Cách chọn phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp

Vấn đề khi lập kế hoạch sản xuất bằng excel

Excel từng là “trợ thủ” quen thuộc trong lập kế hoạch sản xuất nhờ tính linh hoạt, dễ dùng và khả năng tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, khi quy trình sản xuất mở rộng, sản phẩm đa dạng và đơn hàng biến động liên tục, lập kế hoạch sản xuất bằng Excel dần trở thành điểm nghẽn trong vận hành.

• Rủi ro dữ liệu rời rạc: dễ phát sinh lỗi công thức khi xử lý khối lượng lớn đơn hàng, dữ liệu tách biệt khỏi tồn kho, năng lực máy móc và nhân công thực tế.
• Kế hoạch nhanh lỗi thời: mất nhiều giờ để tổng hợp thông tin từ các bộ phận, khiến kế hoạch không phản ánh đúng năng lực sản xuất thực tế và trở nên lạc nhịp ngay khi vừa ban hành.
  
• Thiếu khả năng đồng bộ liên phòng ban: Excel khó liên thông dữ liệu giữa các khâu, từ thông tin tồn kho/đặt hàng với yêu cầu vật tư và tiến độ thực thi ở dưới phân xưởng, dẫn đến sai lệch và thiếu nhất quán trong điều hành.

Khi quy mô nhà máy tăng, doanh nghiệp cần một giải pháp giúp lập kế hoạch sản xuất linh hoạt hơn và bám sát thực tế vận hành.

Đây chính là lúc phần mềm lập kế hoạch sản xuất trở thành nền tảng cốt lõi trong chiến lược tối ưu vận hành nhà máy, giúp doanh nghiệp duy trì tốc độ, nâng cao khả năng phản ứng và đảm bảo tiến độ giao hàng trong mọi tình huống.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Thực tế tại một nhà máy sản xuất cơ khí, khi nhận được đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, anh Hưng phải lên kế hoạch chi tiết. Công việc cụ thể là lên định mức nguyên vật liệu, thiết bị, nhân lực, lịch trình và quy trình từng công đoạn để đảm bảo sản phẩm được giao đúng hẹn. Tuy nhiên, việc nhập liệu thủ công khiến kế hoạch thường xuyên sai lệch: vật tư chưa ghi nhận, tồn kho ảo, chi phí chênh lệch so với thực tế.

Anh nhận ra, nếu không có hệ thống kết nối toàn chuỗi sản xuất thì tình trạng “nghẽn” sẽ xảy ra thường xuyên. Để giải quyết vấn đề đó, anh đã quyết định triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất để mọi thông tin từ đơn hàng đến thanh toán được cập nhật kịp thời. Sau khi triển khai phần mềm trong 3 tháng, quy trình của anh đã thay đổi rõ rệt: thông tin được cập nhật theo thời gian thực, giúp anh chủ động nắm tiến độ, điều phối vật tư và kiểm soát chi phí sản xuất dễ dàng hơn.

Trường hợp của anh Hưng phản ánh thực tế chung của nhiều nhà máy. Áp dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:

Nâng cao hiệu suất và năng suất vận hành

• Tối ưu nguồn lực: Phần mềm phân bổ máy móc, nhân công và nguyên vật liệu hợp lý, giảm thời gian chết và sử dụng tối đa công suất sẵn có.
• Tự động hóa quy trình: Hệ thống cho phép tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp loại bỏ các tác vụ thủ công, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành.
• Dự báo chính xác: Sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường để tránh thừa – thiếu hàng, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.

Theo Market Growth Reports, 76% doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn đã ứng dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiện đại với thời gian lead time trung bình giảm 35%.

Giảm chi phí vận hành

• Quản lý tồn kho hiệu quả: Theo dõi tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm, giảm dư thừa, hạn chế thiếu hụt, tối ưu chi phí lưu kho và vận chuyển.
• Giảm thiểu lãng phí: bằng cách phát hiện nút thắt và kém hiệu quả, phần mềm giúp điều chỉnh kịp thời để sử dụng nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc hợp lý.
• Ngăn ngừa gián đoạn: Hệ thống cho phép lên theo dõi và cập nhật lịch trình bảo trì định kỳ nhằm thực hiện kiểm tra máy móc đúng hẹn, tránh sự cố bất ngờ làm gián đoạn sản xuất.

