Dự toán xây dựng là bước tính toán tổng chi phí cần thiết để triển khai một công trình, bao gồm vật tư, nhân công, thiết bị và chi phí khác. Sai số nhỏ có thể kéo theo chi phí đội vốn hàng tỷ đồng, chậm trễ phê duyệt làm mất cơ hội dự án, và thiếu liên kết dữ liệu giữa các phòng ban dẫn đến hao hụt và giảm tỷ lệ lợi nhuận.
Làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng tối ưu quy trình dự toán, tránh đội vốn và vẫn đảm bảo được tiến độ? Cùng theo dõi giải pháp của Cleeksy từ quản lý quy trình, đến dự toán – báo giá – theo dõi hợp đồng trong bài viết hôm nay!
Hiểu nhanh trong 30s:
|
1. Chuẩn hóa quy trình kinh doanh, từ xác định dự án – dự toán – báo giá, hợp đồng
Quy trình kinh doanh là thành tố cốt lõi giúp doanh nghiệp chọn lọc ra những dự án phù hợp, có lợi nhuận. Do đó, CEO cần xây dựng một quy trình kinh doanh bài bản, nơi từng cơ hội dự án được đánh giá trên nhiều khía cạnh: quy mô, chủ đầu tư, yêu cầu kỹ thuật, khung tài chính và điều kiện hợp đồng.
Tùy theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, quy trình này diễn ra khác nhau:
- Với doanh nghiệp tham gia đấu thầu: Bắt đầu từ việc lưu trữ và phân tích thông tin gói thầu, sau đó doanh nghiệp triển khai lập dự toán, thương lượng, báo giá, chốt hợp đồng.
- Với doanh nghiệp tư vấn trực tiếp cho khách hàng: Quá trình làm việc với khách hàng diễn ra mạch lạc từ khâu lập tư vấn, khảo sát và thiết kế, báo giá, đến ký kết hợp đồng và triển khai dự án.
Khi các quy trình xuyên phòng ban được trực quan hóa tại một phần mềm quản lý dự án xây dựng, phòng kinh doanh hưởng lợi nhanh chóng từ việc:
- Cộng tác liền mạch với đội kỹ thuật: Phòng kinh doanh phối hợp nhịp nhàng với phòng kỹ thuật để dự toán chính xác, rút ngắn thời gian làm báo giá, tăng khả năng chốt hợp đồng.
- Bảo mật tuyệt đối thông tin báo giá: Đội kỹ thuật chỉ xem được các thông tin liên quan đến dự toán, mà không biết đến các thông tin về báo giá doanh nghiệp gửi đến khách hàng.
- Tối ưu quy trình phê duyệt, tránh bỏ lỡ cơ hội kinh doanh: Tránh lãng phí nguồn lực và thời gian chờ phê duyệt dự toán và báo giá.
- Trực quan hóa tiến trình: Những cơ hội kinh doanh được thể hiện rõ theo tiến trình theo từng giai đoạn, mang đến 1 cái nhìn tổng thể.
Tiến đến bước dự toán, nhân viên kỹ thuật sẽ tiến hành việc tính toán và chia nhỏ các hạng mục trong công trình ra.
2. Phân tách và chia nhỏ hạng mục công trình xây dựng
Để giúp doanh nghiệp và khách hàng hình dung chi phí chi tiết trong bảng dự toán, trước tiên nhân viên dự toán tiến hành bóc tách chi tiết từng hạng mục, từ nền móng, kết cấu, hoàn thiện đến hệ thống cơ điện.
Ví dụ, với một dự án nâng cấp hệ thống thoát nước đô thị, hạng mục sẽ được chia nhỏ như sau:
- Các nhóm hạng mục chính (như hạ tầng, kết cấu, hoàn thiện, cơ điện…)
- Hạng mục cụ thể (ví dụ nhóm hạng mục hạ tầng thoát nước bao gồm các hạng mục như đào móng, lắp đặt cống hộp, đấu nối hệ thống…)
- Đơn vị tính của hạng mục
- Khối lượng của hạng mục
Sau khi có khối lượng dựa trên các hạng mục, phòng kỹ thuật thực hiện nghiệp vụ dự toán vật tư cho công trình theo hạng mục đã được chia nhỏ:
- Nhân viên dự toán dễ dàng truy xuất thông tin từ danh mục hạng mục đã được bóc tách này tại Cleeksy.
- Doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng gói công việc trong mỗi dự án, hạn chế thất thoát dữ liệu hoặc phát sinh.
- Dự án so sánh trực quan giữa đơn giá hạng mục theo hợp đồng và theo dự toán, từ đó nhận được cảnh báo khi có chênh lệch trong danh mục hạng mục.
