Khái niệm timeline dự án (project timeline) thoạt nghe thì rất mới mẻ, nhưng thực ra đã được hình thành từ lâu. Timeline là hiển thị liệt kê các sự kiện theo thứ tự thời gian. Hình thức đầu tiên của timeline có tên gọi là harmonogram được phát minh bởi một kỹ sư Ba Lan tên Karol Adamiecki vào 1800, đã giúp sản lượng trong các nhà máy cán kim loại, cửa hàng máy móc, hóa chất, khai thác mỏ… tăng vọt từ 100% lên 400%, gây được tiếng vang lớn. Hình thức xây dựng lịch trình này cho dự án có thực sự hiệu quả như vậy không? Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn:
- Hình dung rõ hơn timeline dự án là gì.
- Hiểu rõ vì sao dự án không đáp ứng timeline đã thiết lập.
- Khắc phục tình trạng dự án trượt tiến độ.
Timeline dự án (project timeline) có phải là lịch trình dự án không?
Lịch trình dự án (project schedule) là một thành tố thiết yếu trong bản kế hoạch dự án để chuẩn bị cho giai đoạn thực thi. Nó cho biết những việc cần hoàn thành, các tài nguyên thực hiện công việc và khung thời gian cần hoàn thành công việc. Timeline mà chúng ta sắp tìm hiểu cũng tương tự như lịch trình của dự án, nhưng tập trung làm rõ hơn mối quan hệ ràng buộc về thời hạn hoàn thành các công việc trong dự án. Nói cách khác, bạn có thể xem timeline là phần cốt lõi trong lịch trình dự án, tập trung phát thảo chi tiết về thời hạn, và được trình bày trên một biểu đồ theo timeline.
Như vậy, timeline dự án có thể được định nghĩa như là một danh sách trực quan các công việc, các cột mốc có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, được sắp xếp theo thứ tự thời gian theo chiều ngang từ trái sang phải, cho phép người quản lý xem toàn bộ công việc cần hoàn thành trong dự án một cách trực quan.
Dự án của bạn có cần một timeline không?
Một timeline được xây dựng hiệu quả và dễ hiểu đối với các thành viên dự án sẽ mang lại các lợi ích như sau:
1. Cái nhìn toàn diện về dự án:Cho phép quản lý tiến độ dự án bao quát hơn với các mốc quan trọng của dự án. Từ đó, người quản lý có thể chủ động xác định bất kỳ rào cản hoặc cơ hội trước khi dự án bắt đầu, giao việc hiệu quả, theo dõi các phát sinh, thay đổi nếu có trong lúc thực hiện dự án.
2. Theo dõi thời điểm ra mắt sản phẩm: Ở một số dự án, sản phẩm cần được hoàn thành và ra mắt thị trường vào thời điểm thích hợp để đáp ứng các điểm quan trọng trên thị trường, góp phần vào thành công của sản phẩm. Timeline giúp bạn tính toán và theo dõi ngày tới hạn của dự án để không bỏ lỡ thời điểm trên.
3. Tạo động lực, thúc đẩy năng suất: Thời hạn đóng vai trò như một động lực hoặc một áp lực tích cực trong việc giúp nhân viên hoàn thành công việc. Bởi trên thực tế, đã có bằng chứng cho thấy nếu không có thời hạn, phần lớn chúng ta sẽ có xu hướng không hoàn thành công việc, hoặc hoàn thành với năng suất thấp. Bằng việc hoàn thành từng mắt xích của dự án, sự phụ thuộc giữa các công việc và tiến độ chung của dự án sẽ được đảm bảo.
4. Giữ mọi thứ đi đúng hướng: Thời gian là một trong số các yếu tố mà phạm vi dự án đã tạo ra ranh giới khi lập kế hoạch dự án. Với số lượng công việc, tài nguyên, chi phí nhất định, dự án sẽ đi theo tiến độ trên timeline dự án. Một biến số thay đổi như thời hạn của sản phẩm đầu ra khiến các yếu tố còn lại xê dịch khác với kế hoạch ban đầu, điều này sẽ dẫn đến scope creep.
