Khi nhắc đến các buổi họp trong doanh nghiệp, ta sẽ thường bắt gặp 2 kiểu phản hồi rất quen thuộc thế này:
- Một là “kêu trời” vì họp hành liên miên, khiến cả ngày không làm xong được việc gì.
- Hai là đã quen thuộc với tần suất họp và rất vui vẻ tham gia vì họp là văn hóa, là điều bắt buộc, dù có tham gia tích cực trong buổi họp hay không vẫn được xem là có làm việc.
Dĩ nhiên vẫn có những nhân viên thích họp hành vì họ được thảo luận những vấn đề quan trọng, được lắng nghe nhiều ý kiến khách quan, và vì họ họp chỉ khi họ thấy thực sự cần. Nhưng những sự thật trên khiến chúng ta nhận ra: thời gian dành cho các buổi meeting là một trong những ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu suất làm việc của 1 team.
Như vậy ở vai trò quản lý, muốn team tiết kiệm chi phí và tập trung làm việc hiệu suất hơn, cách làm tối ưu rõ ràng ở đây là làm cho các buổi meeting thực sự tinh gọn và hiệu quả. Hướng dẫn trong bài viết hôm nay sẽ giúp bạn:
- Nhìn lại những khoản “chi phí” bạn đã phải trả khi tổ chức những buổi meeting không mấy ấn tượng.
- Thực hành công thức B-L-I-S-S đảm bảo 5 tiêu chí nếu bạn không muốn lãng phí hàng tá thời gian vào những buổi họp vô ích.
Các buổi meeting đã “ngốn” thời gian của chúng ta như thế nào?
Meeting là một hình thức teamwork, thậm chí ở một số team đây còn là dịp duy nhất để toàn bộ team member tập trung, gặp mặt và thảo luận. Meeting không những giúp thúc đẩy việc ra quyết định nhanh hơn, hiệu quả hơn, thu thập được nhiều ý tưởng đa dạng hơn… mà còn giúp dễ dàng giao tiếp và lắng nghe những khó khăn trong quá trình làm việc của mọi nhân viên hơn.
Nhưng nghe tới họp, rất hiếm người phản ứng tích cực và thích thú với những lợi ích trên. Những con số dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ lý do hơn:
- 1 nhân viên công sở bình thường dành khoảng 2 ngày/tuần chỉ để đi họp và check email, chiếm khoảng 40% thời gian làm việc của họ.
- Đối với 1 người làm quản lý hoặc leader, con số này lớn hơn nhiều, họ dành trung bình tới 23h/tuần chỉ để họp, nhưng tới 8h trong số đó là những cuộc họp chưa thấy mang lại hiệu quả gì.
- Nhân viên công sở cứ tham gia 10 cuộc họp thì cho rằng 7 cuộc họp khiến họ phải tạm gác lại những công việc đang làm hiệu quả và không thể hoàn thành kịp trong ngày.
- Khoảng 90% mọi người cho biết họ thường không tập trung trong các buổi họp và 73% thừa nhận rằng họ vào phòng họp để tận dụng thời gian làm công việc khác.
Theo Harvard Business Review, một số nguyên nhân cho những con số khổng lồ trên đến từ những lý do sau:
- Việc lên agenda và giờ giấc cho những buổi họp thường thiếu linh hoạt và kỷ luật, khiến những buổi meeting diễn ra thiếu trọng tâm, kéo dài lê thê hoặc đôi khi chỉ chú ý đến những vấn đề khẩn cấp và quên đi những điều quan trọng cần thảo luận.
- Các cuộc meeting không được tổ chức để đưa ra các quyết định thực sự. Hơn 65% cuộc họp không phải để ra quyết định mà chỉ để chia sẻ thông tin, nhận một số thông tin hoặc báo cao và thảo luận không liên quan.
Để có thể thực hiện những buổi họp thực sự tạo ra giá trị và không đi vào những lối mòn trên, hãy nhớ đến một concept của Brownlee, D. được ông bật mí tại PMI Global Congress 2008 khi chia sẻ về bí quyết meeting hiệu quả, gồm 5 chữ cái , tương ứng với 5 nguyên tắc tổ chức meeting: B (Be efficient) – L (Look Back Look Forward) – I (Insist on Accountability) – S (Simplify the Agenda) – S (Stay focused).
Be Efficient – Họp càng nhanh càng tốt, không quá 1 tiếng đồng hồ
Nghĩa là bạn phải biết cách tổ chức 1 cuộc họp hiệu suất. Họp ít thời gian, tốn ít công sức, nhưng phải chốt được vấn đề, lưu lại được ý tưởng cốt lõi, tạo ra kết quả xuất sắc…
Nói như vậy không có nghĩa là bạn phải cố gắng nhồi nhét mỗi một cuộc họp trong nửa tiếng hay 45 phút, hoặc gấp gáp hơn và bỏ quên những vấn đề quan trọng. Mà tips thực hành đơn giản ở đây là giới hạn thời gian buổi meeting lại khoảng dưới 1 tiếng, và thông báo cho thành viên tham gia biết giới hạn này. Một áp lực vô hình về thời gian khi meeting sẽ đưa ra những lợi ích dễ thấy trong team vì:
- Nhân viên của bạn tập trung hơn, không đặt câu hỏi và nói chuyện lan man.
