| Nhiều doanh nghiệp sản xuất đầu tư mạnh tay cho phần mềm quản lý sản xuất với kỳ vọng “số hoá toàn bộ nhà máy”. Nhưng chỉ sau vài tháng, hệ thống bị bỏ ngỏ, nhân viên không sử dụng, dữ liệu sai lệch, báo cáo chậm trễ hơn cả trước kia.
Vấn đề không nằm ở phần mềm, mà ở cách triển khai. Phần mềm quản lý sản xuất là một dự án chuyển đổi vận hành. Phần mềm quản lý sản xuất chỉ hoạt động hiệu quả khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ dữ liệu, quy trình và nhân sự. Nếu những yếu tố này chưa sẵn sàng, việc triển khai sẽ gặp lỗi, tốn thời gian và chi phí. Hiểu rõ cách triển khai phần mềm quản lý sản xuất theo lộ trình chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả thực tế, thay vì triển khai xong mà không sử dụng được |
Những sai lầm phổ biến khi triển khai phần mềm quản lý sản xuất
Việc đầu tư vào phần mềm quản lý sản xuất là bước đi chiến lược, nhưng nhiều doanh nghiệp thất bại không phải vì công nghệ, mà vì cách triển khai.
Dưới đây là những sai lầm thường gặp, được tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số trong sản xuất:
| Sai lầm phổ biến | Biểu hiện thực tế tại doanh nghiệp | Hệ quả | Cách khắc phục |
| Triển khai mà không có định hướng dài hạn | Doanh nghiệp chỉ tập trung giải quyết một vấn đề ngắn hạn (ví dụ: quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ), mà không xây dựng lộ trình tổng thể cho chuyển đổi số. | Hệ thống manh mún, thiếu kết nối giữa các bộ phận, khó mở rộng và phải làm lại từ đầu. | Xây dựng roadmap chuyển đổi số 3-5 năm, xác định rõ các giai đoạn triển khai (kế hoạch – sản xuất – chất lượng – tài chính). |
| Chọn phần mềm chiến lược tổng thể mà không phù hợp đặc thù ngành | Áp dụng hệ thống “đóng gói sẵn” không phản ánh đúng quy trình sản xuất (ví dụ: doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng nhưng dùng mô hình liên tục). | Quy trình bị gò bó, người dùng khó thao tác, hiệu quả thấp. | Chọn phần mềm tùy chỉnh linh hoạt cho phép điều chỉnh theo đặc thù quy trình. |
| Thiếu sự tham gia của ban lãnh đạo | Dự án chỉ giao cho IT hoặc bộ phận sản xuất, thiếu định hướng và cam kết từ C-level. | Dự án dễ bị trì hoãn, thiếu ngân sách, hoặc không được ưu tiên trong vận hành. | Ban lãnh đạo cần tham gia trực tiếp vào giai đoạn hoạch định và theo dõi tiến độ triển khai. |
| Không chuẩn hóa quy trình trước khi số hóa | Mỗi phòng ban làm theo cách riêng, dữ liệu không đồng nhất. Khi áp dụng phần mềm, hệ thống “chạy sai” vì không có quy trình chuẩn. | Dữ liệu sai lệch, nhân viên không tin tưởng hệ thống, hiệu quả giảm sút. | Chuẩn hóa quy trình và định nghĩa rõ luồng dữ liệu chuẩn (standard workflow) trước khi cấu hình phần mềm. |
| Thiếu dữ liệu đầu vào chính xác | Khi khởi tạo hệ thống, dữ liệu sản phẩm, BOM, định mức, tồn kho bị sai hoặc không đầy đủ. | Báo cáo sai lệch, kế hoạch và sản xuất không khớp, gây mất niềm tin vào hệ thống. | Kiểm tra, làm sạch dữ liệu (data cleansing) trước khi import và thiết lập cơ chế kiểm soát dữ liệu định kỳ. |
| Đào tạo người dùng không đầy đủ | Nhân viên chỉ được hướng dẫn sơ bộ, không nắm rõ logic vận hành phần mềm. | Hệ thống bị “bỏ xó”, năng suất không cải thiện. | Thiết lập chương trình đào tạo theo vai trò (Role-based training) và có tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết. |
