều nguyên vật liệu và linh kiện khác nhau. Bảng định mức NVL (BOM) cung cấp thông tin chi tiết cho toàn bộ quá trình lắp ráp và sản xuất.
- Mã sản phẩm, tên sản phẩm: Xác định sản phẩm cụ thể và mã quản lý vật tư để thuận tiện theo dõi.
- Danh mục vật tư/thành phần: Liệt kê tất cả nguyên liệu, linh kiện và bán thành phẩm cần thiết cho sản phẩm.
- Số lượng định mức: Xác định lượng NVL cần thiết cho một đơn vị sản phẩm, bao gồm cả phần lý thuyết và hao hụt dự kiến.
- Tỷ lệ hao hụt: Phần NVL dự kiến tiêu hao trong quá trình sản xuất do quá trình cắt, mài, lắp ráp hoặc sai số kỹ thuật.
- Cấp BOM (1 cấp – nhiều cấp): Xác định cấu trúc sản phẩm, từ sản phẩm hoàn chỉnh đến các thành phần con, giúp quản lý sản xuất phức tạp hiệu quả.
- Ghi chú kỹ thuật, NVL thay thế (nếu có): Cung cấp thông tin bổ sung về kỹ thuật, vật tư thay thế hoặc lưu ý đặc biệt trong sản xuất.
Phân loại BOM theo mục đích sử dụng
Dựa trên mục đích sử dụng trong quản lý sản xuất, BOM được phân thành 5 loại phổ biến sau:
- mBOM – Manufacturing BOM: mBOM được sử dụng trực tiếp trên dây chuyền sản xuất, mô tả đầy đủ vật tư, linh kiện và trình tự lắp ráp của từng công đoạn. Đây là loại BOM phục vụ vận hành thực tế, giúp bộ phận sản xuất cấp phát NVL đúng định mức, kiểm soát tiêu hao và theo dõi chênh lệch vật tư theo từng lệnh sản xuất.
- eBOM – Engineering BOM: eBOM do bộ phận kỹ thuật xây dựng dựa trên bản vẽ, cấu trúc và thông số kỹ thuật của sản phẩm. Loại BOM này được dùng trong thiết kế sản phẩm mới, thay đổi thiết kế (ECN/ECO), kiểm soát tiêu chuẩn kỹ thuật và đảm bảo dữ liệu thiết kế đồng bộ với sản xuất.
- Production BOM: Dùng để lập kế hoạch sản xuất, dự báo NVL, kết hợp với hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) để điều phối nguyên liệu và công đoạn sản xuất.
- Single-level: Liệt kê danh sách vật tư cấu thành sản phẩm ở một cấp duy nhất. Loại BOM này phù hợp với sản phẩm đơn giản hoặc các yêu cầu tính định mức nhanh, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát NVL cơ bản và triển khai sản xuất ở những quy trình ít tầng.
- Multi-level BOM: mô tả cấu trúc sản phẩm theo nhiều tầng từ linh kiện con, bán thành phẩm đến thành phẩm cuối. Đây là loại BOM cần thiết cho sản phẩm phức tạp, giúp đồng bộ dữ liệu giữa thiết kế – sản xuất – kho, quản lý thay đổi kỹ thuật và tính giá thành chi tiết theo từng cấp cấu trúc.
Cách lập bảng định mức nguyên vật liệu (theo quy trình 5 bước)
Bước 1: Xác định sản phẩm cần lập định mức
Doanh nghiệp liệt kê danh sách sản phẩm cần xây dựng định mức, gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, thông số kỹ thuật và cấu trúc thành phần (module, bán thành phẩm, linh kiện). Đồng thời phân rã quy trình sản xuất theo công đoạn để làm rõ cách sản phẩm được tạo thành.
Bước 2: Liệt kê danh mục nguyên vật liệu
Dựa trên cấu trúc sản phẩm, bộ phận kỹ thuật lập danh sách đầy đủ vật liệu chính, vật liệu phụ, linh kiện, phụ tùng và nhiên liệu. Ở bước này cần làm rõ:
– Thành phần vật tư cấu thành sản phẩm.
