| Quản lý kho là yếu tố chiến lược, không chỉ ảnh hưởng đến chi phí lưu kho mà còn quyết định năng suất và khả năng đáp ứng thị trường. Việc kiểm soát tồn kho, luân chuyển hàng hóa và tối ưu quy trình là chìa khóa để vận hành hiệu quả và giảm thất thoát.
Áp dụng 5 phương pháp quản lý kho FIFO, LIFO, FEFO, phân loại ABC và 5S cùng JIT/Push-Pull sẽ giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả. Kết hợp với quy trình chuẩn 7 bước, KPI theo dõi hiệu quả và ứng dụng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể biến kho từ gánh nặng chi phí thành lợi thế cạnh tranh, đảm bảo mọi quyết định mua, sản xuất, xuất hàng được chính xác và kịp thời. |
Tổng quan về quản lý kho
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho (Warehouse Management) là quá trình tổ chức, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hàng hóa trong kho, bao gồm số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ và các nghiệp vụ nhập – xuất hàng. Thông qua quản lý kho, doanh nghiệp nắm được lượng hàng đang có, luồng hàng ra vào và thời điểm cần sản xuất hoặc bổ sung hàng hóa.
Mục tiêu của quản lý kho là đảm bảo cung ứng hàng hóa đầy đủ, kịp thời cho hoạt động sản xuất – kinh doanh, đồng thời hạn chế tồn kho dư thừa, tối ưu chi phí và không gian lưu trữ, giảm thất thoát.
Vai trò của quản lý kho
Quản lý kho chiếm vai trò quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khả năng ra quyết định trong sản xuất – kinh doanh. Cụ thể:
- Kiểm soát tồn kho: Giúp doanh nghiệp nắm chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho, hạn chế thiếu hàng, dư thừa và sai lệch dữ liệu.
- Tối ưu chi phí: Giảm chi phí lưu kho, chi phí vốn tồn đọng và các tổn thất phát sinh do hư hỏng, thất thoát hoặc hàng tồn lâu ngày.
- Đảm bảo nguồn cung: Duy trì mức tồn kho hợp lý để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, kinh doanh và giao hàng, tránh gián đoạn hoạt động.
- Hỗ trợ kế hoạch sản xuất – kinh doanh: Cung cấp dữ liệu tồn kho chính xác làm cơ sở lập kế hoạch sản xuất, mua hàng và phân phối hiệu quả hơn.
Quy trình quản lý kho chuẩn (7 bước)
Một quy trình quản lý kho hiệu quả cần mô tả rõ toàn bộ luồng xử lý hàng hóa từ khi hàng đi vào kho cho đến khi dữ liệu tồn kho được tổng hợp phục vụ quản lý. Trên thực tế, các doanh nghiệp vận hành kho ổn định thường áp dụng quy trình gồm 7 bước sau:
Bước 1: Nhập kho
Nhập kho là bước tạo dữ liệu ban đầu cho toàn bộ hệ thống quản lý kho. Khi hàng về, thủ kho cần đối chiếu chứng từ, kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa trước khi ghi nhận nhập kho. Việc kiểm soát chặt ở bước này giúp hạn chế sai lệch tồn kho về sau – vấn đề mà nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện khi kiểm kê cuối kỳ.
Bước 2: Lưu kho
Hàng hóa sau khi nhập được đưa vào khu vực lưu trữ và sắp xếp theo mã hàng, khu vực, vị trí kệ hoặc theo tiêu chí bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm.
Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm soát. Việc ghi nhận vị trí lưu kho lên hệ thống giúp truy xuất nhanh và giảm thời gian tìm kiếm khi cần xuất hàng.
Bước 3: Lấy hàng
Lấy hàng là bước trung gian giữa lưu kho và xuất kho, quyết định trực tiếp việc hàng xuất có đúng hay không. Khi nhận được yêu cầu sản xuất hoặc đơn bán hàng, thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu để xác định mã hàng, số lượng và khu vực lưu trữ cần lấy.
Doanh nghiệp nên quy định rõ trình tự lấy hàng, thứ tự ưu tiên giữa các lô (ví dụ: lô nhập trước lấy trước) và yêu cầu bắt buộc đối chiếu mã hàng trước khi chuyển sang bước xuất kho. Với những kho có tần suất xuất hàng cao, việc chuẩn hóa lộ trình lấy hàng giúp giảm thời gian di chuyển trong kho và hạn chế sai sót trong quá trình xuất.
