Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng

Phần mềm quản lý sản xuất là gì?

Phần mềm quản lý sản xuất là hệ thống công nghệ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, điều phối, giám sát và tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm.

Hệ thống kết nối toàn bộ dữ liệu giữa kinh doanh – kế hoạch – sản xuất – kho – QC – kế toán – nhân sự, tạo “nguồn thông tin duy nhất” cho quản lý. Quản lý có thể ra quyết định nhanh, chính xác và dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất 

Trong thời đại số hoá hiện nay, việc quản lý các hoạt động sản xuất qua file Excel, hoặc bằng Zalo, hay bằng sổ sách vật lý đã không còn phù hợp bởi nhiều lý do.

Dưới đây là 5 lý do quan trọng tại sao doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý sản xuất để tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả:

Lý do thứ nhất: Dữ liệu quản lý rời rạc, mỗi bộ phận làm một kiểu

Theo Manufacturing Leadership Council, 70% nhà sản xuất vẫn đang thu thập dữ liệu thủ công, và 53% thừa nhận dữ liệu phân tán giữa các hệ thống là thách thức lớn nhất trong quá trình số hóa vận hành.

Thực tế tại nhiều nhà máy, thông tin về đơn hàng, định mức nguyên vật liệu (BOM), lịch sản xuất, hay tồn kho vẫn được quản lý bằng file Excel riêng lẻ. Khi cần đối chiếu, nhân viên phải nhập tay hoặc gửi yêu cầu qua nhiều bộ phận, dẫn đến độ trễ thông tin, sai lệch dữ liệu, và khó kiểm soát năng suất thực tế.

Tác động:

• Lãng phí thời gian thao tác thủ công.
• Mất tính minh bạch và thống nhất trong dữ liệu sản xuất.
• Thiếu nguồn dữ liệu tin cậy duy nhất để kiểm soát và ra quyết định.

Một doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử từng quản lý dữ liệu bằng Excel riêng lẻ cho từng bộ phận. Khi sai lệch BOM xảy ra, nhân viên phải đối chiếu thủ công giữa nhiều file, mất hàng giờ để xác định nguyên nhân, khiến dây chuyền dừng và đơn hàng trễ.

Khi áp dụng phần mềm quản lý Cleeksy, dữ liệu của tất cả phòng ban được kết nối trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống tự động cập nhật, cảnh báo khi có sai lệch và báo cáo thông tin đến các bộ phận liên quan. Kết quả là doanh nghiệp rút ngắn 80% thời gian xử lý, loại bỏ nhập liệu thủ công và có nguồn dữ liệu chính xác để ra quyết định nhanh hơn.

Lý do thứ hai: Không kiểm soát được tiến độ sản xuất theo thời gian thực 

Việc chỉ tổng hợp năng suất và tình trạng máy móc sau ca làm khiến quản lý phát hiện sự cố quá muộn khi dây chuyền đã dừng, đơn hàng đã trễ. Thiếu dữ liệu thời gian thực khiến doanh nghiệp không thể phản ứng kịp với các sai lệch về tiến độ, chất lượng hay vật tư, dẫn đến nhiều hệ quả:

Tác động:

• Phản ứng chậm với sự cố, gây trễ tiến độ giao hàng.
• Giảm năng suất toàn nhà máy, tăng chi phí nhân công và vận hành.
• Thiếu dữ liệu kịp thời để đánh giá hiệu quả thực tế của từng ca làm.

Doanh nghiệp in ấn không phát hiện kịp sự cố máy ép bị dừng do lỗi cảm biến. Kết quả là nhân công mất thời gian chờ phải tăng ca để bù tiến độ. Với nghiệp vụ sản xuất, Cleeksy cho phép theo dõi, điều phối và giám sát hoạt động tại các chuyền, xưởng theo thời gian thực.