| Không có đội ngũ triển khai nội bộ (key user) | Mọi việc phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Khi có lỗi hoặc thay đổi, doanh nghiệp không thể tự xử lý. | Tăng chi phí bảo trì, phụ thuộc lâu dài vào bên thứ ba. | Xây dựng đội ngũ key user nội bộ, được đào tạo về quy trình, dữ liệu và cấu hình cơ bản. |
| Kỳ vọng sai lệch về “hiệu quả tức thời” | Doanh nghiệp kỳ vọng phần mềm sẽ giải quyết toàn bộ vấn đề trong 1-2 tháng. | Mất kiên nhẫn, dừng dự án giữa chừng, lãng phí chi phí đầu tư. | Hiểu rõ rằng chuyển đổi số là hành trình, không phải “phép màu”; cần theo dõi ROI theo từng giai đoạn. |
| Thiếu kế hoạch bảo trì và cập nhật hệ thống | Sau khi triển khai xong, không cập nhật phần mềm hoặc không đánh giá định kỳ. | Hệ thống lỗi thời, bảo mật yếu, không còn phù hợp với quy trình mới. | Thiết lập chính sách bảo trì định kỳ và kế hoạch cập nhật để duy trì hiệu quả dài hạn. |
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Quy trình 5 bước triển khai phần mềm quản lý sản xuất
Giai đoạn 1: Đánh giá và hoạch định chiến lược
Giai đoạn này giúp nhà máy xác định rõ các vấn đề cần giải quyết, điểm bắt đầu của dự án và cách triển khai hiệu quả. Mục tiêu là đảm bảo mọi quyết định về phần mềm, quy trình và nhân sự đều dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì triển khai theo cảm tính. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định được 3 vấn đề cốt lõi:
Phân tích nhu cầu: Doanh nghiệp cần đánh giá hiện trạng vận hành.
- Xác định điểm tắc nghẽn trong sản xuất, sai số dữ liệu, thời gian chờ hoặc năng suất thấp.
- Xác định KPI cần đạt sau triển khai phần mềm, ví dụ: OEE (Hiệu suất thiết bị tổng thể), Lead Time, tỷ lệ lỗi sản phẩm.
Lựa chọn giải pháp: Doanh nghiệp cần chọn phần mềm phù hợp với đặc thù sản xuất
- Chọn phần mềm quản lý sản xuất phù hợp với quy mô, workflow và khả năng tích hợp với các hệ thống, phần mềm hiện có
- Ưu tiên nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai thực tế trong ngành và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt.
Thành lập đội dự án: Doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ để dẫn dắt triển khai.
- Thành lập đội Key User từ các phòng ban: sản xuất, kế hoạch, kho, IT.
- Đảm bảo đội dự án theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả triển khai và vận hành hệ thống đúng quy trình.
Chiến lược rõ ràng ở giai đoạn này giúp mọi bước tiếp theo có định hướng rõ ràng và tăng khả năng đạt được kết quả triển khai phần mềm như kỳ vọng.
Giai đoạn 2: Chuẩn hóa quy trình – xây dựng nền tảng vận hành
Khi mục tiêu triển khai đã rõ, bước tiếp theo là chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành hiện tại. Đây là bước quan trọng, quyết định phần mềm có thể vận hành đúng thực tế hay không. Nếu mỗi phòng ban làm theo cách riêng, dữ liệu nhập vào hệ thống sẽ sai lệch, báo cáo không chính xác và nhân sự mất niềm tin vào hệ thống.
Đánh giá quy trình hiện tại: Doanh nghiệp cần xem xét chi tiết:
- Quy trình hoạt động giữa các bộ phận: lập kế hoạch sản xuất, cấp lệnh, nhập liệu, kiểm tra chất lượng, bàn giao kho,…
- Xác định các bước dư thừa, lỗi thường gặp và điểm tắc nghẽn.
Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình: Thống nhất cách quản lý thông tin trước khi đưa vào phần mềm.
- Thống nhất mã vật tư, công đoạn, đơn vị tính và biểu mẫu nhập liệu giữa các xưởng và phòng ban.
