Trong bối cảnh thị trường thay đổi liên tục như hiện tại, việc quản lý dự án nói chung, quản lý phạm vi nói riêng đã trở thành một nghệ thuật kết hợp giữa sự chính xác, kỷ luật và sự sáng tạo, linh động. Điều này đòi hỏi khả năng xác định phạm vi một cách chi tiết nhưng cũng cần đảm bảo sự thích ứng đối với thay đổi trong giai đoạn thực thi. Nhờ vậy, người quản lý dự án có thể phát hiện sai lầm để đưa ra phương pháp ngăn chặn scope creep hiệu quả. Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn:
- Hiểu rõ scope creep xảy ra khi nào.
- Phân tích các lỗi thường gặp khi quản lý phạm vi trong dự án.
- Đề xuất 3 bước phòng ngừa scope creep.
Hiểu thế nào về khái niệm phạm vi dự án (project scope)?
PMI định nghĩa quản lý phạm vi dự án (project scope) là việc đảm bảo tất cả các công việc cần thiết và chỉ những công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Hiểu theo cách đơn giản hơn, bạn có thể xem phạm vi dự án như một ranh giới được thiết lập cho dự án, nhằm xác định chính xác mục tiêu, thời hạn, sản phẩm đầu ra của dự án. Bằng cách bảo vệ ranh giới này, bạn có thể đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án mà không bị chậm trễ thời hạn, vượt ngân sách.
Ngược lại, bất kỳ công việc nào không hỗ trợ cho nhu cầu của dự án đều nằm ngoài ranh giới. Nếu không có sự cho phép và các phương pháp kiểm soát chặt chẽ, các công việc này gây nên tình trạng mất kiểm soát phạm vi dự án (scope creep).
Khái niệm này nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng lại là bài toán nan giải của phần lớn nhà quản lý dự án.
Báo cáo Pulse of the Profession năm 2018 cho thấy có đến 52% tổng số dự án hoàn thành trong năm đã trải qua việc thay đổi phạm vi hoặc mất kiểm soát phạm vi (scope creep). Con số này đã tăng đáng kể so với mức 43% được báo cáo vào năm 2013.
Một lưu ý nữa trong quản lý phạm vi dự án là cần phân biệt hai khái niệm phạm vi dự án và phạm vi sản phẩm:
- Phạm vi sản phẩm mô tả các mức độ, tính năng, đặc điểm chính của sản phẩm mà dự án sẽ cung cấp, là một phần trong phạm vi dự án.
- Phạm vi dự án bao gồm tất cả các công việc, quy trình, phương pháp cần thiết để tạo ra phạm vi sản phẩm.
Nếu còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, người quản lý sẽ có khả năng thiếu sót và không tách biệt được các hoạt động trong quá trình xác định phạm vi dự án.
Sau khi hiểu và xác định được phạm vi dự án, người quản lý cần một phương tiện để giao tiếp và làm kim chỉ nam cho các bên liên quan. Phương tiện này được gọi là bản mô tả phạm vi dự án. Tùy thuộc vào nhu cầu của từng dự án, bản mô tả phạm vi thông thường bao gồm các thông tin chính như tên dự án, bảng phân tích tất cả các công việc, sản phẩm bàn giao, ràng buộc và loại trừ của dự án.
Liệu có thể bỏ qua bước xác định phạm vi dự án?
Câu trả lời là không. Xác định phạm vi là bước thiết yếu trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Dưới đây là một số lý do tại sao người quản lý không thể xem nhẹ việc xác định và quản lý phạm vi:
- Cung cấp thông tin thiết yếu cho các bên liên quan: Bản mô tả phạm vi đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rõ ranh giới của dự án. Ví dụ, trước khi nhà đầu tư cho dự án quyết định tiếp tục tài trợ, họ cần nắm rõ một số thông tin như bạn sẽ cung cấp sản phẩm gì, giá thành bao nhiêu, thời hạn giao sản phẩm, số lượng nhân lực thực hiện hoàn thành sản phẩm…
- Định nghĩa những gì cần phải chuẩn bị để thực thi dự án: Phạm vi dự án giúp bạn thực hiện đủ các yêu cầu từ các bên liên quan khi đã hiểu rõ mục tiêu dự án, thiết lập ngân sách và lập kế hoạch tài nguyên hợp lý. Từ đó, bạn có thể xây dựng được quy trình cho các yêu cầu thay đổi, giảm nguy cơ xảy ra các rủi ro đối với dự án.
