Quản lý dự án xây dựng không chỉ là bài toán kiểm soát tiến độ, chi phí và chất lượng, mà còn là nghệ thuật tối ưu hóa nguồn lực, giảm rủi ro và đảm bảo lợi nhuận. Với sự phức tạp ngày càng gia tăng của các dự án, việc quản lý theo cách truyền thống trở nên lỗi thời, dẫn đến chậm tiến độ, thất thoát vật tư, sai lệch ngân sách và thiếu minh bạch tài chính. Khi dữ liệu bị phân mảnh giữa các phòng ban, doanh nghiệp khó có cái nhìn toàn diện để ra quyết định kịp thời.
Trong bối cảnh này, việc số hóa quản lý dự án không chỉ là xu hướng, mà là yếu tố sống còn để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh.
Cleeksy mang đến giải pháp số hóa quản lý dự án xây dựng, giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi giai đoạn.
Hiểu nhanh trong 30s:
|
Cách cân bằng “Tam giác quản lý dự án xây dựng”
Quản lý dự án xây dựng là quá trình quản lý một dự án bao gồm việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ công trình, chi phí công trình, chất lượng, an toàn của công trình… nhằm đảm bảo dự án về đích đúng hạn.
Mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án xây dựng là giảm thiểu rủi ro bằng cách kiểm soát 3 yếu tố: Tiến độ, Chi phí và Chất lượng của dự án. 3 yếu tố này còn được gọi là “Tam giác quản lý dự án”.
Các yếu tố này được chia nhỏ thành nhiều quá trình quản lý:
- Quản lý dự toán, đấu thầu, hợp đồng
- Lập kế hoạch thi công và quản lý tiến độ thi công
- Quản lý mua sắm vật tư
- Quản lý kho vật tư, công cụ dụng cụ, thiết bị
- Quản lý nghiệm thu, thanh quyết toán công trình
- Quản lý tài chính
Tuy nhiên, kiểm soát tất cả những quá trình trên, đặc biệt là khi quản lý nhiều dự án cùng lúc, không phải là điều dễ dàng cho doanh nghiệp nói chung, và cho ban quản lý nói riêng, khi họ luôn cần nắm bắt:
- Có bao nhiêu dự án đang đấu thầu?
- Tiến độ thi công từng dự án ra sao?
- Rủi ro chậm trễ từng án là bao nhiêu?
- Hiệu suất kho vật tư, thiết bị như thế nào?
- Lợi nhuận tạm tính trên từng công trình là bao nhiêu?
- Năng suất nhân công và an toàn lao động có được đảm bảo không?
Vậy đâu là lời giải tối ưu để ban quản lý dễ dàng quan sát từng chỉ số hiệu suất quan trọng trên?
1. Quản lý quy trình kinh doanh, dự toán, báo giá và hợp đồng
Thực hiện quản lý dự toán xây dựng và báo giá là điểm khởi đầu quyết định thành công hay thất bại của dự án.
Khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp xây dựng thường gặp phải:
- Dự toán thiếu chính xác: Dẫn đến báo giá sai lệch, dễ mất cơ hội trúng thầu hoặc đội vốn, ảnh hưởng lợi nhuận. Sai số trong dự toán cũng gây khó khăn trong kiểm soát ngân sách và phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.
- Mua hàng và thi công không theo định mức: Mua hàng và xuất kho không có cơ sở dẫn đến thiếu hụt vật tư, gián đoạn tiến độ hoặc tồn kho dư thừa, lãng phí chi phí.
- Báo giá và lưu trữ hợp đồng thủ công: Sử dụng giấy tờ hoặc dữ liệu phân tán khắp nơi dễ sai sót, chậm trễ, mất nhiều thời gian truy xuất hợp đồng, theo dõi báo giá và kiểm soát thanh toán, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định nhanh.
Phương pháp tích hợp toàn bộ quy trình từ dự toán, báo giá đến hợp đồng trên cùng một nền tảng số:
- Dễ dàng bóc tách hạng mục công trình, phân tách khối lượng vật tư theo hạng mục trong bảng dự toán.
- Nhanh chóng tạo yêu cầu mua hàng ngay tại bảng dự toán công trình.
- Liên kết trực tiếp dữ liệu từ dự toán sang báo giá, đảm bảo sự đồng bộ giữa chi phí và giá chào thầu, dễ dàng tuỳ chỉnh thông tin bảo mật theo phòng ban.
- Quản lý hợp đồng với cơ chế nhắc nhở và cảnh báo thanh toán, giúp kiểm soát dòng tiền, giảm rủi ro nợ đọng.
- Thiết lập dữ liệu dự toán trở thành định mức quản lý mua hàng và thi công, tránh tình trạng thông tin rời rạc, sai lệch.
2. Lập kế hoạch thi công và quản lý tiến độ thi công
Sau khi đã chốt được hợp đồng, doanh nghiệp bắt tay vào lập kế hoạch và quản lý tiến độ thi công dự án xây dựng.
