Trong những năm gần đây, khái niệm “nền kinh tế dự án” (project economy) bắt đầu xuất hiện. Tinh thần quản lý dự án từ đây trở thành động lực thúc đẩy cách thức thực hiện công việc, hiện thực hóa các mục tiêu để mang lại giá trị. Nhu cầu quản lý dự án và quản lý công việc tăng lên đáng kể. Cùng với đó, bối cảnh kinh tế phức tạp hiện tại đang tạo ra các áp lực về thời gian và chất lượng sản phẩm cho mỗi dự án. Làm sao để tăng cường cộng tác và thúc đẩy hiệu suất giúp tránh lãng phí trong quản lý dự án đã trở thành thách thức chung cho mọi nhà quản lý.
Để hỗ trợ các nhà quản lý trên hành trình này, chúng tôi đã tổng hợp 4 chủ đề chính trong bài viết hôm nay, với các nội dung:
- Lập kế hoạch dự án.
- Thực thi dự án.
- Các kỹ năng lãnh đạo bổ trợ cho quá trình quản lý.
- Vai trò và hướng dẫn áp dụng công nghệ vào quản lý dự án trong thời kỳ số.
I. Lập kế hoạch dự án và tối ưu quỹ thời gian lập kế hoạch
Sau khi phát thảo mục tiêu, kêu gọi tài trợ hay hình thành đội hình cốt lõi, người quản lý bước vào giai đoạn lập kế hoạch dự án. Đây là quá trình tạo ra một lộ trình triển khai chi tiết, xác định phạm vi, các ưu tiên và tài nguyên cần phân bổ, dự trù ngân sách dự án… Nhờ các tính toán chi tiết cho các thành tố quan trọng này, bạn cũng có thể dự báo rủi ro và phát sinh nếu có trong giai đoạn thực thi. Một số thiết lập cơ bản bạn có thể điểm qua ở giai đoạn này như:
- Thiết lập phạm vi dự án, tránh các sai lầm dẫn đến scope creep: Tại đây, bạn xác định các ranh giới chính xác cho việc triển khai dự án, bao gồm mục tiêu chi tiết thế nào, thời hạn ra sao, sản phẩm đầu ra là gì… Nhờ có ranh giới này, các bên liên quan và thành viên đội nhóm chỉ đảm nhận và triển khai những công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Ngược lại, dự án sẽ rơi vào tình trạng scope creep (mất kiểm soát phạm vi). Tham khảo tại 3 bước trọng tâm để thiết lập phạm vi hiệu quả hơn và ngăn chặn scope creep.
- Xây dựng timeline dự án: Đây là phương thức phổ biến để quản lý lịch trình cho dự án. Timeline dự án trực quan hoá các công việc sắp được triển khai trên một dòng thời gian, tập trung phát thảo chi tiết về thời hạn công việc và đánh dấu các mốc quan trọng… Khi có cái nhìn toàn diện về dự án như vậy, trưởng dự án sẽ dễ dàng sâu sát việc quản lý tiến độ dự án hơn và đảm bảo cho công việc không chệch khỏi định hướng. Hãy bắt đầu với việc ước tính thời hạn, lập bản đồ công việc phụ thuộc và ghi dấu các cột mốc, người quản lý đã xây dựng được một timeline dự án hoàn chỉnh. Kết hợp với phần mềm quản lý dự án sẽ giúp nhà quản lý tối ưu thời gian cập nhật các thay đổi trên timeline.
- Lập kế hoạch tài nguyên với các kỹ thuật tối ưu: Sau khi timeline dự án được xây dựng, lập kế hoạch tài nguyên giúp bạn phân bổ nhân lực, công cụ, nguyên vật liệu… cần thiết vào từng công việc. Các kỹ thuật tối ưu trong bài viết cũng sẽ hỗ trợ bạn phần nào tránh được tình trạng thiếu hụt hay sở hữu chồng chéo.
- Lập kế hoạch trong bao lâu là vừa đủ: Với các lợi ích đáng kể của hoạt động lập kế hoạch, trên thực tế, một số trưởng dự án có xu hướng dành nhiều thời gian để lập kế hoạch trước khi chuyển sang giai đoạn thực thi. Một số khác lại muốn rút ngắn thời gian lập kế hoạch vì cho rằng hoạt động lập kế hoạch chi tiết ở giai đoạn quá sớm không khác gì “thầy bói xem voi”.
