Tiêu chuẩn ISO là gì?
Tiêu chuẩn ISO là bộ quy chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization) thiết lập, nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu suất và an toàn của sản phẩm, dịch vụ, cũng như quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Nói cách khác, ISO giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa mọi quy trình, giảm sai sót và nhầm lẫn.
- Kiểm soát chất lượng và quản lý rủi ro hiệu quả.
- Đạt yêu cầu minh bạch, có thể truy xuất, dễ dàng audit và đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế.
Quy trình Quản lý Kho theo ISO
Nếu ISO là bộ khung tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng và hiệu suất, thì quy trình quản lý kho theo ISO chính là cách áp dụng tiêu chuẩn đó vào thực tế kho vận. Quy trình quản lý kho theo ISO là chuỗi các bước chuẩn hóa từ nhập – lưu – xuất – kiểm kê giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chính xác, minh bạch và tối ưu vận hành.
- Kiểm soát hàng hóa từ lúc nhập đến khi xuất, giảm tối đa thất thoát, nhầm lẫn hay tồn kho ảo.
- Đảm bảo số liệu tồn kho chính xác, hỗ trợ kế hoạch sản xuất và giao hàng kịp thời.
- Chuẩn hóa vai trò, trách nhiệm của từng nhân viên trong kho, giúp ISO audit trở nên dễ dàng và minh bạch.
Thực tế, nhiều nhà máy vẫn phải vật lộn với tồn kho lộn xộn, thiếu nguyên liệu khi dây chuyền đang chạy, hoặc hàng quá hạn mà không ai phát hiện. Quy trình kho theo ISO thiết lập trật tự và chuẩn mực cho mọi hoạt động trong kho, biến kho trở thành trung tâm vận hành hiệu quả, minh bạch, đồng thời góp phần nâng cao năng suất và tối ưu chi phí.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng Quy trình kho theo ISO
Doanh nghiệp nên áp dụng quy trình kho theo ISO khi việc quản lý kho bắt đầu vượt quá khả năng kiểm soát thủ công, hoặc khi các sai sót nhỏ trong kho đã bắt đầu “ngấm” vào chi phí, tiến độ và cả uy tín với khách hàng.
- Khi kho hàng có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh: Quản lý kho bằng Excel, sổ tay hay kinh nghiệm cá nhân dễ nhanh quá tải. Chỉ vài lần nhầm lẫn, thất thoát hoặc lệch tồn kho cũng có thể làm gián đoạn sản xuất và gây tranh cãi giữa các bộ phận. ISO giúp chuẩn hóa quy trình và trách nhiệm, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều kho ở nhiều địa điểm.
- Khi doanh nghiệp cần minh bạch và tuân thủ chuẩn mực quốc tế: Nhiều doanh nghiệp gặp áp lực từ đối tác hoặc thị trường về chứng minh quy trình minh bạch. Nếu hệ thống ghi nhận chưa đầy đủ hoặc phụ thuộc con người, việc đối chiếu và giải trình sẽ rất khó. ISO giúp thiết lập chuẩn mực rõ ràng, tạo bằng chứng vận hành và tăng độ tin cậy khi làm việc với đối tác quốc tế.
- Khi muốn nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành: Thao tác thủ công, sai sót và thời gian xử lý kéo dài tốn nhân lực và chi phí. Quy trình quản lý kho ISO chuẩn hóa từng bước trong nhập, xuất, kiểm kê giúp giảm thao tác thủ công, tối ưu nhân lực và giúp quy trình vận hành trơn tru.
- Mở rộng quy mô hoặc hướng tới phát triển bền vững: Thiếu chuẩn mực khi mở kho hoặc chi nhánh mới dễ dẫn đến mất kiểm soát. ISO tạo hệ thống chuẩn hóa từ đầu, dễ mở rộng nhưng vẫn giữ kiểm soát chặt chẽ và ổn định.
Chi tiết các bước xây dựng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO
Tùy vào đặc điểm và tính chất hàng hóa của từng ngành, quy trình quản lý kho theo ISO được tối ưu khác nhau. Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quản lý kho, thường sẽ tập trung vào 4 khối chức năng cốt lõi. Điểm khác biệt quan trọng là mọi hoạt động đều phải gắn với chứng từ, khả năng truy xuất nguồn gốc (traceability) và kiểm soát chất lượng (QC) theo tiêu chuẩn nghiêm ngặt của ISO.
