Doanh nghiệp nào hiện nay cũng sở hữu ít nhất một kênh giao tiếp nội bộ để trao đổi những tin nhắn tức thì. Không ít đội nhóm còn tổ chức hai-ba kênh cho từng mục đích khác nhau. Nhiều lúc, lựa chọn kênh nào để giao tiếp cũng khiến bạn mất thời gian suy nghĩ. Người làm quản lý hoặc leader khi sử dụng những ứng dụng này đa số rơi vào một trạng thái rất phổ biến:
- Mất nhiều thời gian tìm nơi giao việc.
- Tốn hàng giờ liền để tìm thông tin đã lưu.
- Phân vân mãi không biết gửi tin nhắn vào nhóm chat nào là hiệu quả.
Bài viết hôm nay giúp bạn không còn “ngụp lặn” trong khối lượng thông tin khổng lồ ở công ty và cộng tác với team qua tin nhắn khéo léo hơn, bằng cách gợi ý:
- 6 mẹo giúp việc tổ chức giao tiếp nội bộ trong team bạn chuyên nghiệp hơn.
- 3 bước nhanh chóng vượt qua tình trạng quá tải thông báo tin nhắn.
“Ngàn lẻ một” rào cản trong giao tiếp nội bộ ở doanh nghiệp
Giao tiếp bằng tin nhắn được ưa chuộng ở hầu hết các doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong cộng tác. Theo tạp chí Forbes, nhiều người thích nhắn tin bởi phương tiện này tạo ra một “khoảng nghỉ” giữa họ và đối phương giao tiếp. Nó cho phép chúng ta chuẩn bị nhiều hơn trước khi truyền đạt, nó nhanh hơn email, và tiện hơn gọi điện. Tin nhắn tạo điều kiện để ta dễ thể hiện những vấn đề khó nói khi gặp mặt trực tiếp.
Nhưng không nên nghĩ rằng chỉ giao tiếp bằng tin nhắn khi làm việc là đủ.
Một số bất cập của phần mềm chat nội bộ thể hiện rõ hơn ở kỷ nguyên của công việc hybrid và remote. Khi nhân viên chuyển toàn bộ hoạt động giao tiếp của mình sang online, không hiếm trong số họ cảm thấy “bứt rứt” và muốn quay trở lại văn phòng để giải quyết trực tiếp.
Sở dĩ có những rào cản này là bởi:
- Cảm xúc muốn truyền đạt không được lột tả qua những dòng tin nhắn.
- Tin nhắn phân tán ở nhiều không gian.
- Truyền đạt thiếu rõ ràng dẫn đến nhắn mãi vẫn không giải quyết được vấn đề.
- Khó hoà hợp về phong cách nhắn tin do khoảng cách thế hệ.
- “Sơ hở” là có nhóm chat mới.
- Thiếu quy tắc giao tiếp, gây bội thực thông báo.
Tất cả những điều này gây ra cảm giác sợ hãi hoặc phiền phức khi nhắn tin và cộng tác qua tin nhắn, thậm chí là bị ám ảnh tiếng thông báo của các ứng dụng chat, dẫn đến làm việc không hiệu quả.
7 gợi ý giao tiếp giúp thành viên dự án tìm được tiếng nói chung
Nằm lòng 6 lưu ý tổ chức giao tiếp nội bộ sau để cộng tác chuyên nghiệp hơn
1. Hãy sử dụng công cụ chat nội bộ được tích hợp sẵn vào không gian quản lý công việc
Sử dụng những ứng dụng chat riêng biệt bên ngoài để làm việc cùng team như Zalo, Skype, Microsoft Teams… cũng có nhiều lợi ích riêng:
- Truy cập dễ dàng và nhanh chóng.
- Đào tạo cách sử dụng đơn giản vì nhân viên đã quen thuộc với thao tác sử dụng.
- Phổ biến và có nhiều tính năng hữu ích.
Tuy nhiên, dù đã thiết lập riêng tài khoản dành riêng cho công việc trên những ứng dụng này, bạn và team sẽ vẫn gặp khó khăn trong việc tách bạch giữa tin nhắn làm việc và tin nhắn cá nhân.
Hãy tìm hiểu một công cụ chat nội bộ được tích hợp sẵn trong không gian quản lý công việc của cả team, giúp bạn tổ chức thông tin không nhập nhằng và gây mất tập trung do những tin nhắn cá nhân. Ngoài ra, khi tin nhắn được tích hợp với công việc trên phần mềm quản lý, thời gian chuyển qua lại giữa các không gian làm việc được cắt giảm đáng kể. Tin nhắn giao việc của bạn trong các nhóm chat trở thành những công việc được phân người phụ trách rõ ràng và thời hạn cụ thể.
