Backorder phát sinh khi lượng hàng khả dụng không đủ đáp ứng nhu cầu tại thời điểm cần giao hoặc cấp phát. Trong doanh nghiệp sản xuất, tình trạng này có thể bắt nguồn từ nhu cầu tăng đột biến, nguyên vật liệu về chậm hoặc kế hoạch sản xuất chưa theo kịp đơn hàng. Hiểu rõ nguyên nhân và cách quản lý Backorder giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng, kiểm soát tiến độ và hạn chế chi phí phát sinh.
Backorder là gì?
Backorder là tình trạng một phần hoặc toàn bộ nhu cầu hàng hóa chưa được đáp ứng do chưa có đủ hàng khả dụng, nhưng vẫn được ghi nhận để xử lý khi nguồn hàng được bổ sung. Tùy nghiệp vụ, phần hàng còn thiếu có thể được đáp ứng bằng cách mua thêm từ nhà cung cấp, điều chuyển từ kho khác hoặc tổ chức sản xuất bổ sung.
Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất nội thất nhận đơn hàng 200 bộ bàn. Kho thành phẩm hiện có 150 bộ đủ điều kiện xuất, trong khi 50 bộ còn lại chưa hoàn thành sản xuất. Nếu doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng và thống nhất giao phần còn thiếu sau, 50 bộ này được theo dõi dưới dạng Backorder. Bộ phận phụ trách cần xác định thời điểm hoàn thành, cập nhật tiến độ sản xuất và phối hợp với kho để giao đủ hàng.
Để xác định chính xác Backorder, doanh nghiệp cần phân biệt ba khái niệm liên quan:
- Tồn kho thực tế: Số lượng hàng đang có tại kho, được ghi nhận qua hệ thống hoặc kiểm kê thực tế.
- Tồn kho khả dụng: Số lượng hàng có thể dùng để đáp ứng nhu cầu mới sau khi xét đến lượng đã phân bổ, hàng bị giữ lại và các điều kiện chưa cho phép xuất kho.
- Số lượng Backorder: Phần nhu cầu chưa được đáp ứng tại thời điểm xác định, thường được tính bằng số lượng cần đáp ứng còn lại trừ đi số lượng có thể cấp phát ngay.
Nguyên nhân nào khiến doanh nghiệp phát sinh Backorder?
Backorder thường xuất hiện khi nhu cầu thực tế vượt quá khả năng cung ứng tại thời điểm cần thiết. Tuy nhiên, nguyên nhân không chỉ nằm ở số lượng hàng tồn mà còn liên quan đến độ chính xác của kế hoạch, tiến độ cung ứng và khả năng phối hợp giữa các bộ phận.
Nhu cầu vượt quá lượng hàng khả dụng
Nhu cầu tăng đột biến có thể khiến lượng hàng dự trữ không đủ đáp ứng đơn hàng, ngay cả khi doanh nghiệp đã xây dựng kế hoạch tồn kho dựa trên mức tiêu thụ thông thường. Tình trạng này thường gặp khi vào mùa cao điểm, khách hàng đặt đơn hàng lớn hoặc nhu cầu thị trường thay đổi nhanh.
Ví dụ, một nhà máy thường sản xuất 300 sản phẩm mỗi tuần nhưng nhận đơn hàng đột xuất gồm 500 sản phẩm. Nếu kho chỉ có 200 sản phẩm thành phẩm và năng lực sản xuất trong tuần không đủ bù phần còn thiếu, doanh nghiệp có nguy cơ phát sinh Backorder.
Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần đối chiếu đơn hàng đã xác nhận với lượng hàng khả dụng và năng lực cung ứng thực tế. Với đơn hàng lớn hoặc có thời hạn giao gấp, cần đánh giá khả năng hoàn thành trước khi cam kết lịch giao.
Dự báo nhu cầu và kế hoạch bổ sung hàng chưa chính xác
Dự báo nhu cầu sai lệch khiến doanh nghiệp bổ sung hàng không đúng thời điểm hoặc không đủ số lượng. Nếu kế hoạch chỉ dựa trên dữ liệu tiêu thụ trong quá khứ mà chưa tính đến đơn hàng mới, mùa vụ hoặc thay đổi trong cơ cấu sản phẩm, lượng tồn kho có thể nhanh chóng không đáp ứng được nhu cầu thực tế.
