3 yếu tố không thể bỏ qua để cộng tác với team làm việc từ xa hiệu suất hơn

Làm việc từ xa không chỉ nổi lên là giải pháp tạm thời trong giai đoạn đại dịch, mà hiện tại đã là lựa chọn và là thói quen của nhiều doanh nghiệp. Vì nó tiết kiệm chi phí tối đa, tăng hiệu suất làm việc và mức độ hài lòng đối với văn hoá công ty. Nhưng nhiều leader và người làm quản lý cấp trung khi được giao quản lý và cộng tác với nhân viên làm việc từ xa lại rất áp lực và mông lung:

• Lo lắng nhân viên làm việc thiếu nghiêm túc vì không bị “giám sát” như trên văn phòng.
• Bí bách trong việc kiểm soát quy trình làm việc của từng nhân viên.
• Mơ hồ về phương pháp đánh giá năng lực và kết quả công việc của nhân viên.

Nếu thực sự đang rơi vào những lo lắng này, bài viết hôm nay sẽ đưa ra một số phương thức thực tiễn nhất giúp bạn cộng tác với một team off-site hiệu suất hơn, bằng cách nắm rõ:

• Thiếu sót quan trọng nhất khi các team chuyển sang hình thức làm việc từ xa.
• 3 yếu tố chính giúp bạn tự tin cộng tác với đồng nghiệp làm việc từ xa.

Thách thức lớn nhất khi bạn cộng tác với team làm việc từ xa là gì?

Trước thời gian đại dịch, hình thức làm việc remote chỉ phổ biến với những ai làm freelancer (làm nghề tự do). Giờ đây, chỉ cần một chiếc laptop và điện thoại, nhiều người đã sẵn sàng làm việc ở bất cứ đâu. Rất nhiều con số và dữ liệu cho thấy làm việc từ xa như vậy khiến họ trở nên thiếu gắn kết với đồng nghiệp và công sở hơn. Nhưng đây lại không phải là thách thức lớn nhất của cộng tác khi làm việc từ xa.

Tổng hợp từ 2 tác giả Andrew Brodsky và Mike Tolliver qua số liệu từ các buổi online meeting ở Zoom, MS Teams, Webex… tại 10 doanh nghiệp danh tiếng trên thế giới, đã cho thấy 5 thay đổi chính trong cộng tác từ xa bao gồm:

• Các cuộc meeting từ xa đã diễn ra thường xuyên hơn: So với 2020, số lượng meeting trong 2022 đã tăng 60%.
• Các cuộc meeting từ xa đã dần ngắn gọn hơn: Thời lượng trung bình các cuộc meeting trong năm 2022 là 33 phút, giảm 25% so với trung bình 43 phút vào năm 2020.
• Các cuộc meeting từ xa đã dần có quy mô nhỏ hơn: Số nhân viên trung bình tham gia các buổi meeting trong năm 2022 là 10 người, đã giảm 1 nửa từ mức trung bình 20 nhân viên trong các buổi meeting năm 2020.
• Các cuộc meeting từ xa bắt đầu “tự phát” hơn, ít được lên lịch sẵn: Năm 2020 chỉ có 17% các buổi meeting phát sinh và không được lên lịch sẵn. Nhưng đến 2022, có đến 66% các cuộc meeting phát sinh.
• Nhân viên có xu hướng không gắn bó lâu thì lại ít theo các “xu thế” meeting trên: Họ ít tham gia các buổi meeting hơn. Họ cũng ít tham gia vào các buổi meeting tự phát hơn 67% so với những nhân viên khác.

Khi kết hợp tất cả các phát hiện này, bạn có nhận ra điều gì không?

Đó là khi chúng ta làm việc từ xa, không phải chúng ta ít gắn kết hơn như thường nghĩ. Ít nhất là trong các buổi họp, chúng ta đã trở nên gắn kết hơn với đồng nghiệp của mình.

Áp lực và khó khăn chủ yếu mà người làm việc từ xa gặp phải là sự đồng bộ về quy trình công việc, tiến độ, mục tiêu… giữa các bên khi cộng tác với nhau. Đồng thời, đó là cách làm thế nào để đạt được sự minh bạch và tin tưởng giống như khi làm việc trực tiếp với nhau.

