Chủ doanh nghiệp, leader, hay mọi thành viên cốt cán trong team đều tự nhắc nhở bản thân chăm chỉ và cố gắng làm việc hơn nữa trong thời buổi kinh tế không mấy khả quan. Nhưng càng bước vào những giai đoạn khó khăn, người làm quản lý lại càng muốn sâu sát mọi công việc. Dù được đầu tư ít hay nhiều nguồn lực, lúc nào bạn cũng gần như chẳng ngơi tay. Lý do liệu có phải nằm ở việc bạn nhầm lẫn giữa bận rộn và làm việc hiệu quả để quản lý thời gian tốt hơn?
Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn:
- Nhận ra bản thân thật ra không bận rộn như bạn nghĩ.
- Hiểu cốt lõi của quản lý thời gian thật ra là quản lý năng lượng và sự tập trung của bản thân.
- Nắm được cách thúc đẩy năng lượng bản thân và cải thiện sự tập trung bằng 2 phương thức đơn giản.
Loại bỏ ảo tưởng “bận rộn” nếu muốn quản lý thời gian tốt hơn
Thời gian là ý niệm khó được định nghĩa một cách chính xác trong các bối cảnh khác nhau, dẫn đến việc mọi người thường chỉ mơ hồ hình dung về nó để quản lý.
Mọi người chạy theo thời gian bằng cách trở nên thật bận rộn trong công việc. Và việc chậm lại khiến họ có cảm giác chậm chạp và kém hiệu quả hơn.
Nhưng, liệu sự bận rộn này có phải là chuỗi những công việc có ý nghĩa thực sự đối với cuộc sống và đội nhóm của bạn hay không? Hay chỉ đơn giản là bận rộn để lấp đầy 24 tiếng trong khi công việc quan trọng hơn vẫn không được xử lý? Nghiên cứu từ Harvard Business Review chính là câu trả lời, khi đã phát hiện ra đa số người đi làm công sở tiêu tốn tới 80% thời gian vào những công việc khiến họ trông như đang bận rộn. Điều này khiến họ không còn đủ thời gian để xem xét liệu những công việc đó có thật sự mang lại giá trị hay không.
Và vì vậy, bài toán quản lý thời gian hiệu quả thực chất là việc làm sao để lấp đầy 24 tiếng trong ngày bằng những công việc thật sự cần thiết và tập trung hoàn thành chúng với 100% năng lượng.
Đừng để cuối tuần “ngập lụt” công việc chỉ vì lập kế hoạch sai cách
Quản lý thời gian là quản lý năng lượng và sự tập trung
Mấu chốt của quản lý thời gian giờ đây sẽ là quá trình quản lý tốt 2 điều:
- Quản lý năng lượng bản thân: Thời gian là nguồn lực có hạn, nhưng năng lượng cá nhân của bạn thì có thể tái tạo được theo chu kỳ, đúng như nguyên tắc hoạt động của con người. Năng lượng này gồm 4 thành phần: thể chất, cảm xúc, tinh thần và tâm hồn. Quản lý các thành phần năng lượng này tốt có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn, hiệu suất hơn và nhiệt huyết hơn.
- Quản lý sự tập trung của bạn: Quản lý thời gian hiệu quả cũng có nghĩa là quản lý sự ưu tiên công việc hiệu quả, khi bạn cố gắng tìm cách tập trung vào một công việc duy nhất và giữ trạng thái này trong một khoảng thời gian dài. Quá trình tập trung này có thể hiểu đơn giản là sự tự cam kết với bản thân một cách quyết liệt để hoàn thành công việc. Đây thực sự là một thách thức đối với hầu hết người đi làm do họ thường bị phân tâm, bị gián đoạn và phải làm nhiều việc cùng một lúc.
Quản lý sự tập trung và năng lượng đều giúp mang lại sự cải thiện tích cực, nhưng chúng sẽ không phát huy hiệu quả tối đa khi thực hiện riêng lẻ:
- Tập trung mà không có năng lượng sẽ dẫn đến việc làm việc một cách uể oải hoặc dần dần bị kiệt sức.