Trong sản xuất, vấn đề còn liên quan đến việc chuyển đổi nhu cầu thành phẩm thành nhu cầu nguyên vật liệu. Vì vậy, dự báo nhu cầu cần được kết nối với kế hoạch mua hàng, định mức nguyên vật liệu và năng lực sản xuất. Việc kiểm tra chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế cũng giúp doanh nghiệp điều chỉnh lượng bổ sung phù hợp hơn qua từng kỳ.
Nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc thiếu số lượng
Thời gian cung ứng kéo dài hoặc lô hàng được giao không đủ số lượng cam kết có thể làm gián đoạn kế hoạch nhập kho và sản xuất. Khi vật tư không về đúng lịch, doanh nghiệp có thể thiếu hàng để giao khách hoặc không đủ nguyên liệu để hoàn thành lệnh sản xuất đang triển khai.
Ví dụ, nhà máy dự kiến nhận 1.000 linh kiện vào ngày 10 để hoàn thành đơn hàng vào ngày 15. Tuy nhiên, nhà cung cấp chỉ giao 600 linh kiện và lùi lịch giao phần còn lại. Nếu doanh nghiệp không có nguồn thay thế hoặc lượng dự trữ phù hợp, phần sản lượng phụ thuộc vào số linh kiện thiếu sẽ bị ảnh hưởng.
Doanh nghiệp cần theo dõi cả thời gian giao hàng thực tế lẫn tỷ lệ giao đủ của từng nhà cung cấp. Khi có dấu hiệu chậm trễ, bộ phận mua hàng cần thông báo sớm cho kế hoạch sản xuất và kho để đánh giá phương án bổ sung, điều chuyển hoặc điều chỉnh lịch thực hiện.
Sai lệch dữ liệu tồn kho và kế hoạch sản xuất
Số liệu tồn kho không chính xác có thể khiến doanh nghiệp đánh giá sai khả năng đáp ứng đơn hàng. Nguyên nhân có thể đến từ giao dịch nhập – xuất chưa được cập nhật, chênh lệch giữa số liệu hệ thống và kiểm kê, hàng đang chờ kiểm tra chất lượng hoặc vật tư đã được cấp cho lệnh sản xuất nhưng chưa ghi nhận đầy đủ.
Bên cạnh đó, kế hoạch sản xuất không được cập nhật theo tiến độ thực tế cũng dễ tạo ra khoảng cách giữa sản lượng dự kiến và lượng hàng có thể giao. Một lệnh sản xuất có thể được lên kế hoạch hoàn thành trong ngày, nhưng nếu máy móc gặp sự cố hoặc tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng, lượng thành phẩm đạt yêu cầu vẫn không đủ để đáp ứng đơn hàng.
Doanh nghiệp cần duy trì dữ liệu nhất quán về tồn kho, cấp phát vật tư, tiến độ sản xuất và thành phẩm đạt chất lượng. Khi phát sinh chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và cập nhật lại kế hoạch trước khi xác nhận khả năng đáp ứng cho các đơn hàng tiếp theo.
Ảnh hưởng của Backorder đến hoạt động doanh nghiệp
Backorder không chỉ phản ánh tình trạng thiếu hàng mà còn cho thấy khả năng cung ứng chưa theo kịp nhu cầu tại một thời điểm. Nếu không được theo dõi và xử lý kịp thời, tình trạng này có thể tác động đến tiến độ giao hàng, chi phí vận hành và kế hoạch sản xuất.
- Chậm giao hàng và nguy cơ hủy đơn: Khi nguồn hàng bổ sung không về đúng kế hoạch, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lịch giao hoặc thương lượng giao hàng từng phần. Nếu thời gian chờ vượt quá mức khách hàng chấp nhận, nguy cơ hủy đơn có thể tăng.
- Tăng chi phí xử lý, bổ sung hàng và giao hàng: Việc thiếu hàng có thể khiến doanh nghiệp phải mua bổ sung gấp, sử dụng phương thức vận chuyển nhanh hoặc tổ chức giao hàng thành nhiều đợt. Các chi phí này phụ thuộc vào phương án xử lý và khả năng chủ động nguồn cung.
- Tác động đến kế hoạch sản xuất và phân bổ tồn kho: Nếu nguyên vật liệu chưa đủ, lệnh sản xuất có thể bị trì hoãn. Với doanh nghiệp có nhiều kho, việc điều chuyển hàng từ nơi còn dư sang nơi đang thiếu có thể giúp đáp ứng nhu cầu mà không cần đặt mua thêm, nhưng phải cân nhắc thời gian và chi phí vận chuyển.