Hệ thống ghi nhận sản lượng, hỗ trợ báo cáo kịp thời khi máy ngừng hoạt động hoặc vượt định mức và cập nhật tiến độ lên dashboard quản lý. Kết quả là doanh nghiệp giảm thời gian xử lý sự cố, tăng năng suất tổng thể và đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Lý do thứ ba: Không kịp cập nhật thông tin khi kế hoạch sản xuất thay đổi

Trong thực tế sản xuất, kế hoạch sản xuất có thể thay đổi liên tục do biến động đơn hàng, vật tư hoặc nhân sự. Nếu hệ thống không cập nhật tự động theo tình hình thực tế, các tổ/ca xưởng vẫn làm theo lệnh cũ, dẫn đến chồng chéo sản xuất, sai mã hàng hoặc trễ tiến độ giao hàng.

Hệ quả là toàn bộ chuỗi vận hành bị ảnh hưởng:

• Sai lệch kế hoạch, sản xuất sai mã hàng hoặc trễ tiến độ.
• Giảm hiệu quả sử dụng máy móc, nhân công, vật tư.
• Mất khả năng phản ứng nhanh trước thay đổi từ khách hàng.

Doanh nghiệp sản xuất cơ khí gặp tình trạng kế hoạch thay đổi nhưng xưởng không cập nhật được kịp thời. Điều này gây ra tình trạng sản xuất thừa, ảnh hưởng tiến độ tới các đơn hàng khác.

Thông qua nghiệp vụ quản lý kế hoạch sản xuất của Cleeksy, kế hoạch sản xuất được liên kết trực tiếp với đơn hàng, kho và năng lực máy móc. Khi có thay đổi, hệ thống tự tính toán lại lịch trình và cập tới tới từng bộ phận theo thời gian thực. Kết quả doanh nghiệp rút ngắn thời gian điều chỉnh kế hoạch, giảm thời gian giao tiếp thủ công.

Lý do thứ tư: Thiếu kiểm soát chất lượng và truy xuất nguồn gốc

Chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định uy tín và khả năng duy trì khách hàng của doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, nhiều nhà máy vẫn ghi nhận dữ liệu QC thủ công, rời rạc giữa các công đoạn. Khi phát sinh lỗi, việc truy xuất nguồn gốc lô hàng, ca sản xuất hoặc máy móc liên quan mất nhiều thời gian, gây gián đoạn và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Trong bối cảnh các tiêu chuẩn quốc tế như ISO, GMP, HACCP ngày càng khắt khe, năng lực truy xuất nguồn gốc không chỉ là yêu cầu tuân thủ, mà còn là lợi thế cạnh tranh để chứng minh năng lực sản xuất và đảm bảo tính minh bạch.

Tác động:

• Tăng chi phí sản phẩm lỗi, làm lại hoặc loại bỏ.
• Giảm năng lực kiểm soát chất lượng theo thời gian thực.
• Khó đáp ứng tiêu chuẩn khách hàng quốc tế (ISO, HACCP, GMP,…).

Doanh nghiệp sản xuất nội thất từng gặp khó khăn trong gặp tình trạng lỗi chi tiết sau gia công nhưng không xác định được nguyên nhân do dữ liệu QC ghi tay, rời rạc giữa các ca làm.

Sau khi triển khai nghiệp vụ Quản lý chất lượng, doanh nghiệp thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra cho từng công đoạn, tự động sinh phiếu QC và ghi nhận kết quả kiểm tra trực tiếp tại xưởng. Khi phát hiện lỗi, hệ thống kích hoạt quy trình phân tích nguyên nhân và khắc phục, đồng thời cập nhật tức thì cho bộ phận kỹ thuật và quản lý. Vì thế, doanh nghiệp doanh nghiệp rút ngắn 60% thời gian xử lý lỗi, giảm 30% sản phẩm lỗi.

Lý do thứ năm: Báo cáo sai lệch, ra quyết định chậm

Khi dữ liệu được tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn, báo cáo thường sai lệch so với thực tế vận hành. Nhà quản lý không thể có cái nhìn toàn cảnh và không ra quyết định được do thiếu dữ liệu thực tế. 

