Trong ngành xây lắp, việc triển khai nhiều công trình cùng lúc đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa văn phòng, Ban chỉ huy công trình và đội thi công. Với Công ty T&Đ INVEST, thông tin được cập nhật đầy đủ, kịp thời là cơ sở để các bên theo sát tiến độ và xử lý công việc tại từng nơi.
Từ nhu cầu thực tế và định hướng phát triển lâu dài, ban lãnh đạo công ty chủ động đầu tư cho chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và năng suất làm việc. Ngày 29/5/2025, T&Đ INVEST và Cleeksy tổ chức buổi khởi động, cùng trao đổi về nhu cầu quản lý và cách triển khai phù hợp với đặc thù thi công xây lắp.
Cùng nghe anh Long – Trưởng phòng Tổ chức Hành chính, T&Đ INVEST chia sẻ về định hướng này và những thay đổi bước đầu khi sử dụng Cleeksy.
Ban lãnh đạo T&Đ INVEST định hướng như thế nào về chuyển đổi số?
Ban lãnh đạo bên anh xác định đây là việc cần chủ động chuẩn bị và thực hiện từng bước. Công ty muốn nâng cao hiệu quả quản lý, năng suất làm việc thì cũng cần rà soát lại quy trình, cách phối hợp và cách cập nhật thông tin giữa các bộ phận.
Vì vậy, trước khi triển khai, công ty đã chuẩn bị về chi phí, nhân sự và xem lại các quy chế, quy trình nội bộ. Ban lãnh đạo cũng chú trọng việc thay đổi nhận thức từ các vị trí quản lý đến từng nhân viên để mọi người hiểu và cùng tham gia. Mong muốn lâu dài là công ty có cách làm thống nhất hơn, thông tin đầy đủ hơn để phục vụ quản lý và điều hành.
Trước khi triển khai Cleeksy, công ty mong muốn cải thiện những gì trong công tác quản lý?
Bên anh muốn có một nơi chung để cập nhật thông tin và theo dõi công việc giữa văn phòng với công trường.
Trước đây, hồ sơ và thông tin công trình được lưu ở nhiều file, nhiều công cụ. Khi cần kiểm tra một hạng mục đang làm đến đâu, mọi người phải tìm lại thông tin rồi trao đổi thêm với người phụ trách. Tổng hợp tiến độ từ nhiều công trình cũng mất thời gian.
Bên anh cần nắm rõ việc nào ai phụ trách, khi nào cần xong, hiện đang chờ hay đã xử lý rồi. Vật tư, khối lượng thực hiện, nghiệm thu và những phát sinh ở công trường cũng cần được theo dõi đầy đủ hơn. Ban lãnh đạo thì cần xem được tình hình chung của các công trình, khi cần có thể kiểm tra cụ thể từng nơi.
Điều gì khiến T&Đ INVEST lựa chọn Cleeksy?
Điểm bên anh thấy phù hợp là có thể điều chỉnh theo quy trình thực tế của công ty. Bên anh cần theo dõi từ lúc lập kế hoạch, triển khai thi công cho đến nghiệm thu, thanh quyết toán và bàn giao, nên thông tin giữa các bước phải được kết nối với nhau.
Nhân sự có người làm ở văn phòng, có người ở công trường. Dùng được trên cả máy tính và điện thoại thì mọi người thuận tiện cập nhật và theo dõi công việc hơn. Bên anh cũng quan tâm đến việc giao việc, phê duyệt, chuyển thông tin giữa các bộ phận và làm báo cáo theo nhu cầu. Sau này cần thêm thông tin hay thay đổi một bước trong quy trình thì vẫn có thể điều chỉnh.
Trong quá trình tìm hiểu, đội ngũ Cleeksy có tư vấn, trao đổi với bên anh về cách xây dựng giải pháp. Đó cũng là một yếu tố để công ty lựa chọn.
Khi đưa vào sử dụng trên toàn công ty, đội ngũ làm quen với hệ thống như thế nào?
Mọi người đang quen dần với việc cập nhật và xử lý công việc trên hệ thống. Giao diện tương đối dễ sử dụng, các chức năng và quy trình phù hợp với công việc bên anh đang làm. Ở văn phòng hay công trường đều có thể dùng máy tính hoặc điện thoại để theo dõi. Việc trao đổi giữa các phòng ban cũng đang tập trung hơn trước.
Trong lúc dùng, bên anh có dịp xem lại quy trình: thông tin nào cần cập nhật, ai tiếp nhận, ai xử lý tiếp. Chỗ nào cần điều chỉnh thì bên anh phản hồi để đội ngũ Cleeksy hỗ trợ. Hiện công ty vẫn đang tiếp tục hoàn thiện, đồng thời giúp mọi người quen hơn với cách làm trên hệ thống.
Công ty đã ghi nhận những thay đổi cụ thể nào sau khi sử dụng?
Bên anh thấy rõ nhất là thời gian tổng hợp và kiểm tra thông tin giảm xuống. Theo số liệu bên anh ghi nhận, thời gian tổng hợp, cập nhật tiến độ từ công trường giảm 65%. Kiểm tra tình trạng một công trình hoặc hạng mục trước đây mất khoảng 1 tiếng, hiện còn khoảng 10-15 phút.
Người quản lý theo dõi được đồng thời 5–10 công trình trên cùng một hệ thống, đỡ phải tập hợp thông tin từ nhiều file và nhóm trao đổi. Thời gian xử lý các yêu cầu, phê duyệt hoặc vấn đề phát sinh từ công trường giảm 32%. Số trường hợp công việc bị bỏ sót hoặc chậm xử lý giảm 27%.
Đây là những kết quả bước đầu bên anh ghi nhận. Công ty sẽ tiếp tục lấy phản hồi từ người sử dụng để điều chỉnh, giúp thông tin được cập nhật đầy đủ và các bộ phận phối hợp tốt hơn.
Cảm ơn anh Long đã chia sẻ.
