Cách chọn phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp

Vấn đề khi lập kế hoạch sản xuất bằng excel

Excel từng là “ hỗ trợ thủ công” thuộc tính trong kế hoạch sản xuất hỗ trợ hoạt động, dễ sử dụng và có khả năng tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, khi quy trình mở rộng sản xuất, sản phẩm đa dạng và biến động đơn hàng liên tục, lập kế hoạch sản xuất bằng Excel tăng dần trở nên thành công trong hoạt động.

• Rủi ro về dữ liệu rời rạc: công thức phát hiện lỗi dễ dàng khi xử lý khối lượng lớn đơn hàng, phân tách dữ liệu khỏi tồn tại, năng lực máy móc và nhân công thực tế.
• Kế hoạch sai sót nhanh chóng: mất nhiều giờ để tổng hợp thông tin từ các bộ phận, lập kế hoạch không phản ánh đúng năng lượng sản xuất thực tế và trở lại nhịp độ ngay khi vừa hành động.
• Thiếu khả năng đồng bộ liên phòng: Excel khó liên thông dữ liệu giữa các khâu, từ thông tin tồn tại kho/đặt hàng với yêu cầu vật tư và tiến trình thực thi ở dưới phân tích, dẫn đến sai lệch và thiếu nhất quán trong điều hành.

Khi tăng tốc độ mô phỏng và phức tạp của máy tính, các công cụ thủ công như Excel không đủ hoạt động để định nghĩa và phân phối kết quả. Doanh nghiệp cần một giải pháp có khả năng phân tách, thay đổi mô phỏng và cập nhật thời gian thực hiện, giúp lập kế hoạch sản xuất linh hoạt hơn và thực hiện hoạt động vận hành.

Đây chính là lúc phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiện đại trở thành nền tảng cốt lõi trong chiến lược tối ưu vận hành nhà máy, giúp doanh nghiệp duy trì tốc độ, nâng cao khả năng phản ứng và đảm bảo tiến trình giao hàng trong mọi tình huống.

Vì sao cần sử dụng kế hoạch sản xuất phần mềm?

Trong nhà máy sản xuất cơ khí, khi nhận được đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, anh Hưng phải lên kế hoạch chi tiết: định mức nguyên vật liệu, thiết bị, nhân lực, lịch trình và quy trình từng công đoạn để đảm bảo sản phẩm được giao đúng hẹn. Nhưng trong quá trình triển khai, anh gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát số vật tư, dữ liệu giữa sản xuất kho và kế toán cập nhật khiến kế hoạch dễ trễ hạn, đồng thời cũng ảnh hưởng đến việc thu chi, tính chi phí giá thành sản phẩm. Có những ngày, hàng đã giao mà vật tư vẫn chưa được ghi nhận đầy đủ, làm lệch số tồn kho và ảnh hưởng tới cả kế hoạch sản xuất sau đó.

Anh nhận ra, nếu không có hệ thống kết nối toàn chuỗi sản phẩm thì trạng thái “nghẽn” sẽ xảy ra thường xuyên. Để giải quyết vấn đề đó, anh đã quyết định phát triển khai phần mềm để mọi thông tin từ đơn hàng đến thanh toán được cập nhật kịp thời. Sau khi triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất trong 3 tháng, quy trình của anh đã thay đổi: thông tin được cập nhật theo thời gian thực, giúp anh chủ động nắm tiến độ, điều phối vật tư và kiểm soát Kiểm soát chi phí sản xuất dễ dàng hơn.

Trên thực tế, phần mềm lập kế hoạch sản xuất không chỉ giúp anh Hưng giải quyết bài toán riêng của mình mà còn mang lại giá trị sắc bén cho mọi doanh nghiệp sản xuất quy trình nhiều công đoạn, nhiều đơn hàng và biến động liên tục.

• Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn: đơn hàng, tồn kho, lịch máy, năng lực nhân công. 
• Mô phỏng các kịch bản sản xuất và lựa chọn phương án tối ưu theo thời gian thực. 
• Kế hoạch tái lập tự động khi phát sinh biến – xuất hiện hạn chế hoặc đơn hàng.

Theo Deskera , việc áp dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiện đại giúp doanh nghiệp giảm thời gian thực hiện xuống 30% và chi phí tồn tại khoảng 15% nhờ khả năng phân phối nguồn lực chính xác và cập nhật theo thời gian thực.

Khi kế hoạch trở nên chính xác, linh hoạt và cập nhật tức thời, doanh nghiệp không chỉ duy trì hiệu suất cao mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh dài hạn.