Trong bối cảnh giá nguyên vật liệu và đơn hàng biến động liên tục, sự chậm trễ trong quyết định có thể làm mất cơ hội kinh doanh.

Tác động:

• Quyết định chậm, thiếu cơ sở dữ liệu đáng tin cậy.
• Lãng phí nguồn lực do kế hoạch và thực tế không khớp.
• Giảm năng lực cạnh tranh trong môi trường biến động nhanh.

Một doanh nghiệp bao bì tại Bình Dương thường gặp tình trạng giao trễ đơn hàng do thiếu báo cáo trực quan về tiến độ và năng suất sản xuất Dữ liệu được tổng hợp thủ công nên khi đến tay quản lý thường chậm vài giờ.

Sau khi triển khai phần mềm quản lý sản xuất với dashboard theo thời gian thực, tiến độ và năng suất được cập nhật tức thì, giúp phát hiện sự cố ngay trong ca làm việc và giảm 15% chi phí phát sinh.

Lợi ích của phần mềm quản lý sản xuất

Từ 5 lý do được chia sẻ ở trên có thể thấy, các doanh nghiệp sản xuất gặp nhiều cản trở trong quản lý. Trước những vấn đề đó, phần mềm quản lý sản xuất trở thành công cụ then chốt. Phần mềm giúp số hóa quy trình, kết nối dữ liệu xuyên suốt và kiểm soát vận hành theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất, giảm lãng phí và kiểm soát vận hành theo thời gian thực.

Tối ưu hóa và tinh gọn quy trình sản xuất

Hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất trên một nền tảng thống nhất, phát hiện và tối ưu các công đoạn sản xuất, rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất và nâng cao hiệu suất tổng thể.

• Lập kế hoạch & điều độ tự động: Cân đối đơn hàng, năng lực máy móc, nhân công để tạo lịch sản xuất tối ưu.
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Cập nhật trạng thái từng công đoạn, từng ca làm việc, giúp quản đốc xử lý kịp thời khi có chậm trễ.
• Phân tích hiệu suất sản xuất (OEE, Downtime,Tỉ lệ lỗi): Giúp lãnh đạo xác định điểm nghẽn và tinh gọn quy trình hiệu quả hơn.

Phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận

Phần mềm quản lý sản xuất tạo ra dòng thông tin xuyên suốt giữa các phòng ban, từ kế hoạch, kho, kỹ thuật đến sản xuất và kế toán.Các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, giảm sai lệch truyền đạt và tăng tốc độ phản hồi khi đơn hàng thay đổi.

• Tích hợp dữ liệu liên phòng ban: Tự động chia sẻ thông tin kế hoạch, nguyên vật liệu, tiến độ, chất lượng giữa các bộ phận.
• Cập nhật thời gian thực: Khi có điều chỉnh đơn hàng hoặc thay đổi lệnh sản xuất, hệ thống đồng bộ ngay đến các bộ phận liên quan.
• Lịch sử vận hành thống nhất: Giúp truy xuất mọi dữ liệu từ đầu đến cuối chuỗi sản xuất trong vài giây.

Giảm chi phí sản xuất và vận hành

Bằng cách kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu, nhân công và thiết bị, phần mềm giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực hiện có. Tự động hóa lập kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho giúp tránh dư thừa nguyên liệu, giảm lỗi sản xuất và hạn chế chi phí vận hành không cần thiết.

• Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM): Theo dõi nhập – xuất – tồn theo từng lệnh sản xuất, tránh thất thoát.
• Cảnh báo tồn kho an toàn: Nhắc nhở tự động khi vật tư sắp thiếu hoặc vượt giới hạn tồn kho.
• Tự động lập kế hoạch MRP: Đảm bảo nguyên vật liệu sẵn sàng đúng lúc, giảm lãng phí và thời gian chờ.

