Nếu bạn từng cảm thấy áp lực và mất uy tín khi lập kế hoạch công việc tuần cùng team của mình vì sau đó chẳng hoàn thành được bao nhiêu đầu việc, cuối tuần phải vùi đầu vào “trả nợ”… thì thật ra bạn không cô đơn. Thậm chí, rất nhiều người làm quản lý hay leader còn cảm thấy:
- Quá nhiều đầu việc quan trọng mà chẳng biết phân bổ sao cho hợp lý.
- Kế hoạch tuần nào cũng chẳng hoàn thành 100% nhưng không biết sai ở đâu.
- Sức khỏe cả team thì xuống cấp còn công việc vẫn chất chồng kéo dài.
Vấn đề ở đây không phải là cứ lập một kế hoạch công việc cho một tuần mới thật “hoành tráng” hay hứa hẹn thật nhiều… Mà bí quyết ở đây là:
- Phải hiểu rõ mình đang phạm phải những sai lầm nào khi lập kế hoạch công việc cùng team.
- Lập một kế hoạch sao cho thực tế để cuối tuần không quá tải.
Vậy 3 sai lầm nghiêm trọng nào khi lập kế hoạch công việc khiến team làm mãi chẳng xong?
Sai lầm thứ nhất – Chúng ta ước tính quá nhiều
Trong những buổi meeting lên kế hoạch công việc, không hiếm để bắt gặp nhiều nhân viên dù đã có nhiều kinh nghiệm rơi vào tâm lý: ước tính các công việc rất lạc quan, đưa công việc vào kế hoạch mà không có chút tính toán cho rủi ro.
Chẳng hạn như công việc soạn thảo kịch bản video thường sẽ mất 1 ngày để hoàn thành, sau đó cần phải được review và chỉnh sửa nhiều lần mới chốt được thành quả. Tổng thời gian hoàn thiện có thể lên đến 2- 3 ngày. Vậy thời gian ước tính và thực tế rõ ràng khác xa nhau.
Nếu “hứa hẹn” với sếp sẽ hoàn thành công việc này trong 1 ngày, bạn vừa tự gây sức ép cho bản thân, vừa thể hiện khả năng ước tính của bản thân không tốt.
Trên thực tế, chỉ có 17% con người chúng ta có thể xác định chính xác làm một việc gì đó sẽ mất bao nhiêu thời gian.
Sai lầm thứ hai – Kế hoạch công việc đưa ra cho ta quá nhiều lựa chọn
Thông thường, bộ não của chúng ta chỉ có thể xử lý tối đa khoảng 7 lựa chọn để không bị “ngợp”.
Nhưng đôi khi trong lúc lập kế hoạch, to-do list của bạn có hơn 7 công việc cần phân bổ.
Kết quả là chúng ta thường sẽ chọn trì hoãn 1 trong số những công việc đó, hoặc vẫn sẽ lựa chọn nhưng không hài lòng những gì đã quyết định. Điều này có thể khiến bạn gặp khó khăn trong lúc ưu tiên công việc, thậm chí còn ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần vì trạng thái “ngập lụt”.
Sai lầm thứ ba – Chúng ta nhồi nhét quá nhiều thứ vào kế hoạch
Lẽ ra một “kế hoạch” sẽ là một danh sách công việc ngăn nắp, trật tự, giúp chúng ta hình dung được tổng quan khối lượng công việc tuần tới. “Kế hoạch” lại trở nên phản tác dụng và làm chúng ta cảm thấy bị bội thực khi chúng ta đưa quá nhiều công việc vào đây.
Quan trọng là rất nhiều team quan niệm đơn giản rằng, cứ thêm công việc vào kế hoạch trước đã, không làm hết thì đẩy công việc qua tuần tiếp theo. Nếu làm theo cách này, “kế hoạch’’ của bạn có vẻ không thực sự là một kế hoạch đúng nghĩa, vì nó mang lại cảm giác tội lỗi cho thành viên khi liên tục trượt deadline một “núi việc”.
Để loại bỏ những sai lầm này, không có cách làm nào khác ngoài việc luyện tập tư duy lên một kế hoạch thực tế và đo lường được.
Và bởi kế hoạch hay các chiến lược là khung hoạt động của một tổ chức, nên khi thực hiện tốt kỹ năng lập kế hoạch, bạn sẽ nhận lại được vô vàn lợi ích ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tinh thần và thể chất của toàn team:
- Kế hoạch tốt giúp team bạn không phải “trả task” cuối tuần.
- Kế hoạch tốt giúp bạn đo lường hiệu suất nhân viên chính xác hơn.
- Kế hoạch tốt giúp team bạn có thời gian phát triển dài hạn hơn, thay vì suốt ngày chỉ biết đến những đầu việc ngắn hạn.
Làm việc tập trung với trạng thái dòng chảy (flow state)
Giờ hãy bắt đầu một kế hoạch công việc của team bạn với 3 nguyên tắc ngày Thứ Sáu
#1: Dành 25 phút vào Thứ Sáu cuối tuần để đánh giá công việc tuần cũ (reflection)
Tùy vào số lượng nhân viên trong team, bạn có thể dành một thời gian khoảng chừng 25 phút để đánh giá, xem xét tiến độ và kết quả của cả team. Ít hơn 25 phút có thể khiến bạn vội vã đưa ra những đánh giá sơ sài, còn nhiều hơn 25 phút đôi khi làm bạn mải đánh giá mà quên mất việc lập kế hoạch cho tuần tới.
Trong 25 phút này, bạn và team sẽ lần lượt làm gì?