3 yếu tố giúp bạn thoát khỏi áp lực khi cộng tác với đồng nghiệp làm việc từ xa

Theo thời gian, hình thức làm việc từ xa có thể sẽ thay đổi ít nhiều để thích nghi với công nghệ và tư duy con người. Doanh nghiệp cũng sẽ phải ưu tiên đầu tư vào môi trường làm việc hiệu quả và linh động. Những điều này khiến bạn sẽ phải tự cải thiện bản thân liên tục để làm việc từ xa hiệu suất hơn.

Framework sắp được giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn tìm được một khuôn mẫu chung áp dụng được cho bất cứ thay đổi nào trong hình thức làm việc từ xa. Đây là framework gồm 3 yếu tố trụ cột của tác giả Tammy Bjelland:

3 yếu tố trong framework này bao gồm:

• Tư duy.
• Năng lực
• Quy trình và công cụ hỗ trợ.

Giờ hãy đi vào từng yếu tố cụ thể và phân tích xem bạn cần thực hành những gì để cộng tác từ xa liền mạch hơn, rõ ràng hơn!

Yếu tố #1: Tư duy

1. Khi tuyển dụng, chọn người phù hợp với văn hoá làm việc từ xa

Con người là yếu tố cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Chuẩn bị tư duy cho con người càng là điều quan trọng hơn.

Bạn khó có thể cộng tác từ xa với những ai chỉ quen với cách thức đi làm truyền thống. Bởi họ thường quen nếp làm việc phải bị “theo sát” thì mới hiệu quả, ít chủ động, không giỏi trong việc tự quản lý thời gian hoặc cần có tương tác xã hội cao để có năng lượng…

Ngay từ đầu, hãy chọn lọc những nhân tố có các tố chất phù hợp với đặc thù làm việc từ xa và không nên chủ quan vào việc có thể đào tạo dần dần được. Các tố chất đó có thể là:

• Có trách nhiệm.
• Có tinh thần tự giác và chủ động cao.
• Có kỹ năng công nghệ.

Nhờ vậy, team bạn sẽ tránh được trường hợp đến lúc triển khai làm việc online thì mới phát hiện nhân viên ở nhà gần như không hoàn thành được công việc nào do không quen và thiếu kỷ luật.

Để đánh giá một ứng viên có tinh thần trách nhiệm, tự giác và tận tâm hay không là một bài toán không dễ dàng. Nhà tuyển dụng có thể đặt ra nhiều câu hỏi cho ứng viên xử lý nhưng kết quả chỉ mang tính tương đối nếu ứng viên có nhiều trải nghiệm và trả lời rất khéo léo. Khi ấy, nhà tuyển dụng hãy để ứng viên làm một bài kiểm tra (test) với công cụ kiểm tra tính cách trong công việc (workplace personality test) giúp nhận diện tính cách nổi bật của họ để có sự đánh giá chuẩn xác hơn.

Đọc thêm: Trải nghiệm công cụ trắc nghiệm tính cách trong công việc (bài kiểm tra được nghiên cứu phát triển và thiết kế độc quyền bởi SaraminHR (nền tảng tuyển dụng & HR Tech hàng đầu tại Hàn Quốc) x TopDev).

2. Hãy giao tiếp thay vì kiểm tra liên tục, quan tâm đến kết quả thay vì kiểm soát đầu việc

Làm việc từ xa thường đưa bạn vào một trong những kiểu cách quản lý phổ biến như:

• Bạn giám sát nhân viên từng chút một: Nghĩa là cứ mỗi khi nhân viên làm xong một đầu việc, có tiến triển gì… đều phải nhắn cho quản lý “an tâm”. Nếu nhân viên không nhắn, bạn cảm thấy “bứt rứt” khó chịu. Bạn thì dần rơi vào bẫy quản lý vi mô, còn nhân viên thì dần dà cảm thấy không đủ gắn kết vì bị kiểm soát từng li từng tí.
• Bạn thiếu tin tưởng nhân viên: Từ đó, bạn có những suy nghĩ tiêu cực và đánh giá không tốt, khiến quá trình thăng tiến của nhân viên này không giống như các nhân viên làm việc trực tiếp khác chẳng hạn.

