Khả năng lãnh đạo của người dẫn đầu ảnh hưởng trực tiếp đến động lực, hướng đi của đội nhóm và tác động đến phần lớn thành công của dự án. May mắn, lãnh đạo không phải là khả năng bẩm sinh. Người quản lý có thể bồi dưỡng các kỹ năng này theo thời gian. Bài viết hôm nay sẽ là cơ sở để các bạn bắt đầu hành trình này bằng cách:
- Hiểu rõ lãnh đạo là gì.
- Nắm được điều gì làm nên một người lãnh đạo thực thụ trong dự án.
- Phát triển tiềm năng lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc.
- Vận dụng trí tuệ cảm xúc để xây dựng và phát triển đội ngũ.
Lãnh đạo là gì?
Câu hỏi này không dễ trả lời vì hai vai trò lãnh đạo và quản lý thường được hiểu nhầm lẫn với nhau. Quản lý giỏi không có nghĩa là lãnh đạo giỏi. Ngược lại, một lãnh đạo xuất sắc trong đội nhóm cũng có thể không có danh xưng là người quản lý. Thực chất thì, các kỹ năng lãnh đạo có chức năng hỗ trợ cho kỹ năng quản lý toàn diện hơn.
Bạn có thể hiểu chính xác định nghĩa này theo cách MCKinsey khái quát:
Lãnh đạo là tổng hòa các hoạt động hỗ trợ, hướng dẫn, tác động đến kết quả công việc của các thành viên trong đội nhóm. Qua đó, người lãnh đạo giúp mọi người có thể làm việc cùng nhau một cách hài hòa và đạt được những những thành quả mà họ không thể đạt được khi thực hiện riêng lẻ.
Tổng thống thứ 6 của Hoa Kỳ – John Quincy Adams phát biểu: “Nếu những hành động của bạn truyền cảm hứng cho những người khác ước mơ nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn, làm nhiều việc hơn và trở nên tốt đẹp hơn, bạn là một người lãnh đạo”.
Theo định nghĩa này, lãnh đạo là việc bạn làm chứ không phải việc phân biệt bạn là ai và bạn đứng ở đâu trong một tập thể. Các việc làm và tư duy trong phạm vi lãnh đạo này được thể hiện thông qua các hành vi có thể quan sát được, từ đó dẫn đến những kết quả có thể đo lường được.
Sự khác biệt chính giữa lãnh đạo và quản lý
Vậy các hành vi và tư duy nào tạo nên sự khác biệt giữa quá trình lãnh đạo so với quá trình quản lý một đội nhóm?
Để truyền cảm hứng, tạo động lực và hỗ trợ đội nhóm hướng về một mục tiêu chung, các phẩm chất cần thiết thường được nhắc đến ở người lãnh đạo là sự thông minh, chuyên môn sâu sắc và tầm nhìn xa trong quản lý chiến lược. Chúng ta có thể gom nhóm kỹ năng này lại thành nhóm kỹ năng IQ và kỹ thuật chuyên môn. Vốn dĩ các nhà quản lý cũng đã làm rất tốt nhóm kỹ năng này.
Tuy nhiên, ngoài nhóm kỹ năng IQ và chuyên môn, những phẩm chất mang tính cảm xúc hơn và cá nhân mới là điều cần thiết để vẽ nên chân dung của một người lãnh đạo xuất sắc. Đây là nhóm kỹ năng trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence – EI).
Trong cuốn sách “Từ tốt đến vĩ đại” của Jim Collins, nhà lãnh đạo ở cấp độ 5 sở hữu 2 tố chất khiêm nhường và ý chí. Đây cũng chính là các tố chất thuộc nhóm trí tuệ cảm xúc này.
