Kho vật tư là nơi dễ sai nhất trong nhà máy: nhập một kiểu, xuất một kiểu, tồn trên sổ khác tồn thực tế. Sai lệch xuất – nhập – tồn, tồn kho ảo, vật tư thiếu khi sản xuất cần gấp, tất cả đều bắt nguồn từ việc không có quy trình và kỷ luật kho rõ ràng. Bài viết này tổng hợp những kinh nghiệm quản lý kho vật tư thực tế, làm được ngay, giúp giảm lệch kho và tránh gián đoạn sản xuất.
Tổng quan về quản lý kho vật tư
Quản lý kho vật tư là việc kiểm soát toàn bộ vật tư phục vụ sản xuất, từ lúc nhập kho đến khi cấp phát cho từng công đoạn, đảm bảo vật tư đúng loại, đủ số lượng và sẵn sàng đúng thời điểm sản xuất cần.
Trong doanh nghiệp sản xuất, kho vật tư bao gồm nguyên vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm, hóa chất, phụ tùng thay thế và công cụ dụng cụ. Đây là khu vực có tần suất xuất – nhập liên tục, nhiều chủng loại và dễ phát sinh sai lệch nếu không được kiểm soát chặt chẽ.
Một kho vật tư được quản lý tốt phải đáp ứng ba tiêu chí: đúng loại – đúng số lượng – đúng thời điểm. Nếu kho không kiểm soát được những thông tin này, sản xuất sẽ đối mặt với thiếu vật tư, tồn kho ảo hoặc thất thoát không truy vết được.
Ví dụ thực tế: Trong một nhà máy lắp ráp, bulong đã được xuất cho nhiều lệnh sản xuất khác nhau nhưng không ghi nhận chi tiết theo từng lệnh. Khi bộ phận sản xuất cần sử dụng tiếp thì kho không còn hàng thực tế, dù số liệu tồn kho vẫn còn. Nhà máy phải dừng sản xuất để mua bổ sung vật tư.
Mục tiêu của quản lý kho vật tư là đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn vì thiếu vật tư, hạn chế tồn kho dư thừa và giữ số liệu kho khớp với thực tế.
Quản lý kho và 5 phương pháp quản lý kho hàng thông dụng
Sai lầm phổ biến khiến quản lý kho vật tư luôn kém hiệu quả
Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp sản xuất luôn gặp tình trạng lệch kho, thiếu vật tư hoặc thất thoát khó kiểm soát:
- Ghi chép thủ công, cập nhật chậm: Việc nhập – xuất không được ghi nhận ngay sau khi phát sinh khiến số liệu tồn kho không phản ánh đúng thực tế, đặc biệt với kho có tần suất xuất vật tư liên tục.
- Không có định mức vật tư: Kho không có cơ sở để cấp phát, dẫn đến tình trạng xuất thừa hoặc thiếu vật tư cho từng công đoạn, làm tăng hao hụt và khó kiểm soát chi phí.
- Không áp dụng FIFO hoặc FEFO: Vật tư nhập trước bị tồn lại trong kho, trong khi vật tư mới được sử dụng trước, làm tăng rủi ro hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
- Không có sơ đồ kho rõ ràng: Vật tư không có vị trí cố định, gây mất thời gian tìm kiếm và dễ nhầm lẫn khi cấp phát cho sản xuất.
- Không kiểm kê kho định kỳ: Sai lệch tồn kho chỉ được phát hiện khi kiểm kê cuối kỳ, lúc này rất khó xác định nguyên nhân phát sinh.
- Phân quyền quản lý kho không rõ ràng: Không xác định cụ thể người phụ trách từng khu vực kho, dẫn đến khó truy vết và xử lý khi xảy ra thất thoát.
10 kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả
Xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn
Quy trình quản lý kho vật tư là hệ thống các bước kiểm soát nhập kho, xuất kho, cấp phát và kiểm kê vật tư trong nhà máy. Khi có quy trình chuẩn, doanh nghiệp giảm sai lệch tồn kho, hạn chế thất thoát và đảm bảo cấp phát vật tư đúng lúc cho sản xuất. Dữ liệu kho chính xác hơn, tránh tình trạng thiếu vật tư làm gián đoạn dây chuyền.
