Quản lý kho và 5 phương pháp quản lý kho hàng thông dụng

Tổng quan về quản lý kho

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho (Warehouse Management) là quá trình tổ chức, kiểm soát và giám sát toàn bộ hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho, từ lúc nhập kho đến lúc xuất kho. Mục tiêu cốt lõi của quản lý kho là đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu, dữ liệu tồn kho chính xác và chi phí bảo quản được tối ưu.

Trong doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, kho là điểm tập trung nguyên vật liệu, hàng bán hoặc thành phẩm. Nếu không kiểm soát tốt lượng hàng tồn và luân chuyển trong kho, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng dư thừa, thiếu hụt, sai lệch số liệu hoặc gián đoạn sản xuất.

Vai trò của quản lý kho 

Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng chảy hàng hóa ổn định và giảm thiểu rủi ro liên quan đến tồn kho. Đây là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến năng lực vận hành và khả năng đáp ứng thị trường.

• Bảo đảm tính sẵn sàng của hàng hóa cho sản xuất hoặc bán hàng.
• Giảm sai lệch số liệu nhờ theo dõi và chuẩn hóa quy trình xuất – nhập – kiểm kê.
• Tối ưu chi phí tồn kho bao gồm chi phí mặt bằng, lưu trữ và nhân công.
• Hạn chế rủi ro hao hụt, hư hỏng, đặc biệt với hàng hóa có hạn sử dụng hoặc yêu cầu bảo quản đặc thù.
• Cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và đối tác.

Quy trình quản lý kho chuẩn (7 bước)

Để kho vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ các bước xử lý hàng hóa từ lúc hàng đi vào đến khi rời khỏi kho. Một quy trình quản lý kho hàng phổ biến thường gồm 7 bước sau: Nhập kho, Lưu kho, Lấy hàng, Xuất kho, Hoàn hàng, Kiểm kê, Thống kê & báo cáo.

Khi quy trình được chuẩn hóa, thủ kho dễ thao tác, dữ liệu tồn kho minh bạch và việc phối hợp giữa các bộ phận trở nên thống nhất.

Bước 1: Nhập kho

Khi hàng về, kho tiến hành đối chiếu chứng từ, kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa. Hàng đạt yêu cầu sẽ được lập phiếu nhập và ghi nhận vào hệ thống. Mục tiêu là đảm bảo số liệu ban đầu chính xác ngay từ điểm vào kho.

Bước 2: Lưu kho

Hàng hóa sau khi nhập được đưa vào khu vực lưu trữ và sắp xếp theo mã hàng, khu vực, vị trí kệ hoặc theo tiêu chí bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm. Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm soát. Việc ghi nhận vị trí lưu kho lên hệ thống giúp truy xuất nhanh và giảm thời gian tìm kiếm khi cần xuất hàng.

Bước 3: Lấy hàng

Khi có yêu cầu sản xuất hoặc đơn hàng, kho tiến hành lấy đúng loại và đúng số lượng theo phiếu yêu cầu. Việc lấy hàng cần đối chiếu lại mã hàng và số lượng để tránh sai sót. Đối với doanh nghiệp có tần suất xuất hàng cao, phương pháp lấy hàng phù hợp sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm di chuyển không cần thiết trong kho.

Bước 4: Xuất kho

Khi hàng sẵn sàng để chuyển giao, thủ kho lập phiếu xuất tương ứng với mục đích sử dụng: bán hàng, cấp phát nội bộ hoặc điều chuyển giữa các kho. Sau khi xuất, số liệu tồn kho phải được cập nhật ngay lập tức để hạn chế chênh lệch và đảm bảo các bộ phận liên quan nắm được tình trạng tồn kho thực tế.

Bước 5: Hoàn hàng

Trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng, một số vật tư/hàng hóa có thể bị trả lại do dư thừa, lỗi hoặc không đạt yêu cầu. Hàng hoàn về cần được kiểm tra và phân loại rõ ràng: tái nhập vào tồn kho, cách ly theo dõi hoặc trả lại nhà cung cấp. Bước này giúp kiểm soát chất lượng và hạn chế rủi ro đưa hàng kém chất lượng trở lại hệ thống.

Bước 6: Kiểm kê định kỳ

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê theo chu kỳ (tuần, tháng, quý) hoặc kiểm kê đột xuất để đối chiếu giữa số liệu thực tế và dữ liệu hệ thống. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân như sai sót nhập liệu, thất thoát hoặc hao hụt tự nhiên, từ đó đưa ra biện pháp cải thiện.