- Chuẩn hóa quy trình phê duyệt và kiểm soát dữ liệu, đảm bảo các bước vận hành có trách nhiệm rõ ràng và dữ liệu nhập vào hệ thống chính xác.
Giai đoạn này đảm bảo quy trình vận hành được chuẩn hóa, dữ liệu chính xác và KPI vận hành có thể đo lường ngay khi phần mềm được triển khai rộng rãi.
Giai đoạn 3: Cấu hình và tích hợp phần mềm
Mục tiêu của giai đoạn này là biến các quy trình đã chuẩn hóa thành các workflow hoạt động trên phần mềm, đồng thời tích hợp hệ thống để dữ liệu chạy liền mạch và tự động hóa các bước vận hành. Đây là bước quyết định phần mềm có tạo ra giá trị thực tế hay không.
Cấu hình phần mềm theo thực tế vận hành: Thiết lập phần mềm dựa trên quy trình đã chuẩn hóa:
- Xác định các workflow: phê duyệt lệnh sản xuất, cảnh báo lỗi, cập nhật tiến độ.
- Cấu hình quyền truy cập và vai trò người dùng theo từng phòng ban và vị trí công việc.
- Kiểm tra các tính năng tự động hóa để đảm bảo phần mềm thực sự hỗ trợ giảm thao tác thủ công.
Tích hợp với hệ thống hiện có: Phần mềm quản lý sản xuất cần liên kết với ERP, kho, máy móc và các hệ thống IoT (nếu có) của doanh nghiệp.
- Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giảm sai lệch và nhập liệu thủ công.
- Các thông báo, cảnh báo và báo cáo vận hành tự động đến đúng người chịu trách nhiệm.
- Giúp quản lý theo dõi KPI vận hành tức thì và ra quyết định nhanh.
Kiểm tra cấu hình: Trước khi triển khai toàn nhà máy, doanh nghiệp nên chạy thử trên một dây chuyền hoặc khu vực nhỏ, nhằm:
- Phát hiện lỗi cấu hình và điều chỉnh workflow ngay lập tức.
- Đo lường kết quả thực tế như thời gian xử lý lệnh, tỷ lệ lỗi và năng suất.
- Tạo niềm tin cho nhân sự trước khi mở rộng toàn bộ hệ thống.
Giai đoạn này đảm bảo phần mềm vận hành theo đúng quy trình, giảm lỗi nhập liệu, rút ngắn thời gian xử lý lệnh và KPI vận hành phản ánh chính xác thực trạng sản xuất.
Giai đoạn 4: Đào tạo và chạy thử
Sau khi phần mềm đã được cấu hình và tích hợp, doanh nghiệp bước vào giai đoạn đào tạo nhân sự và thử nghiệm thực tế. Đây là bước quyết định phần mềm có được sử dụng hiệu quả hay không. Nếu nhân sự chưa quen với workflow mới hoặc chưa hiểu vai trò của mình, dự án dễ gặp dữ liệu sai, lệnh sản xuất trì hoãn và KPI vận hành không chính xác.
Đào tạo nhân sự: Triển khai chương trình đào tạo thực chiến, bao gồm:
- Hướng dẫn thao tác từng bước: nhập liệu, phê duyệt lệnh, theo dõi tiến độ.
- Tình huống lỗi phổ biến và cách xử lý: giúp nhân sự phản ứng nhanh, tránh gián đoạn sản xuất.
- Vai trò và trách nhiệm rõ ràng: xác định ai nhập liệu, ai kiểm tra dữ liệu, ai phê duyệt lệnh.
Chạy thử thực tế: thực hiện chạy thử trên một dây chuyền hoặc khu vực nhỏ, tập trung vào:
- Kiểm tra nhân sự thực hiện đúng các thao tác và workflow đã học.
- Ghi nhận phản hồi về khó khăn, lỗi phát sinh, thời gian xử lý lệnh.
- Điều chỉnh các quy trình nội bộ nếu phát hiện sai sót hoặc chậm trễ, trước khi mở rộng toàn bộ nhà máy.