Theo Deskera, việc áp dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiện đại giúp doanh nghiệp giảm lead time tới 30% và chi phí tồn kho khoảng 15% nhờ khả năng điều phối nguồn lực chính xác và cập nhật theo thời gian thực.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

• Giao hàng đúng hạn (OTD): Lập kế hoạch và điều phối chính xác giúp xác định thời gian giao hàng tin cậy, nâng cao uy tín với khách hàng.
• Kiểm soát chất lượng: Theo dõi và báo cáo chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ lỗi và đảm bảo chuẩn đầu ra.

Minh bạch dữ liệu và tăng tính kết nối liên phòng ban

• Dữ liệu thời gian thực: Dashboard trực quan giúp quản lý nắm bắt hiệu suất sản xuất kịp thời.
• Phân tích kịch bản “what-if”: Đánh giá nhiều phương án sản xuất để chọn giải pháp tối ưu, giảm rủi ro và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
• Tăng cường phối hợp: Mọi phòng ban truy cập chung một nguồn dữ liệu duy nhất, tăng tính đồng bộ và hợp tác giữa sản xuất, kho, mua hàng và bán hàng.
  

Thúc đẩy khả năng thích ứng

• Linh hoạt cao: Nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi hoặc có sự kiện bất ngờ.
• Điều phối theo thời gian thực: Hệ thống phản hồi ngay khi có thay đổi về đơn hàng, năng lực máy hoặc nhân công, giúp duy trì hiệu suất và kế hoạch khả thi.
  

Cách chọn phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp

Lựa chọn đúng phần mềm là bước quyết định để chuyển từ ý tưởng sang hiệu quả thực tế. Trong bối cảnh mỗi doanh nghiệp có các đặc tính riêng về quy trình, năng lực và ứng dụng chuỗi, hãy chọn hệ thống phù hợp cần dựa trên khả năng sẵn có và các công cụ hoạt động mục tiêu để chạy theo tính năng.

Dưới đây là cách chọn phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp cho doanh nghiệp:

Xác định nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Trước đó, nhà quản lý cần xác định mẫu sản phẩm của mình:

• Sản xuất theo đơn hàng (MTO) , nơi nhu cầu biến động và thời trang giao hàng kín khít.
• Sản xuất hàng loạt (MTS) , cần tối ưu năng lực máy và giảm tồn tại.
• Hoặc mô hình kết hợp (Hybrid) , Yêu cầu hệ thống có khả năng xử lý nhiều bản kịch bản cùng một lúc.

Xác định đúng mô hình giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm có độ chi tiết phù hợp: từ mục tiêu tổng thể đến điều kiện chi tiết .

Tiêu chí lựa chọn phần mềm

Một phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cần đáp ứng các tiêu chí cốt lõi:

Thử nghiệm và đánh giá thực tế (PoC)

Đây là bước quan trọng nhất để giảm thiểu rủi ro khi đầu tư vào phần mềm lập kế hoạch sản xuất.

• Yêu cầu: Đề xuất nhà cung cấp chạy thử nghiệm (PoC) với dữ liệu thực tế của doanh nghiệp (BOM, đơn hàng, năng lực máy).
• Đánh giá KPI: Đánh giá hiệu quả dựa trên KPI đã cam kết như độ chính xác kế hoạch, tốc độ xử lý khi có thay đổi, và khả năng điều chỉnh setup time.
• Giai đoạn Pilot: Sau PoC thành công, triển khai giai đoạn Pilot trên một dây chuyền hoặc sản phẩm cụ thể trước khi mở rộng toàn nhà máy.

Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng

Tìm hiểu phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng để tối ưu tiến độ, năng suất và chất lượng toàn bộ quy trình sản xuất.