Điều này cũng tạo ra các thách thức nhất định cho người quản lý khi không biết lập kế hoạch dự án trong bao lâu là thích hợp. Hiểu một cách đơn giản, câu hỏi thách thức ở đây là làm sao biết được chúng ta đã hoàn tất việc lập kế hoạch hay chưa. Để trả lời, người quản lý cần hiểu rõ đâu là các giá trị cốt lõi của một bản kế hoạch và tìm ra phương thức cân bằng tỉ lệ thời gian giữa lập kế hoạch so với thực thi.
II. Thực thi dự án như thế nào để thu hẹp execution gap?
Thực thi dự án được cho là giai đoạn dài nhất cũng như phức tạp nhất trong toàn bộ tiến trình quản lý dự án. Trở ngại lớn nhất mà đa số chúng ta sẽ gặp phải tại giai đoạn này là quá trình triển khai công việc không đáp ứng được các mục tiêu được thiết lập ban đầu. Nó tạo ra một khoảng cách, được gọi là execution gap.
Trên thực tế, sự thành công của quá trình thực thi dự án không chỉ phụ thuộc vào năng lực của người trưởng dự án, mà phần lớn đến từ năng lực của đội ngũ. Qua đó, các yếu tố như quản lý hiệu quả công việc của đội nhóm, cộng tác giữa các cá nhân và phòng ban, tích lũy và chia sẻ kiến thức trong tổ chức, tháo gỡ các nút thắt gây tắc nghẽn tiến trình thực thi, phương thức ra quyết định hiệu quả trong tổ chức… trở nên cực kỳ cần thiết và cần được thực hiện đúng.
- Thúc đẩy hiệu quả, hiệu suất và năng suất của đội nhóm: Khi áp lực về sự cạnh tranh trên thị trường cùng các yêu cầu khác nhau từ các bên hữu quan ngày càng gia tăng, các trưởng dự án thường gặp áp lực về việc rút ngắn tốc độ triển khai. Làm thế nào để thúc đẩy tiến độ mà không cần phải hy sinh chất lượng, hãy cùng tìm hiểu về 3 yếu tố tác động đến tiến độ và chất lượng dự án: hiệu suất, năng suất và hiệu quả của đội nhóm.
- Quản lý hiệu suất công việc của các thành viên trong nhóm: Mấu chốt của việc tối ưu hiệu suất cá nhân là biến các phương pháp mang tính lý thuyết trở thành thói quen ăn sâu vào các hoạt động hằng ngày. Ví dụ như lập to-do list, ưu tiên công việc, tối ưu không gian làm việc, hay quản lý nhịp độ làm việc của bản thân Tham khảo 5 mẹo quản lý hiệu suất công việc cá nhân trong bối cảnh làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa.
- Thúc đẩy cộng tác giá trị cao trong đội nhóm: Cộng tác là yếu tố quyết định thành công của dự án khi triển khai với một đội nhóm. Khi số lượng người trong đội càng lớn, yếu tố cộng tác lại càng thách thức hơn với người quản lý dự án. Khi đó, nhiều hình thức cộng tác giá trị thấp xuất hiện như: không “thật sự” phối hợp vì mục tiêu cuối cùng của công việc, cộng tác với tần suất dày đặc nhưng không mang lại giá trị lớn, hoặc không có phương thức cộng tác chung trên toàn đội nhóm… Hãy cùng tìm hiểu như thế nào là cộng tác giá trị cao và cách thức để xây dựng văn hóa cộng tác chặt chẽ trong đội nhóm, phòng ban của bạn.
- Giao tiếp trong đội nhóm hiệu quả: Tình trạng quá tải giao tiếp hoặc giao tiếp rời rạc đều cản trở quá trình cộng tác và thực thi dự án. Vậy đâu là phương thức đảm bảo quá trình giao tiếp chính xác, rõ ràng và có tính kết nối, tạo tiếng nói chung? 7 gợi ý giao tiếp trong bài viết giúp đội nhóm phần nào xóa bỏ được các rào cản, thúc đẩy giao tiếp 2 chiều và đưa ra các phản hồi tích cực.