Một nghiên cứu khác của tác giả Goleman tại gần 200 công ty lớn trên toàn thế giới cũng cho thấy những nhà lãnh đạo thực sự hiệu quả là những cá nhân nổi bật với trí tuệ cảm xúc. Nếu không có những tố chất này, một người dẫn đầu đội nhóm có thể được đào tạo bài bản, có đầu óc nhạy bén và có vô số ý tưởng hay ho, nhưng khó trở thành một nhà lãnh đạo toàn diện. Hiểu một cách khác, để tạo nên một nhà lãnh đạo thực thụ, đó là một hành trình kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật.
Quản lý dự án: Từ kế hoạch đến thực thi hiệu quả
Trí tuệ cảm xúc được thể hiện ở một người lãnh đạo tốt như thế nào?
Trí tuệ cảm xúc tại môi trường công sở thể hiện qua 5 thành phần quan trọng. Bạn có thể dùng các thành phần của trí tuệ cảm xúc này để phát triển năng lực lãnh đạo của bản thân, bao gồm:
- Tự nhận thức: Là khả năng hiểu biết và đánh giá rõ ràng về cảm xúc, điểm mạnh, điểm yếu, nhu cầu và động lực của bản thân, cũng như ảnh hưởng của tất cả các điều này đối với thành viên đội nhóm. Tự nhận thức tốt giúp người quản lý nhận ra cảm xúc của bản thân họ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc như thế nào. Từ đó, họ cởi mở với các quan điểm khác nhau để so sánh, nhìn nhận được các xu thế công việc, dự đoán được các thay đổi và cuối cùng là hình thành nên tầm nhìn trong đội nhóm.
- Tự điều chỉnh: Được hiểu là khả năng kiểm soát và tự điều hướng cảm xúc của bản thân. Nhà quản lý sở hữu loại trí tuệ cảm xúc này sẽ hạn chế tối đa việc trở thành “tù nhân của cảm xúc” và khéo léo điều hướng hành động phản hồi trong bất kì hoàn cảnh nào cho phù hợp. Thực hành khả năng tự điều chỉnh tương tự như việc luyện tập nhuần nhuyễn suy nghĩ trước khi làm gì đó. Đôi khi bạn phải tạm dừng một lát, hít thở và bình tĩnh đưa ra một phản hồi, dù đó chỉ là trả lời cuộc gọi, hay đối thoại đơn giản với đồng nghiệp. Nhưng nó sẽ giúp hạn chế tối thiểu các bốc đồng, tạo một môi trường công sở tích cực, công bằng và chính trực cho đội nhóm.
- Đồng cảm: Hiểu mình là điều chắc chắn cần thiết, hiểu người cũng quan trọng không kém cho quá trình lãnh đạo. Năng khiếu đồng cảm với một ai khác giúp hiểu được cảm xúc của thành viên và đối xử theo phản ứng cảm xúc của họ. Không nên hiểu khả năng đồng cảm này theo một cách ủy mị, để cố gắng làm hài lòng tất cả các thành viên trong đội nhóm. Mà người lãnh đạo cần đồng cảm theo phương thức khách quan và chủ động kịp thời khi thành viên gặp các khó khăn cá nhân hay đối mặt với áp lực công việc. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và thành viên sẽ trở thành mối quan hệ 2 chiều nếu bạn làm tốt việc đồng cảm, qua đó, nâng cao cộng tác và giữ chân nhân tài hiệu quả.
- Nội lực: Là một loại động lực khác với các động lực liên quan đến tài chính hay địa vị… Nội lực giúp người lãnh đạo theo đuổi mục tiêu bằng nghị lực, sự kiên trì và niềm đam mê với công việc. Nhờ “động lực nội tại”, người quản lý luôn tìm cách nâng cao hiệu suất và không từ chối các thử thách, hoặc các cơ hội tiềm năng bên trong một rủi ro nào đó. Điều này cũng có khả năng lan truyền, và trở thành tiêu chuẩn hiệu suất cho đội nhóm nói chung.