2. Lập nhóm chat với mục đích và quy tắc rõ ràng để team không xao nhãng
Thực tế cho thấy có nhiều kiểu cách lập nhóm chat của một đội ngũ khi làm việc:
- Chỉ lập 1 nhóm chat chính duy nhất cho toàn team: Một số leader sợ thông tin phân tán khắp nơi, họ chọn cách làm này. Có nghĩa là thông tin gì trong đội nhóm cũng được thông báo đến tất cả các thành viên. Đôi khi, những người không liên quan đến chủ đề đang được trao đổi cũng bị xao nhãng vì phải kiểm tra tin nhắn liên tục.
- “Sơ hở là có nhóm chat”: Ngoài một số nhóm chat cố định, cứ hễ có công việc hay chủ đề cần hoàn thiện, họ lập một nhóm chat mới. Nhiều khi chỉ trao đổi được vài câu liên quan đến đầu việc là nhóm chat lại trôi vào dĩ vãng. Việc tìm lại tin nhắn hay tài liệu để theo dõi trở nên khó khăn và gây mất thời gian.
Rõ ràng 2 cách làm trên đều không được khuyến khích. Cách làm lý tưởng nhất khi tổ chức các nhóm chat là:
- Thiết lập nhóm chat có mục đích rõ ràng: Nhóm chat bao gồm những ai, đặt tên như thế nào để dễ tìm kiếm, trao đổi những thông tin gì…
Đồng thời, bạn và đội nhóm cũng không nên quá khắt khe trong việc lập những nhóm chat cho mục đích không liên quan đến công việc. Các tin nhắn qua lại giữa đồng nghiệp với nhau nếu được kiểm soát tốt sẽ là “chất kết dính” ở môi trường công sở. Khi nhân viên có thể chia sẻ với bạn bè của họ ở văn phòng, họ có xu hướng ít bất mãn và bỏ việc hơn.
- Đặt một số quy tắc khi giao tiếp qua tin nhắn: Ví dụ như chỉ nhắn tin khi cần trao đổi những thông tin ngắn gọn và đơn giản, hoặc khi cần nhận thông tin phản hồi tức thì… Hoặc đội nhóm thống nhất với nhau cần hiển thị trạng thái “có mặt” trong giờ làm.
3. Truyền đạt chính xác tone giọng qua tin nhắn
Chúng ta luôn dựa nhiều vào tone giọng, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để hiểu được người đối diện. Việc thiếu đi những yếu tố này khi nhắn tin rất dễ dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Vậy nên, nếu soạn tin nhắn không khéo, hoặc người đọc hiểu nhầm tone giọng của bạn do một số lý do nào đó đều dẫn đến bất lợi trong việc cộng tác.
Dù bạn đã đi làm lâu năm và ở vị trí cao, điều này không có nghĩa là bạn giỏi trong việc diễn đạt qua tin nhắn. Hãy cố gắng nhắn tin bằng tone giọng gần nhất với phong cách giao tiếp thường ngày của bạn, nhưng vẫn thể hiện sự chuyên nghiệp.
Một số lưu ý về sắc thái câu chữ mà phần lớn chúng ta thường bỏ qua như là:
- Dấu câu thậm chí còn thể hiện nhiều cảm xúc hơn một câu ngắn hoặc cộc lốc: Tin nhắn “Ok em.” từ một người leader có thể mang sắc thái tiêu cực hơn so với tin nhắn “Ok em”. Dấu chấm câu khiến cho người nhận sẽ hiểu rằng “Mình dừng trò chuyện tại đây nhé.” thay vì có ý nghĩa “Ok, anh đồng ý với ý kiến này”. Nếu thói quen của bạn là luôn thêm dấu chấm cuối mỗi tin nhắn thì bạn không cần quá quan tâm đến lưu ý này. Nhưng nếu bạn dùng dấu câu để nhấn mạnh câu chữ, hãy cẩn thận một chút để giảm mức độ căng thẳng giữa cuộc trò chuyện của bạn với nhân viên khác.
- Biểu tượng cảm xúc có thể giúp bạn thể hiện đúng tone giọng, nhưng không nên lạm dụng: Lý do đơn giản là vì các biểu tượng cảm xúc nếu được dùng quá nhiều sẽ khiến đoạn tin nhắn trao đổi thiếu tính chuyên nghiệp. Nó cũng dần dần làm cho bạn “cả nể” đồng nghiệp nhiều hơn, vì nhắn câu nào cũng phải bộc lộ cảm xúc câu đó. Bạn chỉ nên dùng các biểu tượng này diễn đạt chính xác ý cho một vài tin nhắn dễ gây hiểu lầm.