- Nuôi dưỡng văn hoá chia sẻ kiến thức: Chia sẻ kiến thức hay thông tin có ý nghĩa giúp xây dựng một loại tài sản vô hình trong đội nhóm. Các thành viên chia sẻ kiến thức với nhau giúp tăng hiểu biết chung, tăng hiệu suất làm việc và chuyên môn trong dài hạn. Đây cũng là hình thức phát triển đội nhóm kế cận để giảm bớt hậu quả của tình trạng chảy máu chất xám. Để quản lý kiến thức và tri thức tổ chức hiệu quả, bạn cần phân loại các kiến thức đang tồn tại trong đội nhóm, thực hiện 3 bước chính để quản lý tri thức và loại bỏ tình trạng tích trữ kiến thức trong đội nhóm.
- Xác định và tháo gỡ các bottleneck phổ biến: Các phát sinh và tắc nghẽn khi thực thi dự án hình thành các bottleneck (nút thắt cổ chai), khiến công việc không thể tiến triển về phía trước. Định nghĩa đơn giản là vậy, nhưng việc nhận biết chính xác các bottleneck trong dự án gây ra không ít khó khăn. Tình trạng này đôi khi còn bị nhầm lẫn với các ràng buộc cố định trong dự án. Hãy cùng sử dụng phương pháp sơ đồ xương cá để phân tách các nguyên nhân gây ra điểm nghẽn trong quy trình công việc, từ đó đưa ra cách tháo gỡ triệt để.
- Quản lý công việc phụ thuộc: Quản lý các công việc phụ thuộc là một trong những bước quan trọng nhất trong quản lý dự án, bởi gần như không có công việc nào đứng biệt lập trong dự án để tạo ra kết quả cuối cùng. Khi thiết lập và trực quan hóa phụ thuộc giữa các công việc rõ ràng, bạn đảm bảo công việc được triển khai theo thứ tự ưu tiên hợp lý, duy trì sự nhất quán và tránh chồng chéo. Ngoài ra, quản lý công việc phụ thuộc còn liên quan mật thiết đến quá trình giao tiếp và giám sát liên tục để phát hiện các tắc nghẽn phát sinh.
- Ra quyết định cho từng cá nhân và cho đội nhóm hiệu quả: Ra quyết định là công việc quan trọng chiếm phần lớn thời gian làm việc của người quản lý. Song, nó cũng là một nhiệm vụ có tính chất phức tạp và gây ra nhiều sai lầm khi được thực hiện theo nhóm. Nếu không có phương pháp ra quyết định hiệu quả, khả năng các quyết định của đội nhóm sẽ bị ảnh hưởng nhiều bởi các yếu tố liên quan đến cảm xúc, thiên kiến xác nhận, tâm lý đám đông, hay hiệu ứng hào quang… Hãy cùng tìm hiểu một số quy trình và mô hình hỗ trợ ra quyết định một cách khách quan.
- Thiết lập và quản lý tài liệu dự án: Việc duy trì một hệ thống tài liệu vừa đủ giúp nâng hiệu quả cộng tác trong đội nhóm, đảm bảo tính sẵn sàng của thông tin trong công việc, giảm thiểu thời gian đào tạo, xây dựng văn hóa tích lũy và chia sẻ tri thức… Các bước quản lý tài liệu trong dự án có thể không cần quá quy chuẩn nhưng bạn cần đảm bảo các tiêu chuẩn cốt lõi của tài liệu, bao gồm tính chi tiết, tính dễ dàng truy cập, dễ đóng góp và chia sẻ, và tính cập nhật.
III. Bồi dưỡng các tố chất lãnh đạo trong quá trình quản lý dự án
Tỷ lệ thành công của các dự án ngày nay đã được cải thiện đáng kể nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ cũng như hệ thống quy trình được thiết kế bài bản ngay từ đầu, nhưng nhiều dự án vẫn phải đối mặt với các thách thức phức tạp trong việc triển khai để đạt được mục tiêu. Thách thức lớn này đến từ việc người dẫn đầu thiếu khả năng “lãnh đạo” đội nhóm.
Bởi một người quản lý dự án thành công cần là người quản lý thực hành tốt cả kỹ năng quản lý vững vàng và kỹ năng lãnh đạo hiệu quả.
- Kết hợp kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý để đưa dự án về đích: Đôi khi, quản lý giỏi không có nghĩa là lãnh đạo giỏi. Ngược lại, một lãnh đạo tốt trong đội nhóm cũng có thể không có danh xưng là người quản lý. Nhưng nếu muốn dẫn dắt một đội nhóm tốt và dễ dàng đưa dự án về đích hơn, bạn cần có cả hai kỹ năng quản lý và lãnh đạo. Các tố chất lãnh đạo được xây dựng chắc chắn sẽ thúc đẩy người quản lý ở các khía cạnh như cảm xúc, truyền cảm hứng, đồng cảm, hay xây dựng mối quan hệ… trong một tổ chức. Tìm hiểu thêm các yếu tố rèn luyện kỹ năng lãnh đạo (leadership skills) bên trong bạn để song hành với các kỹ năng quản lý và đo lường mà bạn đã xây dựng được.