Bước 4: Xuất kho
Sau khi hàng đã được lấy đúng theo phiếu yêu cầu, thủ kho tiến hành xuất kho. Ở bước này, hàng hóa được kiểm tra lần cuối về mã hàng, số lượng và tình trạng trước khi bàn giao cho bộ phận sử dụng, vận chuyển hoặc khách hàng. Đồng thời, thủ kho lập phiếu xuất kho tương ứng với mục đích sử dụng như bán hàng, cấp phát nội bộ hoặc điều chuyển kho.
Các bộ phận cần cập nhật số liệu xuất kho vào hệ thống kịp thời để đảm bảo tồn kho được phản ánh đúng với tình trạng thực tế ngay sau khi hàng rời kho. Khi dữ liệu được cập nhật kịp thời, các bộ phận liên quan có thể nắm chính xác lượng hàng còn lại để chủ động trong kế hoạch sản xuất, bán hàng hoặc mua bổ sung.
Lưu ý: Việc xuất kho chỉ nên thực hiện khi đầy đủ chứng từ hợp lệ và có xác nhận của các bên liên quan nhằm hạn chế sai lệch và tranh chấp về sau.
Bước 5: Hoàn hàng
Trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng, có thể phát sinh trường hợp hàng hóa hoặc vật tư được hoàn trả do dư thừa, lỗi kỹ thuật hoặc không đạt yêu cầu. Khi hàng hoàn về kho, thủ kho cần kiểm tra lại tình trạng thực tế và phân loại rõ ràng: hàng đủ điều kiện tái nhập kho, hàng cần cách ly theo dõi hoặc hàng phải trả lại nhà cung cấp.
Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình hoàn hàng riêng, không nhập chung với hàng đạt chuẩn ngay từ đầu. Việc kiểm soát tốt bước này giúp tránh đưa hàng lỗi quay trở lại chu trình sản xuất hoặc bán hàng, đồng thời đảm bảo số liệu tồn kho phản ánh đúng chất lượng hàng hóa thực tế.
Bước 6: Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê là bước đối chiếu giữa số lượng hàng tồn thực tế trong kho và dữ liệu trên hệ thống nhằm phát hiện kịp thời các chênh lệch. Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê theo chu kỳ (tháng, quý, năm) hoặc kiểm kê đột xuất khi cần rà soát rủi ro.
Trong quá trình kiểm kê, cần ghi nhận rõ các trường hợp thiếu, thừa, hư hỏng hoặc chậm luân chuyển. Sau đó, doanh nghiệp phân tích nguyên nhân như sai sót nhập liệu, quy trình chưa chặt chẽ hoặc thất thoát trong vận hành để đưa ra biện pháp cải thiện phù hợp.
Bước 7: Thống kê & báo cáo
Dựa trên dữ liệu đã được cập nhật xuyên suốt các bước trước, bộ phận kho tổng hợp và lập các báo cáo quản lý tồn kho như: tồn kho cuối kỳ, vòng quay hàng tồn, danh sách hàng tồn lâu hoặc cảnh báo thiếu hụt vật tư.
Những báo cáo này là cơ sở quan trọng để ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan đưa ra quyết định về kế hoạch mua hàng, sản xuất và tối ưu chi phí lưu kho. Khi hệ thống báo cáo được chuẩn hóa, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt kho hàng mà còn chủ động hơn trong điều hành và mở rộng hoạt động kinh doanh.
5 phương pháp quản lý kho hiệu quả
Nhiều doanh nghiệp có quy trình kho nhưng vẫn sai lệch tồn kho, xuất nhầm hàng hoặc tồn dư kéo dài vì áp dụng sai phương pháp quản lý. Dưới đây là 5 phương pháp quản lý kho cốt lõi giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả, được các doanh nghiệp sản xuất và phân phối áp dụng phổ biến.
FIFO, LIFO và FEFO – Kiểm soát xuất hàng theo thời gian và hạn sử dụng
Đây là nhóm phương pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát vòng đời hàng hóa và hạn chế tồn kho sai thứ tự.