- Năng lượng mà không tập trung sẽ khiến năng lượng được sử dụng một cách mông lung và dễ bị nhấn chìm vào sự bận rộn không đúng mục đích, thậm chí dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian.
Để hiểu rõ hơn về sự liên kết giữa 2 yếu tố trên, bạn hãy xem ma trận quản lý thời gian Tập trung – Năng lượng sau. Ma trận kết hợp này tạo ra 4 kiểu cách quản lý thời gian thường thấy:
- Người trì hoãn – Năng lượng thấp, Khả năng tập trung thấp: Khoảng 30% tổng số các nhà quản lý trong một khảo sát của Harvard Business Review rơi vào tình trạng trì hoãn. Họ có xu hướng thực thi các công việc hàng ngày như họp, ghi chú, gọi điện thoại… rất nghiêm túc nhưng hiếm khi chủ động, tìm cách thức nâng cao hiệu suất hoặc đưa ra các ý kiến về chiến lược, tầm nhìn mang tính đóng góp.
- Người thờ ơ – Năng lượng thấp, Khả năng tập trung cao: Nhóm người quản lý thời gian theo cách này chiếm khoảng 20% trong tổng số người khảo sát. Nếu khả năng tập trung cao nhưng năng lượng không được duy trì tốt trong thời gian dài thì những nhà quản lý này sẽ rất dễ bị kiệt sức. Họ thường ở trạng thái thiếu nội lực và không có khả năng tự tiếp thêm năng lượng cho bản thân.
- Người bị phân tâm – Năng lượng cao, Khả năng tập trung thấp: Hơn 40% số người quản lý trong khảo sát rơi vào nhóm này – người bị phân tâm. Họ có xu hướng thiện chí, cầu thị và rất năng động. Nhưng họ không tập trung được trong thời gian dài và nhầm lẫn giữa sự nhiệt huyết với những kết quả công việc mang tính xây dựng.
- Người có mục đích – Năng lượng cao, Khả năng tập trung cao: Nhóm người quản lý thời gian có mục đích chiếm tỉ lệ nhỏ nhất – khoảng 10%. Rõ ràng khi họ tập trung tốt và có nhiều năng lượng tích cực trong lúc làm việc, khả năng tự nhận thức của họ về bản thân và đội nhóm cũng tốt hơn hầu hết mọi người. Nhờ vậy, họ đưa ra những quyết định đúng đắn về cách sử dụng thời gian sao cho không lãng phí.Người có mục đích chủ động trong việc quản lý năng lượng bản thân vì họ có phương pháp thiết lập thời gian cho từng suy nghĩ và biết lúc nào nên từ chối việc xen ngang không cần thiết. Đồng thời họ tiếp cận công việc từ trong ra ngoài bằng cách xác định mục tiêu trước, sau đó làm việc để đạt được mục tiêu. Đây chính là điểm cốt lõi phân biệt họ với phần đông những người còn lại.
Khi việc gì cũng quan trọng, ưu tiên việc nào?