- Cả team ra quyết định chất lượng hơn khi có áp lực thời gian.
Đây cũng là thời điểm để bạn quan sát cách mọi thành viên tham gia thảo luận và đưa ra đóng góp. Khi đó, bạn linh hoạt thu-giãn thời gian meeting để mọi người có đủ thời lượng trình bày ý kiến của mình, xây dựng ý tưởng qua lại và đưa ra kết luận.
Trở thành 10% người quản lý thời gian xuất sắc bằng 2 phương pháp sau
Look Back Look Forward – Đừng tổ chức 1 cuộc họp chỉ để cập nhật thông tin cho mọi người
Nghĩa là bạn cần có cái nhìn tổng quát về tiến độ của team để biết chính xác khi nào cần thực hiện 1 buổi meeting: giải quyết 1 issue gấp, 1 bottleneck gây tắc nghẽn, hay đưa 1 kế hoạch, 1 chiến lược mới. Nếu họp chỉ để đưa ra 1 thông báo, hãy cân nhắc chuyển hình thức thông báo sang các kênh khác như email, ứng dụng chat… Tổ chức 1 cuộc meeting chỉ để thông báo 1 thông tin gì đó là cách làm lãng phí nguồn lực của team bạn.
Thay vì họp nhiều, thì hãy họp đúng.
Để hạn chế việc “họp hành liên miên”, hãy phân tích tiến độ trong team bạn theo quy trình này và quyết định:
- Hình dung toàn bộ tiến độ dự án thông qua 1 timeline trực quan.
- Sau đó hãy đánh dấu những cột mốc công việc quan trọng mà team bạn cần đạt được.
- Xem xét xem có mục đích nào, bottleneck nào hoặc plan nào làm ảnh hưởng đến những cột mốc trên hay không.
- Bạn và team cùng chủ động lường trước những rủi ro trong lúc làm việc và nêu ra vấn đề kịp thời để cùng thảo luận. Nếu thực sự cần, hãy tổ chức 1 cuộc họp.
Mặc dù kỹ thuật đánh giá “nhìn lại và nhìn về phía trước” này sẽ giúp bạn tập trung vào những cuộc họp về tình trạng của team trong thời gian hiện tại, nhưng bạn cũng cần để team nêu lên những vấn đề xoay quanh đó. Việc để mọi người cùng nêu ra vấn đề trong 1 tâm lý an toàn (psychological safety) giúp tất cả thoải mái bày tỏ các quan ngại hay vấn đề mà không lo sợ bị gây áp lực nếu có sai sót.
Xây dựng đội ngũ hiệu suất cao từ 3 đặc tính nổi bật
Insist On Accountability – Đã vào phòng họp là phải có đóng góp
Nói một cách ngắn gọn, bạn phải mời ĐÚNG người tham gia họp.
Không nên mời thành viên tham dự họp 1 cách “vô tội vạ” mà hãy phân loại thành viên tham gia buổi họp thành “Cần thiết” và “Tùy chọn” để dễ dàng cân nhắc hơn:
- Cần Thiết: Đây là những người mà không thể thiếu trong cuộc họp vì họ có thông tin, quyền lực quyết định, hoặc vai trò trực tiếp trong chủ đề được thảo luận.
- Tùy Chọn: Những người này có thể đóng góp giá trị nhưng sự hiện diện của họ không bắt buộc. Họ có thể được mời với tùy chọn tham gia nếu họ cảm thấy cuộc họp liên quan đến họ hoặc công việc của họ.
Sau đó hãy tự hỏi bản thân liệu họ có thể đóng góp gì cụ thể cho mục tiêu cuộc họp hay không. Nếu câu trả lời là “không rõ ràng” hoặc “không”, có lẽ họ không cần thiết phải tham dự. Bạn cũng có thể đưa ra lựa chọn “tham gia trực tuyến” đối với những thành viên này. Những thành viên còn lại là những thành viên cần có mặt trực tiếp trong buổi meeting.
Quan trọng hơn trong câu chuyện trách nhiệm này, là làm sao để đảm bảo ai cũng được và muốn đóng góp cho buổi họp.
Bởi có 1 kiểu cách tham gia họp rất phổ biến trong mọi team là “tham gia bất cân xứng”. Những người đã phát biểu từ lúc bắt đầu họp thường sẽ tiếp tục nói đến cuối buổi, dần dần trở thành nói quá nhiều. Ngược lại những người im lặng từ đầu sẽ “tự cho mình đặc quyền” tiếp tục im lặng.