Mẹo hữu dụng ở đây là:

• Tập trung vào kết quả khi thảo luận về công việc: Yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm cho kết quả và các cột mốc trong team. Đồng thời, hãy tin tưởng họ sẽ thực hiện đầu việc được giao bằng những câu hỏi như “Em đã hoàn thành những gì?”, thay vì “Em làm gì vào thời gian đó?”.
• Làm cho công việc được rõ ràng ở một không gian chung: Sử dụng bảng Kanban để theo dõi các đầu việc và hoạt động liên quan đến các mốc quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập thời gian check-in vào buổi sáng/chiều hàng ngày, để kiểm tra và phát hiện kịp thời các khó khăn hay chậm trễ tiến độ của cả team.

Yếu tố #2: Năng lực

1. Dành thời gian và không gian để xây dựng mối quan hệ

Thực ra, việc thiếu tương tác khi làm việc từ xa có thể đến từ suy nghĩ cứng nhắc rằng giao tiếp với đồng nghiệp từ xa chỉ nên bàn về công việc. Bởi những đoạn chat “small talk” sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc hoặc làm người khác mất tập trung.

Nếu quản lý đúng cách, những tin nhắn xây dựng mối quan hệ sẽ giúp nhân viên thoát khỏi cảm giác bị xa rời guồng công việc chung của cả công ty hoặc của một số đồng nghiệp đi làm trực tiếp ở văn phòng.

Bạn và team có thể thực hành bằng những cách đơn giản như:

• Sắp xếp các buổi meeting với mục đích chia sẻ về cuộc sống, sở thích xen kẽ với các buổi meeting về công việc.
• Dành 5-10’ thời gian các buổi online meeting để nói chuyện và trao đổi về các vấn đề cuộc sống và khó khăn của nhân viên.
• Tổ chức các buổi AMA (Ask Me Everything) hoặc để mọi người chia sẻ quan điểm của họ mà không lo sợ các cảm giác bị phán xét trong team

Những mối liên kết tưởng chừng rất nhỏ này rất quan trọng để thúc đẩy tương tác, sự tin cậy và khả năng gắn bó.

2. Trau dồi khả năng kiểm soát và giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề thường đã rất phức tạp, nhưng nó còn khó kiểm soát gấp nhiều lần khi team của bạn làm việc từ xa.

Vì khi làm việc trực tiếp với nhau, nếu có vấn đề phát sinh, team sẽ dễ dàng họp và thảo luận gấp rút để đưa ra giải pháp. Không khí chung tại văn phòng lúc này cũng sẽ giúp bạn dễ hình dung được mức độ khẩn cấp và quan trọng của vấn đề.

Khi làm việc từ xa, bạn và mỗi nhân viên cần phải là một cá thể độc lập, tự biết cách giải quyết vấn đề thỏa đáng. Nhưng tất cả phải thực hiện theo một quy tắc được thống nhất từ trước.

Mẹo thực hành tạo các quy tắc giải quyết vấn đề trong team từ xa là:

• Cho phép bất cứ nhân viên nào trong team đều có quyền tổ chức một cuộc meeting “khẩn” khi phát hiện có điều gì đó không ổn.
• Chia các cuộc meeting này theo 3 mức độ “khẩn” và có thể đặt tên tùy ý trong team. Ví dụ như Meeting khẩn mức độ 1, dành cho những vấn đề tuy nhỏ nhưng cần phải giải quyết dứt điểm, tránh ảnh hưởng dài lâu. Meeting khẩn mức độ 2, dành cho những vấn đề có mức ảnh hưởng trung bình và chưa có giải pháp xuất sắc. Và Meeting khẩn mức độ 3, thể hiện một cuộc họp tìm ra cách giải quyết cho một vấn đề đang ảnh hưởng cực kỳ nghiêm trọng đến team.