Hãy quản lý thời gian tối ưu như cách 10% người có mục đích đang thực hiện
Muốn làm chủ thời gian và kế hoạch của bản thân, điểm cốt lõi là tìm cách nâng cao khả năng quản lý năng lượng và quản lý sự tập trung để trở thành một người quản lý có mục đích. Bạn hãy bắt đầu thực hành 2 phương thức sau:
1. Thúc đẩy năng lượng bằng cách hiểu rõ động lực của bản thân
Hành trình tìm hiểu và duy trì động lực của bản thân bao gồm 4 bước sau:
- Bước 1 – Đặt mục tiêu có ranh giới rõ ràng giữa ưu tiên trên-dưới: Nguyên tắc này được nhắc đến trong cuốn sách Effortless của tác giả Greg McKeown. Ông đưa ra 1 ý tưởng tạo ra các ranh giới cụ thể cho số lượng những công việc quan trọng bạn sẽ làm trong một ngày của mình.Ví dụ: Để đạt được KPI gọi điện sales trong tuần, bạn có thể đặt mục tiêu thực hiện ít nhất 6 cuộc gọi/ngày và không được vượt quá 12 cuộc gọi/ngày.Một ví dụ khác đối với những công việc khó đo lường hơn, nếu bạn muốn hoàn thành một cuốn ebook để làm lead magnet trong tháng này, hãy phấn đấu viết mỗi ngày ít nhất 3 giờ và không nên vượt quá 5 giờ mỗi ngày để tránh kiệt sức và cạn kiệt năng lượng sáng tạo.Những ranh giới này trông có vẻ đơn giản nhưng mang lại cho bạn lợi ích không tưởng, với một số khoảng thở hợp lý, đồng thời hướng bạn đi theo đúng kế hoạch.
- Bước 2 – Quản lý động lực khi đối diện với vấn đề: Khi đối diện với deadline, có người sẽ dàn trải thời gian 24/7 để hoàn thành công việc và cứ thế về đích. Có người ở mức năng lượng thấp hơn, thường đợi “nước tới chân mới nhảy” và chỉ cần một khoảng thời gian ngắn để hoàn thành. Cũng có người thuộc dạng “lúc như thế này, lúc như thế kia”. Tùy thuộc vào mức động lực của bạn, bạn có thể tiến hành theo 1 trong 3 cách:
- Động lực cao: Bạn cần cho phép mình được nghỉ ngơi và “work-life balance” một chút. Hãy theo dõi xem liệu bạn có đang vượt quá giới hạn tối đa đã đặt ra khi làm việc và dần kiệt sức hay không.
- Động lực thấp: Trường hợp này thì ngược lại, bạn hãy xem liệu mình có đang ở dưới mức giới hạn tối thiểu đã đặt ra hay không. Đây là lúc bạn cần tự cam kết với bản thân phải đạt được mức tối thiểu trước khi được nghỉ ngơi.
- Động lực lúc cao lúc thấp: Hãy chú ý đến cả 2 giới hạn. Vì thỉnh thoảng bạn sẽ thừa động lực để vượt quá giới hạn tối đa vào ngày làm việc trước đó, sau đó lại dễ rơi vào tình trạng rã rời và không thể hoàn thành mức giới hạn tối thiểu vào ngày hôm sau.
- Bước 3 – Phục hồi năng lượng: Mỗi dạng động lực cũng có các cách nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng khác nhau.
- Động lực cao: Siêng năng và cần cù làm việc là tốt, nhưng đừng quên dành cho bản thân những khoảng thời gian nghỉ ngơi và phục hồi theo kế hoạch. Bạn cần lưu ý rằng khoảng thời gian nghỉ ngơi của bản thân không nên bị dồn ép như lúc làm việc.
- Động lực thấp: Hãy tự cam kết với bản thân chỉ nghỉ ngơi khi công việc ở giới hạn tối thiểu được hoàn thành.
- Động lực lúc cao lúc thấp: Hãy tự thăm dò mức động lực của cơ thể để nghỉ ngơi và phục hồi. Nếu bạn đang thấy mình cực kỳ năng suất, bạn cần biết dừng lại và thư giãn. Nhờ vậy, bạn sẽ không bị sụt giảm năng lượng hoàn toàn vào ngày hôm sau.
- Bước 4 – Cho bản thân một khoảng thở hoàn toàn: Khoảng nghỉ này có thể hiểu là một thời gian mà bạn tự thiết lập không có cuộc họp nào, hoặc không phải cộng tác và tiếp xúc với ai để có thể duy trì năng lượng cao nhất của bản thân.
2. Cải thiện sự tập trung bằng cách hiểu rõ bạn mất tập trung như thế nào
Tựa đề này nghe qua có vẻ khá mâu thuẫn phải không?