Nhiệm vụ của bạn – giống như host của buổi họp – là làm sao cho buổi meeting sôi nổi đều đặn và được đóng góp từ tất cả các thành viên. Cách làm hiệu quả ở đây là khi bắt đầu buổi họp, hãy dành 1 câu hỏi thăm đơn giản cho mỗi người, đặc biệt là với những người hay im lặng. Chỉ là 1 hành động nhỏ để bắt chuyện đầu giờ, đôi khi họ sẽ chỉ đáp “Dạ”, “Đúng rồi anh”, nhưng sau đó % thành viên này bắt đầu đóng góp cho buổi họp sẽ tăng đáng kể.
Simplify The Agenda – Tinh gọn agenda buổi meeting
Mỗi một buổi meeting, loại meeting hay loại hình doanh nghiệp sẽ có những agenda riêng biệt. Khó để đưa ra 1 agenda mẫu mực để bạn áp dụng hiệu quả tức thì. Việc của bạn là ít nhất phải thông báo cho những thành viên tham dự buổi meeting biết họ sẽ cần làm gì, cần chuẩn bị những thông tin gì. Nếu không sau buổi họp sẽ chẳng có thu hoạch gì đáng kể, nhân viên thì chẳng biết cuộc họp sẽ bàn tới những gì để tham gia thảo luận, còn bạn thì làm tốn thời gian cả đôi bên. Hoặc buổi họp sẽ giống như 1 buổi gặp mặt chỉ để than thở, tán gẫu, hoặc trao đổi qua lại chỉ của 2 thành viên nào đó.
Lý tưởng nhất là hãy nêu vấn đề lên meeting note hoặc agenda 1 ngày trước meeting để các bên có thời gian xem qua.
Và tất cả những thông tin cần phải có chú thích để những thành viên tham gia hình dung vấn đề sẽ được giải quyết như thế nào. Bạn có thể ghi chú cho mọi người như sau:
- Bàn về vấn đề còn tồn đọng của buổi meeting trước, và kết quả cho tới hôm nay.
- Ai sẽ trình bày những gì, ai sẽ ra quyết định trong buổi meeting này.
- Bắt đầu thảo luận và chốt vấn đề trong bao lâu.
- Tóm tắt và phản hồi trong bao lâu.
Stay Focused – Phải chốt được vấn đề sau meeting
Đây không phải là vấn đề nổi cộm trong việc họp hành ở doanh nghiệp, nhưng lại là vấn đề khó giải quyết: Họp mãi không chốt được gì. Vì bàn vấn đề này thì lại phát sinh vấn đề khác, nói đến việc này thì lại phụ thuộc việc khác phải ra quyết định.
Muốn chốt được quyết định trong 1 buổi họp, hãy chỉ quan tâm đến 1 thứ là METRICS.
Đây là 1 danh sách những chỉ số mà các thành viên trong cuộc họp cần phải tự đánh giá định kỳ, và là lý do của hầu hết các buổi họp. Ví dụ như doanh thu, lượt sales, lượt traffic, lượt follow kênh và tương tác, tỉ lệ nhân viên đăng ký chương trình team building… Gần như trong mỗi cuộc họp, nếu những chỉ số này không được thảo luận ngay từ đầu bởi những cá nhân chịu trách nhiệm thì hầu như buổi meeting sẽ đi chệch hướng, và rẽ sang 1 vấn đề khác.
Vậy nên, khi bắt đầu mỗi cuộc họp, hãy tiến đến những metrics này để khai thác vì nó trực quan và là vấn đề cần khai thác đầu tiên. Sau đó, bạn và team dần dần mở rộng buổi meeting bằng những câu hỏi liên quan: Ví dụ như:
- “Doanh thu tháng trước của chúng ta là…”
- “Vấn đề của chúng ta hiện tại là gì?”
- “Chúng ta cần làm gì trong tháng tiếp theo?”
Đồng thời, cũng đừng quên giải quyết những thông tin giao tiếp còn mù mờ trong team ở cuối buổi meeting. Ví dụ những điều mà bạn “tự hiểu, tự kết luận”, yêu cầu công việc chưa rõ ràng… Bạn hãy dùng những phút cuối buổi meeting này để cho những người tham gia có không gian nêu lên các thắc mắc của họ, giúp đồng bộ những rủi ro tiềm ẩn đâu đó trong team.
Khi việc gì cũng quan trọng, ưu tiên việc nào?
Kết
Tổ chức cuộc họp hiệu quả không chỉ giúp cắt giảm thời gian lãng phí mà còn thúc đẩy quyết định nhanh chóng và tăng hiệu suất làm việc của team. Công thức B-L-I-S-S, với 5 nguyên tắc cốt lõi, là chìa khóa để biến mỗi cuộc họp trở nên có giá trị, chỉ tập trung vào việc giải quyết vấn đề, và đảm bảo mỗi thành viên đều có cơ hội đóng góp. Việc áp dụng các bước này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, một agenda rõ ràng, và cam kết từ tất cả mọi người. Qua đó, không những cải thiện quản lý thời gian trong công ty mà còn tạo ra một môi trường làm việc năng động và hiệu quả, nơi mọi quyết định được chốt đúng hạn và đúng mục tiêu.