- FIFO (First In – First Out): FIFO yêu cầu hàng nhập kho trước phải được xuất trước. Doanh nghiệp nên áp dụng FIFO cho hàng dễ hư hỏng hoặc giảm giá trị theo thời gian như thực phẩm, hóa chất và vật tư tiêu hao để tránh tồn kho lâu, giảm hao hụt và hạn chế chi phí hủy hàng.
- LIFO (Last In – First Out): Phương pháp này cho phép hàng nhập sau được xuất trước và thường chỉ phù hợp với hàng không có hạn sử dụng như kim loại hoặc vật liệu xây dựng. Tuy nhiên, phương pháp này ít được ưu tiên trong quản lý kho hiện đại do khó kiểm soát hàng tồn lâu và vòng đời sản phẩm.
- FEFO (First Expired – First Out): FEFO buộc doanh nghiệp xuất trước các lô hàng có hạn sử dụng gần nhất. Phương pháp này là yêu cầu bắt buộc trong kho thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và hóa chất, đồng thời đòi hỏi theo dõi hạn dùng theo lô và có cảnh báo sớm để tránh rủi ro hàng hết hạn.
Phân loại tồn kho ABC – Tập trung nguồn lực đúng chỗ
Phương pháp ABC giúp xác định mức độ ưu tiên trong quản lý dựa trên giá trị đóng góp của từng nhóm hàng vào tổng chi phí và doanh thu. Nhờ vậy, doanh nghiệp tập trung nguồn lực đúng trọng tâm, giảm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả kiểm kê.
- Nhóm A: Chiếm tỷ trọng giá trị cao nhưng số lượng thấp → cần kiểm soát chặt, theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
- Nhóm B: Giá trị và nhu cầu trung bình → quản lý theo chu kỳ kiểm kê định kỳ.
- Nhóm C: Giá trị thấp nhưng số lượng lớn → tối ưu không gian lưu trữ, không cần giám sát quá chặt.
5S – Phương pháp chuẩn hóa và tối ưu không gian lưu kho
5S là phương pháp tổ chức kho nhằm đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, rõ ràng và dễ vận hành. Khi áp dụng đúng, 5S giúp giảm thời gian tìm hàng, giảm sai sót lấy hàng, đồng thời nâng cao hiệu suất và an toàn trong kho.
- Sàng lọc: Loại bỏ hàng dư, hàng lỗi hoặc vật tư không còn nhu cầu để giải phóng diện tích.
- Sắp xếp: Đánh mã kệ, mã vị trí và bố trí hàng theo nhóm để dễ nhận diện và dễ lấy.
- Sạch sẽ: Giữ môi trường kho sạch, bảo dưỡng thiết bị và hệ thống giá/kệ định kỳ.
- Săn sóc: Duy trì tiêu chuẩn vận hành và phân rõ trách nhiệm từng vị trí.
- Sẵn sàng: Đảm bảo kho luôn ở trạng thái sẵn sàng xử lý đơn hàng ngay.
JIT (Just in Time) – Quản lý hàng tồn theo nhu cầu thực tế
JIT là phương pháp quản lý kho nhằm đảm bảo hàng hóa chỉ được nhập và xuất đúng lúc, dựa trên nhu cầu thực tế của sản xuất hoặc đơn hàng. Mục tiêu là giảm tối đa hàng tồn kho, hạn chế chi phí lưu trữ và tăng tốc độ xoay vòng vật tư.
Phương pháp này yêu cầu:
- Xác định mức tồn kho tối thiểu – tối đa: Thiết lập giới hạn số lượng cho từng mã hàng để tránh thiếu hụt hoặc dư thừa.
- Dự báo nhu cầu chính xác: Dựa trên đơn hàng, lịch sản xuất, chu kỳ tiêu thụ để lập kế hoạch mua hàng sát thực tế.
- Liên kết nhà cung cấp nhanh – ổn định: Đảm bảo có thể giao hàng đúng lúc với thời gian đáp ứng ngắn.
- Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Sử dụng phần mềm để theo dõi số lượng thay đổi tức thì và cảnh báo khi chạm ngưỡng.
- Đồng bộ dữ liệu giữa kế hoạch – kho – sản xuất: Tránh gián đoạn, thiếu hàng, hoặc phải dừng dây chuyền.
- Đánh giá vòng quay tồn kho định kỳ: Tối ưu lượng lưu trữ theo từng giai đoạn biến động nhu cầu.