7 sai lầm phổ biến trong quản lý phạm vi dự án và cách phòng ngừa
3 bước đơn giản tạo nên một timeline dự án
Công việc, các mốc quan trọng, thời hạn, thứ tự ưu tiên và sự phụ thuộc là các thành phần chính của một timeline dự án. Nhưng làm sao để trực quan tất cả tại một nơi, dù đó là trên một trang giấy, một bảng tính trực tuyến hay trên một phần mềm quản lý dự án? Tùy theo mức độ phức tạp và đặc thù của dự án, chúng tôi gợi ý 3 bước chính sau giúp bạn thiết lập được thành phần cốt lõi của lịch trình dự án.
Trước tiên, hãy xác định phạm vi dự án, 1 trong 8 bước đã được đề cập trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Hoàn thành bước này, bạn đã vạch rõ được mục tiêu, sản phẩm đầu ra, toàn bộ công việc bằng WBS (Work Breakdown Structure), các loại trừ và hạn chế của dự án. Xác định những công việc nào được yêu cầu ngay từ đầu sẽ không chỉ giúp bạn tạo một timeline thực tế hơn, mà còn giúp bạn chủ động giải quyết vấn đề mất kiểm soát phạm vi. Tiếp theo, bạn lần lượt thực hiện:
8 thành phần quan trọng của bản kế hoạch dự án và cách tối ưu quỹ thời gian lập kế hoạch
1. Ước tính thời hạn cho dự án & cho từng công việc
Bạn đã có một danh sách hoàn thiện về các chi tiết phải làm trong dự án của mình. Tại bước này, bạn cần ước tính thời gian cần thiết cho mỗi đầu việc. Ngoài việc cân bằng cho team đủ thời gian để hoàn thành từng công việc và duy trì thời hạn từng công việc này phù hợp với khung thời gian chung, bạn có thể tính toán hiệu quả hơn bằng cách:
- Tham khảo ý kiến các chuyên gia hoặc người đã có kinh nghiệm về việc ước tính thời gian phổ biến cần thiết để hoàn thành 1 công việc nhất định.
- So sánh với các dự án tương đương, dự đoán 1 công việc nên được làm trong bao lâu mà không có phát sinh, thay đổi như tiền lệ nếu có.
2. Ưu tiên thứ tự, lập bản đồ phụ thuộc
Trong dự án, có thể có các công việc được thực hiện đồng thời, riêng biệt, nhưng cũng sẽ có các công việc phụ thuộc vào việc hoàn thành các công việc khác. Có 4 loại phụ thuộc phổ biến nhất cho hai công việc liên quan như sau:
- Finish to Start (FtS): Kết thúc để bắt đầu, nghĩa là một công việc không thể bắt đầu cho đến khi một công việc khác được hoàn thành. Ví dụ như, nhiệm vụ “Phê duyệt thiết kế” phải hoàn thành trước khi nhiệm vụ “Thực hiện thu mua nguyên liệu xây dựng” bắt đầu. Đây được cho là loại phụ thuộc phổ biến nhất trong xây dựng và quản lý timeline dự án.
- Finish to Finish (FtF): Kết thúc để kết thúc, tức là một công việc không thể kết thúc cho đến khi một công việc khác được hoàn thành. Trường hợp phụ thuộc này thường thấy ở các công việc lớn khi được phân tách thành các công việc thực thi để thực hiện. Dễ thấy như, công việc “Thanh toán khách hàng” phải kết thúc để hoàn thành công việc “Thanh lý hợp đồng”.
- Start to Start (StS): Bắt đầu để bắt đầu, được hiểu là công việc này không thể bắt đầu trước khi công việc kia bắt đầu. Bạn có thể thấy loại phụ thuộc này ở trường hợp của một dự án xây dựng, nhiệm vụ “Lắp đặt hệ thống điện” phải bắt đầu thì nhiệm vụ “Lắp đặt hệ thống điều hòa” mới được bắt đầu.
- Start to Finish (StF): Bắt đầu để kết thúc, là loại phụ thuộc ít phổ biến nhất, nghĩa là công việc này phải bắt đầu thì công việc kia mới được hoàn thành. Một ví dụ cho loại phụ thuộc này là, khi nào nhóm vận chuyển bắt đầu công việc của mình thì nhiệm vụ bàn giao của nhà kho mới được hoàn thành.