- Tăng yêu cầu phối hợp và kiểm soát đơn hàng: Backorder cần được theo dõi xuyên suốt từ đơn hàng đến nguồn bổ sung và thời điểm hoàn tất. Nếu thông tin giữa kho, mua hàng, sản xuất và kinh doanh không đồng nhất, doanh nghiệp khó xác định thời gian đáp ứng thực tế và chủ động xử lý các đơn hàng có nguy cơ trễ hạn.
Quy trình quản lý Backorder trong kho hàng
Quản lý Backorder cần kết nối ba thông tin chính: phần nhu cầu chưa đáp ứng, nguồn hàng có thể bổ sung và thời điểm hoàn tất dự kiến. Quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy doanh nghiệp bán hàng, sản xuất hay điều chuyển nội bộ, nhưng thường gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định đơn hàng và số lượng còn thiếu
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định mã hàng, đơn hàng hoặc lệnh sản xuất liên quan, số lượng yêu cầu, số lượng đã đáp ứng và số lượng còn thiếu. Đồng thời, cần kiểm tra tồn kho thực tế, hàng đã phân bổ và hàng chưa đủ điều kiện xuất để tránh ghi nhận sai nhu cầu bổ sung.
Ví dụ, đơn hàng yêu cầu 500 sản phẩm nhưng kho có 350 sản phẩm đạt yêu cầu xuất. Nếu 350 sản phẩm này chưa được cam kết cho đơn khác, phần thiếu cần xử lý là 150 sản phẩm. Nếu một phần hàng đang chờ kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp phải xác định rõ lượng nào có thể giao ngay thay vì chỉ dựa vào tổng số lượng trong kho.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho khả dụng và nguồn hàng bổ sung
Sau khi xác định số lượng thiếu, doanh nghiệp cần tìm nguồn đáp ứng phù hợp. Các nguồn có thể gồm hàng tại kho khác, đơn mua hàng đang chờ giao, nguyên vật liệu có thể cấp phát hoặc sản lượng dự kiến hoàn thành từ kế hoạch sản xuất.
Với doanh nghiệp nhiều kho, cần so sánh khả năng điều chuyển với phương án mua mới về thời gian và chi phí. Với nhà máy, cần kiểm tra vật tư, công suất máy, tiến độ các công đoạn và khả năng hoàn thành sản phẩm đạt chất lượng. Nguồn bổ sung chỉ nên được xem là khả thi khi số lượng và thời gian đáp ứng đã được xác minh tương đối rõ ràng.
Bước 3: Xác định phương án xử lý và thứ tự ưu tiên
Doanh nghiệp nên xem xét ngày giao hàng cam kết, mức độ ảnh hưởng đến khách hàng hoặc dây chuyền sản xuất, khả năng thay thế và chi phí của từng phương án.
Tùy tình huống, doanh nghiệp có thể giao trước phần hàng sẵn có, điều chuyển từ kho khác, yêu cầu nhà cung cấp giao sớm, điều chỉnh lịch sản xuất hoặc thống nhất lịch giao mới với khách hàng. Với đơn hàng cần giao đồng bộ, cần cân nhắc liệu giao từng phần có thực sự đáp ứng nhu cầu hay chỉ làm tăng chi phí vận chuyển.
Sau khi thống nhất phương án, cần xác định bộ phận chịu trách nhiệm, thời hạn dự kiến và các bên cần phối hợp để tránh việc đơn hàng bị bỏ quên trong quá trình xử lý.
Bước 4: Theo dõi thời gian hàng về và cập nhật trạng thái
Doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ bổ sung hàng từ khi Backorder phát sinh đến khi nguồn hàng sẵn sàng sử dụng. Với hàng mua ngoài, cần cập nhật số lượng nhà cung cấp xác nhận, lượng đã giao và ngày dự kiến giao phần còn lại. Với hàng sản xuất nội bộ, cần theo dõi tình trạng nguyên vật liệu, tiến độ lệnh sản xuất và các công đoạn chưa hoàn thành.
Nếu thời gian bổ sung thay đổi, bộ phận phụ trách cần cập nhật trạng thái và đánh giá lại kế hoạch giao hàng. Việc phát hiện sớm nguy cơ chậm tiến độ giúp doanh nghiệp có thời gian điều chỉnh phương án, thay vì đợi đến khi đơn hàng quá hạn mới xử lý.
Bước 5: Phân bổ hàng bổ sung và hoàn tất đơn hàng
Khi hàng được nhập kho hoặc sản xuất hoàn thành, doanh nghiệp cần đối chiếu số lượng thực nhận với phần Backorder đang chờ. Sau đó, hàng được kiểm tra điều kiện sử dụng, phân bổ cho đúng nhu cầu và thực hiện các bước cấp phát hoặc giao hàng.