Khi áp dụng cần lưu ý mọi giao dịch kho phải được cập nhật ngay tại thời điểm phát sinh (không để chứng từ tồn ca; vật tư giá trị cao phải kiểm tra chéo; sai lệch phải xử lý ngay, không dồn cuối kỳ). Quy trình nên được chuẩn hóa thành SOP và đào tạo định kỳ để đảm bảo tuân thủ nhất quán.
Thiết kế sơ đồ kho khoa học
Sơ đồ kho giúp kiểm soát vị trí vật tư rõ ràng và rút ngắn thời gian cấp phát cho sản xuất. Kho cần được phân khu, phân kệ và gán mã vị trí cụ thể cho từng nhóm vật tư để tránh nhầm lẫn khi nhập – xuất.
Trong nhà máy, mỗi vị trí kệ nên gắn cố định với một nhóm vật tư nhất định. Ví dụ, khu K03 – H2 chỉ lưu trữ vật tư điện, giúp nhân viên kho và sản xuất xác định nhanh vị trí cần lấy, hạn chế cấp phát sai.
Phân loại vật tư rõ ràng ngay từ đầu
Vật tư cần được phân loại theo nhóm sử dụng, tần suất xuất kho và giá trị để dễ kiểm soát. Cách phân loại phổ biến trong sản xuất là nhóm vật tư tiêu hao nhanh, vật tư giá trị cao và vật tư ít sử dụng.
Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp tập trung kiểm soát chặt các vật tư dễ hao hụt, đồng thời tối ưu diện tích lưu trữ và kế hoạch mua hàng.
Mã hóa và dán nhãn vật tư thống nhất
Mỗi loại vật tư cần có mã riêng, nhãn rõ ràng và thống nhất trên toàn bộ hệ thống kho. Việc mã hóa giúp giảm nhầm lẫn khi nhập – xuất và tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ kho.
Trong nhà máy có nhiều mã vật tư, việc áp dụng phần mềm quản lý kho để quản lý barcode hoặc QR code giúp nhân viên kho thao tác nhanh hơn, dữ liệu nhập – xuất được cập nhật tức thời và giảm sai sót thủ công.
Áp dụng FIFO/FEFO trong cấp phát vật tư
Nguyên tắc FIFO hoặc FEFO giúp vật tư được sử dụng đúng thứ tự, tránh tồn kho cũ và giảm rủi ro hư hỏng. Điều này đặc biệt quan trọng với keo, sơn, hóa chất hoặc các vật tư tiêu hao có hạn sử dụng trong sản xuất.
Để áp dụng hiệu quả, kho cần sắp xếp vật tư theo thứ tự nhập hoặc hạn sử dụng, nhãn phải thể hiện rõ ngày nhập/ngày hết hạn. Khi cấp phát, nhân viên kho bắt buộc xuất vật tư theo thứ tự đã quy định, không lấy tiện tay. Với kho sử dụng phần mềm, hệ thống có thể hỗ trợ cảnh báo lô sắp hết hạn để ưu tiên cấp phát trước.
Kiểm kê định kỳ để phát hiện sai lệch sớm
Kiểm kê định kỳ giúp kiểm soát chênh lệch tồn kho trước khi ảnh hưởng đến sản xuất. Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện thất thoát, sai ghi nhận và cấp phát không đúng định mức.
Tần suất kiểm kê nên áp dụng theo mức độ rủi ro: vật tư giá trị cao kiểm kê hàng tuần; vật tư sử dụng thường xuyên kiểm kê hàng tháng; kho tổng kiểm kê theo quý.
Khi phát hiện sai lệch, cần đối chiếu ngay chứng từ nhập – xuất, xác định nguyên nhân và xử lý trong kỳ. Mục tiêu là xử lý nhanh, không để sai lệch lặp lại.