Giai đoạn này không chỉ đơn giản là lên kế hoạch thi công, phân công công việc, mà còn cần đồng bộ giữa kế hoạch thi công, kế hoạch mua hàng và kiểm soát tài chính, bởi:
- Không kiểm soát được tiến độ thi công: Dễ gây chậm trễ, ảnh hưởng lợi nhuận của hợp đồng và uy tín của công ty.
- Thiếu sự liên kết giữa vật tư và kế hoạch thi công: Làm gián đoạn đoạn và trễ tiến độ, phạt tiến độ thi công.
- Báo cáo thủ công, thiếu cập nhật: Mất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu và khó khăn để xử lý trễ tiến độ hoặc vượt định mức vật tư.
Cách tạo quy trình liền mạch từ lập kế hoạch thi công, đến tạo nhật ký thi công, báo cáo tiến độ giúp kiểm soát chặt chẽ mọi khía cạnh trong quá trình thi công:
- Từ xây dựng kế hoạch thi công tổng thể, đảm bảo một lộ trình triển khai dự án rõ ràng từ đầu đến cuối.
- Đến phân nhỏ kế hoạch tổng thành các kế hoạch tuần cụ thể, giúp chi tiết hóa từng hạng mục công việc, kế hoạch sử dụng vật tư, kế hoạch tiến độ đính kèm. Đây chính là bước chuyển tiếp quan trọng từ kế hoạch tổng thể đến thực tiễn thi công hàng ngày.
- Và cập nhật liên tục nhật ký thi công theo thực tế công trình (tiến độ, vật tư sử dụng, thời tiết, vấn đề phát sinh…).
Người quản lý dự án dựa trên những cập nhật hằng ngày này và các loại báo cáo tiến độ thi công, giải quyết mọi mối quan ngại hoặc sự chậm trễ có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Điều này giúp duy trì tính minh bạch và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
3. Quản lý mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ, thiết bị xây dựng
Hỗ trợ cho hoạt động thi công công trình ở tuyến đầu, quá trình quản lý mua sắm vật tư thiết bị mang tính quyết định đến lợi nhuận dự án và tiến độ công trình.
Với một phần mềm quản lý xây dựng, mọi yêu cầu phát sinh từ đội thi công hiện trường được dễ dàng ghi nhận vào hệ thống với đa dạng các thiết bị hỗ trợ (di động, ipad, laptop…). Yêu cầu được xử lý và phê duyệt minh bạch theo quy trình chuẩn hóa và được cảnh báo trực quan theo tình hình kho thực tế, ngân sách dự án.
Sau đó, yêu cầu được liên thông trực tiếp đến quy trình mua sắm, tạo thành chuỗi vận hành khép kín từ đầu đến cuối chỉ tại 1 nền tảng duy nhất. Bộ phận mua hàng có thể:
- Quản lý các đối tác đang trực tiếp làm việc, lưu trữ lịch sử giao dịch.
- Theo dõi được tổng thể quá trình mua sắm và khối lượng vật tư được đặt hàng.
- Theo dõi chi phí mua sắm.
- Theo sát tiến trình nhập xuất kho và đánh giá mức độ ảnh hưởng đến tiến độ cung cấp vật tư đến công trường.
4. Quản lý vật tư và CCDC xây dựng
Quản lý kho vật tư, vật liệu và công cụ dụng cụ (CCDC) trong xây dựng không đơn thuần là lưu trữ và cấp phát mà là một quá trình tối ưu dòng chảy vật liệu, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, giảm thất thoát và đảm bảo tiến độ thi công.
Quá trình này gặp phải nhiều thách thức phổ biến:
- Quản lý hàng nghìn loại vật tư và thiết bị: Từ vật liệu xây thô (xi măng, thép, gạch) đến CCDC (giàn giáo, máy trộn, PPE). Thiếu mã định danh dễ gây nhầm lẫn, thất thoát.
- Thiếu kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Vật tư từ nhiều kho không được đồng bộ, gây đình trệ do thiếu hoặc dư thừa không kiểm soát.
- Xuất kho không theo định mức: Nếu không bám sát dự toán, doanh nghiệp dễ bị đội chi phí mà không rõ nguyên nhân.
- Quy trình nhập – xuất – điều chuyển rời rạc: Không có hệ thống liên kết mua hàng – kho – thi công, gây sai lệch tiến độ, thất thoát vật tư và CCDC.
Phương pháp quản lý kho vật tư, CCDC tự động:
- Mã hóa và quản lý danh mục tập trung: Định danh vật tư theo nhóm, quy cách, đơn vị tính, giúp tra cứu và kiểm soát kho dễ dàng.
- Tích hợp nhập kho với quy trình nhập kho: Kiểm soát chính xác số lượng, đơn giá thực nhận với đơn hàng khi nhập kho.
