Kế hoạch sản xuất quyết định việc nhà máy vận hành trơn tru hay lúng túng. Khi đơn hàng dồn lên, nguồn lực không đủ hoặc tiến độ không đồng bộ, mọi thứ có thể bị chậm trễ. Một kế hoạch sản xuất bài bản giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ, tối ưu nhân lực và vật tư, đồng thời đáp ứng nhu cầu thị trường đúng hạn.
Kế hoạch sản xuất là gì? Tầm quan trọng của kế hoạch sản xuất
1.1 Kế hoạch sản xuất là gì?
Kế hoạch sản xuất (Production Plan) là bản kế hoạch xác định sản xuất sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, khi nào sản xuất và dùng nguồn lực nào trong một giai đoạn cụ thể, nhằm đáp ứng đơn hàng và nhu cầu thị trường với chi phí hợp lý.
Theo APICS (nay là Association for Supply Chain Management) lập kế hoạch sản xuất là quá trình so sánh năng lực bán hàng với năng lực sản xuất, từ đó hình thành kế hoạch tổng thể bao gồm kế hoạch sản xuất, ngân sách, nhu cầu nguyên vật liệu và nhân lực,… bảo đảm mục tiêu kinh doanh và hiệu quả vận hành.
Một kế hoạch sản xuất hiệu quả thường gồm 4 yếu tố cốt lõi sau:
- Mục tiêu sản xuất: sản lượng, chất lượng và thời hạn giao hàng.
- Quy trình thực hiện: trình tự các công đoạn và phương thức sản xuất.
- Lịch trình thực hiện (MPS – Master Production Schedule): thời gian và thứ tự thực hiện từng hạng mục
- Nguồn lực sử dụng: nhân lực, máy móc và nguyên vật liệu.
Cách chọn phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp
1.2. Lợi ích của kế hoạch sản xuất
Khi được xây dựng sát với năng lực thực tế, kế hoạch sản xuất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Tối ưu sử dụng nguồn lực: giúp cân đối nhân lực, máy móc và vật tư theo nhu cầu thực tế, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt cục bộ.
- Đảm bảo tiến độ giao hàng: đồng bộ kế hoạch sản xuất với đơn hàng, hạn chế trễ giao và giảm tình trạng tăng ca ngoài kế hoạch.
- Giảm chi phí và downtime: hạn chế thời gian chờ máy, chờ vật tư và dừng chuyền do điều độ sản xuất kém.
- Nâng cao khả năng kiểm soát vận hành: tạo cơ sở để nhà quản lý điều chỉnh lịch sản xuất kịp thời khi nhu cầu hoặc điều kiện sản xuất thay đổi.
Quy trình lập kế hoạch sản xuất
Quy trình lập kế hoạch sản xuất thường được triển khai theo 6 bước liên tục, đảm bảo kế hoạch bám sát nhu cầu thị trường và năng lực thực tế của nhà máy.
Bước 1: Dự báo nhu cầu sản xuất (Demand Forecasting)
Mục tiêu: Xác định sản lượng cần sản xuất trong từng giai đoạn dựa trên đơn hàng, kế hoạch bán hàng và dự báo nhu cầu thị trường.
Cách thực hiện:
- Tổng hợp nhu cầu: Thu thập kế hoạch bán hàng, dữ liệu tiêu thụ các kỳ trước và mức tồn kho hiện tại theo từng nhóm sản phẩm hoặc SKU.
- Phân tích dữ liệu: Đối chiếu nhu cầu dự kiến với dữ liệu lịch sử để nhận diện xu hướng, mùa vụ và các biến động có thể ảnh hưởng đến sản xuất.
- Phối hợp liên phòng ban: Thống nhất với bộ phận kinh doanh về phạm vi nhu cầu được đưa vào kế hoạch; chỉ sử dụng các nhu cầu đã được xác nhận về sản phẩm, số lượng và kỳ giao hàng.
Bước 2: Xác định mục tiêu và sản lượng sản xuất
Mục tiêu: Xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất theo từng giai đoạn, đảm bảo đáp ứng đơn hàng mà không vượt quá khả năng của nhà máy.
Cách thực hiện:
- Xác định mục tiêu sản xuất: Thiết lập mục tiêu về sản lượng, thời gian và mức độ đáp ứng đơn hàng cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
- Quy đổi thành sản lượng kế hoạch: Phân bổ mục tiêu sản xuất theo ngày, tuần hoặc tháng làm cơ sở cho lập lịch sản xuất.