Nâng cao chất lượng sản phẩm & truy xuất nguồn gốc

Phần mềm đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn chất lượng, giảm rủi ro lỗi hàng loạt và giúp doanh nghiệp truy xuất nguyên nhân sai lỗi nhanh chóng. Thông qua việc:

• Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát (QC) theo từng công đoạn: Áp dụng quy chuẩn ISO hoặc nội bộ.
• Ghi nhận lỗi theo lô, ca hoặc thiết bị: Cho phép truy xuất chính xác nguồn gốc lỗi.
• Liên kết dữ liệu QC – kho – sản xuất: Giúp kiểm soát các lô lỗi và điều chỉnh kế hoạch sản xuất kịp thời để ngăn ngừa sai sót lan rộng.

Ra quyết định chính xác nhờ dữ liệu thời gian thực

Hệ thống cung cấp báo cáo sản xuất theo thời gian thực giúp doanh nghiệp loại bỏ sai lệch dữ liệu và tăng tốc độ ra quyết định. Dữ liệu từ kế hoạch, vận hành máy móc, chất lượng và kho được tập trung trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó mang lại cái nhìn toàn diện về hiệu suất và tiến độ sản xuất.

• Dashboard trực quan: Hiển thị tức thì các chỉ số năng suất, tỷ lệ lỗi, OEE và tiến độ đơn hàng.
• Phân tích dữ liệu sản xuất & chi phí: Đưa ra báo cáo chi phí, năng suất và hiệu quả cho từng lệnh sản xuất.
• Truy cập từ xa: Hỗ trợ điều hành và phê duyệt từ bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị như điện thoại di động/máy tính,…

Tối ưu thiết bị và nhân sự

Doanh nghiệp kéo dài tuổi thọ thiết bị, giảm thời gian dừng máy, đồng thời nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng nguồn lực. Khi máy móc và con người được vận hành theo kế hoạch tối ưu, toàn bộ dây chuyền sẽ hoạt động ổn định, liên tục và đạt hiệu suất cao hơn.

• Quản lý bảo trì thiết bị:Theo dõi lịch sử vận hành, cảnh báo bảo trì định kỳ đúng hạn cho máy móc.
• Quản lý năng suất nhân sự: Ghi nhận hiệu suất theo thời gian thực, hỗ trợ phân công công việc tối ưu và đánh giá công bằng.

Các loại phần mềm quản lý sản xuất phổ biến 

Doanh nghiệp sản xuất hiện nay sử dụng nhiều hệ thống phần mềm quản lý để tối ưu quy trình, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành. Dưới đây là các phần mềm phổ biến nhất được ứng dụng trong nhà máy. Doanh nghiệp cần lựa chọn tùy theo mục tiêu và quy mô vận hành của từng doanh nghiệp.

Khám phá các lĩnh vực tiềm năng khi triển khai nền tảng vận hành số (DOP)

Vì sao nền tảng vận hành số đang trở thành chìa khóa vận hành mới cho các ngành như bán lẻ, xây dựng, sản xuất, logistics và nhiều lĩnh vực khác?

Đọc thêm

Xu hướng Quản lý sản xuất trong kỷ nguyên số

Quản lý sản xuất đang trải qua một giai đoạn chuyển đổi sâu sắc, từ mô hình tập trung vào hiệu suất (Efficiency) sang mô hình ưu tiên khả năng thích ứng (Agility), tự động hóa và phát triển bền vững.

Dưới đây là 5 xu hướng quản lý sản xuất hàng đầu được các báo cáo toàn cầu nhận định:

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Generative AI (Gen AI)

AI, đặc biệt là Generative AI (AI tạo sinh), đang được ứng dụng để rút ngắn chu kỳ thiết kế, tối ưu bảo trì và tự động hóa dịch vụ khách hàng. Hiện 55% nhà sản xuất đã sử dụng AI tạo sinh, 40% có kế hoạch tăng đầu tư trong 3 năm tới, và 78% xem AI là một phần trong chiến lược chuyển đổi số tổng thể.