– Định mức sử dụng theo từng công đoạn.
– Vật tư thay thế (nếu có).
– Mức độ đầy đủ và chính xác của danh mục vật tư.
Danh mục này là nền tảng để thiết lập BOM chuẩn và chạy MRP sau này.
Bước 3: Làm sản phẩm mẫu (Prototype/Trial)
Khi chưa xác định đầy đủ định mức hoặc số liệu còn ước tính, doanh nghiệp cần thực hiện sản xuất thử. Việc này giúp đo lường vật tư thực tế tiêu hao và xác nhận các bước công nghệ. BOM mẫu (trial BOM) từ giai đoạn này là căn cứ để hoàn thiện định mức chính thức.
Lưu ý: sản xuất mẫu phải phản ánh đúng điều kiện vận hành thực tế để tránh sai lệch khi đưa vào sản xuất hàng loạt.
Bước 4: Tính định mức tiêu hao và tỷ lệ hao hụt
Từ dữ liệu thử nghiệm và sản xuất thực tế, bộ phận kỹ thuật tính toán định mức tiêu hao và xác định các loại hao hụt như: hao hụt cắt gọt, bay hơi, hao hụt tự nhiên, phế phẩm hoặc lỗi kỹ thuật. Định mức NVL hoàn chỉnh = Định mức lý thuyết + Tỷ lệ hao hụt.
Doanh nghiệp nên bao gồm cả hao hụt do sản phẩm lỗi để đảm bảo đủ nguyên liệu cho kế hoạch sản xuất.
Bước 5: Tính giá trị nguyên vật liệu tạo thành sản phẩm
Khi định mức số lượng đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp tiến hành tính giá trị NVL đầu vào:
– Giá trị từng vật tư: Định mức số lượng × Đơn giá mua (đã tính chiết khấu và chi phí liên quan).
– Tổng giá trị NVL: Tổng hợp toàn bộ vật tư trong định mức.
Kết quả này giúp tính giá thành, xây dựng kế hoạch chi phí và đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Việc cập nhật định mức và đơn giá thường xuyên là cần thiết để phản ánh đúng biến động thị trường và đảm bảo kế hoạch sản xuất – mua hàng luôn chính xác.
Công thức tính định mức nguyên vật liệu và ví dụ thực tế
Định mức nguyên vật liệu (NVL) phản ánh lượng vật tư cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm, bao gồm cả phần hao hụt cho phép trong quá trình sản xuất. Đây là dữ liệu nền tảng để doanh nghiệp tính giá thành, lập kế hoạch NVL, tính nhu cầu MRP và điều độ sản xuất theo từng lệnh, từng công đoạn.
Công thức tính định mức NVL như sau:
Định mức NVL = Lượng nguyên vật liệu chuẩn + hao hụt cho phép
- Lượng nguyên vật liệu chuẩn là lượng vật tư lý thuyết để tạo ra sản phẩm theo đúng thiết kế, không tính hao hụt.
- Hao hụt cho phép là phần tiêu hao phát sinh trong quá trình sản xuất, bao gồm hao hụt khi cắt gọt, gia công, hấp hơi, mài nhẵn, hoặc do sản phẩm lỗi cần loại bỏ.