Đọc thêm

Quy trình triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Sau khi lựa chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần một quy trình triển khai bài bản để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và mang lại giá trị thực tế. Một kế hoạch triển khai rõ ràng sẽ giúp giảm rủi ro, tối ưu thời gian và chi phí đầu tư. Toàn bộ quy trình có thể chia thành 4 giai đoạn chính sau:

Giai đoạn 1 – Dự báo & hoạch định nhu cầu

Đây là điểm khởi đầu của toàn bộ chuỗi hoạch định. Mục tiêu là xác định “cần sản xuất bao nhiêu, vào thời điểm nào” dựa trên dữ liệu thực tế và xu hướng thị trường.

• Xác định nhu cầu sản xuất chính xác dựa trên dữ liệu bán hàng, đơn hàng, tồn kho và xu hướng tiêu thụ.
• Cảnh báo sớm khi dự báo có sai lệch, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Giai đoạn 2 – Hoạch định vật liệu & năng lực 

Sau khi có nhu cầu sản xuất, hệ thống tính toán nguồn lực cần thiết để đảm bảo khả thi về vật tư và năng lực sản xuất vận hành

• Tính toán tự động nhu cầu nguyên vật liệu theo BOM và Routing.
• Đánh giá đồng thời năng lực máy móc, nhân công, ca làm việc để đảm bảo kế hoạch khả thi.
• Cảnh báo khi phát sinh xung đột hoặc quá tải nguồn lực, giúp điều chỉnh trước khi triển khai.

Giai đoạn 3 – Lập kế hoạch chi tiết & điều độ

Đây là “trung tâm tính toán” của hệ thống – nơi kế hoạch được chuyển thành lịch trình khả thi trên từng dây chuyền, máy, hoặc ca sản xuất.

• Phân bổ lịch sản xuất theo công suất hữu hạn, đảm bảo phù hợp với năng lực thực tế.
• Tối ưu setup time, giảm đổi khuôn, giảm thời gian chờ máy.
• Mô phỏng “what-if” để thử các kịch bản khác nhau (đơn gấp, máy dừng, thiếu vật tư) và chọn phương án tối ưu.
• Giao diện trực quan với biểu đồ Gantt cho phép kéo – thả, sắp xếp lại thứ tự công việc linh hoạt.

Giai đoạn 4 – Thực thi & Phản hồi

Giai đoạn này giúp đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ và điều chỉnh tức thời theo thời gian thực khi có biến động.

• Kết nối MES, IoT hoặc các thiết bị tại sàn xưởng để cập nhật dữ liệu sản xuất theo thời gian thực bao gồm WIP, tồn kho bán thành phẩm, thời gian dừng máy và năng lực vận hành thực tế.
• Tự động so sánh kế hoạch với dữ liệu thực thi, phát hiện sai lệch và tái lập lịch ngay lập tức.
• Cung cấp dashboard trực quan giúp ban lãnh đạo nắm được trạng thái sản xuất theo thời gian thực.

Thách thức khi triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất đòi hỏi sự thay đổi đồng bộ từ dữ liệu đến con người. Nếu thiếu chuẩn bị về quy trình và quản trị thay đổi, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng “đầu tư nhiều, hiệu quả thấp”. Việc kiểm soát tốt các thách thức ngay từ đầu là yếu tố quyết định thành công của dự án.

Các giải pháp phổ biến cho phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Thị trường phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiện có nhiều lựa chọn, từ giải pháp tổng thể đến các công cụ chuyên biệt. Tùy vào quy mô và độ phức tạp của quy trình, doanh nghiệp có thể chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu tích hợp và mục tiêu vận hành.

Dưới đây là các nhóm giải pháp phổ biến đang được ứng dụng trong ngành sản xuất hiện nay.

Kết

Phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý dòng công việc liền mạch, tối ưu năng lực máy móc và ra quyết định dựa trên dữ liệu chuẩn. Hiểu rõ cách lựa chọn và triển khai phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, giảm sai lệch trong kế hoạch và tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số bền vững.

Để hiểu rõ hơn cách hệ thống có thể vận hành trong quy trình riêng của bạn, hãy đăng ký buổi demo 1:1 cùng Cleeksy. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô thực tế.

Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng

Tìm hiểu phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng để tối ưu tiến độ, năng suất và chất lượng toàn bộ quy trình sản xuất.

Đọc thêm