Điều hành hai doanh nghiệp sản xuất cùng lúc không chỉ là bài toán về khối lượng công việc. Thách thức lớn hơn nằm ở chỗ mỗi doanh nghiệp có quy trình, nguyên vật liệu và cách kiểm soát sản xuất khác nhau.
Anh Thịnh hiện là chủ doanh nghiệp trực tiếp quản lý hai doanh nghiệp sản xuất nhựa và doanh nghiệp sản xuất gỗ tại Hà Nội. Thay vì chờ đến khi quy mô lớn hơn mới xử lý từng điểm nghẽn, anh lựa chọn chuẩn hóa cách quản lý từ sớm để có thể kiểm soát tốt cả hai doanh nghiệp mà vẫn giữ được đặc thù vận hành của từng bên.
Cùng nghe anh Thịnh chia sẻ về cách anh tổ chức và quản lý hai doanh nghiệp trên Cleeksy.
Khi quản lý cùng lúc hai công ty, điều gì khiến anh khó kiểm soát nhất?
Trước đây, thông tin về đơn hàng, nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất và tình hình chạy hàng nằm ở nhiều file và công cụ khác nhau. Mỗi bộ phận nắm một phần, nên khi anh muốn biết một đơn hàng đang tới đâu, nguyên vật liệu đã đủ chưa, tồn kho còn bao nhiêu hay sản lượng thực tế thế nào thì thường phải hỏi và đối chiếu từ nhiều chỗ.
Trong sản xuất, kế hoạch cũng thay đổi khá thường xuyên theo đơn hàng, tiến độ và tình trạng nguyên vật liệu. Nếu Kế hoạch, Kho, Sản xuất và QC không cùng nhìn vào một nguồn thông tin thì mỗi lần có thay đổi, các bộ phận lại mất thêm thời gian để cập nhật và sắp xếp lại công việc.
Với anh, điều quan trọng nhất là khi cần kiểm tra thì có thể nhìn ngay được tình hình thực tế của từng đơn hàng và lệnh sản xuất: đang ở công đoạn nào, vật tư đã đủ chưa, sản lượng đạt bao nhiêu, có hao hụt hay hàng lỗi nào cần xử lý.
Ở góc độ người trực tiếp điều hành, anh cần thông tin đủ rõ và kịp thời để ra quyết định mà không phụ thuộc vào việc từng bộ phận phải tổng hợp lại mỗi lần.
Vì sao anh chọn Cleeksy để triển khai chuyển đổi số?
Sản xuất nhựa và sản xuất gỗ khác nhau từ nguyên vật liệu, công đoạn cho tới cách kiểm soát sản lượng. Vì vậy, anh cần một hệ thống có thể làm theo thực tế của từng bên, chứ không muốn cả hai công ty phải chạy theo một quy trình có sẵn.
Với Cleeksy, mỗi công ty vẫn quản lý theo cách riêng nhưng anh có thể theo dõi cả hai trên cùng một hệ thống. Khi cần xem công việc, tiến độ hay tình hình sản xuất, anh có thể xem ngay tại một nơi, không phải đăng nhập qua lại hay duy trì hai phần mềm riêng.
Bên anh có người làm ở văn phòng, có người ở xưởng, có người đi công trình nên dùng được trên cả máy tính lẫn điện thoại khá tiện. Sau này nếu thay đổi cách duyệt đơn, thêm công đoạn sản xuất hay cần kiểm soát thêm số liệu thì bên anh vẫn có thể điều chỉnh tiếp trên Cleeksy.
Anh thấy cách này thực tế hơn vì mình dùng đúng những gì cần, sau này cần thêm thì làm tiếp. Chi phí đầu tư cũng hợp lý hơn so với triển khai những phần mềm lớn, đắt đỏ nhưng có nhiều tính năng mà doanh nghiệp chưa chắc dùng tới.
Trong vận hành hằng ngày, hai công ty đang sử dụng Cleeksy như thế nào?
Các quy trình chính từ đơn hàng, nguyên vật liệu, sản xuất đến giao hàng đều được quản lý trên Cleeksy, nhưng mỗi bên được tổ chức theo đặc thù của từng ngành.
Với sản xuất gỗ, một đơn hàng thường đi qua nhiều công đoạn từ xưởng đến công trình, nên bên anh theo dõi từ vật tư, kiện gỗ, phôi gỗ đến tiến độ từng công đoạn và phần việc đã hoàn thành. Với sản xuất nhựa, việc quản lý tập trung nhiều hơn vào từng lệnh sản xuất, từ nguyên vật liệu đầu vào, kế hoạch chạy hàng đến sản lượng thực tế, hao hụt và hàng lỗi phát sinh.
Như vậy, mỗi công ty vẫn vận hành theo đúng đặc thù của mình, còn với anh, tình hình của cả hai vẫn được nhìn theo một cách thống nhất, dễ theo dõi và kiểm soát.
Hai công ty đã ghi nhận những kết quả gì sau khi triển khai?
Sau một thời gian sử dụng, bên anh ghi nhận thời gian theo dõi và cập nhật công việc từ xưởng đến công trình giảm khoảng 65%.
Việc theo dõi nguyên vật liệu sát hơn giúp hai doanh nghiệp giảm khoảng 15% tỷ lệ hao hụt trong quá trình sản xuất.
Thay đổi rõ nhất là ở khâu tổng hợp báo cáo. Trước đây, nhân sự có thể mất khoảng 2 giờ để tập hợp và đối chiếu số liệu sản xuất. Hiện tại, thời gian này chỉ còn khoảng 10 phút.
Với anh Thịnh, giá trị lớn hơn những con số này là khả năng nắm tình hình chủ động hơn. Khi cần kiểm tra hoạt động của một trong hai công ty, anh có thể xem ngay công việc, tiến độ và số liệu thực tế thay vì bắt đầu bằng việc hỏi từng bộ phận rồi chờ tổng hợp báo cáo.
Hai công ty vẫn có thể phát triển theo hai cách riêng, trong khi ở góc độ chủ doanh nghiệp, anh vẫn giữ được một cách quản lý tập trung, rõ ràng và đủ linh hoạt để đi cùng doanh nghiệp khi quy mô tiếp tục tăng.
Cảm ơn anh Thịnh đã chia sẻ.