Ví dụ thực tế:
Một doanh nghiệp sản xuất nội thất gỗ đang lập BOM cho mẫu kệ sách đứng 4 tầng bằng gỗ cao su ghép. Theo bóc tách bản vẽ, lượng gỗ chuẩn để sản xuất một kệ là 0,5 m³. Doanh nghiệp cho phép tỷ lệ hao hụt 12% (bao gồm 4% khi cưa xẻ, 5% trong quá trình bào – soi – chà nhám và 3% do cong vênh hoặc phôi lỗi)
Từ các dữ liệu trên, ta có:
- Lượng nguyên vật liệu chuẩn: 0,5 m³/kệ
- Tỷ lệ hao hụt cho phép: 12%
- Hao hụt cho phép: 0,5 × 12% = 0,06 m³
=> Định mức nguyên vật liệu của kệ sách đứng 4 tầng: 0,5 + 0,06 = 0,56 m³/kệ
Mẫu bảng định mức nguyên vật liệu
Để kiểm soát chặt chẽ chi phí và vật tư đầu vào, dưới đây là mẫu bảng định mức nguyên vật liệu (BOM) chuẩn bằng Excel mà doanh nghiệp bạn có thể áp dụng trong sản xuất:
- Mẫu bảng định mức nguyên vật liệu trong sản xuất
- Mẫu bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, vật tư từ Bộ Tài Chính
Các yếu tố ảnh hưởng đến độ chính xác của định mức NVL
Độ chính xác của định mức nguyên vật liệu phụ thuộc lớn vào cách doanh nghiệp thu thập dữ liệu và kiểm soát quy trình sản xuất. Những yếu tố dưới đây là nguyên nhân phổ biến khiến định mức bị sai lệch:
Chất lượng và kích thước vật tư đầu vào: Nguyên vật liệu không đồng đều (kích thước, dung sai, độ ẩm, độ bền, tính chất lý hóa…) khiến định mức không còn đúng với thiết kế ban đầu. Điều này xảy ra ở hầu hết các lĩnh vực sản xuất: gỗ, cơ khí, nhựa, thực phẩm, hóa chất,…
Năng lực thiết bị và tình trạng máy móc: Máy móc hao mòn, lưỡi cắt cùn, thiết bị vận hành không ổn định làm tăng lỗi sản phẩm và phát sinh phế phẩm. Công đoạn nào phụ thuộc nhiều vào máy (cắt, ép, trộn, gia công CNC…) đều có ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu hao.
Tay nghề và thao tác của công nhân: Trình độ vận hành không đồng đều giữa các ca/kíp dẫn đến chênh lệch tiêu hao giữa các lô sản xuất. Điều này đặc biệt rõ ở các công đoạn cần thao tác thủ công hoặc bán tự động.
Quy trình sản xuất không ổn định: Thay đổi thiết kế, thay đổi linh kiện, cải tiến công đoạn hoặc điều chỉnh độ dày/chiều rộng vật tư mà không cập nhật BOM sẽ làm định mức mất chính xác.
Điều kiện bảo quản và môi trường: Nhiệt độ, độ ẩm, cách xếp dỡ, điều kiện bảo quản… tác động mạnh đến vật tư, ví dụ như: kim loại giãn nở, nhựa biến dạng, gỗ co ngót, thực phẩm biến chất. Đây là nguyên nhân gián tiếp tạo sai lệch định mức.
Thiếu dữ liệu thực nghiệm và thống kê: Nhiều doanh nghiệp chỉ ước tính theo kinh nghiệm, không đo thử hoặc không tổng hợp dữ liệu từ các lô sản xuất trước dẫn đến định mức dễ sai ngay từ giai đoạn lập BOM.
Không phân tách hao hụt theo từng công đoạn: Gộp hao hụt chung 1 tỷ lệ khiến doanh nghiệp không biết công đoạn nào là nguyên nhân chính, dẫn đến định mức không minh bạch và khó cải tiến.
Các phương pháp xây dựng định mức nguyên vật liệu
Doanh nghiệp có thể áp dụng ba nhóm phương pháp phổ biến dưới đây để xây dựng định mức NVL:
Phương pháp thống kê – kinh nghiệm
Xác định định mức dựa trên mức tiêu hao thực tế của các kỳ sản xuất trước. Cách làm này đơn giản, nhanh nhưng độ chính xác thấp vì phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và dữ liệu lịch sử.
Phương pháp thực nghiệm
Đo lường thông qua thử nghiệm trong phòng thí nghiệm hoặc sản xuất thử ở quy mô nhỏ. Phương pháp này giúp xác định số liệu thực tế hơn nhưng tốn thời gian, chi phí và không phản ánh đầy đủ các yếu tố vận hành thực tế.