- Đối chiếu năng lực sản xuất: So sánh sản lượng kế hoạch với năng lực hiện hữu của máy móc, dây chuyền, ca làm việc và nhân công để đảm bảo mục tiêu đặt ra có tính khả thi.
Bước 3: Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất
Mục tiêu: Đảm bảo nhà máy có đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu và sản lượng sản xuất đã xác định, tránh tình trạng thiếu hoặc quá tải nguồn lực.
Cách thực hiện:
- Hoạch định nguyên vật liệu: Xác định nhu cầu vật tư dựa trên sản lượng kế hoạch và định mức sản xuất; đối chiếu với tồn kho hiện tại và thời gian cung ứng để đảm bảo vật tư sẵn sàng cho từng kỳ sản xuất.
- Hoạch định nhân lực: Xác định nhu cầu lao động theo từng công đoạn và ca làm việc; đánh giá khả năng đáp ứng của nhân sự hiện tại và phương án bổ sung khi cần thiết.
- Hoạch định máy móc, thiết bị: Phân bổ công suất máy móc và dây chuyền theo sản lượng kế hoạch; rà soát tình trạng thiết bị và kế hoạch bảo trì để hạn chế gián đoạn sản xuất.
Hoạch định năng lực sản xuất là gì? Quy trình và cách triển khai
Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết các bước sản xuất
Mục tiêu: Chuyển mục tiêu sản xuất và nguồn lực đã hoạch định thành kế hoạch triển khai chi tiết cho từng công đoạn, đảm bảo sản xuất liên tục, đúng tiến độ và đạt chất lượng yêu cầu.
Cách thực hiện:
- Xây dựng quy trình sản xuất: Lập thứ tự các công đoạn từ chuẩn bị vật tư, gia công, kiểm tra chất lượng đến đóng gói; xác định công việc cụ thể cho từng khu vực và nhân sự phụ trách.
- Lập lịch thời gian: Phân bổ thời gian thực hiện cho từng công đoạn, từng ca hoặc ngày, đảm bảo các bước nối tiếp nhau nhịp nhàng, hạn chế chờ máy, chờ vật tư hoặc tồn đọng bán thành phẩm.
- Theo dõi và điều phối: Giám sát dòng sản xuất, phát hiện sớm các điểm nghẽn và phối hợp giữa các công đoạn để kịp thời điều chỉnh, giữ cho tiến độ và chất lượng sản xuất ổn định.
Bước 5: Giám sát thực hiện kế hoạch sản xuất
Mục tiêu: Theo dõi tiến độ, năng suất và hiệu quả sử dụng nguồn lực để đảm bảo kế hoạch sản xuất được thực hiện đúng như dự kiến và kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh.
Cách thực hiện:
- Theo dõi tiến độ: So sánh sản lượng thực tế với kế hoạch theo từng ca, ngày hoặc tuần; đánh giá mức độ hoàn thành của từng công đoạn.
- Kiểm soát chất lượng và nguồn lực: Giám sát việc sử dụng vật tư, nhân lực và máy móc; đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng được duy trì trong toàn bộ quá trình sản xuất.
- Phát hiện và xử lý vấn đề: Nhận diện sớm các sự cố như chậm tiến độ, thiếu vật tư, sự cố thiết bị hoặc nhân sự; phối hợp liên phòng ban để điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng sản phẩm.
Bước 6: Theo dõi và cải tiến kế hoạch sản xuất
Mục tiêu: Đảm bảo kế hoạch sản xuất luôn hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế và liên tục được cải tiến dựa trên kinh nghiệm vận hành.
Cách thực hiện:
- Cập nhật dữ liệu thực tế: Thu thập thông tin về tiến độ sản xuất, tồn kho, năng lực máy móc và nhân lực; theo dõi biến động nhu cầu thị trường và đơn hàng mới.
- Đánh giá hiệu quả: So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu để phát hiện sai lệch, điểm nghẽn hoặc lãng phí nguồn lực.
- Điều chỉnh kế hoạch: Điều chỉnh sản lượng, lịch sản xuất, phân bổ nhân lực và máy móc để đáp ứng chính xác nhu cầu và năng lực thực tế.