Hoàn tất giai đoạn này, nhân sự nắm rõ cách sử dụng phần mềm, quy trình vận hành được thực nghiệm thực tế và các KPI đã sẵn sàng để đo lường hiệu quả khi triển khai toàn diện.
Giai đoạn 5: Đánh giá và tối ưu hóa liên tục
Triển khai phần mềm không kết thúc khi dây chuyền bắt đầu vận hành. Doanh nghiệp cần theo dõi kết quả, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh liên tục. Việc này giúp đảm bảo quy trình vận hành đúng, dữ liệu chính xác và KPI phản ánh đúng thực trạng, từ đó phần mềm thực sự mang lại giá trị cho sản xuất.
Đánh giá kết quả triển khai: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi các KPI vận hành. Kết quả đánh giá giúp xác định điểm mạnh và điểm cần cải thiện, từ đó ưu tiên các hành động tối ưu hóa.
- OEE (Hiệu suất thiết bị tổng thể): đo năng suất thực tế so với kế hoạch.
- Lead Time: thời gian hoàn thành lệnh sản xuất từ lúc lập đến khi bàn giao.
- Tỷ lệ lỗi sản phẩm: phản ánh chất lượng vận hành.
Tối ưu hóa quy trình và phần mềm: dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp tiến hành:
- Điều chỉnh workflow và cấu hình phần mềm nếu phát hiện bước thừa, lỗi dữ liệu hoặc chậm trễ.
- Cập nhật chuẩn dữ liệu và biểu mẫu khi có thay đổi trong sản xuất hoặc vật tư.
- Nâng cao năng lực nhân sự thông qua đào tạo bổ sung hoặc hướng dẫn tình huống mới.
Việc tối ưu liên tục giúp giảm lỗi vận hành, tăng tốc độ xử lý lệnh và nâng cao độ chính xác của báo cáo, đồng thời đảm bảo phần mềm luôn phù hợp với thực tế nhà máy.
Hoàn tất giai đoạn này, doanh nghiệp có thể duy trì hiệu quả triển khai phần mềm lâu dài, phản ứng nhanh với thay đổi và tối đa hóa giá trị từ phần mềm quản lý sản xuất.
Ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất Cleeksy cho doanh nghiệp
Cleeksy được phát triển trên nền tảng Low-code/No-code, giúp doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình theo đặc thù riêng mà không cần lập trình phức tạp. Nhờ khả năng này, doanh nghiệp sản xuất có thể triển khai hệ thống phần mềm quản lý nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng khi mô hình vận hành thay đổi.
Quy trình triển khai cơ bao gồm:
- Khảo sát nghiệp vụ thực tế: doanh nghiệp đánh giá hiện trạng vận hành, điểm tắc nghẽn và KPI cần đạt.
- Cấu hình hệ thống: Dựa trên quy trình đã chuẩn hóa, thiết lập workflow, quyền truy cập, tích hợp với phần mềm với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp
- Đào tạo và kiểm thử thực tế: nhân sự được hướng dẫn vận hành theo workflow chuẩn, chạy thử trên dây chuyền nhỏ để tối ưu trước khi triển khai toàn nhà máy.
- Hỗ trợ vận hành liên tục: Đội ngũ kỹ thuật Cleeksy theo sát trong giai đoạn vận hành, xử lý nhanh mọi sự cố, giảm tối đa thời gian gián đoạn dây chuyền và đảm bảo KPI vận hành chính xác.
Nhờ quy trình này, Cleeksy không chỉ tối ưu hóa việc triển khai phần mềm, mà còn giúp doanh nghiệp duy trì vận hành ổn định, linh hoạt và hiệu quả lâu dài.
Kết
Hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm quản lý sản xuất ngày càng phổ biến và mang lại hiệu quả thực tế. Hệ thống thông tin vận hành thông suốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác mọi hoạt động, giảm lỗi vận hành và tối ưu quy trình. Đồng thời, việc giám sát KPI theo thời gian thực giúp ra quyết định nhanh, nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp nắm vững quy trình triển khai phần mềm và tối ưu liên tục sẽ duy trì lợi thế vận hành bền vững và đáp ứng yêu cầu hội nhập hiện nay.