- Là công cụ quản lý kỳ vọng, giúp nhận được sự đồng thuận từ các bên: Tất cả đội ngũ và các bên liên quan cần đi đến một thỏa thuận về phạm vi hợp lý với tiềm lực, nỗ lực hiện tại để tất cả đều hướng tới cùng một tầm nhìn.
8 thành phần quan trọng của bản kế hoạch dự án và cách tối ưu quỹ thời gian lập kế hoạch
Vì sao scope creep vẫn xảy ra sau khi đã xác định phạm vi?
Bạn có một bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh, trong đó đã xác định phạm vi ở nhiều phương diện, như lịch trình, ngân sách, sản phẩm đầu ra, thời hạn hoàn thành. Song, trong quá trình thực thi, các yêu cầu của dự án vượt ra ngoài kế hoạch ban đầu mà không được kiểm soát khéo léo thì dự án vẫn rơi vào tình trạng scope creep.
7 sai lầm phổ biến nhất dẫn đến tình trạng scope creep bao gồm:
1. Xác định phạm vi mơ hồ
Việc xác định phạm vi dự án thiếu rõ ràng và chi tiết tương tự như việc thiết lập mục tiêu không theo nguyên tắc SMART Goals. Theo AST Group, đây được cho là một trong số 10 nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của dự án. Một phạm vi thiếu các tài liệu hướng dẫn, số liệu cụ thể, thời hạn, sự phân tách công việc chi tiết, danh sách kiểm tra hoặc các hình ảnh trực quan sẽ dẫn đến sự mơ hồ. Sự mơ hồ này thông thường dẫn đến 2 hướng giải quyết trong quá trình thực thi:
- Người phụ trách sẽ giải thích yêu cầu công việc và giải quyết công việc theo những gì họ hiểu và cho là đúng.
- Người phụ trách làm rõ phạm vi bằng cách đưa ra các yêu cầu giải đáp đến các bên liên quan. Phần trăm của việc giải thích không đúng và thay đổi phạm vi lúc này là rất cao.
Hướng giải quyết nào cũng tiềm ẩn những rủi ro dẫn đến scope creep rất cao.
2. Thiếu ưu tiên công việc
Ở một vài dự án, nếu tất cả các công việc được kết hợp và triển khai đồng thời mà không có sắp xếp ưu tiên, việc thực hiện dự án có thể sẽ kéo dài hoặc vượt ngân sách. Nếu cân bằng được giữa hai yếu tố về chất lượng sản phẩm cuối cùng có thể bàn giao và các giới hạn về mặt thời gian, tài nguyên, ngân sách của dự án, thì việc ưu tiên cho phép dự án của bạn thực hiện nhiều công việc có giá trị hơn với ít nỗ lực hơn.
Khi việc gì cũng quan trọng, ưu tiên việc nào?
3. Quá nhiều bên đưa ra quyết định
Giống như trong một dàn nhạc có nhiều nhạc trưởng, một team không xác định được ai là người đưa ra quyết định sẽ dẫn đến quá trình quyết định và phê duyệt bị ảnh hưởng khi các kế hoạch giữa các bên mâu thuẫn.
4. Phát sinh nhiều yêu cầu không được kiểm soát
Khách hàng có khả năng đưa ra thêm các yêu cầu cho dự án của bạn để tận dụng tối đa khoản chi. Hoặc ở một vài trường hợp khác trong lĩnh vực phần mềm, các dự án đòi hỏi nhiều thời gian nghiên cứu và học tập hơn, dẫn đến những yêu cầu mới không nằm trong hợp đồng. Nếu các thành viên phụ trách trong dự án chỉ liên tục tiếp nhận và thực thi theo các yêu cầu mới mà không tuân thủ theo quy trình kiểm soát thay đổi nào, có thể dự án sẽ phải kéo dài thời hạn, sai lệch mục tiêu ban đầu.