Trưởng dự án cần lựa chọn và sắp xếp công việc theo thứ tự, xác định các công việc phụ thuộc theo 4 loại trên. Đây cũng là lúc người quản lý bắt đầu cân nhắc để giao việc cho nhân viên của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi đã vạch ra các yếu tố phụ thuộc tiềm ẩn trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, tránh gây tồn đọng. Đồng thời, nó thông báo trước cho các thành viên trong team biết trước có thành viên khác sẽ đợi họ hoàn thành một công việc, từ đó có thể lập kế hoạch lịch trình cá nhân cho phù hợp.
3. Đánh dấu các mốc quan trọng
Các mốc quan trọng có thể là ngày tháng, sự kiện, sản phẩm cụ thể hoặc bất kỳ điều gì có thể đo lường được để theo dõi tiến độ. Những cột mốc này đóng vai trò là điểm kiểm tra và chuyển giao thiết yếu, đặc biệt nếu dự án được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau. Bởi vì nó thể hiện cho sự tiến bộ, những thành tựu nhỏ để tiến tới mục tiêu cuối cùng.
Sau khi ghi chú các cột mốc, bạn hãy tích hợp các thành phần trên và trực quan hóa toàn bộ thành một timeline dự án. Một ví dụ hoàn thiện cho timeline của dự án Ra mắt sản phẩm mới sẽ giống như hình bên dưới, với 5 công việc chính do 5 thành viên phụ trách, và 1 cột mốc, với các mũi tên liên kết thể hiện sự phụ thuộc giữa 2 công việc:
Bạn có thể chọn bất cứ hình thức nào để xây dựng timeline. Nhưng hãy cân nhắc về việc sử dụng một phần mềm quản lý dự án. Nói như vậy là bởi lợi ích được đề cập đến nhiều nhất của công cụ này là khả năng ước tính chính xác timeline dự án.
Trong báo cáo nghiên cứu thị trường phần mềm quản lý dự án, 60% trong tổng số 400 nhà quản lý dự án cho rằng các phần mềm quản lý mà họ sử dụng đang giúp họ lên lịch trình tốt hơn khi không sử dụng.
– Capterra, Project Management Software Market Research Report, 2021.
Dự án không đáp ứng timeline, làm sao khắc phục?
Một thách thức lớn đối với việc xây dựng và quản lý timeline dự án là việc thuyết phục các bên liên quan rằng mọi lịch trình đều không chính xác. Harvard Business Review tiết lộ một sự thật trong quản lý dự án rằng, hầu hết các nhà quản lý không biết chắc được khi nào dự án sẽ hoàn thành, nên phần lớn họ thường không đưa ra cảnh báo về việc dự án của họ sắp trễ thời hạn.
Một phần nguyên nhân của điều này đến từ việc timeline dự án được thiết lập nhưng không phát huy tác dụng. Dưới đây là các lý do phổ biến khiến timeline bạn thiết lập mắc phải sai lầm:
1. Thời hạn không mạch lạc: Thời hạn dự án và khối lượng công việc cần được công bố, thống nhất mạch lạc và được dùng như một phương tiện giao tiếp cho tất cả các bên liên quan. Yếu tố mạch lạc và rõ ràng này thúc đẩy động lực cho các bên, tránh sự ngấm ngầm tự hiểu khi thực thi.
2. Thực hiện thiếu nghiêm túc: Tình trạng các thành viên trong dự án liên tục gia hạn thời hạn công việc cũng là một nguyên nhân gây trì trệ cho thời hạn chung của dự án.
3. Thiếu tầm nhìn vào khối lượng công việc: Nếu quá lạc quan hoặc bi quan vào tổng thời lượng dự án, người quản lý có xu hướng thiết lập deadline cho một vài công việc thiếu thực tế, hoặc quá dài, hoặc quá ngắn. Tạp chí nghiên cứu người tiêu dùng của Oxford Academic đã kết luận rằng độ dài của deadline ảnh hưởng đến tầm quan trọng và tính cấp bách của một công việc nhất định, dẫn đến sự trì hoãn thực thi công việc.
4. Bỏ quên ưu tiên công việc: Dự án sẽ bị kéo rê nếu tất cả các công việc được thực hiện cùng một lúc, với cùng một mức độ nỗ lực mà không có thứ tự ưu tiên trước sau.