Lựa chọn phương án sản xuất phù hợp với cài đặt phần mềm

Lựa chọn đúng phần mềm là bước quyết định để chuyển từ ý tưởng sang hiệu quả thực tế. Trong bối cảnh mỗi doanh nghiệp có các đặc tính riêng về quy trình, năng lực và ứng dụng chuỗi, hãy chọn hệ thống phù hợp cần dựa trên khả năng sẵn có và các công cụ hoạt động mục tiêu để chạy theo tính năng.

Xác định nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Trước đó, nhà quản lý cần xác định mẫu sản phẩm của mình:

• Sản xuất theo đơn hàng (MTO) , nơi nhu cầu biến động và thời trang giao hàng kín khít.
• Sản xuất hàng loạt (MTS) , cần tối ưu năng lực máy và giảm tồn tại.
• Hoặc mô hình kết hợp (Hybrid) , Yêu cầu hệ thống có khả năng xử lý nhiều bản kịch bản cùng một lúc.

Xác định đúng mô hình giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm có độ chi tiết phù hợp: từ mục tiêu tổng thể đến điều kiện chi tiết .

Tiêu chí lựa chọn phần mềm

Một kết quả sản xuất kế hoạch cài đặt phần mềm để đáp ứng các lõi cốt lõi tiêu chuẩn:

Thử nghiệm và đánh giá thực tế (PoC)

Đây là bước quan trọng nhất để giảm thiểu rủi ro khi bắt đầu sử dụng kế hoạch sản xuất kế hoạch ứng dụng .

• Yêu cầu: Đề xuất nhà cung cấp chạy thử nghiệm (PoC) với dữ liệu thực tế của doanh nghiệp (BOM, đơn hàng, năng lực máy).
• Đánh giá KPI: Đánh giá hiệu quả dựa trên KPI đã cam kết như độ chính xác kế hoạch, tốc độ xử lý khi có thay đổi, và khả năng điều chỉnh setup time.
• Giai đoạn Pilot: Sau PoC thành công, triển khai giai đoạn Pilot trên một dây chuyền hoặc sản phẩm cụ thể trước khi mở rộng toàn nhà máy.

Quy trình triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Phần mềm lập kế hoạch sản xuất không chỉ tạo ra kế hoạch mà còn đảm bảo kế hoạch đó khả thi, được giám sát và điều chỉnh liên tục trong suốt quá trình sản xuất.

Toàn bộ quy trình có thể chia thành 4 giai đoạn chính, giúp dòng thông tin và quyết định luôn thông suốt từ khâu hoạch định đến xưởng sản xuất:

Giai đoạn 1 – Dự báo & hoạch định nhu cầu

Đây là điểm khởi đầu của toàn bộ chuỗi hoạch định. Mục tiêu là xác định “cần sản xuất bao nhiêu, vào thời điểm nào” dựa trên dữ liệu thực tế và xu hướng thị trường.

• Xác định nhu cầu sản xuất chính xác dựa trên dữ liệu bán hàng, đơn hàng, tồn kho và xu hướng tiêu thụ.
• Cảnh báo sớm khi dự báo có sai lệch, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Giai đoạn 2 – Hoạch định vật liệu & năng lực 

Sau khi có nhu cầu sản xuất, hệ thống tính toán nguồn lực cần thiết để đảm bảo khả thi về vật tư và năng lực sản xuất vận hành

• Tính toán tự động nhu cầu nguyên vật liệu theo BOM và Routing.
• Đánh giá đồng thời năng lực máy móc, nhân công, ca làm việc để đảm bảo kế hoạch khả thi.
• Cảnh báo khi phát sinh xung đột hoặc quá tải nguồn lực, giúp điều chỉnh trước khi triển khai.

Giai đoạn 3 – Lập kế hoạch chi tiết & điều độ

Đây là “trung tâm tính toán” của hệ thống – nơi kế hoạch được chuyển thành lịch trình khả thi trên từng dây chuyền, máy, hoặc ca sản xuất.

• Phân bổ lịch sản xuất theo công suất hữu hạn, đảm bảo phù hợp với năng lực thực tế.
• Tối ưu setup time, giảm đổi khuôn, giảm thời gian chờ máy.
• Mô phỏng “what-if” để thử các kịch bản khác nhau (đơn gấp, máy dừng, thiếu vật tư) và chọn phương án tối ưu.
• Giao diện trực quan với biểu đồ Gantt cho phép kéo – thả, sắp xếp lại thứ tự công việc linh hoạt.

Giai đoạn 4 – Thực thi & Phản hồi

Giai đoạn này giúp đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ và điều chỉnh tức thời theo thời gian thực khi có biến động.