4. Tuyệt đối không để thông tin trùng lặp ở nhiều nhóm chat
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc thông tin bị trùng lặp ở nhiều kênh làm việc. Chẳng hạn như một số nhân viên thường ít kiểm tra thông báo tin nhắn dù team của họ đang trao đổi trực tiếp trên những ứng dụng này. Có thể họ đang tập trung vào các không gian làm việc khác, nơi thông tin cần thiết đã được cung cấp. Tình trạng này dẫn đến việc họ đưa ra những thông tin hoặc dữ liệu mà team đã giải quyết trước đó, gây ra việc trùng lặp và mâu thuẫn thông tin, gây rối loạn trong quá trình cộng tác.
Bạn và team mình có thể đặt ra một quy luật nhỏ tương tự như cách làm sau của tác giả Erica Dhawan để hạn chế những tin nhắn trùng lặp hoặc lỗi thời: Áp dụng hashtag #killduplication làm phản hồi tin nhắn khi thông tin được gửi sai nhóm chat, hoặc đã được gửi trước đó.
Hoặc nếu ai đó không tuân thủ các quy tắc cộng tác đã được đưa ra, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ nhận biết và phản hồi bằng hashtag #killduplication này để nhắc nhở, hạn chế tình trạng này xảy ra lại. Hashtag #killduplication này là một yếu tố quan trọng trong văn hóa nhóm, giúp loại bỏ thời gian lãng phí và đảm bảo đồng nghiệp tối ưu việc sử dụng từng phương tiện giao tiếp số.
Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý những tin nhắn liên quan đến công việc và giao việc nên được gửi cụ thể trên phần mềm quản lý công việc, thay vì giao trên tin nhắn và bị trôi.
5. Tôn trọng “work-life balance” khi nhắn tin cho đồng nghiệp
Giao tiếp online bằng tin nhắn tức thì tạo điều kiện tối đa cho việc giao tiếp liên tục với đồng nghiệp. Bởi tin nhắn thường mang lại cảm giác gấp gáp hơn email.
Tuy nhiên, trừ trường hợp công việc cực kỳ quan trọng cần xử lý gấp như team Chăm sóc khách hàng cần hỗ trợ vấn đề phát sinh, bạn và đội nhóm hãy cố gắng không nhắn tin ngoài giờ làm việc. Những yêu cầu công việc ở dưới mức khẩn cấp này, hãy chuyển qua trao đổi bằng email.
Hai cách thức tưởng chừng như đơn giản nhưng lại rất hiệu quả để “work-life balance” ở đây là:
- Khuyến khích chính bạn và mọi người đặt trạng thái “Vắng mặt” và tôn trọng trạng thái “Vắng mặt” của nhau trên kênh chat.
- Luyện tập thói quen khi gửi tin nhắn đi cần nêu rõ mong đợi về thời hạn phản hồi, đảm bảo sự ngắn gọn và trọng tâm.
6. Thúc đẩy giao tiếp trực tiếp
Cuối cùng, dù nhắn tin để trao đổi công việc có tiện lợi và nhanh chóng đến đâu, cũng đừng nên lạm dụng và “mất kết nối” hoàn toàn với thế giới thực. Nếu nhu cầu của bạn không nằm trong những yếu tố đã nói như:
- Cần truyền đạt những thông tin ngắn gọn, đơn giản, nhanh chóng.
- Cần được phản hồi càng sớm càng tốt.
- Cần giao tiếp trong một nhóm nhỏ khoảng dưới 10 người.
Thì bạn hãy cân nhắc sử dụng những kênh giao tiếp khác:
- Email: Dùng khi cần thông báo những thông tin hoặc hướng dẫn quan trọng, hoặc muốn một thông tin được minh bạch giữa các bên, và mong đợi phản hồi trong khoảng trên dưới 1 ngày.
- Video call/online meeting: Cần thiết cho những lúc muốn truyền đạt thông tin rõ ràng, chi tiết và phải có tương tác qua lại bằng giọng nói, nét mặt…, và được hẹn lịch trước đó.
- Gặp mặt trực tiếp: Khi cần thảo luận những công việc phức tạp, quan trọng, khẩn cấp và cần tương tác qua lại trực tiếp để nhanh chóng đưa ra phản hồi.
Vậy nên dù team bạn làm việc online 100%, bạn cũng cần đảm bảo các cuộc họp trực tiếp, các buổi họp nhóm, trò chuyện trực tiếp, họp mặt ngoài văn phòng… luôn được diễn ra xen kẽ. Nhờ vậy, nếu các kênh giao tiếp bằng tin nhắn có gây ức chế cho bạn và đội nhóm, thì tất cả cũng dễ dàng có cơ hội để giao tiếp bình tĩnh hơn, thể hiện nhiều hơn.