5. Thiện chí của các thành viên trong dự án
Một sai lầm thường hiện hữu trong nhiều dự án nhưng hiếm khi được nhận ra, là đôi khi các thành viên dự án có thiện chí cho rằng sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu quan trọng nhất. Nên họ ngấm ngầm hoàn thành các công việc phụ phục vụ cho mục tiêu mà không nghĩ các tiểu tiết sẽ dẫn đến nhiều ảnh hưởng nghiêm trọng liên quan đến lợi nhuận, thời hạn hoàn thành sau cùng.
6. Sự vắng mặt của các bên liên quan
Các nhà tài trợ, bên tư vấn hoặc người quản lý thường bận rộn với khối lượng công việc lớn. Đôi lúc, chính họ cũng không biết rằng mình đang không nắm được tiến độ, tình trạng của dự án và không nhận được thông tin báo cáo thường xuyên về dự án ở mức độ hợp lý. Điều này dần dần làm cho các bên liên quan không còn quan tâm đến dự án, và họ có xu hướng nhường quyền quyết định dự án cho team hoặc một cá nhân. Có thể thấy, các bên liên quan càng ít quan tâm và thể hiện sự rời rạc trong quá trình thực thi, khả năng trễ hạn một cột mốc nào đó hoặc mất kiểm soát phạm vi càng cao.
7. Độ dài của dự án
Các bài nghiên cứu cho thấy rằng, dự án càng dài thì khả năng xảy ra mất kiểm soát phạm vi càng lớn. Vì khi các dự án chạy càng lâu, các bên liên quan càng có nhiều thời gian để tinh chỉnh ý tưởng, tính năng và các yêu cầu bổ sung của họ để so sánh với đối thủ cạnh tranh hoặc đơn giản là muốn dự án thay đổi.
3 bước trọng tâm ngăn chặn scope creep
Không phải tất cả các trường hợp mất kiểm soát phạm vi đều dẫn đến các tác hại đáng lo ngại. Ở một vài dự án đặc thù, việc thay đổi phạm vi có thể giúp cải thiện khả năng giữ chân khách hàng, giúp dự án tăng doanh thu nếu đáp ứng các yêu cầu mới từ khách hàng. Ngoài ra, nó còn đảm bảo tính tương thích, linh hoạt với thị trường, tối ưu hóa các quy trình của team. Nhưng người quản lý cần tỉnh táo để nhận ra rằng, các lợi ích hoặc các thành tố dẫn đến lợi ích đó đã được thỏa thuận trong phạm vi ban đầu hay chưa. Nếu chưa, tất cả các dấu hiệu liên quan đến scope creep có thể được ngăn chặn theo các bước sau:
1. Nhấn mạnh và truyền đạt về bản mô tả phạm vi
Giải pháp này giúp bạn ngăn chặn sai lầm xác định phạm vi mơ hồ, không cụ thể. Phạm vi của bạn cần được làm rõ thông qua việc thiết lập mục tiêu, sản phẩm đầu ra, lịch trình, ngân sách, tài nguyên, khối lượng công việc. Bạn có thể tham khảo 8 bước lập kế hoạch dự án để thực hiện chi tiết. Cần lưu ý ở quá trình xác định phạm vi này, điểm mấu chốt là phải có một WBS (Work Breakdown Structure) – Cấu trúc phân chia công việc đủ chi tiết để phân tách các công việc từ mục tiêu, sau đó phân bổ tài nguyên cho công việc và thời gian cần có để thực hiện.
Sau cùng, người quản lý có thể tổ chức một cuộc họp để thống nhất về phạm vi, và đảm bảo mỗi thành viên trong dự án đều đã nắm rõ và đang ở trong ranh giới phạm vi.
2. Giao tiếp thường xuyên
Để giải quyết sai lầm thiếu ưu tiên công việc, người quản lý cần tham khảo ý kiến của tất cả các bên liên quan để quyết định công việc hoặc cột mốc nào là quan trọng nhất.