- Xây dựng đội ngũ chất lượng ngay từ giai đoạn đầu tiên: Thiết lập rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của dự án ban đầu giúp xác định bộ kỹ năng và các vai trò nhân sự cần có mặt trong đội nhóm của bạn. Điều này là nền tảng cho việc tuyển dụng đúng người đúng việc. Khi đội nhóm đã được hình thành sơ bộ, trưởng dự án cũng cần chuẩn bị sẵn sàng các kế hoạch đào tạo và phát triển chuyên môn dài hạn giúp nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc. Xây dựng được đội nhóm chất lượng ở giai đoạn đầu là cơ sở cho các hoạt động ủy quyền, triển khai công việc tiếp theo.
- Giao việc cho thành viên hiệu quả: Ranh giới giữa hoạt động ủy quyền trong dự án với việc phó mặc công việc cho thành viên thường rất mong manh. Khi thực hiện ủy quyền khéo léo, người lãnh đạo không những thể hiện được niềm tin của mình cho thành viên ở các đầu việc quan trọng, mà còn nâng cao hiệu suất cho đội nhóm hơn so với khi để một thành viên ôm nhiều việc và kiệt sức. Nếu còn vướng bận các lo lắng như sợ chất lượng công việc được ủy quyền không cao, sợ mất nhiều thời gian bàn giao công việc hay do thiếu sự tin tưởng…, hãy tham khảo các mẹo ủy quyền để thúc đẩy tối đa hiệu suất của dự án.
- Tạo động lực cho đội nhóm ở bất cứ giai đoạn nào trong dự án: Động lực là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất công việc mà các thành viên đảm nhận. Nhưng đây cũng là yếu tố khó nắm bắt để phân tích và thúc đẩy. Làm sao để hiểu được nhu cầu và kỳ vọng của đội nhóm để duy trì động lực, thậm chí tạo ra động lực trong những khoảng thời gian đội nhóm bị đình trệ là thách thức chung của các nhà lãnh đạo. Các phương thức và mô hình trong bài viết sẽ gợi ý cho bạn phần nào cách xây dựng niềm tin và truyền cảm hứng cho đội nhóm của mình.
- Giải quyết xung đột nội bộ: Mỗi thành viên trong dự án đều có tính cách, quan điểm và phong cách làm việc khác nhau. Việc xảy ra xung đột, mâu thuẫn nội bộ là điều không thể tránh khỏi. Tình trạng này không đơn thuần như sự bất đồng quan điểm hay mất kết nối nơi làm việc. Xung đột trong đội nhóm có thể dẫn đến nhiều sắc thái như cam chịu, né tránh, cạnh tranh, thỏa hiệp… Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng cách tiếp cận điển hình cho mọi loại xung đột trên, đi từ việc hiểu rõ gốc rễ của xung đột, đưa ra một giải pháp phù hợp, cho đến thống nhất giải pháp này giữa các bên.
- Đánh giá và quản lý rủi ro: Nhu cầu quản lý và giảm thiểu rủi ro trở nên quan trọng hơn bao giờ hết với mức độ biến động và cạnh tranh của thị trường như hiện nay. Người lãnh đạo thường xuyên bắt gặp các loại rủi ro có thể phòng ngừa, rủi ro bên ngoài, hay rủi ro liên quan đến kế hoạch chiến lược, nhưng các rủi ro phổ biến nhất thường liên quan đến phạm vi dự án, tài nguyên, ngân sách dự án hay hiệu suất làm việc của đội nhóm. Các bước trong quy trình xác định, đánh giá và tìm giải pháp cho rủi ro sẽ giúp trưởng dự án tự tin hơn trước các phát sinh bất ngờ, từ đó đưa quản lý rủi ro vào quy trình của dự án.