- Quản lý các mối quan hệ xã hội: Được thể hiện ở cách một người lãnh đạo tìm điểm chung, xây dựng và quản lý mạng lưới mối quan hệ xung quanh mình. Đây là mấu chốt để tạo động lực và đưa đội nhóm về đích, bởi một nhà lãnh đạo sống và làm việc tách biệt, không gắn kết với bất cứ ai, sẽ khó ủy quyền và đưa ra các phản hồi, thúc đẩy kết quả công việc của các thành viên.
Áp dụng trí tuệ cảm xúc để xây dựng và phát triển đội ngũ bằng cách nào?
Việc sở hữu 5 khả năng trí tuệ cảm xúc trên không đồng nghĩa với việc bạn áp dụng tốt tất cả trong quá trình quản lý dự án. Cách thức hiệu quả cho người quản lý lúc này là biết ở giai đoạn quản lý nào cần vận dụng kỹ năng nào.
- Xây dựng đội ngũ: Sử dụng “trực giác” hay khả năng “tự nhận thức” trong giai đoạn xây dựng đội ngũ đôi khi được cho là mang tính cảm tính. Nhưng nó giúp bạn lựa chọn, tuyển dụng chính xác hơn những nhân tài phù hợp với văn hóa và phong cách làm việc đội nhóm ngay từ lần đầu trao đổi. Ít nhất, nếu không tìm kiếm được một nhân sự tài năng, người lãnh đạo cũng có khả năng nhìn ra ai là người sẽ có khả năng tiềm năng trong tương lai.Kết hợp với việc duy trì và phát triển các mối quan hệ đáng tin cậy trong đội nhóm, họ dễ dàng xây dựng niềm tin, chia sẻ kiến thức, phản biện và cộng tác một cách chặt chẽ với các nhân sự này để đưa dự án về đích.
- Phát triển đội ngũ: Sau khi xây dựng đội nhóm, việc quan trọng tiếp theo là phát triển tối đa khả năng của đội nhóm. Sử dụng khả năng đồng cảm và tự điều chỉnh hỗ trợ các nhà lãnh đạo khuyến khích sự phát triển cá nhân bằng cách đặt ra kỳ vọng rõ ràng khi ủy quyền công việc, đưa ra các phản hồi về điểm yếu điểm mạnh và hướng dẫn đào tạo hiệu quả.
Khả năng kết hợp sự tích cực, tầm nhìn và sự công nhận năng lực ở người lãnh đạo cũng sẽ “truyền lửa” cho thành viên vượt qua những thử thách và giải quyết các xung đột nội bộ hiệu quả.
Cuối cùng, phản hồi kịp thời và giao tiếp mạch lạc là đòn bẩy để xây dựng các mối quan hệ bền vững trong đội nhóm. Hãy kết hợp với các kỹ năng chuyên môn và IQ để tìm kiếm thông tin và đánh giá vấn đề, lắng nghe, chia sẻ thông tin ngắn gọn, có mục đích… - Thúc đẩy cải tiến, quản trị thay đổi: Nội lực mạnh mẽ tác động đến việc đặt các mục tiêu cho sự thay đổi và dẫn dắt đội nhóm nỗ lực có chủ đích. Ngoài ra, khi vận dụng sự nhạy cảm theo ý nghĩa tích cực và đúng lúc, người quản lý cũng nhanh chóng nhận ra các rủi ro hay thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến độ hay phạm vi dự án.
Kết
Bồi dưỡng tố chất lãnh đạo không chỉ là quá trình học hỏi, mà là hành trình rèn luyện sự hiểu biết về bản thân và những thành viên trong đội nhóm. Nhờ vậy, người quản lý không chỉ là người thực thi kế hoạch, mà là người truyền cảm hứng và đồng hành. Truyền cảm hứng chính là cách truyền đạt tầm nhìn cho đội nhóm một cách lôi cuốn và hấp dẫn hơn, là con đường ngắn nhất để thúc đẩy đội nhóm về đích.