Thoát khỏi “bẫy nợ” digital debt giữa kỷ nguyên số
Khi khối lượng công việc tăng lên, nhân lực trong team hoặc số lượng các bên cộng tác tăng lên, thông báo tin nhắn của bạn đôi khi sẽ là “9+” “99+’’ dù đã được tổ chức rất hiệu quả… Đây là dấu hiệu bạn đang bắt đầu “nợ số” – digital debt nếu phải liên tục nhảy từ kênh này qua kênh khác để chat. Tinh thần bị ảnh hưởng, hiệu suất công việc dần dần giảm sút.
Bạn phải bắt đầu ngày mới với một hộp thư đến chứa đầy các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, dữ liệu, tin tức nội bộ đủ các loại được tải lên các không gian, lời mời họp, lời mời chào từ các nhà cung cấp bên ngoài…. Khoảng thời gian tập trung và năng suất bị chệch hướng do bị gián đoạn và lãng phí thời gian để tìm kiếm thông tin quan trọng giữa các nền tảng khác nhau.
Nhưng không những về khối lượng thông tin, chính thông tin trong tin nhắn mới tạo ra những gánh nặng cho chúng ta tiếp nhận. Harvard Business Review đưa ra 4 “gánh nặng” thông tin bao gồm:
- Thông tin trùng lặp: Nhân viên và người quản lý thường nhận được nhiều thông tin trao đổi về các nội dung giống nhau hoặc tương tự nhau cùng một lúc.
- Thông tin không liên quan: Những thông tin mà họ nhận được hằng ngày không liên quan đến trách nhiệm và vai trò của họ.
- Thông tin khiến chúng ta phải đầu tư & cố gắng: Những thông tin khiến họ phải làm ngoài giờ để bắt kịp khối lượng thông tin họ nhận được tại team của mình.
- Thông tin không nhất quán: Thông tin không nhất quán hoặc thậm chí xung đột nhau.
Và với những gánh nặng này, chúng ta lãng phí trung bình khoảng 3 giờ 27 phút mỗi tuần để xử lý hàng tá “nợ số”. 4 giờ đồng hồ trên 1 tuần không phải là con số nhỏ. Nhất là ở vị trí leader hoặc quản lý, có thể bạn sẽ không thể chấp nhận con số này.
Hãy giải quyết bẫy “nợ số” này theo 3 bước sau:
- Biết mình đang rơi vào “nợ số”: Nếu bạn thường xuyên cảm thấy mình phải nhanh chóng trả lời mọi tin nhắn hoặc ám ảnh tiếng thông báo tin nhắn liên tục từ team, có thể bạn đang chìm trong “nợ số”. Hãy đề cập việc này trong các cuộc họp để nhân viên của bạn cùng nhận thức và thay đổi cách làm việc, giảm bớt việc phụ thuộc vào giao tiếp qua tin nhắn. Đây là cũng là cách thức giúp đồng nghiệp của bạn hiểu đâu là tần suất phù hợp và hiệu quả để kết nối với người quản lý của mình.
- Lập kế hoạch đầu ngày cho mỗi kênh giao tiếp: Hãy chủ động xác định thời gian phản hồi tin nhắn hay các kênh giao tiếp khác để cả team bạn cùng thống nhất với nhau. Trong thời gian xử lý những công việc quan trọng và khẩn cấp, bạn có thể sử dụng trạng thái “Không làm phiền”, hoặc “Đang họp”… để tập trung cao độ.
- Không đặt nặng việc “phải kết nối” 100%: Bạn cũng cần tránh đặt bản thân vào áp lực phải “follow-up” công việc của nhân viên thường xuyên, khiến bạn gửi và kiểm tra tin nhắn liên tục. Tâm lý này dễ hiểu, nhưng hãy thống nhất mục tiêu và kết quả mong đợi sau khi giao việc để giảm thiểu tần suất kiểm tra kênh giao tiếp online.
Kết
Trong thời đại số hóa và làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, việc sử dụng hiệu quả các kênh giao tiếp online đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý và cộng tác nhóm. Tuy nhiên, sự đa dạng của các phương tiện giao tiếp cũng đồng nghĩa với việc cần có sự tổ chức và quản lý thông tin một cách chặt chẽ để tránh sự rối loạn và mất thời gian. Việc áp dụng những mẹo và chiến lược đã được đề cập trong bài viết, từ việc chọn lựa ứng dụng phù hợp, thiết lập nhóm chat có mục đích rõ ràng, truyền đạt chính xác tông giọng, đến việc tôn trọng cân bằng giữa công việc và cuộc sống, không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn nâng cao tinh thần làm việc của đội nhóm. Hơn nữa, việc nhận diện và thoát khỏi “bẫy nợ” digital debt là bước quan trọng để đảm bảo rằng công nghệ phục vụ chúng ta, chứ không phải ngược lại. Bạn hãy luôn nhớ giữ cho tinh thần làm việc của bạn được tỉnh táo, hiệu quả và trên hết là thăng hoa để vượt qua những rào cản về giao tiếp số và cộng tác hiện nay.