Thật ra, hành động tập trung là một tập hợp các khoảng hỗn độn, nhưng sự hỗn độn này có cấu trúc. Muốn rèn luyện sự tập trung, bạn hãy bắt đầu hiểu “cấu trúc” của sự mất tập trung này.
Trong các ý niệm về thiền định, tất cả các tác giả như Đức Phật hay diễn giả Andy Puddicombe của Headspace đều cho rằng cách tốt nhất để giải quyết việc mất tập trung đó là: trước tiên chấp nhận nó, nghĩa là chú ý đến nó. Sau đó, bạn sẽ nhận thấy sự xao lãng và bắt đầu đưa tâm trí của mình trở lại tập trung.
Cấu trúc của một quá trình tập trung được khái quát hoá bởi tác giả Michael Lipson bao gồm:
- Đầu tiên, bạn chọn một chủ thể để bắt đầu tập trung: Đây có thể là một công việc, một suy nghĩ, một cuộc họp, hoặc một lời nói…
- Tiếp theo, sự tập trung của bạn dần bị lạc hướng: Nhiều cám dỗ khác đến từ bên trong bản thân hoặc các tác nhân bên ngoài bắt đầu khiến bạn lơ đãng. Dù đây không phải là điều bạn có chủ ý làm, nhưng chắc chắn nó sẽ diễn ra và chen ngang vào mạch suy nghĩ của bạn.
- Tiếp theo, bạn sẽ nhận ra bạn đang lơ đãng: Bạn nhận thấy bản thân đang bị phân tâm và không còn chuyên tâm vào chủ thể ban đầu nữa.
- Cuối cùng, sau khi nhận thức được, bạn có thể chọn quay lại chủ thể ban đầu: Ví dụ như bạn sẽ chọn quay lại công việc đang làm mà không còn ngồi thần người ra suy nghĩ nữa.
Sau giai đoạn này, vòng tròn 4 giai đoạn này vẫn tiếp diễn lặp lại. Và bạn có thể vẫn chọn không quay lại công việc ban đầu và vẫn mất tập trung. Đây là một lựa chọn, đôi khi khó khăn với nhiều người.
Nhưng bạn có nhận ra rằng trong vòng tròn 4 giai đoạn này, giai đoạn 1 và 4 là những lựa chọn có ý thức. Còn giai đoạn 2 và 3 là vô thức, vì chúng chỉ tự nhiên xảy ra và xen vào.
Hiểu được bí mật này, cùng với việc chú ý nhiều hơn vào sự mất tập trung của bản thân, bạn dần có xu hướng chú ý nhiều hơn vào giai đoạn 1, trước khi sự phân tâm xuất hiện. Càng chú ý, bạn càng khó lơ đãng, hoặc nếu có thì cũng trong khoảng thời gian ngắn hơn. Khi đã “vào guồng”, bạn sẽ nhận thức sự lạc hướng rõ ràng, và cố gắng quay lại chủ thể ban đầu thường xuyên hơn như một thói quen đã được luyện tập và dễ dàng bước vào trạng thái “siêu hiệu suất” trạng thái dòng chảy (flow state).
Làm việc tập trung với trạng thái dòng chảy (flow state)
Kết
Quản lý thời gian không chỉ bàn về việc sắp xếp công việc hàng ngày mà thực chất là về cách chúng ta quản lý năng lượng và sự tập trung của mình. Nhận thức rõ ràng về cách thức mà năng lượng của bạn được sử dụng và duy trì sự tập trung trong công việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu suất hơn. Ngoài ra, khi loại bỏ được ảo tưởng về sự “bận rộn”, bạn sẽ hiểu ra rằng, hoàn thành công việc hiệu quả hay không không được đo lường bằng số lượng, mà được đo bằng tác động của công việc đó đối với mục tiêu dài hạn của bạn và cách thức bạn quản lý thời gian.