Quy trình nhập kho (Kiểm soát đầu vào)
Hoạt động nhập kho là bước đầu tiên để đảm bảo chất lượng và độ chính xác của dữ liệu tồn kho. Sai sót ở đây sẽ kéo theo “tồn kho ảo” và rủi ro chất lượng cho toàn bộ hệ thống.
- Xác nhận kế hoạch: Bộ phận kế hoạch hoặc mua hàng lập lệnh mua và gửi thông báo nhập kho chi tiết. Đây là yêu cầu cốt lõi về kiểm soát tài liệu ISO, nhằm đảm bảo tính minh bạch, tức là kho phải được thông báo trước về loại hàng, số lượng và thời gian dự kiến, đồng thời mọi lệnh mua đều phải được phê duyệt.
- Kiểm tra thực tế: Thủ kho kiểm tra số lượng, tình trạng và chất lượng hàng, đối chiếu với Lệnh mua/Hóa đơn. Kiểm tra chất lượng lần 1 (và lần 2 nếu cần) là bắt buộc. Mọi sai sót hay thiếu hụt đều phải lập biên bản xử lý ngay.
- Lập chứng từ: Khi hàng đạt chuẩn, phiếu nhập kho được lập, là cơ sở cho truy xuất nguồn gốc và hạch toán của kế toán, đồng thời lưu trữ để kiểm tra khi cần.
Quy trình xuất kho (Kiểm soát luân chuyển)
Quy trình xuất kho chuẩn ISO đảm bảo hàng hóa được giao đúng lô, đúng chất lượng, và tối ưu hóa việc lấy hàng.
- Tiếp nhận yêu cầu: Kho tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ sản xuất, bán hàng hoặc vận chuyển. Yêu cầu ISO là tuân thủ đầu vào kiểm soát (yêu cầu phải có xác nhận/phê duyệt của người có thẩm quyền) và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ thông tin (mã hàng, số lượng, mục đích).
- Duyệt xuất kho & tồn kho: Kiểm tra hàng tồn kho thực tế so với yêu cầu và duyệt xuất kho theo nguyên tắc luân chuyển (FIFO/LIFO/FEFO). Yêu cầu ISO là đảm bảo khả năng cung ứng và tối ưu hóa hàng hóa, tránh trường hợp lập phiếu xuất nhưng thực tế kho lại thiếu hàng hoặc hàng không đạt chuẩn.
- Lập phiếu xuất kho: Lập phiếu xuất kho chính thức, bao gồm thông tin chi tiết về lô hàng, người nhận, và mục đích. Yêu cầu ISO là cung cấp bằng chứng tài liệu cần thiết để hạch toán, kiểm soát dòng tiền và giải trình khi có sự cố.
- Xử lý & cập nhật: Thủ kho chuẩn bị hàng, phối hợp với người nhận kiểm tra, ký xác nhận. Yêu cầu ISO là kiểm soát đầu ra (hàng hóa được đóng gói, vận chuyển an toàn) và cập nhật tức thì thông tin giảm trừ tồn kho trên hệ thống.
Quy trình kiểm kê vật tư/Hàng hóa lưu kho
Kiểm kê định kỳ theo ISO không chỉ là đếm số lượng, mà còn là kiểm soát chính xác dữ liệu tồn kho và tình trạng vật tư.
- Lập kế hoạch kiểm kê: Lập kế hoạch rõ ràng về thời gian, phạm vi (toàn bộ hay một phần), và thành phần của tổ kiểm kê (Thủ kho, Kế toán, Trưởng phòng). Theo ISO, cần đảm bảo tính khách quan bằng cách có sự tham gia của các bộ phận liên quan. Ví dụ, khi kiểm kê kho gỗ, kế toán cùng thủ kho sẽ kiểm tra số lượng pallet, loại gỗ và tình trạng nguyên liệu.
- Tiến hành kiểm kê: Kiểm đếm số lượng thực tế, đánh giá tình trạng vật tư (hư hỏng, quá hạn, nhãn mác) và ghi nhận vào biên bản kiểm kê. ISO yêu cầu so sánh trực tiếp với số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý thực tế.
- Xử lý sai lệch: So sánh số liệu thực tế với hệ thống, phân tích nguyên nhân sai lệch và lập biên bản hành động khắc phục. Tất cả điều chỉnh phải được phê duyệt bởi ban lãnh đạo và quản . Ví dụ, nếu phát hiện thiếu linh kiện trong kho điện tử, phải lập biên bản, xác định lý do và điều chỉnh tồn kho chính xác.