Bước 7: Thống kê & báo cáo

Sau khi dữ liệu tồn kho được cập nhật, bộ phận kho lập báo cáo theo nhu cầu quản lý, như báo cáo tồn cuối kỳ, vòng quay hàng tồn hay cảnh báo hàng tồn lâu. Những báo cáo này hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định về kế hoạch mua hàng, sản xuất và tối ưu chi phí lưu kho.

5 phương pháp quản lý kho hiệu quả

Quy trình kho chỉ vận hành hiệu quả khi đi kèm các nguyên tắc quản lý rõ ràng. Những phương pháp này giúp kiểm soát vòng đời hàng hóa, hạn chế sai lệch dữ liệu và tối ưu việc quản lý sản xuất. Dưới đây là các phương pháp cốt lõi thường được áp dụng trong quản lý kho hiện đại.

FIFO, LIFO và FEFO – Kiểm soát xuất hàng theo thời gian và hạn sử dụng

FIFO (First In – First Out): Hàng nhập trước xuất trước

• Phù hợp hàng dễ hư hỏng, giảm giá trị theo thời gian: thực phẩm, hóa chất, nông sản, vật tư tiêu hao.
• Giúp tránh tồn kho lâu, tránh hao hụt và giảm chi phí hủy hàng.
• Áp dụng khi kho có luân chuyển đều và thời gian lưu trữ ngắn.

LIFO (Last In – First Out): Hàng nhập sau xuất trước

• Áp dụng với hàng không phụ thuộc thời gian như vật liệu xây dựng, linh kiện kim loại.
• Tối ưu khi giá thị trường biến động tăng; xuất hàng mới → giá vốn thấp hơn → tăng biên lợi nhuận.
• Cần kiểm soát hàng cũ để tránh “ôm” tồn quá lâu.

FEFO (First Expired – First Out): Hàng sắp hết hạn xuất trước

• Bắt buộc trong kho thực phẩm – dược phẩm – mỹ phẩm – hóa chất.
• Đòi hỏi theo dõi hạn sử dụng theo lô và cảnh báo tự động.
• Tránh rủi ro hàng hết hạn → tiết kiệm chi phí xử lý vi phạm & thu hồi sản phẩm.

Phân loại tồn kho ABC – Tập trung nguồn lực đúng chỗ

Phương pháp ABC giúp xác định mức độ ưu tiên trong quản lý dựa trên giá trị đóng góp của từng nhóm hàng vào tổng chi phí và doanh thu. Nhờ vậy, doanh nghiệp tập trung nguồn lực đúng trọng tâm, giảm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả kiểm kê.

• Nhóm A: Chiếm tỷ trọng giá trị cao nhưng số lượng thấp → cần kiểm soát chặt, theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
• Nhóm B: Giá trị và nhu cầu trung bình → quản lý theo chu kỳ kiểm kê định kỳ.
• Nhóm C: Giá trị thấp nhưng số lượng lớn → tối ưu không gian lưu trữ, không cần giám sát quá chặt.

5S – Phương pháp chuẩn hóa và tối ưu không gian lưu kho

5S là phương pháp tổ chức kho nhằm đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, rõ ràng và dễ vận hành. Khi áp dụng đúng, 5S giúp giảm thời gian tìm hàng, giảm sai sót lấy hàng, đồng thời nâng cao hiệu suất và an toàn trong kho.

• Sàng lọc: Loại bỏ hàng dư, hàng lỗi hoặc vật tư không còn nhu cầu để giải phóng diện tích.
• Sắp xếp: Đánh mã kệ, mã vị trí và bố trí hàng theo nhóm để dễ nhận diện và dễ lấy.
• Sạch sẽ: Giữ môi trường kho sạch, bảo dưỡng thiết bị và hệ thống giá/kệ định kỳ.
• Săn sóc: Duy trì tiêu chuẩn vận hành và phân rõ trách nhiệm từng vị trí.
• Sẵn sàng: Đảm bảo kho luôn ở trạng thái sẵn sàng xử lý đơn hàng ngay.

