Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp xác định vị trí lưu trữ của từng mã nguyên vật liệu, theo dõi số lượng tồn tại từng khu vực, kệ và ô kho, đồng thời tra cứu nhanh khi cần kiểm kê hoặc cấp phát cho sản xuất. Bài viết dưới đây phân tích các tính năng cần có, những phần mềm phổ biến và tiêu chí lựa chọn phù hợp với hoạt động của nhà máy.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí là gì?
Phần mềm quản lý kho theo vị trí là giải pháp giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo mã hàng, số lượng tồn và vị trí lưu trữ cụ thể trong kho. Thay vì chỉ biết hàng còn bao nhiêu, doanh nghiệp có thể xác định hàng đang nằm ở khu vực, kệ, tầng hoặc ô nào.
Để quản lý chính xác, doanh nghiệp thiết lập sơ đồ kho và quy tắc mã hóa cho từng vị trí. Khi hàng hóa được nhập kho, lấy ra hoặc chuyển sang vị trí khác, nhân viên cập nhật dữ liệu trên phần mềm để đảm bảo thông tin tồn kho phản ánh đúng thực tế.
Ví dụ, mã vị trí NVL-A02-03-05 xác định một ô lưu trữ trong khu vực nguyên vật liệu, tại dãy kệ A02, tầng 03, ô 05. Khi tra cứu mã vật tư trên phần mềm, nhân viên có thể biết loại vật tư đó đang được lưu ở đâu và số lượng còn lại tại vị trí tương ứng.
Phân biệt phần mềm quản lý kho cơ bản và WMS quản lý theo vị trí
Phần mềm quản lý kho thông thường chủ yếu theo dõi số lượng hàng tồn theo mã hàng hoặc kho. Trong khi đó, phần mềm quản lý kho theo vị trí cho biết hàng hóa được lưu ở đâu, cụ thể đến khu vực, kệ, tầng hoặc ô chứa hàng.
Ví dụ, tại nhà máy sản xuất nội thất, phần mềm quản lý kho thông thường cho biết còn 500 tấm ván MDF mã MDF-18W. Phần mềm quản lý kho theo vị trí cung cấp thêm thông tin về nơi lưu trữ, chẳng hạn 300 tấm ở khu A1 và 200 tấm ở khu A2. Nhờ đó, thủ kho xác định được vị trí lấy ván khi cấp phát cho công đoạn gia công.
Khác biệt chính là mức độ chi tiết khi theo dõi vị trí lưu trữ. Phần mềm quản lý kho theo vị trí phù hợp với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều khu vực lưu trữ hoặc thường xuyên cần tìm kiếm và kiểm kê vật tư.
Các tính năng cần có của phần mềm quản lý kho theo vị trí
Một phần mềm quản lý kho theo vị trí thường bao gồm các chức năng cơ bản sau:
Quản lý sơ đồ kho và mã vị trí lưu trữ
Phần mềm cho phép doanh nghiệp phân chia kho thành các khu vực, dãy kệ, tầng và ô lưu trữ, đồng thời gán mã định danh riêng cho từng vị trí. Nhờ đó, nhân viên có thể xác định chính xác nơi lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm khi cần tra cứu và xuất kho.
Theo dõi tồn kho theo vị trí, mã hàng và lô
Phần mềm ghi nhận số lượng của từng mã hàng tại mỗi vị trí, giúp thủ kho biết hàng đang nằm ở đâu và còn bao nhiêu để cấp phát hoặc bổ sung. Với nguyên vật liệu cần truy xuất nguồn gốc, hệ thống có thể theo dõi thêm số lô, số sê-ri hoặc hạn sử dụng tùy theo tính năng hỗ trợ.
Quản lý nhập kho, xuất kho và điều chuyển nội bộ
Khi nhập kho, nhân viên ghi nhận vị trí cất hàng; khi xuất kho, phần mềm cung cấp thông tin vị trí để tìm và lấy đúng hàng. Trường hợp chuyển hàng giữa các kệ, khu vực hoặc kho, giao dịch cần được cập nhật trên hệ thống để số lượng tồn tại vị trí cũ và mới phản ánh đúng thực tế.
Quét mã vạch và QR Code để xác nhận hàng hóa
Nếu được tích hợp chức năng quét mã, phần mềm cho phép nhân viên quét mã hàng hoặc mã vị trí khi nhập, xuất và điều chuyển. Cách này giúp đối chiếu thông tin ngay tại kho, giảm việc nhập liệu thủ công và hạn chế nhầm lẫn giữa các mã hàng tương tự.