Push/Pull System – Cân bằng giữa cung ứng và nhu cầu thực tế
Push/Pull là phương pháp cân đối lượng hàng nhập và xuất dựa trên tín hiệu thị trường.
- Push (Đẩy): Hàng được nhập hoặc sản xuất dựa trên kế hoạch, dự báo nhu cầu → áp dụng khi sản phẩm có tính ổn định.
- Pull (Kéo): Hàng chỉ được bổ sung khi có đơn hàng hoặc tín hiệu tiêu thụ → phù hợp với sản phẩm nhu cầu biến động.
Trong quản lý kho, Push/Pull giúp doanh nghiệp tránh tồn kho phình to do kế hoạch đẩy, đồng thời hạn chế thiếu hàng khi nhu cầu tăng đột ngột.
KPI và chỉ số đo lường hiệu quả quản lý kho
Sau khi áp dụng các phương pháp quản lý kho, doanh nghiệp cần có hệ thống đo lường để đánh giá hiệu quả. KPI giúp xác định kho vận đang vận hành tốt hay cần điều chỉnh ở đâu. Việc theo dõi KPI giúp phát hiện sai lệch kịp thời và là cơ sở ra quyết định nhập hàng, sản xuất, tối ưu chi phí.
- Tỷ lệ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy): So sánh số liệu trên hệ thống với số lượng thực tế trong kho. Tỷ lệ càng cao → dữ liệu đáng tin → hạn chế sai sót khi xuất/nhập.
- Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover): Đo lường số lần hàng được luân chuyển trong một kỳ. Vòng quay cao cho thấy hàng được tiêu thụ đều, không bị ứ đọng vốn.
- Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn (Order Fulfillment Rate): Đánh giá khả năng kho đáp ứng yêu cầu giao hàng đúng số lượng – đúng thời gian. Chỉ số này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.
- Tỷ lệ hao hụt – mất mát hàng hóa: Bao gồm hư hỏng, thất thoát, chênh lệch kiểm kê. Chỉ số cao cho thấy vấn đề về bảo quản, an toàn kho hoặc quy trình giám sát.
- Chi phí lưu kho trung bình (Average Inventory Cost): Tổng chi phí lưu trữ, mặt bằng, bảo quản, nhân sự,… so với giá trị hàng hóa. Mục tiêu là giảm chi phí mỗi đơn vị hàng lưu kho.
Thách thức trong quản lý kho hiện nay
Dù đã thiết lập quy trình và theo dõi KPI, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc vận hành kho một cách ổn định và chính xác. Nguyên nhân thường nằm ở dữ liệu phân tán, công cụ quản lý chưa phù hợp hoặc thiếu khả năng giám sát theo thời gian thực. Những thách thức này nếu không xử lý sớm sẽ dẫn đến sai lệch tồn kho, giao hàng chậm và chi phí vận hành tăng cao.
| Thách thức | Giải pháp tương ứng |
| Dữ liệu rời rạc giữa kho – mua hàng – sản xuất – kế toán | Đồng bộ dữ liệu trên một hệ thống chung để thông tin được cập nhật real-time và thống nhất. |
| Quản lý kho bằng Excel, dễ sai số | Sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa nhập liệu, theo dõi tồn kho và truy xuất lịch sử theo mã hàng. |
| Không có cảnh báo tồn tối thiểu / tối đa | Thiết lập cảnh báo tự động để tránh thiếu hàng hoặc tồn kho dư. |
| Kiểm kê mất nhiều thời gian, độ chính xác không ổn định | Ứng dụng mã vạch/QR code để kiểm kê nhanh và giảm chênh lệch số liệu hệ thống – thực tế. |
| Thiếu báo cáo kịp thời cho lãnh đạo | Hệ thống dashboard theo thời gian thực, hiển thị tồn kho, vòng quay, trạng thái đơn hàng để ra quyết định nhanh. |
Giải pháp công nghệ & xu hướng quản lý kho hiện đại
Để giải quyết những thách thức trong quản lý kho, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang ứng dụng công nghệ nhằm số hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình và tăng khả năng kiểm soát theo thời gian thực. Việc triển khai đúng giải pháp giúp giảm sai lệch tồn kho, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và tối ưu chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý kho (WMS)
WMS giúp số hóa toàn bộ quy trình từ nhập hàng, lưu kho, xuất kho đến kiểm kê. Hệ thống cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực, truy xuất lịch sử theo mã hàng và tự động cập nhật biến động số lượng. Việc này giúp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, hạn chế sai sót và đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác.