JIT (Just in Time) – Quản lý hàng tồn theo nhu cầu thực tế

JIT là phương pháp quản lý kho nhằm đảm bảo hàng hóa chỉ được nhập và xuất đúng lúc, dựa trên nhu cầu thực tế của sản xuất hoặc đơn hàng. Mục tiêu là giảm tối đa hàng tồn kho, hạn chế chi phí lưu trữ và tăng tốc độ xoay vòng vật tư.

• Xác định mức tồn kho tối thiểu – tối đa: Thiết lập giới hạn số lượng cho từng mã hàng để tránh thiếu hụt hoặc dư thừa.
• Dự báo nhu cầu chính xác: Dựa trên đơn hàng, lịch sản xuất, chu kỳ tiêu thụ để lập kế hoạch mua hàng sát thực tế.
• Liên kết nhà cung cấp nhanh – ổn định: Đảm bảo có thể giao hàng đúng lúc với thời gian đáp ứng ngắn.
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Sử dụng phần mềm để theo dõi số lượng thay đổi tức thì và cảnh báo khi chạm ngưỡng.
• Đồng bộ dữ liệu giữa kế hoạch – kho – sản xuất: Tránh gián đoạn, thiếu hàng, hoặc phải dừng dây chuyền.
• Đánh giá vòng quay tồn kho định kỳ: Tối ưu lượng lưu trữ theo từng giai đoạn biến động nhu cầu.

Push/Pull System – Cân bằng giữa cung ứng và nhu cầu thực tế

Push/Pull là phương pháp quản lý kho giúp doanh nghiệp cân đối lượng hàng nhập – sản xuất – xuất dựa trên nhu cầu thị trường và khả năng cung ứng. Mục tiêu là không sản xuất/quá mua (Push vượt nhu cầu) và cũng không để thiếu hàng khi cần (Pull không kịp đáp ứng).

• Push (Đẩy): Hàng được nhập hoặc sản xuất dựa trên kế hoạch, dự báo nhu cầu → áp dụng khi sản phẩm có tính ổn định.
• Pull (Kéo): Hàng chỉ được bổ sung khi có đơn hàng hoặc tín hiệu tiêu thụ → phù hợp với sản phẩm nhu cầu biến động.

KPI và chỉ số đo lường hiệu quả quản lý kho

Sau khi áp dụng các phương pháp quản lý kho, doanh nghiệp cần có hệ thống đo lường để đánh giá hiệu quả. KPI giúp xác định kho vận đang vận hành tốt hay cần điều chỉnh ở đâu. Việc theo dõi KPI giúp phát hiện sai lệch kịp thời và là cơ sở ra quyết định nhập hàng, sản xuất, tối ưu chi phí.

• Tỷ lệ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy): So sánh số liệu trên hệ thống với số lượng thực tế trong kho. Tỷ lệ càng cao → dữ liệu đáng tin → hạn chế sai sót khi xuất/nhập.
• Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover): Đo lường số lần hàng được luân chuyển trong một kỳ. Vòng quay cao cho thấy hàng được tiêu thụ đều, không bị ứ đọng vốn.
• Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn (Order Fulfillment Rate): Đánh giá khả năng kho đáp ứng yêu cầu giao hàng đúng số lượng – đúng thời gian. Chỉ số này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.
• Tỷ lệ hao hụt – mất mát hàng hóa: Bao gồm hư hỏng, thất thoát, chênh lệch kiểm kê. Chỉ số cao cho thấy vấn đề về bảo quản, an toàn kho hoặc quy trình giám sát.
• Chi phí lưu kho trung bình (Average Inventory Cost): Tổng chi phí lưu trữ, mặt bằng, bảo quản, nhân sự,… so với giá trị hàng hóa. Mục tiêu là giảm chi phí mỗi đơn vị hàng lưu kho.

Thách thức trong quản lý kho hiện nay

Dù đã thiết lập quy trình và theo dõi KPI, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc vận hành kho một cách ổn định và chính xác. Nguyên nhân thường nằm ở dữ liệu phân tán, công cụ quản lý chưa phù hợp hoặc thiếu khả năng giám sát theo thời gian thực. Những thách thức này nếu không xử lý sớm sẽ dẫn đến sai lệch tồn kho, giao hàng chậm và chi phí vận hành tăng cao.

Giải pháp công nghệ & xu hướng quản lý kho hiện đại

Để giải quyết những thách thức trong quản lý kho, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang ứng dụng công nghệ nhằm số hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình và tăng khả năng kiểm soát theo thời gian thực. Việc triển khai đúng giải pháp giúp giảm sai lệch tồn kho, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và tối ưu chi phí vận hành.