Kiểm kê theo vị trí, báo cáo và cảnh báo tồn kho
Phần mềm hỗ trợ kiểm kê theo từng khu vực hoặc vị trí lưu trữ, đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu trên hệ thống và ghi nhận chênh lệch. Các báo cáo tồn kho, lịch sử nhập xuất và cảnh báo dưới mức tồn tối thiểu có thể được sử dụng để phát hiện sai lệch, chủ động bổ sung vật tư và kiểm soát hàng tồn.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí
Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chi tiết hơn, tối ưu quy trình nhập xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng kho. Những lợi ích chính bao gồm:
– Rút ngắn thời gian tìm kiếm và cấp phát hàng hóa: Khi mỗi khu vực, kệ và ô lưu trữ được gắn mã cụ thể, nhân viên có thể tra cứu vị trí vật tư thay vì tìm kiếm theo trí nhớ hoặc hỏi người phụ trách. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình chuẩn bị nguyên vật liệu cho sản xuất và lấy hàng theo đơn xuất kho.
– Giảm sai sót trong quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng theo từng vị trí giúp phát hiện trường hợp hàng còn trên hệ thống nhưng không có tại nơi lưu trữ được ghi nhận. Tuy nhiên, dữ liệu chỉ phản ánh đúng thực tế khi nhân viên cập nhật đầy đủ các giao dịch nhập, xuất và điều chuyển ngay sau khi thực hiện.
– Tối ưu diện tích và sức chứa kho: Dữ liệu phân bổ hàng hóa giúp quản lý nhận biết khu vực lưu trữ quá tải, vị trí còn trống hoặc cách sắp xếp chưa hợp lý. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể bố trí lại vật tư theo kích thước, đặc tính bảo quản và tần suất xuất nhập, thay vì chỉ tận dụng những vị trí thuận tiện trước mắt.
– Nâng cao khả năng truy xuất và kiểm soát hàng hóa: Khi phát sinh chênh lệch kiểm kê hoặc thất lạc vật tư, thông tin về vị trí và lịch sử giao dịch giúp khoanh vùng khu vực cần kiểm tra, đối chiếu các lần nhập, xuất và điều chuyển liên quan. Khả năng truy xuất chi tiết phụ thuộc vào mức độ thông tin được phần mềm ghi nhận.
– Tăng tính chủ động trong điều hành kho: Dữ liệu tồn kho theo vị trí giúp quản lý xác định vật tư đang ở đâu, có thể cấp phát từ vị trí nào và khi nào cần bổ sung hoặc điều chuyển. Khi được cập nhật đồng bộ với nhu cầu sản xuất, thông tin này hỗ trợ hạn chế tình trạng thiếu vật tư cục bộ dù hàng vẫn còn ở khu vực khác trong kho.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí?
Phần mềm quản lý kho theo vị trí phù hợp với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều khu vực lưu trữ hoặc tần suất nhập xuất cao, khiến việc xác định vị trí và kiểm soát tồn kho bằng phương pháp thủ công trở nên khó khăn. Tùy đặc thù vận hành, giải pháp này mang lại giá trị rõ rệt ở các nhóm doanh nghiệp sau:
Doanh nghiệp sản xuất
Trong nhà máy, nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm thường được lưu tại nhiều khu vực khác nhau, đồng thời luân chuyển liên tục giữa kho và các công đoạn sản xuất. Đặc biệt, các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, điện tử, nhựa và may mặc,… thường cần quản lý chi tiết vị trí lưu trữ để thuận tiện tra cứu và cấp phát vật tư. Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp thủ kho xác định nơi lưu hàng, kiểm soát số lượng tại từng khu vực, giảm thời gian tìm kiếm và hạn chế gián đoạn sản xuất do chậm cấp nguyên liệu.
Doanh nghiệp thương mại, bán lẻ và thương mại điện tử
Các doanh nghiệp có nhiều mã hàng, biến thể sản phẩm và đơn hàng cần xử lý liên tục thường gặp khó khăn khi tìm đúng hàng để soạn đơn. Phần mềm quản lý theo vị trí giúp xác định nơi lưu từng mặt hàng, hỗ trợ nhân viên lấy hàng chính xác và giảm nhầm lẫn khi đóng gói, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm đơn hàng.