Phương pháp phân tích kỹ thuật – kinh tế
Tính toán định mức dựa trên phân tích toàn diện vật tư, quy trình, thiết bị và các yếu tố gây hao hụt. Đây là phương pháp có độ chính xác cao nhất nhưng yêu cầu nhân sự kỹ thuật và thời gian thực hiện lớn.
Ứng dụng phần mềm Cleeksy trong quản lý định mức NVL
Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát định mức nguyên vật liệu chính xác hơn bằng cách tự động hóa toàn bộ quá trình từ xây dựng BOM đến theo dõi tiêu hao thực tế. Thay vì quản lý bằng Excel dễ sai lệch, các hệ thống cung cấp dữ liệu tập trung, cập nhật theo thời gian thực và hạn chế lỗi do nhập liệu thủ công.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Cleeksy hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và quản lý định mức nguyên vật liệu một cách chuẩn xác, đồng nhất và dễ kiểm soát trong toàn bộ quy trình sản xuất. Các tính năng được thiết kế để giảm sai lệch, hạn chế lãng phí và đảm bảo dữ liệu BOM luôn cập nhật theo thực tế sản xuất.
- Thiết lập định mức BOM theo sản phẩm và phiên bản: Cleeksy cho phép khai báo BOM theo mã sản phẩm, phiên bản, và cấp lắp ráp (single-level/multi-level). Điều này giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm có cấu trúc phức tạp mà vẫn đảm bảo tính nhất quán.
- Khai báo định mức vật tư, bán thành phẩm và hao hụt theo công đoạn: Doanh nghiệp có thể nhập số lượng chuẩn, khai báo bán thành phẩm và xác định tỷ lệ hao hụt theo từng công đoạn (cưa xẻ, dập, ép, may, gia công CNC…). Từ đó, phần mềm tự động tính tổng NVL cần cấp giúp giảm sai số khi xuất kho.
- Liên kết BOM với quy trình sản xuất: mỗi vật tư trong BOM được gắn vào đúng công đoạn sử dụng trong dây chuyền, hệ thống xác định chính xác bước nào cần bao nhiêu NVL. Nhờ vậy, cấp phát và ghi nhận tiêu hao diễn ra chính xác theo từng bước, giảm sai lệch và hạn chế thất thoát.
- Quản lý phiên bản và lịch sử thay đổi BOM: Mỗi thay đổi về định mức, quy cách, vật tư thay thế hoặc tỷ lệ hao hụt đều được Cleeksy lưu trữ. Doanh nghiệp dễ truy vết hoặc áp dụng BOM theo từng đơn hàng mà không sợ nhầm lẫn. Điều này phù hợp với các nhà máy thường xuyên cải tiến sản phẩm hoặc thay đổi vật tư theo giá thị trường.
- Đối chiếu định mức với tiêu hao thực tế để tối ưu chi phí: Khi sản xuất diễn ra, Cleeksy ghi nhận tiêu hao thực tế ở từng lệnh sản xuất và tự động so sánh với định mức. Chênh lệch được hiển thị theo công đoạn để doanh nghiệp nhận biết điểm gây lãng phí và điều chỉnh lại BOM cho sát thực tế. Đây là bước then chốt giúp giảm vật tư thất thoát và tối ưu giá thành sản phẩm.
Định mức nguyên vật liệu là nền tảng để doanh nghiệp sản xuất kiểm soát tiêu hao, tính đúng giá thành và vận hành ổn định. Khi được xây dựng đầy đủ và cập nhật thường xuyên, bảng định mức giúp xưởng, kho và mua hàng làm việc thống nhất, tránh thiếu – dư vật tư và giảm tối đa lãng phí trong quá trình sản xuất. Doanh nghiệp nên kết hợp dữ liệu thực tế, quy trình chuẩn và phần mềm quản lý để định mức luôn sát với vận hành, tạo lợi thế về chi phí và nâng cao hiệu quả toàn dây chuyền.
Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm về giải pháp quản lý sản xuất, hãy liên hệ tới Cleeksy để được hỗ trợ chi tiết và phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.