Phần mềm quản lý sản xuất kết nối đa bộ phận
Trong nhiều doanh nghiệp, kho không hoạt động độc lập mà liên quan chặt chẽ đến mua hàng, sản xuất, kế toán và bán hàng. Phần mềm quản lý đóng vai trò là nền tảng kết nối dữ liệu xuyên suốt giữa các bộ phận, đảm bảo mọi thay đổi về tồn kho, nhu cầu sản xuất hay đơn hàng được cập nhật thống nhất. Nhờ đó, kế hoạch cung ứng và sản xuất được lập chính xác hơn, giảm rủi ro thiếu hoặc dư hàng.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Ứng dụng mã vạch và QR Code trong vận hành kho
Việc chuyển từ ghi chép thủ công sang quét mã vạch hoặc QR Code giúp đẩy nhanh tốc độ nhập kho, xuất kho và kiểm kê. Nhân viên chỉ cần quét mã để cập nhật thông tin hàng hóa thay vì nhập tay, từ đó giảm đến 80% thời gian thao tác và hạn chế đáng kể sai lệch dữ liệu. Giải pháp này phù hợp cho kho có nhiều mã hàng hoặc tốc độ luân chuyển cao.
Cảm biến IoT và RFID trong theo dõi tình trạng hàng
Cảm biến IoT và RFID cho phép theo dõi vị trí, nhiệt độ, độ ẩm và trạng thái bảo quản của hàng hóa một cách tự động. Đây là giải pháp đặc biệt quan trọng với nhóm hàng yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêm ngặt như dược phẩm, thực phẩm hoặc thiết bị điện tử. Dữ liệu được ghi nhận liên tục giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý các rủi ro hư hỏng hoặc biến đổi chất lượng.
Tự động hóa kho 4.0 (AGV, AS/RS, Cobots)
Các hệ thống tự động hóa như xe tự hành AGV, robot cộng tác (Cobots) và giá kệ lưu trữ tự động (AS/RS) giúp giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công. Những công nghệ này tăng tốc độ lấy hàng, giảm sai sót thao tác và tối ưu diện tích lưu trữ. Dù chi phí đầu tư ban đầu cao, nhưng về lâu dài giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và ổn định vận hành.
Tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả với Cleeksy
Để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần dữ liệu kho chính xác, luân chuyển hàng rõ ràng và quy trình nhập – xuất – tồn thống nhất. Việc chỉ sử dụng công nghệ rời rạc thường không giải quyết được vấn đề sai lệch số liệu và chậm dòng luân chuyển. Cleeksy – nền tảng vận hành số giải quyết điểm này bằng cách kết nối kho với mua hàng, sản xuất và bán hàng trên một nền tảng duy nhất.
- Quản lý nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trên một nền tảng duy nhất.
- Cấp phát NVL theo lệnh sản xuất, định mức và tiến độ, tránh cấp dư gây tồn kho hoặc cấp thiếu gây chậm chuyền.
- Theo dõi tồn kho thực tế theo vị trí – lô – hạn dùng – nhà cung cấp để chủ động luân chuyển.
- Kiểm soát tồn kho theo mức cảnh báo min-max, hạn mức và tuổi kho để tránh ứ đọng.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu tồn kho theo ngày, ca, kho, dây chuyền, hỗ trợ ra quyết định mua – sản xuất hiệu quả.
Kết luận
Quản lý kho hiệu quả không chỉ dựa vào quy trình chuẩn mà còn cần áp dụng các phương pháp quản lý thông minh và công nghệ hiện đại. Khi triển khai đồng bộ từ nhập – xuất – tồn đến theo dõi KPI và ứng dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tìm giải pháp quản lý kho hiệu quả,hãy liên hệ ngay đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn và demo 1:1 theo thực tế.
| Cleeksy là nền tảng vận hành số tích hợp, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình lõi doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất.
Với công nghệ Low-code/No-code, Cleeksy mang đến giải pháp linh hoạt, chi phí tối ưu và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giúp doanh nghiệp chủ động điều hành – tăng tốc thích ứng – kiểm soát toàn chuỗi vận hành.
|