Trở thành 10% người quản lý thời gian xuất sắc bằng 2 phương pháp sau

Bài toán quản lý thời gian hiệu quả được quy về việc làm sao để lấp đầy 24 tiếng trong ngày bằng những công việc thật sự cần thiết và tập trung hoàn thành chúng với 100% năng lượng.

Đọc thêm

Yếu tố #3: Quy trình và công cụ

1. Sử dụng không gian làm việc số để đồng bộ tiến độ cả team

Chỉ sử dụng Google Sheet và các ứng dụng chat công việc như Zalo, Skype… khó có thể giúp bạn giải quyết bài toán cập nhật tiến độ và thời gian cho thao tác thủ công nhiều. Không gian làm việc số như một phần mềm quản lý công việc trở nên lý tưởng để giải quyết các bài nhu cầu cộng tác phổ biến như:

• Chia sẻ dữ liệu nhất quán và tập trung.
• Giao – nhận việc nhanh chóng, dễ dàng cập nhật tiến độ và các thay đổi liên tục.
• Cộng tác và phối hợp liền mạch, dễ dàng hình dung khối lượng và trách nhiệm công việc.
• Minh bạch giờ làm việc và thời gian cho từng công việc cụ thể.

2. Đặt ra các quy tắc giao tiếp trên các hình thức trực tuyến cho team

Tương tác trong các team làm việc từ xa phụ thuộc hoàn toàn vào các hình thức như nhắn tin, gửi email, online meeting, dùng phần mềm quản lý công việc… Nếu không có quy tắc giao tiếp, nhân viên và bạn sẽ sử dụng những công cụ này một cách rất ngẫu hứng và hỗn loạn.

Bạn có thể bắt đầu vẽ ra một khung quy tắc tương tự như sau:

3. Áp dụng hình thức Virtual Coworking để cùng làm việc

Nếu vẫn còn lo lắng về khoảng cách khi làm việc, bạn có thể áp dụng hình thức call/meeting toàn thời gian làm việc, được gọi là Virtual Coworking.

Có nghĩa là toàn team của bạn cùng tham gia 1 buổi meeting từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc giờ làm việc. Dù bạn có cần trao đổi hay không, cuộc meeting vẫn luôn được duy trì lúc bạn ngồi làm việc tại nhà. Nếu có vấn đề cần trao đổi, nhân viên có thể hỏi ngay trong cuộc meeting một cách nhanh chóng. Đồng thời, khi nhân viên tạm thời rời cuộc meeting và tắt video, team bạn sẽ tự hiểu rằng nhân viên này đi ra ngoài có việc cá nhân…

Hình thức “làm việc chung ảo” này mang đến 2 lợi ích:

• Giúp bạn nắm được việc “hiện diện” của nhân viên.
• Giúp nhân viên giảm bớt cảm giác bị cô đơn, mất kết nối hoặc “không dám làm phiền”.

Làm việc tập trung với trạng thái dòng chảy (flow state)

Hiểu rõ bản thân đang ở trong trạng thái nào sau đây sẽ giúp bạn cải thiện năng lực, tinh thần và dễ dàng đạt được trạng thái dòng chảy (flow state) hơn.

Đọc thêm

Kết

Khi nhìn lại hành trình cộng tác từ xa, rõ ràng các thách thức về quy trình công việc, đồng bộ tiến độ và mục tiêu không phải là không thể vượt qua. Với việc áp dụng một tư duy đúng đắn, nâng cao năng lực cá nhân và tối ưu hóa quy trình cùng công cụ hỗ trợ, việc cộng tác từ xa không chỉ khả thi mà còn có thể đạt hiệu suất cao hơn nhiều so với kỳ vọng. Cuối cùng, mấu chốt để thành công trong cộng tác từ xa không chỉ đến từ công nghệ hay các kỹ thuật quản lý tiên tiến mà còn từ việc xây dựng một nền tảng văn hóa công ty mạnh mẽ, nơi mỗi thành viên đều cảm thấy được tin tưởng và kết nối mặc dù không làm việc cùng một không gian. Hãy nhớ, dù chúng ta có làm việc từ bất cứ đâu, thì niềm tin, sự chủ động và khả năng thích nghi chính là chìa khóa dẫn đến thành công.