• Bảo trì dự đoán (Predictive Maintenance) – theo dõi dữ liệu cảm biến và cảnh báo lỗi thiết bị trước khi xảy ra.
• Lập kế hoạch động (Dynamic Scheduling) – tự động điều chỉnh lịch sản xuất dựa trên năng lực, đơn hàng và tồn kho.
• Trợ lý vận hành Gen AI – hỗ trợ người dùng nhập dữ liệu, truy xuất báo cáo và tạo biểu mẫu tự động bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Nhà máy thông minh (Smart Factory) và hệ thống tích hợp

Nhà máy thông minh là hệ thống sản xuất hiện đại, nơi con người, máy móc và dữ liệu được kết nối trong một nền tảng thống nhất. Ứng dụng IoT, AI và Big Data giúp giám sát, phân tích và tối ưu quy trình theo thời gian thực, giảm thiểu can thiệp thủ công và nâng cao hiệu suất.

• Tích hợp hệ thống quản lý: Áp dụng các nền tảng quản lý sản xuất để kết nối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp giúp giám sát và điều chỉnh tiến độ, năng suất và chất lượng một cách liên tục và hiệu quả.
• Hệ thống tự động: Phát triển các hệ thống tự động (bao gồm cả robot vật lý và tác nhân kỹ thuật số) để chúng có khả năng học hỏi, thích ứng và cộng tác với con người  tạo nên dây chuyền sản xuất linh hoạt, tự điều chỉnh và giảm thiểu sai lệch vận hành.

Chuỗi cung ứng linh hoạt và khả năng phục hồi

Doanh nghiệp hiện nay tập trung vào xây dựng chuỗi cung ứng linh hoạt và khả năng phục hồi cao, với trọng tâm:

• Số hóa Chuỗi cung ứng: Ứng dụng Digital Twins (Bản sao kỹ thuật số) để mô phỏng và kiểm tra các kịch bản gián đoạn, từ đó tăng cường khả năng thích ứng của phần mềm lập kế hoạch sản xuất.
• Tính linh hoạt sản xuất: Khả năng nhanh chóng chuyển đổi nhà cung cấp, thay đổi cấu hình dây chuyền hoặc chuyển đổi sản phẩm để đối phó với biến động thị trường.
• Kinh doanh trực tiếp (D2C): Nhiều nhà sản xuất công nghiệp đang chuyển sang các kênh thương mại điện tử B2B và D2C (Direct-to-Customer) để kiểm soát tốt hơn nhu cầu khách hàng và tăng tính linh hoạt.

Sản xuất bền vững và định hướng ESG

Bền vững không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà đã trở thành chỉ số hiệu quả vận hành. Phần mềm quản lý sản xuất hiện nay tích hợp:

• Tối ưu hóa Tài nguyên: Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để đo lường, báo cáo và tối ưu hóa mức tiêu thụ năng lượng/vật liệu.
• Kinh tế tuần hoàn: Chuyển đổi mô hình sản xuất sang sử dụng vật liệu tái chế, giảm thiểu rác thải và lãng phí (Lean), tích hợp các tiêu chí môi trường (ESG) vào chuỗi giá trị.

Nâng cao năng lực nhân sự

Thiếu hụt lao động tay nghề cao là thách thức lớn đối với sản xuất hiện đại, đòi hỏi doanh nghiệp tối ưu kỹ năng, đào tạo thực tế và tăng cường hợp tác giữa con người và máy móc.

• Quản lý kỹ năng (Skill Matrix): Đo lường năng lực từng công nhân để phân công phù hợp.
• Đào tạo thực tế ảo (VR/AR Training): Mô phỏng thao tác sản xuất để tăng tốc độ học việc.
• Hợp tác người – máy: AI đóng vai trò như “đồng nghiệp số” giúp công nhân xử lý nhanh tình huống phát sinh.

Kết

Phần mềm quản lý sản xuất giải quyết các vấn đề cốt lõi mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Khi áp dụng, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ quy trình, giám sát tiến độ và năng suất theo thời gian thực, ra quyết định nhanh và tối ưu chi phí vận hành.

Tìm hiểu và triển khai phần mềm quản lý sản xuất ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.