- Tự động theo dõi tồn kho và tối ưu điều chuyển: Cảnh báo khi vật tư gần cạn, dư thừa và hỗ trợ điều phối giữa các công trình.
- Kiểm soát xuất kho theo định mức dự toán: Giảm lãng phí vật tư nhờ xuất kho theo dự toán và cảnh báo sai lệch.
- Quản lý vòng đời công cụ dụng cụ: Ghi nhận mượn – trả, cảnh báo quá hạn, hư hỏng, tối ưu hiệu suất sử dụng tài sản.
5. Quản lý nghiệm thu và thanh quyết toán công trình xây dựng
Việc nghiệm thu vừa đóng vai trò là khâu hoàn tất dự án, vừa là công đoạn đánh giá hiệu quả tài chính và tối ưu hóa cho các dự án tiếp theo. Tuy nhiên, trong thực tế, quy trình nghiệm thu và thanh quyết toán thường kéo dài do chưa chuẩn hóa, dẫn đến việc chậm trễ thanh toán, tranh chấp hợp đồng, hoặc không kiểm soát được chất lượng thi công:
- Hồ sơ nghiệm thu phức tạp, dễ sai sót: Việc thu thập, đối chiếu và ký xác nhận giữa các bên mất nhiều thời gian, chỉ cần một hạng mục thiếu chữ ký cũng có thể gây đình trệ.
- Tiến độ nghiệm thu không trực quan: Thiếu hệ thống cập nhật theo từng hạng mục khiến doanh nghiệp khó kiểm soát chậm trễ và phát sinh kỹ thuật.
- Thanh quyết toán phức tạp: Không liên kết dữ liệu nghiệm thu – thanh toán dẫn đến chậm dòng tiền, sai lệch khối lượng, gây tranh chấp tài chính.
Giải pháp của Cleeksy giúp theo dõi chi tiết từng hạng mục nghiệm thu và khối lượng nghiệm thu từng đợt. Đồng thời, giám sát quá trình quyết toán song song với tiến độ thực tế, giúp loại bỏ tình trạng nhầm lẫn trong quá trình xử lý dữ liệu, đặc biệt đối với các dự án kéo dài hoặc có nhiều bên tham gia.
6. Quản lý tài chính xây dựng
Các dự án xây dựng liên quan đến rất nhiều loại chi phí, từ việc mua vật liệu thiết bị, thuê đơn vị thầu phụ đến trả lương cho nhân công… Với đặc thù quản lý nhiều hạng mục chi phí lớn như vậy, doanh nghiệp xây dựng gặp phải nhiều thách thức:
- Chênh lệch ngân sách và thực tế: Dự toán có thể bị đội lên do thay đổi thiết kế, phát sinh vật tư, nhân công, hay biến động giá vật tư, dễ dẫn đến thâm hụt tài chính nếu không kiểm soát chặt chẽ.
- Thiếu kiểm soát công nợ: Điều khoản thanh toán khác nhau giữa nhà thầu phụ, nhà cung cấp khiến doanh nghiệp chậm thu hồi công nợ, dòng tiền bị nghẽn trong khi doanh nghiệp vẫn phải ứng vốn cho vật tư, nhân công, máy móc…
- Thiếu công cụ phân tích tài chính: Không có báo cáo lãi lỗ theo từng dự án khiến doanh nghiệp khó đánh giá hiệu quả, dự báo rủi ro và tối ưu chiến lược tài chính.
Công cụ quản lý dự án xây dựng cho phép người quản lý xây dựng tập trung dữ liệu tài chính và ngăn ngừa tính toán sai lầm, ở đa dạng các loại hình báo cáo:
- Báo cáo mua hàng giúp kiểm soát chi phí theo từng công trình.
- Báo cáo lãi lỗ cung cấp cái nhìn về hiệu quả tài chính của từng công trình.
- Báo cáo công nợ giúp kiểm soát mọi khoản thu chi trong quản lý công nợ.
Đồng thời, với một giải pháp quản lý dự án xây dựng toàn diện cho tất cả các phòng ban, CEO dễ dàng kiểm soát tài chính từ khâu dự toán, theo dõi dòng tiền theo từng hạng mục, liên kết dữ liệu giữa kế hoạch thi công – vật tư – nhân công để đánh giá chi phí thực tế so với kế hoạch.
Kết
Trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp xây dựng không chỉ cần một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn cần một hệ thống có khả năng liên kết dữ liệu, tối ưu quy trình và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Cleeksy giúp doanh nghiệp hiện thực hóa điều đó bằng cách tích hợp toàn bộ vòng đời dự án lên một nền tảng duy nhất, từ dự toán, đấu thầu, thi công, mua sắm, kho bãi, tài chính đến nghiệm thu. Không còn dữ liệu rời rạc, không còn những quyết định dựa trên cảm tính, mà là sự kiểm soát chặt chẽ, minh bạch và tối ưu ở mọi khía cạnh.