Doanh nghiệp logistics, fulfillment và vận hành đa kho
Với đơn vị quản lý kho cho nhiều khách hàng hoặc vận hành nhiều kho, việc kiểm soát hàng hóa cần được thực hiện nhất quán giữa các khu vực lưu trữ. Phần mềm giúp theo dõi vị trí và số lượng hàng, quản lý hoạt động nhập, xuất, lấy hàng và điều chuyển. Từ đó hỗ trợ đối soát tồn kho và phối hợp giữa các bộ phận. Với mô hình nhiều kho, doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp có khả năng quản lý dữ liệu tập trung và phân quyền theo từng kho hoặc khu vực.
Các giải pháp phần mềm quản lý kho theo vị trí
Mỗi doanh nghiệp có quy mô kho, đặc thù hàng hóa và quy trình vận hành khác nhau. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý kho theo vị trí, doanh nghiệp cần xác định mức độ chi tiết trong quản lý lưu trữ, khả năng kết nối dữ liệu và các nghiệp vụ cần kiểm soát.
Phần mềm WMS cho doanh nghiệp sản xuất
Phần mềm WMS phù hợp với nhà máy cần quản lý vị trí nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, đồng thời kiểm soát luồng nhập, xuất, điều chuyển và cấp phát vật tư cho từng công đoạn. Với kho có nhiều vị trí lưu trữ hoặc tần suất luân chuyển hàng hóa cao, doanh nghiệp nên ưu tiên các tính năng như thiết lập cấu trúc vị trí, quét mã vạch hoặc QR Code, hỗ trợ cất hàng (Putaway), lấy hàng (Picking) và kiểm kê theo vị trí. Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần đối chiếu khả năng quản lý vị trí chi tiết, truy xuất lịch sử giao dịch và kết nối với hệ thống sản xuất theo nhu cầu thực tế.
Phần mềm quản lý kho tích hợp ERP
Các giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp muốn liên thông dữ liệu kho với mua hàng, bán hàng, kế toán và các nghiệp vụ quản trị khác.
Khi đánh giá, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng theo dõi hàng hóa đến từng khu vực, kệ hoặc ô lưu trữ, bởi quản lý tồn kho theo mã hàng hoặc theo kho chưa đồng nghĩa với quản lý vị trí chi tiết.
Giải pháp quản lý tùy chỉnh theo quy trình doanh nghiệp
Với doanh nghiệp có quy trình lưu trữ, cấp phát hoặc điều chuyển đặc thù, phần mềm đóng gói có thể chưa đáp ứng đầy đủ cách vận hành hiện tại. Cleeksy là nền tảng vận hành số Low-code/No-code, cho phép doanh nghiệp xây dựng và điều chỉnh ứng dụng, quy trình, biểu mẫu và báo cáo theo nhu cầu thực tế. Hướng tiếp cận này phù hợp khi doanh nghiệp cần kết nối nghiệp vụ kho với hoạt động sản xuất và các bộ phận liên quan. Phạm vi quản lý vị trí lưu trữ và các tính năng chuyên sâu cần được xác định theo giải pháp triển khai.
Phần mềm quản lý sản xuất - Giải pháp tăng năng suất & kiểm soát toàn chuỗi sản xuất
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho theo vị trí
Để lựa chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần đối chiếu khả năng quản lý vị trí lưu trữ, các nghiệp vụ kho cần kiểm soát và mức độ đáp ứng của hệ thống với quy trình vận hành hiện tại. Các tiêu chí dưới đây giúp xác định giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng và định hướng mở rộng trong tương lai:
Xác định mức độ chi tiết cần quản lý
Doanh nghiệp cần xác định phần mềm phải theo dõi hàng hóa đến cấp nào: kho, khu vực, dãy kệ, tầng kệ hay từng ô chứa. Với kho có nhiều mã hàng, nhiều điểm lưu trữ hoặc luồng hàng luân chuyển thường xuyên, quản lý đến từng vị trí cụ thể giúp nhân viên xác định nơi lưu hàng và vị trí cần lấy chính xác hơn. Mức độ chi tiết nên phù hợp với cách bố trí kho thực tế, tránh thiết lập quá phức tạp nếu nghiệp vụ chưa cần đến.