Phần mềm quản lý kho (WMS)

WMS giúp số hóa toàn bộ quy trình từ nhập hàng, lưu kho, xuất kho đến kiểm kê. Hệ thống cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực, truy xuất lịch sử theo mã hàng và tự động cập nhật biến động số lượng. Việc này giúp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, hạn chế sai sót và đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác.

Phần mềm quản lý sản xuất kết nối đa bộ phận

Trong nhiều doanh nghiệp, kho không hoạt động độc lập mà liên quan chặt chẽ đến mua hàng, sản xuất, kế toán và bán hàng. Phần mềm quản lý đóng vai trò là nền tảng kết nối dữ liệu xuyên suốt giữa các bộ phận, đảm bảo mọi thay đổi về tồn kho, nhu cầu sản xuất hay đơn hàng được cập nhật thống nhất. Nhờ đó, kế hoạch cung ứng và sản xuất được lập chính xác hơn, giảm rủi ro thiếu hoặc dư hàng.

Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng

Tìm hiểu phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng để tối ưu tiến độ, năng suất và chất lượng toàn bộ quy trình sản xuất.

Đọc thêm

Ứng dụng mã vạch và QR Code trong vận hành kho

Việc chuyển từ ghi chép thủ công sang quét mã vạch hoặc QR Code giúp đẩy nhanh tốc độ nhập kho, xuất kho và kiểm kê. Nhân viên chỉ cần quét mã để cập nhật thông tin hàng hóa thay vì nhập tay, từ đó giảm đến 80% thời gian thao tác và hạn chế đáng kể sai lệch dữ liệu. Giải pháp này phù hợp cho kho có nhiều mã hàng hoặc tốc độ luân chuyển cao.

Cảm biến IoT và RFID trong theo dõi tình trạng hàng

Cảm biến IoT và RFID cho phép theo dõi vị trí, nhiệt độ, độ ẩm và trạng thái bảo quản của hàng hóa một cách tự động. Đây là giải pháp đặc biệt quan trọng với nhóm hàng yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêm ngặt như dược phẩm, thực phẩm hoặc thiết bị điện tử. Dữ liệu được ghi nhận liên tục giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý các rủi ro hư hỏng hoặc biến đổi chất lượng.

Tự động hóa kho 4.0 (AGV, AS/RS, Cobots)

Các hệ thống tự động hóa như xe tự hành AGV, robot cộng tác (Cobots) và giá kệ lưu trữ tự động (AS/RS) giúp giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công. Những công nghệ này tăng tốc độ lấy hàng, giảm sai sót thao tác và tối ưu diện tích lưu trữ. Dù chi phí đầu tư ban đầu cao, nhưng về lâu dài giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và ổn định vận hành.

Tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả với Cleeksy

Để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần dữ liệu kho chính xác, luân chuyển hàng rõ ràng và quy trình nhập – xuất – tồn thống nhất. Việc chỉ sử dụng công nghệ rời rạc thường không giải quyết được vấn đề sai lệch số liệu và chậm dòng luân chuyển. Cleeksy – nền tảng vận hành số giải quyết điểm này bằng cách kết nối kho với mua hàng, sản xuất và bán hàng trên một nền tảng duy nhất.

• Quản lý nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trên một nền tảng duy nhất.
• Cấp phát NVL theo lệnh sản xuất, định mức và tiến độ, tránh cấp dư gây tồn kho hoặc cấp thiếu gây chậm chuyền.
• Theo dõi tồn kho thực tế theo vị trí – lô – hạn dùng – nhà cung cấp để chủ động luân chuyển.
• Kiểm soát tồn kho theo mức cảnh báo min-max, hạn mức và tuổi kho để tránh ứ đọng.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu tồn kho theo ngày, ca, kho, dây chuyền, hỗ trợ ra quyết định mua – sản xuất hiệu quả.

Kết

Quản lý kho hiệu quả không chỉ dựa vào quy trình chuẩn mà còn cần áp dụng các phương pháp quản lý thông minh và công nghệ hiện đại. Khi triển khai đồng bộ từ nhập – xuất – tồn đến theo dõi KPI và ứng dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tìm giải pháp quản lý kho hiệu quả,hãy liên hệ ngay đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn và demo 1:1 theo thực tế.