- Cải tiến quy trình: Tổng hợp các vấn đề, rút kinh nghiệm và tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch cho các chu kỳ sản xuất tiếp theo, nâng cao hiệu quả vận hành nhà máy.
Phân loại các loại kế hoạch sản xuất phổ biến
Phân loại theo thời gian:
- Kế hoạch dài hạn (1–5 năm): Định hướng chiến lược, lên kế hoạch đầu tư, mở rộng năng lực sản xuất và phát triển sản phẩm mới.
- Kế hoạch trung hạn (3–12 tháng): Điều phối nguồn lực giữa các mùa vụ, sản lượng theo chiến dịch bán hàng và khả năng cung ứng.
- Kế hoạch ngắn hạn (hàng ngày/tuần/tháng): Tối ưu hóa vận hành chi tiết, phân công ca kíp, máy móc và vật tư cho từng công đoạn.
Phân loại theo phương thức sản xuất:
- Sản xuất hàng loạt (Batch Production): Sản xuất nhóm sản phẩm giống nhau theo lô, thuận lợi cho quản lý vật tư và kiểm soát chất lượng.
- Sản xuất theo đơn đặt hàng (Job/Project-based Production): Sản xuất theo yêu cầu riêng của khách, thường là đơn lẻ hoặc nhỏ, cần linh hoạt trong lập kế hoạch và bố trí nhân lực.
- Sản xuất dây chuyền/liên tục (Flow/Continuous Production): Sản xuất liên tục trên dây chuyền, tập trung vào hiệu suất, đồng bộ hóa máy móc và nhân công.
Phân loại theo nhu cầu thị trường
- Sản xuất theo đơn hàng (MTO – Make to Order): Chỉ bắt đầu sản xuất khi có đơn hàng cụ thể, giảm tồn kho nhưng yêu cầu linh hoạt và phản ứng nhanh.
- Sản xuất theo dự báo (MTS – Make to Stock): Dựa trên dự báo nhu cầu và lịch sử tiêu thụ để chuẩn bị sẵn hàng, đáp ứng nhanh cho khách hàng.
- Sản xuất theo tồn kho an toàn (Safety Stock Production): Duy trì mức hàng dự phòng trong kho nhằm đảm bảo không gián đoạn đơn hàng khi nhu cầu tăng đột biến.
Các yếu tố ảnh hưởng và kỹ năng cần có trong quản lý kế hoạch sản xuất
Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch sản xuất
Bên trong nhà máy:
- Mục tiêu doanh nghiệp: Chiến lược tăng trưởng, cải tiến sản phẩm và mở rộng năng lực sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất.
- Nguồn lực sản xuất: Ngân sách, nhân lực, nguyên vật liệu và máy móc quyết định khả năng thực hiện kế hoạch.
- Cơ cấu tổ chức: Số lượng nhân sự, phân cấp quản lý và mức phối hợp giữa các phòng ban ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai kế hoạch.
Bên ngoài doanh nghiệp:
- Đối thủ cạnh tranh: Giá cả, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm từ đối thủ ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất.
- Biến động kinh tế: Lạm phát, chi phí nguyên vật liệu, lãi suất ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách sản xuất.
- Xu hướng tiêu dùng: Thay đổi nhu cầu khách hàng, mùa vụ và sở thích sản phẩm tác động đến sản lượng và loại sản phẩm cần ưu tiên.
Kỹ năng cần có của nhà quản lý kế hoạch sản xuất
- Hoạch định và lập lịch sản xuất: Sử dụng Gantt, PERT (Program Evaluation and Review Technique) hoặc phần mềm lập kế hoạch sản xuất để theo dõi tiến độ và tối ưu dòng chảy sản xuất.
- Điều độ nguồn lực sản xuất: Phân bổ nhân lực, máy móc và nguyên vật liệu theo năng lực thực tế, đảm bảo kế hoạch khả thi.
- Phối hợp liên phòng ban: Liên kết chặt chẽ với phòng bán hàng, kho, mua hàng và tài chính để đảm bảo dữ liệu kế hoạch chính xác và bám sát thực tế.
- Phân tích và điều chỉnh kế hoạch: Nhanh chóng xử lý tình huống phát sinh, điều chỉnh sản lượng, lịch sản xuất hoặc phân bổ nguồn lực khi cần.
Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả
Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất giúp nhà máy tối ưu hóa nguồn lực, theo dõi tiến độ và đảm bảo sản xuất đúng tiến độ. Những công cụ phổ biến bao gồm:
- Bảng tính Excel: Là công cụ đơn giản giúp tổng hợp dữ liệu đơn hàng, tồn kho và lập lịch sản xuất cơ bản. Thích hợp cho nhà máy nhỏ hoặc giai đoạn lập kế hoạch sơ bộ.
Ví dụ: Tại một nhà máy bánh kẹo nhỏ, đội ngũ lập kế hoạch sử dụng Excel để xây dựng lịch sản xuất hàng tuần, phân bổ số lượng sản phẩm cho từng dây chuyền, sắp xếp ca làm việc và xác định thứ tự sản xuất theo đơn hàng và nhu cầu thị trường. - Biểu đồ Gantt: Công cụ này hiển thị trực quan tiến độ các công đoạn sản xuất, thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời giúp nhà quản lý nhận diện sự chồng chéo giữa các nhiệm vụ.
Ví dụ: Tại một nhà máy lắp ráp điện tử, quản lý sử dụng Gantt để lập kế hoạch sản xuất chi tiết cho từng công đoạn như lắp bo mạch, kiểm tra chất lượng và đóng gói, đảm bảo tiến độ đồng bộ và điều chỉnh kịp thời khi có sự cố.
- Phần mềm quản lý sản xuất (MES/ERP): Quản lý toàn bộ sản xuất, từ dự báo nhu cầu, lập lịch, quản lý nguyên vật liệu, đến theo dõi năng suất và chất lượng. Nó giúp nâng cao độ chính xác, giảm sai sót và phản ứng nhanh với các biến động trong sản xuất.Ví dụ: Tại một nhà máy may mặc có nhiều dây chuyền, nhà quản lý sử dụng phần mềm Cleeksy để lập kế hoạch sản xuất theo ca, tự động phân bổ công nhân, máy móc và nguyên liệu cho từng đơn hàng. Khi có đơn hàng khẩn cấp hoặc máy móc gặp sự cố, hệ thống cập nhật ngay tiến độ và điều chỉnh lịch sản xuất tự động.
Những sai lầm và giải pháp khi lập kế hoạch sản xuất
Sai lầm trong lập kế hoạch sản xuất có thể gây gián đoạn và lãng phí nguồn lực. Dưới đây là các sai lầm phổ biến cùng giải pháp xử lý:
| Sai lầm phổ biến | Giải pháp |
| Dự báo nhu cầu không chính xác | Sử dụng dữ liệu bán hàng, tồn kho, đơn hàng đã xác nhận; phối hợp với bộ phận kinh doanh để xác nhận phạm vi nhu cầu. |
| Thiếu hoạch định nguồn lực | Lập kế hoạch nguyên liệu, nhân lực và máy móc dựa trên sản lượng dự kiến; dự phòng nguồn lực khi cần. |
| Không theo dõi tiến độ sản xuất | Giám sát tiến độ thực tế hàng ngày; sử dụng Gantt hoặc phần mềm quản lý sản xuất để phát hiện sớm các điểm nghẽn. |
| Không dự phòng rủi ro | Chuẩn bị phương án thay thế nguyên liệu, máy móc; duy trì 10-15% công suất dự phòng. |
Lưu ý cần nhớ khi lập kế hoạch sản xuất:
- Dựa trên dữ liệu thực tế: Lập kế hoạch dựa trên số liệu bán hàng, tồn kho và năng lực sản xuất.
- Linh hoạt và có phương án dự phòng: Điều chỉnh kịp thời khi nhu cầu hoặc nguồn lực thay đổi.
- Phối hợp liên phòng ban: Đồng bộ kế hoạch giữa sản xuất, kho, mua hàng và bán hàng để hạn chế sai lệch.
Phần mềm quản lý sản xuất là gì?
Kết luận
Xây dựng kế hoạch sản xuất bài bản giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn, giảm chi phí, tối ưu nhân lực và máy móc. Áp dụng quy trình chuẩn, phối hợp liên phòng ban và sử dụng công cụ phù hợp sẽ đảm bảo kế hoạch sản xuất khả thi, linh hoạt và đồng bộ, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