2 yếu tố cần cân nhắc khi quyết định một công việc ưu tiên là tính quan trọng và tính khẩn cấp của nó. Đặc thù của dự án sẽ quyết định công việc nào quan trọng, và timeline dự án sẽ quyết định đâu là công việc khẩn cấp. Từ đó, người quản lý có thể phân chia tất cả công việc trong dự án thành 4 nhóm bao gồm:
- Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp.
- Nhóm quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Nhóm không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Nhóm không quan trọng cũng không khẩn cấp
Và thực hiện các ưu tiên theo thứ tự. Nếu có phát sinh các yêu cầu bổ sung từ khách hàng thì dự án cũng tự tin rằng team đã hoàn thành xong các công việc có tính quan trọng cao nhất. Đồng thời, nhờ có danh sách ưu tiên này, một khi scope creep đe dọa dự án, bạn có thể cắt giảm các công việc hoặc sản phẩm bàn giao không cần thiết.
Song song với đó, thực hiện giao tiếp thường xuyên còn giải quyết được vấn đề tiến độ để đảm bảo dự án luôn đúng thời hạn, không bị kéo rê. Hãy thực hiện lên lịch trình cho dự án và xây dựng các hình thức báo cáo tiến độ thường xuyên tại một không gian quản lý công việc, giúp theo dõi được mức độ hoàn thành và các công việc đang chặn làm tắc nghẽn dự án.
Việc phản hồi với khách hàng cũng là điều quan trọng, nhưng phản hồi liên tục và không có trật tự hẳn nhiên sẽ dẫn đến các hệ lụy không tốt và kéo theo việc phát sinh yêu cầu bổ sung. Người quản lý cần cung cấp các ước tính cho công việc bổ sung và đưa ra phân tích về chi phí, tài nguyên, thời gian. Sau đó có thể chủ động đưa ra các đề xuất cho khách hàng đâu là yếu tố thực sự cần thay đổi.
7 gợi ý giao tiếp giúp thành viên dự án tìm được tiếng nói chung
3. Xây dựng phương pháp quản lý
Tiếp nhận sự thay đổi, đánh giá và quyết định hành động một cách có hệ thống là điều cần thiết để kiểm soát sự thay đổi xảy ra trong dự án. Quy trình kiểm soát thay đổi bao gồm các bước cần thiết:
- Tiếp nhận yêu cầu thay đổi.
- Đánh giá thay đổi so với phạm vi dự án.
- Lên phương án triển khai.
- Thực hiện sự thay đổi và giám sát thực thi.
Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như RACI để xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi, ai là người ra quyết định cho sự thay đổi, ai chỉ được tư vấn về các yêu cầu thay đổi, và ai chỉ được nắm thông báo.
Ngoài ra, hãy giữ cho dự án tập trung và càng ngắn càng tốt. Nếu dự án dài, cách làm ở đây là phân tách dự án thành các tiểu dự án, hoặc các giai đoạn, cột mốc nhỏ hơn. Rõ ràng, việc xử lý một dự án ngắn hạn để hoàn thành, sau đó bàn giao và di chuyển đến dự án tiếp theo sẽ hiệu quả hơn rõ rệt trong việc duy trì động lực đội cho team và nắm được kết quả của từng đầu việc.
Quản lý dự án: Từ kế hoạch đến thực thi hiệu quả
Kết
Quản lý phạm vi dự án là một nhiệm vụ tuy phức tạp, nhưng cũng đầy tiềm năng khi là mảnh đất cho sự thích nghi và linh động được thể hiện. Nếu được kiểm soát và ngăn chặn đúng cách, mất kiểm soát phạm vi không nhất thiết sẽ làm dự án của bạn thất bại, thậm chí, nó có thể dẫn đến một kết quả dự án ngoài mong đợi. Ngoài các lưu ý trên về các sai lầm và cách ngăn chặn sai lầm, bạn cần nắm rõ chìa khóa để quản lý phạm vi dự án thành công là tìm ra sự cân bằng giữa thiết lập ranh giới và khuyến khích khám phá ngoài ranh giới.
