Một sản phẩm nội thất có thể hoàn thành tại xưởng, nhưng công việc của doanh nghiệp còn tiếp tục đến khi sản phẩm được thi công, bàn giao và đưa vào sử dụng. Phía sau quá trình đó là sự phối hợp của nhiều bộ phận, từ kinh doanh, sản xuất, kho đến đội ngũ thi công tại công trình. Mỗi bộ phận đảm nhận một mắt xích khác nhau, nhưng dữ liệu và tiến độ lại liên quan chặt chẽ với nhau.
Khi doanh nghiệp phát triển, bài toán đặt ra là làm sao kết nối các hoạt động này trên cùng một hệ thống, để thông tin được cập nhật xuyên suốt giữa các bộ phận và người quản lý có thể nắm được tình hình chung.
Đó cũng là bài toán VHP đặt ra khi đưa Cleeksy vào quản lý hoạt động sản xuất và vận hành của doanh nghiệp.
Cùng nghe anh Tâm Võ, CEO của Công ty VHP, chia sẻ về quá trình này.
Khi quy mô công việc tăng lên, bài toán quản lý của VHP thay đổi như thế nào?
Trước đây mỗi bộ phận bên anh quản lý một phần, khi cần thì mọi người trao đổi với nhau qua Zalo, điện thoại hoặc nói trực tiếp. Anh muốn biết xưởng đang làm tới đâu, ngoài công trình hôm nay thế nào hay một việc đã xử lý chưa thì thường phải hỏi lại từng bên.
Lúc công việc nhiều hơn, nhất là có thay đổi giữa chừng, cách làm này bắt đầu khó theo. Có thông tin bên này đã cập nhật nhưng bên kia chưa biết, hoặc mình phải theo khá sát mới biết việc nào đã làm rồi, việc nào còn đang chờ.
Vì sao công ty VHP lựa chọn Cleeksy?
Bên anh có khối văn phòng, xưởng sản xuất và đội thi công ngoài công trình. Mỗi bộ phận làm việc ở một nơi nên việc phối hợp, theo dõi tiến độ khá mất thời gian. Anh muốn có một hệ thống chung để mọi người cùng làm việc, thông tin được kết nối xuyên suốt. Điều anh thấy phù hợp ở Cleeksy là có thể tùy chỉnh theo đúng quy trình và cách vận hành thực tế của VHP. Quy trình bên anh đang làm như thế nào thì có thể đưa lên Cleeksy gần như vậy, nên anh em cũng dễ làm quen, không phải thay đổi quá nhiều cách làm trước giờ.
Hiện tại VHP đang quản lý những nghiệp vụ nào trên Cleeksy?
Hiện tại bên anh đã đưa phần lớn hoạt động chính lên Cleeksy. Nhưng cái anh thấy quan trọng là một đơn hàng có thể được theo dõi xuyên suốt qua nhiều bộ phận.
Từ lúc có đơn, bên anh quản lý báo giá, hợp đồng và công nợ. Khi xuống xưởng thì theo dõi sản xuất, vật tư và kho. Khi hàng ra công trình thì tiếp tục theo dõi thi công, nghiệm thu, bàn giao rồi bảo hành, bảo trì.
Như vậy thông tin của một đơn không dừng lại khi chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác. Anh chỉ cần mở đơn đó ra là có thể biết hiện tại đang ở đâu, đã làm tới bước nào và những phần liên quan đang như thế nào.
Ngoài các phần liên quan trực tiếp đến đơn hàng và sản xuất, kế toán nội bộ bên anh cũng làm trên hệ thống. Anh có thể xem các báo cáo về sản xuất, kho, công nợ, thu chi, tài chính và dòng tiền để nắm tình hình chung.
Phần nhân sự cũng được đưa lên Cleeksy, từ tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, chấm công, tạm ứng đến tính lương và phiếu lương. Bên anh có người làm ở văn phòng, ở xưởng và ngoài công trình nên phần chấm công cũng được thiết lập khác nhau theo từng nhóm.
Điều anh thấy có giá trị nhất sau một thời gian sử dụng Cleeksy là gì?
Với anh, thay đổi rõ nhất là khả năng chủ động nắm thông tin. Nếu cần kiểm tra một công việc, anh có thể vào hệ thống để xem tiến độ và những thông tin đã được cập nhật, thay vì phải bắt đầu bằng việc hỏi từng người như trước.
Khi có nhiều đơn hàng chạy cùng lúc, việc theo dõi cũng đỡ hơn. Ban lãnh đạo không nhất thiết phải tham gia vào từng trao đổi nhỏ để biết công việc đang ở đâu, nhưng vẫn có thể đi từ bức tranh tổng thể xuống từng đơn hàng, công đoạn hoặc nghiệp vụ khi cần.
Một điểm nữa anh thấy khá tiện là trong quá trình dùng, bên anh vẫn có thể chỉnh lại hệ thống theo cách mình quản lý thực tế. Vì cách làm của công ty cũng thay đổi theo thời gian, có lúc cần thêm một bước, thêm thông tin cần theo dõi hoặc thêm một báo cáo.
Những trường hợp như vậy thì mình tiếp tục chỉnh trên Cleeksy cho phù hợp, chứ không phải mỗi lần phát sinh thêm nhu cầu lại đi tìm một phần mềm khác.
Cảm ơn anh Tâm đã chia sẻ.