- Tổng hợp báo cáo: Lập báo cáo kiểm kê chính thức, phản ánh số lượng, giá trị vật tư và các biện pháp đã thực hiện. Báo cáo là cơ sở cho cải tiến liên tục, giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả quản lý kho và điều chỉnh quy trình cho kỳ tiếp theo.
Quy định sắp xếp và bảo quản vật tư/hàng hóa
Tiêu chuẩn ISO yêu cầu kho phải được bố trí để tối ưu hóa lưu trữ, bảo vệ chất lượng hàng hóa, và đảm bảo an toàn.
- Nguyên tắc sắp xếp (nhận diện và truy xuất nguồn gốc): Kho phải phân loại hàng hóa theo nhóm, vị trí và hạn sử dụng để dễ quản lý và truy xuất. Mã hóa rõ ràng (mã vạch, QR code, biển báo) giúp tránh nhầm lẫn, thất thoát. FIFO/FEFO phải được áp dụng nghiêm ngặt để hàng luôn luân chuyển đúng thứ tự, giảm hư hỏng và lỗi tồn kho.
- Nguyên tắc bảo quản (Kiểm soát môi trường): Hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm hay vật liệu sản xuất cần kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm. Hàng hóa phải được bảo vệ khỏi va đập, ánh nắng trực tiếp, côn trùng hay môi trường gây hại. Mọi biện pháp bảo quản phải tuân thủ tiêu chuẩn ISO về chất lượng và kiểm soát môi trường.
- Nguyên tắc an toàn (Kiểm soát rủi ro & cơ sở hạ tầng): Kho phải tuân thủ PCCC, an toàn lao động và tải trọng kệ. Việc sắp xếp hàng hóa phải tránh nguy cơ đổ vỡ, đảm bảo nhân viên và hàng hóa an toàn. ISO yêu cầu mọi rủi ro đều được đánh giá, kiểm soát và ghi nhận để phòng ngừa sự cố.
Lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO
Áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO là nền tảng chiến lược, trực tiếp chuyển đổi hoạt động kho hàng thành lợi thế cạnh tranh cốt lõi, đảm bảo hiệu suất và chất lượng bền vững cho doanh nghiệp.
Các lợi ích cốt lõi từ việc áp dụng ISO được thể hiện rõ ràng qua các khía cạnh sau:
- Tăng hiệu quả vận hành và giảm lãng phí: Chuẩn hóa mọi bước nhập, xuất, kiểm kê giúp loại bỏ công việc thừa thãi. Hàng hóa được sắp xếp khoa học, giảm thời gian tìm kiếm và hạn chế chi phí phát sinh từ nhầm lẫn hay thất thoát.
- Nâng cao độ chính xác và kiểm soát rủi ro: Kiểm soát chặt chẽ giúp giảm tồn kho ảo, đảm bảo chỉ xuất hàng đạt chuẩn, không quá hạn hay hư hỏng, bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
- Đảm bảo tuân thủ pháp lý và nâng cao khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý về lưu trữ, bảo quản. Đồng thời, chứng nhận ISO giúp tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu dễ dàng hơn.
- Tăng trách nhiệm và minh bạch: Mọi hoạt động đều có chứng từ rõ ràng, mỗi vị trí có trách nhiệm cụ thể. Dữ liệu tồn kho chính xác giúp quản lý đưa ra quyết định về mua hàng, sản xuất và bán hàng nhanh chóng, hiệu quả.
Lưu ý khi triển khai quản lý kho theo ISO
Để quy trình kho theo tiêu chuẩn ISO vận hành trơn tru và không sai lệch sau thời gian áp dụng, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện nền tảng dưới đây:
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Phân định nhiệm vụ theo từng vị trí: Thủ kho, Kế toán, Bộ phận giao nhận, Bộ phận QC,… Mỗi cá nhân phải hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm và điểm kiểm soát của mình để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót.
- Đào tạo nhân sự: Đào tạo không chỉ dừng ở thao tác nghiệp vụ mà phải giúp nhân viên hiểu tư duy ISO: làm đúng ngay từ đầu, chuẩn hóa – kiểm soát – cải tiến. Đây là yếu tố quyết định để quy trình được áp dụng nhất quán và bền vững.
- Tối ưu hóa bố trí kho (Layout Optimization): Sắp xếp kho hàng khoa học, dễ tìm, dễ di chuyển, tạo điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên tuân thủ quy trình.