Thiết lập tồn kho an toàn (Safety Stock)
Thiếu vật tư đột ngột là một trong những nguyên nhân khiến dây chuyền phải dừng hoặc đơn hàng bị trễ tiến độ. Việc thiết lập mức tồn kho an toàn giúp nhà máy chủ động nguồn vật tư và không bị động khi nhu cầu tăng hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm.
Mức tồn kho an toàn cần được xác định dựa trên mức tiêu hao thực tế và thời gian mua hàng của từng loại vật tư. Các vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của dây chuyền cần được ưu tiên theo dõi sát hơn.
Khi lượng tồn kho giảm về ngưỡng an toàn, bộ phận kho và mua hàng phải kịp thời phối hợp để bổ sung vật tư, tránh ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.
Phân chia trách nhiệm cho nhân viên theo khu vực
Khi nhiều người cùng quản lý một kho mà không phân rõ phạm vi, sai lệch và thất thoát rất khó kiểm soát. Việc phân chia trách nhiệm theo khu vực giúp xác định rõ ai chịu trách nhiệm với từng nhóm vật tư và vị trí kho.
Mỗi khu vực, kệ hoặc nhóm vật tư nên được giao cho một nhân viên kho phụ trách chính. Người phụ trách chịu trách nhiệm về nhập – xuất, sắp xếp và đối chiếu tồn kho trong phạm vi được giao.
Cách phân công này giúp tăng tính trách nhiệm cá nhân, dễ truy vết khi có sai lệch tồn kho và hỗ trợ kiểm kê nhanh, chính xác hơn.
Thanh lý vật tư hết hạn – chậm luân chuyển
Vật tư tồn kho lâu ngày chiếm diện tích kho và làm tăng chi phí lưu trữ, trong khi không còn giá trị sử dụng cho sản xuất. Việc theo dõi và xử lý sớm vật tư hết hạn hoặc chậm luân chuyển giúp kho luôn gọn và dễ kiểm soát.
Các vật tư này cần được đánh dấu riêng, rà soát định kỳ và có phương án xử lý phù hợp như thanh lý, điều chuyển nội bộ hoặc loại bỏ theo quy định. Không nên để tồn kho chậm luân chuyển lẫn với vật tư đang sử dụng.
Xử lý kịp thời giúp doanh nghiệp giải phóng diện tích kho, giảm chi phí tồn kho và tránh phát sinh mua mới khi vật tư cũ vẫn còn.
Duy trì vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, ngăn nắp
Kho vật tư không được sắp xếp và vệ sinh tốt sẽ làm vật tư dễ hư hỏng, lẫn lộn và tăng rủi ro mất an toàn khi vận hành. Duy trì kho sạch, ngăn nắp giúp bảo quản vật tư tốt hơn, rút ngắn thời gian cấp phát và hỗ trợ kiểm kê chính xác.
Trong nhà máy, kho nên bố trí gọn gàng, lối đi thông thoáng, vệ sinh theo ca hoặc theo tuần; kệ chứa dán nhãn vị trí rõ ràng để tránh đặt vật tư sai chỗ. Ví dụ, khu lưu trữ keo và hóa chất được che chắn, vệ sinh định kỳ để hạn chế bụi bẩn và ẩm mốc, bảo đảm chất lượng vật tư.
Áp dụng các nguyên tắc cơ bản của 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) giúp duy trì trật tự kho, vật tư luôn ở đúng vị trí, dễ kiểm soát và giảm nhầm lẫn trong quá trình nhập – xuất.
Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả
Bên cạnh việc áp dụng kinh nghiệm quản lý kho truyền thống, doanh nghiệp sản xuất nên áp dụng phần mềm quản lý kho để nâng cao hiệu quả vận hành.
Phần mềm quản lý kho: Lợi ích và cách lựa chọn phù hợp
- Tự động hóa nhập – xuất – kiểm kê: Giúp giảm thời gian thao tác thủ công, hạn chế sai sót và rút ngắn quy trình vận hành kho.
- Kiểm soát tồn kho chính xác: Theo dõi số lượng vật tư theo lô, vị trí và hạn sử dụng, tránh thất thoát và thiếu hụt vật tư cho sản xuất.
