Một sản phẩm nội thất có thể hoàn thành tại xưởng, nhưng công việc của doanh nghiệp thì chưa dừng ở đó.
Từ khi nhận đơn hàng, chuẩn bị vật tư, đưa vào sản xuất đến khi sản phẩm được đưa ra công trình để lắp đặt và bàn giao, công việc liên tục đi qua nhiều bộ phận. Với công ty VHP, làm sao để quản lý được cả quá trình đó trên cùng một hệ thống là bài toán quan trọng khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động.
Cùng nghe anh Tâm Võ, CEO của Công ty VHP, chia sẻ về quá trình đưa Cleeksy vào quản lý hoạt động sản xuất và vận hành của doanh nghiệp.
Trước đây, điều gì khiến anh thấy khó nhất khi quản lý?
Trước đây mỗi bộ phận quản lý một phần, rồi trao đổi với nhau qua Zalo, điện thoại khá nhiều. Muốn biết xưởng đang làm tới đâu, công trình hôm nay thế nào hay một việc đã xử lý chưa thì anh thường phải hỏi lại từng bên.
Khi công việc chưa nhiều thì anh vẫn theo được. Nhưng nhiều đơn chạy cùng lúc, nhất là có thay đổi giữa chừng, thì rất khó nắm hết. Mình phải theo sát mới biết công việc đang tới đâu và bên nào đã cập nhật rồi.
Vì sao công ty VHP lựa chọn Cleeksy?
Bên anh có khối văn phòng, có xưởng rồi anh em đi thi công ngoài công trình nữa. Anh muốn đưa hết lên một hệ thống để mọi người cùng làm, chứ mỗi bộ phận một phần mềm thì sau này quản lý cũng khó.
Quy trình bên anh đang làm như thế nào thì mình đưa lên Cleeksy gần như vậy, nên khi đưa vào dùng anh em cũng dễ làm quen, không phải thay đổi quá nhiều cách làm trước giờ.
Hiện tại VHP đang quản lý những nghiệp vụ nào trên Cleeksy?
Hiện tại bên anh đã đưa gần như toàn bộ các hoạt động chính của công ty lên Cleeksy, từ kinh doanh, marketing, sản xuất, thi công đến kế toán nội bộ và nhân sự.
Từ lúc có đơn hàng, bên anh đã quản lý báo giá, hợp đồng và công nợ trên Cleeksy. Khi xuống xưởng thì theo dõi tiến độ sản xuất, kho vật tư, nguyên vật liệu, nhập – xuất – tồn. Hàng ra công trình thì tiếp tục theo dõi tiến độ thi công, nghiệm thu, rồi sau đó là bảo hành, bảo trì.
Ngoài những phần liên quan trực tiếp đến đơn hàng và sản xuất, kế toán nội bộ bên anh cũng làm trên hệ thống. Anh có thể theo dõi các báo cáo về sản xuất, kho, công nợ, thu chi, tài chính và dòng tiền để nắm tình hình chung.
Bộ phận nhân sự cũng vậy, từ tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, chấm công, tạm ứng đến tính lương và phiếu lương. Bên anh có người làm ở văn phòng, ở xưởng rồi anh em đi công trình nên phần chấm công cũng đã thiết lập tuỳ chỉnh theo từng nhóm.
Điều anh thấy có giá trị nhất sau một thời gian sử dụng Cleeksy là gì?
Với anh thì tiện nhất là khi cần xem công việc, mình có thể vào hệ thống kiểm tra. Trước đây nhiều thông tin phải hỏi lại từng người, còn bây giờ những gì đã cập nhật thì anh có thể vào xem luôn.
Một điểm nữa là trong quá trình dùng, bên anh vẫn có thể chỉnh lại hệ thống. Thực tế cách quản lý của công ty cũng thay đổi thường xuyên, có lúc thêm bước, thêm thông tin hoặc cần thêm báo cáo. Những cái đó bên anh có thể điều chỉnh tiếp trên hệ thống đang dùng.
Cảm ơn anh Tâm đã chia sẻ.