- Bồi dưỡng chuyên môn để trở thành người lãnh đạo tốt hơn: Trên lý thuyết, người trưởng dự án chỉ cần nắm chắc kỹ năng quản lý và lãnh đạo. Nhưng thực chất, để lãnh đạo tốt, trưởng dự án cần phải xuất sắc trong chuyên môn của mình, nghĩa là có quyền lực chuyên môn (expert power). Việc nắm chắc chuyên môn giúp bạn thiết kế tốt các quy trình, luồng thông tin, luồng công việc, hướng dẫn thành viên thực thi dễ dàng và tự tin hơn, tìm hiểu năng lực và khơi gợi thế mạnh ở thành viên đội nhóm tốt hơn. Hãy xây dựng và chia sẻ kiến thức chuyên môn của bạn để hoàn thiện kỹ năng lãnh đạo của một nhà quản lý.
IV. Vai trò của công nghệ trong quản lý dự án
Kết hợp công nghệ vào quản lý dự án không nên dừng lại ở góc nhìn chạy theo xu thế giữa cơn sốt chuyển đổi số. Sự kết hợp này là chìa khóa giúp dự án tăng cường hiệu suất, thúc đẩy cộng tác và thu thập, lưu trữ dữ liệu tối ưu. Đây là lý do bạn cần đến một phần mềm quản lý dự án, đáp ứng tính linh hoạt, tích hợp và bảo mật mà phương thức thủ công chưa giải quyết triệt để.
- Quản lý công việc: Dù ở phòng ban nào, thành viên cũng có các nhu cầu quản lý công việc thường nhật. Một phần mềm quản lý công việc sẽ giúp công việc được giao-nhận, tổ chức, sắp xếp đầu ngày tập trung và trật tự tại một không gian, sẵn sàng cho việc thực thi và kiểm tra chất lượng. Qua đó, quá trình cộng tác và giao tiếp giữa các bộ phận được thực hiện trôi chảy, nâng cao khả năng thực thi công việc. Yếu tố công nghệ cũng hỗ trợ lưu trữ dữ liệu về hiệu suất, đáp ứng nhu cầu báo cáo theo ngày để cải thiện theo thời gian.
- Quản lý quy trình xử lý công việc: Công việc được triển khai theo quy trình để điều phối và cộng tác trong từng giai đoạn, giúp minh bạch tiến trình thực thi. Với ý tưởng này, một quy trình hoàn chỉnh tại phần mềm quản lý quy trình công việc kết hợp với tự động hóa sẽ giải quyết được bài toán thực thi liên phòng ban trên toàn đội nhóm, đồng thời đảm bảo tính bảo mật dữ liệu ở mỗi bước công việc, đồng bộ tiêu chuẩn chất lượng cuối cùng.
- Thiết lập quy trình quản lý nghiệp vụ và xử lý dữ liệu: Ngoài các công việc thông thường, mỗi doanh nghiệp còn thực hiện nhiều loại công việc mang tính nghiệp vụ. Trở ngại phổ biến ở đây là việc sử dụng các ứng dụng nghiệp vụ có sẵn đôi khi không đáp ứng hoàn hảo tính linh hoạt theo mong muốn của từng doanh nghiệp. Trưởng dự án có thể cân nhắc một phần mềm thiết lập quy trình quản lý nghiệp vụ cho phép tùy chỉnh để chuyên biệt hoá mà không cần kiến thức lập trình. Quá trình thu thập, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nghiệp vụ để phân luồng cũng được đơn giản hóa đáng kể.
- Quản lý dự án: Mục tiêu cuối cùng của các công việc ở các phòng ban là đưa dự án về đích. Tuy nhiên, thực trạng quản lý dự án vẫn còn đang trải qua các khó khăn về mất kiểm soát phạm vi, tiến độ hay ngân sách. Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ người quản lý chia nhỏ mục tiêu dự án, lập kế hoạch rõ ràng và trực quan theo khối lượng công việc, từ đó điều phối và ủy quyền nhanh chóng trong giai đoạn thực thi. Việc theo sát tiến độ dự án theo lịch trình để quản lý các rủi ro trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn bao giờ hết.
Kết
Trở thành một nhà quản lý tốt hơn đòi hỏi tìm được cách tiếp cận và phương pháp quản lý phù hợp với đội nhóm của bạn. Đó không những là kế hoạch, quy trình triển khai công việc, mà còn là các yếu tố quan trọng như năng lực người lãnh đạo, khả năng và kỹ năng của đội ngũ… Đồng thời, sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một nhóm hiệu quả. Việc kết hợp tất cả các yếu tố trên sẽ giúp bạn không chỉ quản lý công việc, quản lý dự án tối ưu mà còn tạo nên một môi trường làm việc phát triển bền vững và dài hạn.