3. Quản lý dự toán công trình xây dựng
Bước dự toán xây dựng là bước phức tạp, yêu cầu tính tỉ mỉ, đặc biệt là với những dự án có tính đồ sộ, khi:
- Chi phí vật tư, nhân công liên tục biến động, dễ dẫn đến đội vốn.
- Phê duyệt thủ công chậm trễ, kéo dài thời gian chốt giá, mất cơ hội cạnh tranh.
- Không có sự đồng bộ giữa dự toán – mua hàng – thi công thực tế, làm phát sinh chênh lệch lớn giữa ngân sách và chi phí thực tế.
Giải pháp cho những hệ quả trên là một không gian dự toán đồng bộ hoá dữ liệu:
- Truy xuất hạng mục, khối lượng và đơn vị tính hạng mục nhanh chóng.
- Tìm kiếm, truy xuất vật tư cần thiết cho từng hạng mục từ danh mục vật tư.
- Tổng hợp đơn giá và khối lượng vật tư theo từng vật tư.
- Tự động hóa tính tổng thành tiền vật tư theo hạng mục.
- Tự động tổng hợp thành tiền dự toán của cả công trình.
- Thiết lập dữ liệu dự toán trở thành định mức để mua hàng, thi công hiệu quả.
Đồng thời, không gian này cũng giúp bạn quản lý:
- Danh sách các dự toán: Các thông tin chi tiết của dự án, như thời gian bắt đầu, kết thúc, số ngày thi công, tiến độ theo kế hoạch, gói thầu…
- Quy trình phê duyệt: Tiến trình phê duyệt bảng dự toán.
- Chi tiết bảng dự toán: Thực hiện điều chỉnh về đơn giá, khối lượng nếu có.
4. Thực hiện mua sắm vật tư nhanh chóng dựa trên bảng dự toán xây dựng
Với bảng dự toán đã được phê duyệt, đội kỹ thuật có thể ngay lập tức tạo phiếu yêu cầu vật tư mà không cần nhập liệu lại, nhờ quy trình liên kết chặt chẽ giữa dự toán, mua sắm vật tư và thi công trên Cleeksy.
Phương pháp tự động đồng bộ bảng dự toán với yêu cầu vật tư:
- Kiểm soát chi phí ngay từ đầu: Đảm bảo từng hạng mục dự toán sát thực tế, tránh rủi ro đội vốn.
- Mua hàng đúng định mức: Loại bỏ rủi ro vượt mức hoặc thiếu hụt vật tư gây gián đoạn tiến độ thi công.
- Đồng bộ dữ liệu dự toán – mua hàng – thi công: Quy trình dự toán được liên kết trực tiếp với yêu cầu vật tư và đơn mua hàng PO, giúp dễ dàng truy xuất và đối chiếu số liệu, kiểm soát khối lượng đặt mua so với dự toán ban đầu, đồng thời đẩy nhanh tiến độ cung ứng.
Quản lý mua sắm vật tư công trình đúng cách với 4 yếu tố sau
5. Lập và quản lý báo giá, hợp đồng dự án xây dựng
Khâu báo giá ở doanh nghiệp xây dựng cũng gặp phải các khó khăn liên quan đến tổng hợp thông tin và khả năng thuyết phục khách hàng.
Cách kiểm soát báo giá dự án giải quyết các khó khăn trên:
- Báo giá sát thực tế thi công: Hạn chế nguy cơ lỗ hoặc mất cơ hội cạnh tranh.
- Tự động hóa trích xuất dữ liệu báo giá từ dự toán: Cắt giảm thời gian thủ công, tăng khả năng chốt hợp đồng.
Cuối cùng, hệ thống quản lý hợp đồng được tích hợp liền mạch giúp doanh nghiệp xây dựng quan sát:
- Các mốc quan trọng của hợp đồng
- Thông tin khách hàng
- Điều khoản thanh toán
- Giá trị hợp đồng trước/sau thuế
- Các khoản đã/chưa thanh toán
Nhờ vậy, toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ ký kết đến thanh toán được theo dõi và thực hiện nhất quán, tránh sai sót hay tranh chấp trong quá trình triển khai.
Kết
Một bảng dự toán chính xác là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng tối ưu chi phí, hạn chế rủi ro tài chính và nâng cao khả năng cạnh tranh. Với Cleeksy, toàn bộ quy trình từ lập dự toán, mua sắm đến hợp đồng được kết nối liền mạch, giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi thông tin một cách nhất quán và chính xác. Chuẩn hóa ngay từ bước dự toán – doanh nghiệp sẽ kiểm soát tài chính tốt hơn, giảm rủi ro và đảm bảo biên lợi nhuận bền vững.