Đối chiếu tính năng với nghiệp vụ thực tế
Phần mềm cần đáp ứng các nghiệp vụ doanh nghiệp thường xuyên thực hiện như nhập kho, xuất kho, điều chuyển nội bộ, kiểm kê và truy xuất lịch sử giao dịch. Nếu hàng hóa cần quản lý theo lô, hạn sử dụng hoặc số sê-ri, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng theo dõi các thuộc tính này. Với kho có yêu cầu nghiêm ngặt về thứ tự xuất hàng, cần xác nhận hệ thống có hỗ trợ FIFO hoặc FEFO và hướng dẫn lấy hàng theo quy tắc đã thiết lập hay không.
Kiểm tra khả năng tích hợp và thiết bị hỗ trợ
Doanh nghiệp nên xem xét khả năng kết nối dữ liệu kho với phần mềm kế toán, ERP hoặc hệ thống sản xuất hiện có để hạn chế nhập liệu trùng lặp và sai lệch giữa các bộ phận. Nếu sử dụng mã vạch hoặc QR Code, cần kiểm tra khả năng quét mã hàng và mã vị trí bằng máy quét chuyên dụng, thiết bị cầm tay hoặc điện thoại, tùy điều kiện vận hành. Việc tích hợp cần được đánh giá theo cả khả năng kỹ thuật, phạm vi dữ liệu trao đổi và chi phí triển khai.
Đánh giá khả năng tùy chỉnh, mở rộng và tổng chi phí
Ngoài các tính năng hiện có, doanh nghiệp cần xem xét khả năng điều chỉnh biểu mẫu, quy trình phê duyệt, phân quyền và báo cáo khi nghiệp vụ thay đổi. Đây là yếu tố quan trọng nếu doanh nghiệp dự kiến mở thêm kho, tăng số lượng mã hàng hoặc kết nối thêm các bộ phận trong tương lai.
Khi so sánh chi phí, cần tính tổng chi phí sở hữu, bao gồm bản quyền hoặc thuê bao, triển khai, đào tạo, thiết bị, tích hợp và bảo trì. Một giải pháp có chi phí ban đầu thấp nhưng cần tùy chỉnh nhiều hoặc phát sinh phí khi mở rộng chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm về lâu dài.
Xây dựng hệ thống quản lý kho theo vị trí với Cleeksy
Cleeksy là nền tảng vận hành số Low-code/No-code, giúp doanh nghiệp xây dựng và cải tiến hệ thống theo quy trình thực tế. Quá trình triển khai gồm 5 bước: phân tích yêu cầu, thiết kế giải pháp, tùy chỉnh phần mềm, đào tạo và chuyển giao, bảo hành và hỗ trợ. Với nghiệp vụ quản lý kho theo vị trí, doanh nghiệp có thể cấu hình các tính năng phù hợp với nhu cầu vận hành.
- Quản lý nhập – xuất – điều chuyển kho: Ghi nhận các giao dịch và theo dõi luồng luân chuyển hàng hóa.
- Theo dõi hàng hóa theo vị trí: Ghi nhận mã hàng, số lượng và vị trí lưu trữ để hỗ trợ tra cứu, kiểm kê và cấp phát.
- Hỗ trợ barcode/QR Code: Ứng dụng mã vạch hoặc mã QR để nhận diện hàng hóa và tra cứu thông tin theo quy trình triển khai.
- Quản lý nhập, xuất và điều chuyển: Ghi nhận giao dịch nhập kho, xuất kho và di chuyển hàng hóa giữa các vị trí.
- Kiểm kê và báo cáo tồn kho: Xây dựng biểu mẫu kiểm kê, ghi nhận chênh lệch và tổng hợp dữ liệu phục vụ quản lý.
- Tùy chỉnh quy trình và phân quyền: Thiết lập biểu mẫu, bước xử lý và quyền thao tác phù hợp với vai trò của từng bộ phận.
- Kết nối nghiệp vụ liên quan: Kết nối quy trình quản lý kho với mua hàng, cấp phát vật tư, sản xuất và các hoạt động vận hành khác theo nhu cầu.
Kết luận:
Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp xác định chính xác nơi lưu trữ hàng hóa, kiểm soát tồn kho và nâng cao hiệu quả nhập, xuất, kiểm kê, cấp phát vật tư. Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ chi tiết trong quản lý vị trí, khả năng tích hợp và sự phù hợp với quy trình vận hành thực tế để kiểm soát hàng hóa hiệu quả và đáp ứng nhu cầu mở rộng trong tương lai.