Nếu đơn hàng còn thiếu 150 sản phẩm nhưng đợt bổ sung đầu tiên chỉ có 100 sản phẩm đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể giao phần này trước nếu khách hàng chấp thuận. Phần 50 sản phẩm còn lại tiếp tục được theo dõi cho đến khi hoàn tất.
Không nên đóng Backorder chỉ vì hàng đã nhập kho. Hàng vẫn có thể chưa đạt chất lượng, chưa được phân bổ đúng đơn hoặc chưa hoàn tất thủ tục xuất. Trạng thái hoàn tất cần phản ánh việc nhu cầu tương ứng đã được đáp ứng theo thỏa thuận.
Bước 6: Đối soát và phân tích nguyên nhân phát sinh
Sau khi xử lý, doanh nghiệp cần đối chiếu số lượng yêu cầu, số lượng đã đáp ứng, thời gian hoàn tất và chi phí phát sinh nếu có. Với những trường hợp lặp lại, cần xác định nguyên nhân gốc để điều chỉnh kế hoạch thay vì chỉ bổ sung hàng cho từng đơn riêng lẻ.
Chẳng hạn, nếu một loại linh kiện thường xuyên thiếu vào cuối tháng, doanh nghiệp cần kiểm tra dự báo nhu cầu, điểm đặt hàng lại, thời gian giao hàng của nhà cung cấp và mức tiêu hao thực tế. Nếu nguyên nhân đến từ dữ liệu tồn kho sai lệch, giải pháp cần tập trung vào quy trình ghi nhận và kiểm kê.
Quản lý kho hiệu quả với nền tảng vận hành số Cleeksy
Backorder thường phát sinh khi lượng hàng khả dụng không đáp ứng đủ nhu cầu, kế hoạch bổ sung hàng chưa theo kịp hoặc thông tin tồn kho chưa được cập nhật kịp thời. Để kiểm soát tình trạng này, doanh nghiệp cần theo dõi xuyên suốt đơn hàng, tồn kho, mua hàng và sản xuất, từ lúc phát hiện thiếu hụt đến khi hoàn tất giao hàng.
Với Cleeksy – phần mềm quản lý cho phép tùy chỉnh theo quy trình và nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể thiết kế quy trình quản lý tồn kho, theo dõi đơn hàng chưa đáp ứng và phối hợp kế hoạch mua hàng, sản xuất để kiểm soát Backorder hiệu quả hơn.
- Kiểm soát tồn kho chủ động: Theo dõi tình trạng và số lượng hàng hóa, hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt nguồn hàng và hạn chế thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.
- Tối ưu kế hoạch nhập – xuất kho: Chuẩn hóa quy trình nhập, xuất và luân chuyển hàng hóa theo nhu cầu vận hành thực tế.
- Nâng cao hiệu quả phối hợp: Kết nối thông tin kho với các bộ phận liên quan, giảm sai lệch dữ liệu và rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ.
- Tăng cường năng lực quản trị: Tổng hợp dữ liệu tồn kho và tình hình vận hành, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng hàng hóa và đưa ra quyết định phù hợp.
Thay vì áp dụng một quy trình cố định cho mọi doanh nghiệp, Cleeksy cho phép định hướng giải pháp theo nghiệp vụ và mức độ ưu tiên thực tế. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ khâu đang gây nhiều khó khăn nhất, sau đó mở rộng quy trình khi nhu cầu quản lý tăng lên.
Liên hệ Cleeksy để trao đổi về quy trình quản lý tồn kho, đơn hàng và bổ sung hàng phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Backorder cho thấy nhu cầu hàng hóa chưa được đáp ứng đầy đủ tại thời điểm cần thiết. Tình trạng này có thể bắt nguồn từ nhu cầu tăng, kế hoạch bổ sung chưa chính xác, nguồn cung chậm hoặc dữ liệu tồn kho và sản xuất chưa đồng bộ.
Để hạn chế Backorder, doanh nghiệp cần kiểm soát lượng hàng khả dụng, theo dõi nguồn bổ sung và kết nối dữ liệu giữa kho, mua hàng, sản xuất và bán hàng. Khi mỗi phần nhu cầu chưa đáp ứng đều có số lượng, nguyên nhân, phương án xử lý và thời gian hoàn tất rõ ràng, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc điều phối nguồn lực và duy trì cam kết giao hàng.