- Thống nhất dữ liệu giữa các bộ phận: Dữ liệu tập trung giúp bộ phận kho, sản xuất và mua hàng cập nhật thông tin cùng lúc, ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
- Hỗ trợ barcode/QR code: Nâng cao tốc độ thao tác và giảm nhầm lẫn khi nhập – xuất vật tư.
- Tạo báo cáo tức thì: Giúp quản lý theo dõi tình trạng kho, tồn kho chậm luân chuyển và lập kế hoạch bổ sung vật tư kịp thời.
Sử dụng phần mềm là bước cần thiết để vận hành kho chuyên nghiệp, duy trì dữ liệu chính xác và đảm bảo dây chuyền sản xuất không bị gián đoạn.
Lưu ý quan trọng khi áp dụng các kinh nghiệm trên
Những lưu ý này giúp đảm bảo việc áp dụng các kinh nghiệm quản lý kho được thực hiện hiệu quả, dữ liệu chính xác và sản xuất không bị gián đoạn.
- Không áp dụng máy móc mọi quy trình: Mỗi kho và mỗi loại vật tư có đặc thù riêng, cần linh hoạt thay vì copy nguyên mẫu.
- Đánh giá hiệu quả định kỳ: Sau một thời gian, rà soát xem các quy trình có thực sự giảm sai sót và tiết kiệm thời gian hay chưa.
- Chú ý khâu đào tạo nhân viên: Hướng dẫn nhân viên theo SOP và nhắc nhở định kỳ để ai cũng thực hiện đúng, giảm sai sót trong kho.
- Theo dõi tình trạng thiết bị và phần mềm: Kiểm tra định kỳ barcode, QR code và phần mềm quản lý để phát hiện sự cố sớm, đảm bảo nhập – xuất vật tư chính xác và không gián đoạn sản xuất.
- Không để dữ liệu tồn đọng: Các phiếu tồn, báo cáo hoặc điều chỉnh bị dồn quá lâu sẽ gây sai lệch số liệu, khó xử lý và truy nguyên nhân.
Ứng dụng phần mềm Cleeksy trong quản lý kho vật tư
Cleeksy là phần mềm quản lý sản xuất Low-code/no-code, giúp doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình kho vật tư theo nhu cầu thực tế. Trong quản lý kho vật tư, Cleeksy hỗ trợ nhà máy theo dõi nhập – xuất, tồn kho, cấp phát, kiểm kê và báo cáo theo thời gian thực, giảm nhầm lẫn, thất thoát và tối ưu hiệu suất vận hành. Những ưu điểm nổi bật của Cleeksy:
- Ghi nhận số liệu chính xác: Quét barcode/QR code khi nhập – xuất, hạn chế nhầm lẫn và thao tác thủ công.
- Theo dõi vật tư theo lô và hạn sử dụng: Kiểm soát từng batch, tránh vật tư tồn lâu hoặc hư hỏng.
- Đồng bộ dữ liệu real-time: Số liệu kho, sản xuất và mua hàng khớp nhau, giảm tồn kho ảo và tồn âm.
- Báo cáo và cảnh báo tự động: Nhắc tồn kho thấp, cảnh báo sai lệch số liệu để xử lý kịp thời.
- Đồng bộ dữ liệu liên bộ phận: Thông tin kho thống nhất với sản xuất, mua hàng và kế hoạch sản xuất, tránh mâu thuẫn và trùng lặp thao tác.
Kết luận
Quản lý kho vật tư hiệu quả cần quy trình chuẩn, dữ liệu chính xác và kỷ luật trong vận hành. Khi áp dụng các kinh nghiệm quản lý kho kết hợp với phần mềm như Cleeksy, doanh nghiệp sẽ giảm sai lệch, hạn chế thất thoát, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận và duy trì hoạt động sản xuất liên tục.
Để tìm hiểu về giải pháp quản lý kho hiệu quả, vui lòng liên hệ Cleeksy để được tư vấn ngay hôm nay.