- Kiểm soát tài liệu (Documentation Control): Mọi hoạt động phải được ghi lại, lưu trữ và dễ dàng truy xuất khi cần. Đây là yêu cầu cốt lõi của ISO 9001 và là cơ sở để đánh giá tính tuân thủ.
- Cải tiến liên tục (PDCA Cycle): Định kỳ đánh giá hiệu suất của kho, thu thập phản hồi từ người dùng (nhân viên, bộ phận liên quan) để tìm ra điểm yếu và cải thiện quy trình theo chu trình Plan-Do-Check-Act.
Ứng dụng công nghệ trong quy trình quản lý kho theo ISO
Công nghệ là “xương sống” giúp doanh nghiệp triển khai quy trình kho theo ISO một cách nhất quán, chính xác và duy trì lâu dài. ISO yêu cầu tính minh bạch, khả năng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát dữ liệu, những yếu tố gần như không thể đảm bảo nếu chỉ vận hành thủ công. Khi áp dụng công nghệ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý vận hành kho:
- Hỗ trợ số hóa toàn bộ quy trình kho, đảm bảo dữ liệu nhất quán và dễ truy xuất theo chuẩn ISO.
- Chuẩn hóa dữ liệu để mọi chứng từ, hồ sơ, nhật ký kho đều đồng nhất và dễ truy xuất phù hợp yêu cầu hồ sơ ISO.
- Theo dõi real-time, giúp dữ liệu hệ thống luôn khớp với thực tế, hạn chế tồn kho ảo.
- Hỗ trợ cải tiến liên tục, nhờ các báo cáo và phân tích phục vụ chu trình PDCA.
Một xưởng sản xuất bao bì giấy quản lý kho nguyên vật liệu chủ yếu bằng excel và sổ tay. Khi có đơn đặt hàng lớn, quản lý đều yêu cầu nhân viên kiểm tra thủ công từng lô giấy mà không có quy trình cụ thể. Điều này dẫn đến tình trạng mất thời gian và có thể gây ra tình trạng sai sót. Có những lần nhân viên báo đủ giấy, nhưng khi sản xuất mới phát hiện lô giấy kraft đã cũ hoặc bị ẩm, khiến sản phẩm in ra hỏng nhiều, phải dừng dây chuyền, chi phí phát sinh và đơn hàng trễ.
Sau nhiều lần gặp sự cố, xưởng áp dụng quy trình kho theo ISO 9001 kết hợp quản lý kho bằng phần mềm sản xuất Cleeksy để tối ưu:
- Mỗi lô giấy và mực in được kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trước khi nhập kho, ghi rõ ngày nhận, hạn sử dụng và vị trí lưu trữ.
- Hệ thống quản lý kho sản xuất cảnh báo lô giấy sắp hết hoặc gần hạn, đối chiếu chính xác với kế hoạch sản xuất.
- Kho được bố trí theo nhóm: giấy kraft – giấy couche – mực in, đảm bảo không nhầm lẫn, dễ truy xuất nguồn gốc.
- Kiểm kê định kỳ có biên bản và cập nhật ngay lên hệ thống, dữ liệu tồn kho luôn chính xác.
Kết quả:
- Không còn nhầm lẫn nguyên liệu, chất lượng sản phẩm luôn đảm bảo theo tiến độ sản xuất.
- Nhân viên kho thao tác nhanh, dễ theo dõi lô hàng và số lượng tồn kho.
- Khách hàng nhận sản phẩm đúng hạn, uy tín doanh nghiệp được cải thiện và dễ nhận thêm đơn lớn.
Việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO kết hợp phần mềm giúp kho nguyên liệu bao bì giấy vận hành minh bạch, giảm rủi ro, đặc biệt khi xưởng sản xuất đa dạng loại bao bì và mở rộng quy mô.
Kết luận:
Quy trình quản lý kho theo ISO 9001 là một hành trình dài hạn, đòi hỏi sự cam kết của ban lãnh đạo và sự đồng lòng của toàn bộ nhân viên. Một kho hàng được chuẩn hóa không chỉ gọn gàng hơn, mà còn giúp cả doanh nghiệp vận hành minh bạch, giảm thiểu rủi ro, và tự tin hơn trước mọi cuộc đánh giá chất lượng từ đối tác.
Để quản lý kho hiệu quả, tránh gây lãng phí cho doanh nghiệp, hãy liên hệ tới Cleeksy để được tư vấn chi tiết nhất.