Hãy thử trả lời những câu hỏi sau:
1. Tự hỏi bản thân và team 3 điều đang có tiến bộ trong quản lý công việc là gì?
Có thể là 3 tiến bộ nhỏ bé, chỉ nằm trong nỗ lực và quá trình làm việc của bạn, không thể hiện ở kết quả đầu việc. Nhưng ít nhất, 3 tiến bộ này nói cho team và bạn biết tất cả có đang đi đúng hướng hay không và đâu là động lực tiếp tục làm việc.
2. Tự hỏi bản thân và team 3 điều cần cải thiện là gì?
Nếu có ghi chú hàng ngày, bạn có thể so sánh kết quả cuối tuần với mục đích công việc được ghi chú này để biết bản thân chưa hoàn thành những gì.
Lưu ý: Bạn cần chỉ ra những điều cần cải thiện có ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả công việc tuần tới. Ví dụ, mục tiêu tuần tới của team bạn là đưa trang web của sản phẩm đi vào hoạt động, vậy thì 1 điểm cần cải thiện liên quan đến nghiên cứu khách hàng có thể được ưu tiên sau.
3. Tiếp tục xác định những gì bạn và team sẽ thay đổi vào tuần tới.
Ở câu hỏi này, bạn không nên yêu cầu nhân viên phải chỉ ra những thay đổi rõ ràng và quá to lớn chỉ trong 1 khoảng thời gian ngắn là 1 tuần.
Bí quyết ở đây là hãy thể hiện bạn đang tạo động lực cho team có “1 bước tiến nhỏ” trong tuần, nhưng nó thực tế và đúng hướng.
#2: Dành 15 phút tiếp theo trong ngày Thứ Sáu để tìm ra những công việc quan trọng nhất tuần tới
Khi đã hiểu đầy đủ và rõ ràng về những gì cần cải thiện và phát huy cho tuần tiếp theo, bạn bắt tay vào xây dựng kế hoạch. 1 điều sẽ xảy ra lúc này khiến kế hoạch của bạn rối tung, đó là có quá nhiều công việc lớn bé, quan trọng hay kém quan trọng được đẩy vào kế hoạch.
Mấu chốt ở đây là cần tìm ra 2-3 công việc quan trọng nhất trong tuần. Những công việc kém quan trọng và kém khẩn cấp hơn, hãy ưu tiên sau. Để ưu tiên công việc khi có quá nhiều đầu việc quan trọng xuất hiện, bạn thực hiện ngay 4 bước sau:
Khi việc gì cũng quan trọng, ưu tiên việc nào?
- Liệt kê và chia nhỏ công việc: Thực hiện lọc danh sách công việc bằng 2 danh sách để có được 1 danh sách từ 10-15 công việc.
- Phân loại danh sách công việc sau khi chia nhỏ bằng ma trận Eisenhower: Phân loại 10-15 công việc trên vào 4 vùng của ma trận.
- Lọc lấy những công việc thực sự quan trọng bằng cách khoanh vùng nửa trên của ma trận Eisenhower: Danh sách khoảng 5-6 công việc thực sự quan trọng sẽ xuất hiện.
- Tìm ra công việc quan trọng nhất khi lọc danh sách công việc quan trọng trên bằng ma trận Năng lượng – Tác động: Tiếp tục phân loại danh sách 5-6 công việc quan trọng trên bằng ma trận Năng lượng – Tác động (cần bao nhiêu năng lượng, có tác động thế nào) để chọn lọc 1 công việc quan trọng nhất cần ưu tiên làm ngay.
#3: Trong 15 phút trên, bạn không nên lên kế hoạch quá 50% quỹ thời gian tuần tới
Tại sao lại là không quá 50% quỹ thời gian?
Con số này được đề xuất bởi tác giả Carl Pullein – một chuyên gia top đầu về kỹ năng quản lý thời gian khi ông phát hiện ra tính linh hoạt rất quan trọng khi ta thực hiện một kế hoạch nào đó.
Chắc chắn trong tuần làm việc tiếp theo, sẽ có những buổi meeting đột xuất, những “task khẩn”, “issue gấp” và hàng tá vấn đề phát sinh cần bạn giải quyết. Hơn 50% thời gian trống còn lại là yếu tố cần thiết để bạn chia sẻ một ít thời gian trong tuần ra và xử lý những công việc khẩn cấp này.
Thời gian đầu áp dụng nguyên tắc này, có thể bạn và team sẽ thấy planning như vậy là hơi “nhàn”. Bởi nó tạo tâm lý nhàn rỗi và ít có sự chuẩn bị từ đầu tuần cho chúng ta. Nhưng trải qua nhiều tuần làm việc liên tục trễ deadline do công việc khẩn phát sinh, bạn sẽ dần nhận ra tác dụng của quy tắc 50% này.
Trở thành 10% người quản lý thời gian xuất sắc bằng 2 phương pháp sau
Kết
Để không “ngập lụt” công việc vào cuối tuần chỉ vì những sai lầm trong lập kế hoạch, quan trọng nhất là chúng ta cần nhìn nhận và học hỏi từ những trải nghiệm đó. Bằng cách áp dụng một cách tiếp cận thực tế và linh hoạt, xác định rõ ràng ưu tiên công việc, và chuẩn bị sẵn sàng cho những công việc phát sinh, chúng ta có thể dễ dàng tối ưu hóa hiệu suất làm việc của team mình. Cuối cùng, hãy nhớ rằng mỗi bước điều chỉnh nhỏ cũng giúp chúng ta tiến gần hơn đến mục tiêu chung.