• Kết nối MES, IoT hoặc các thiết bị tại sàn xưởng để cập nhật dữ liệu sản xuất theo thời gian thực bao gồm WIP, tồn kho bán thành phẩm, thời gian dừng máy và năng lực vận hành thực tế.
• Tự động so sánh kế hoạch với dữ liệu thực thi, phát hiện sai lệch và tái lập lịch ngay lập tức.
• Cung cấp dashboard trực quan giúp ban lãnh đạo nắm được trạng thái sản xuất theo thời gian thực.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Việc đầu tư vào phần mềm lập kế hoạch sản xuất là một khoản đầu tư chiến lược, mang lại những lợi ích đột phá về hiệu suất vận hành, quản lý vốn và khả năng ra quyết định.

Theo Market Growth Reports, 76% doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn đã ứng dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiện đại với thời gian lead time trung bình giảm 35%.

Nâng cao hiệu suất và năng suất vận hành

• Tối ưu nguồn lực: Phần mềm phân bổ máy móc, nhân công và nguyên vật liệu hợp lý, giảm thời gian chết và sử dụng tối đa công suất sẵn có.
  
• Tự động hóa quy trình: Hệ thống cho phép tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp loại bỏ các tác vụ thủ công, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành.
  
• Dự báo chính xác: Sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường để tránh thừa – thiếu hàng, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng. 

Giảm chi phí vận hành

• Quản lý tồn kho hiệu quả: Theo dõi tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm, giảm dư thừa, hạn chế thiếu hụt, tối ưu chi phí lưu kho và vận chuyển.
  
• Giảm thiểu lãng phí: bằng cách phát hiện nút thắt và kém hiệu quả, phần mềm giúp điều chỉnh kịp thời để sử dụng nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc hợp lý.
  
• Ngăn ngừa gián đoạn: Hệ thống cho phép lên theo dõi và cập nhật lịch trình bảo trì định kỳ nhằm thực hiện kiểm tra máy móc đúng hẹn, tránh sự cố bất ngờ làm gián đoạn sản xuất. 

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

• Giao hàng đúng hạn (OTD): Lập kế hoạch và điều phối chính xác giúp xác định thời gian giao hàng tin cậy, nâng cao uy tín với khách hàng.
• Kiểm soát chất lượng: Theo dõi và báo cáo chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ lỗi và đảm bảo chuẩn đầu ra.
  

Minh bạch dữ liệu và tăng tính kết nối liên phòng ban

• Dữ liệu thời gian thực: Dashboard trực quan giúp quản lý nắm bắt hiệu suất sản xuất kịp thời.
• Phân tích kịch bản “what-if”: Đánh giá nhiều phương án sản xuất để chọn giải pháp tối ưu, giảm rủi ro và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
• Tăng cường phối hợp: Mọi phòng ban truy cập chung một nguồn dữ liệu duy nhất, tăng tính đồng bộ và hợp tác giữa sản xuất, kho, mua hàng và bán hàng.

Thúc đẩy khả năng thích ứng

• Linh hoạt cao: Nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi hoặc có sự kiện bất ngờ.
• Điều phối theo thời gian thực: Hệ thống phản hồi ngay khi có thay đổi về đơn hàng, năng lực máy hoặc nhân công, giúp duy trì hiệu suất và kế hoạch khả thi.

Thách thức khi triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Việc triển khai phần mềm lập kế hoạch sản xuất không chỉ là thay đổi công cụ, mà là thay đổi cách doanh nghiệp ra quyết định và phối hợp giữa các bộ phận. Đây là một quá trình chuyển đổi phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về dữ liệu, quy trình và con người.

Những rào cản dưới đây thường xuất hiện trong hầu hết các dự án và cách doanh nghiệp xử lý chúng sẽ quyết định việc triển khai thành công hay thất bại.

Các giải pháp phổ biến cho phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Thị trường phần mềm lập kế hoạch sản xuất rất đa dạng, bao gồm các giải pháp từ hệ thống tổng thể đến các công cụ chuyên biệt. Việc lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp của quy trình và nhu cầu tích hợp dữ liệu của từng nhà máy.

Dưới đây là tổng hợp các nhóm giải pháp phổ biến nhất đang được áp dụng trong ngành sản xuất hiện đại:

Kết

Trong bối cảnh sản xuất ngày càng biến động, khả năng thiết lập kế hoạch chính xác, linh hoạt và thời gian thực đang trở thành lợi thế cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp. Phần mềm thiết lập kế hoạch sản xuất không còn là công cụ hỗ trợ mà là nền tảng cấu hình năng lực vận hành và quản lý duy trì mới – nơi mọi quyết định được kết nối, đo lường và cải tiến liên tục.

Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp phù hợp, mức độ ưu tiên theo hướng không nằm ở việc chọn hệ thống phức tạp nhất mà là lựa chọn nền tảng phù hợp với hiện tại và khả năng điều chỉnh để phù hợp với tương lai.

Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng

Tìm hiểu phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng để tối ưu tiến độ, năng suất và chất lượng toàn bộ quy trình sản xuất.

Đọc thêm