5. Không thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi: Nếu thiếu thiết lập này, các thay đổi diễn ra trong lúc thực thi dự án sẽ không được kiểm soát, dẫn đến việc không tuân thủ baseline (đường cơ sở) của dự án.
Để khắc phục 5 sai lầm trên, chúng tôi gợi ý bạn thực hiện các cách sau:
1. Làm rõ thời hạn và mục tiêu của dự án: Mục tiêu và thời hạn cần được thống nhất và thông báo rõ ràng đến các bên liên quan. Một vài mẹo nhỏ ở đây là:
- Truyền đạt các kỳ vọng về kết quả trước khi giao việc và ủy quyền.
- Đảm bảo giao tiếp thường xuyên để cập nhật về tiến độ và tiếp nhận các yêu cầu bổ sung.
- Đưa ra lời khen ngợi đúng lúc, hỗ trợ hoặc phản hồi sau khi công việc hoàn thành.
2. Ưu tiên công việc: Một phương pháp để thiết lập ưu tiên công việc là dựa trên hai yếu tố quan trọng và khẩn cấp theo ma trận Eisenhower với thứ tự sau:
- Nhóm ưu tiên số 1 – Quan trọng và khẩn cấp: Bao gồm các công việc tối quan trọng, cần xử lý ngay.
- Nhóm ưu tiên số 2 – Quan trọng, nhưng không khẩn cấp: Gồm những công việc ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn mà bạn nên dành thời gian tối đa để hoàn thành.
- Nhóm ưu tiên số 3 – Không quan trọng, nhưng khẩn cấp: Là nhóm công việc khiến bạn cảm thấy bắt buộc phải làm chúng một cách khẩn cấp, nhưng không đóng góp cho mục tiêu dài hạn. Do đó, những nhiệm vụ này nên được ủy quyền hoặc nhờ giúp đỡ, sau đó cần thực hiện kiểm tra, phản hồi kịp thời.
- Nhóm ưu tiên số 4 – Không quan trọng, cũng không khẩn cấp: Lời khuyên cho nhóm công việc này là thực hiện hay không thực hiện đều được, nhưng nếu bạn đang không có nhiều thời gian, chúng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi kế hoạch.
3. Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi: Đối mặt và kiểm soát thay đổi là yếu tố quan trọng trong quản lý bất kì khía cạnh nào của dự án. Timeline cũng không ngoại lệ. Nhưng trước tiên, người quản lý dự án cần thực hiện đánh giá tiến độ thường xuyên để bám sát timeline thực tế của dự án. Khi có bất kì phát sinh nào, tiến hành đánh giá sự thay đổi, đưa ra quyết định và tiến hành các thay đổi theo quy trình.
4. Chấp nhận sự không hoàn hảo: Tất cả những gì nằm trong kế hoạch đều khó có thể chính xác tuyệt đối. Nếu bạn không thể chấp nhận sự không hoàn hảo và luôn chăm chú vào các lỗi sai hoặc công việc còn sót lại, bạn sẽ không thể di chuyển đến các cột mốc và công việc tiếp theo được. Đôi khi, điều quan trọng là hãy cứ hoàn thiện công việc ở một mức độ vừa phải để tiến độ được đảm bảo. Sau một thời gian góp nhặt kinh nghiệm, có thể bạn sẽ quay lại cải thiện các thiếu sót ấy dễ dàng hơn.
Khi việc gì cũng quan trọng, ưu tiên việc nào?
Kết
Tổ chức và tuân thủ timeline dự án đóng vai trò quan trọng trong thành công của một dự án khi nó tăng cường hiệu quả cho việc quản lý tiến độ dự án và thúc đẩy năng suất công việc.. Nhưng đó vẫn chưa phải là tất cả những gì người quản lý dự án cần làm, bởi các sai lầm và cạm bẫy tiềm ẩn có thể diễn ra bất kỳ lúc nào trong lúc thực thi theo timeline. Điều quan trọng là phải thận trọng theo dõi các vấn đề phát sinh, sẵn sàng giải quyết chúng một cách nhanh chóng và triệt để. Đi kèm với đó là việc luôn tìm và áp dụng những tiến bộ trong công nghệ về khả năng hiển thị liên tục, trực quan, khách quan và dễ dàng chỉnh sửa, điều hỗ trợ việc quản lý timeline một cách nhất quán hơn.
