Sự thật là mỗi khi ra quyết định hoặc lập kế hoạch cho đội nhóm, lãnh đạo thường tốn nhiều thời gian để cân đo đong đếm giữa 2 thứ: cơ hội và rủi ro. Lý do của sự cân nhắc này đến từ các sự mông lung thường trực:
- Lo lắng quyết định sắp đưa ra gặp rủi ro.
- Sợ rủi ro đó nằm ngoài tầm kiểm soát.
- Sợ rủi ro làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc đội ngũ.
- Sợ mọi người không hiểu cách chấp nhận rủi ro để ra quyết định của mình.
Muốn giảm thiểu lo lắng về rủi ro, không có cách nào lý tưởng hơn bằng việc nhìn thấu chúng trong dự án, và tính toán cách xử lý khi đối diện.
Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn thực hành điều này bằng cách:
- Hiểu chính xác rủi ro là những gì trong dự án.
- Cách thức đối diện với rủi ro hiệu quả.
- Quy trình 4 bước quản lý rủi ro.
- Biến mỗi thành viên trở thành một người quản lý rủi ro hiệu quả.
Rủi ro dự án là gì?
Thông thường, bạn chỉ hình dung rủi ro là những điều thuộc về tương lai. Chúng gây ảnh hưởng xấu, có tính bất khả kháng, và không thể đoán trước một cách chính xác.
Thật ra, chỉ khi chúng ta có mục tiêu thì chúng ta mới gặp rủi ro.
Ví dụ như bạn đặt mục tiêu sẽ hoàn thành cột mốc đầu tiên của dự án vào đầu tuần tới. Nhưng vì một số lý do như nhân sự nghỉ ốm dài ngày, phía đối tác chậm nguồn cung, hoặc khách hàng bổ sung yêu cầu đột xuất… Và bạn không thể hoàn thành cột mốc này đúng hạn được nữa. Các lý do được liệt kê trên chính là rủi ro.
Như vậy, trong bối cảnh dự án, tất cả những gì ảnh hưởng đến mục tiêu và kế hoạch dự án của bạn, về tiến độ, ngân sách, phạm vi… thì đều gọi là các rủi ro.
Rủi ro (risk) khác với các vấn đề (issue) trong dự án. Trong khi rủi ro là những điều SẼ xảy ra, thì vấn đề là những điều ĐÃ xảy ra trong dự án. Rủi ro có thể là nhân sự nghỉ ốm dài ngày, còn vấn đề hiện tại của dự án đang là tuyển dụng nhân sự mới không hiệu quả.
Rủi ro có thể được nhìn thấy và dự đoán trước, cũng có thể bất ngờ xảy ra mà không thể lường trước. Cả hai hình dạng này sẽ xuất hiện ở nhiều loại bạn thường bắt gặp trong dự án như:
- Rủi ro tài chính: Chi phí tăng cao, dự báo ngân sách không chính xác, tăng lao động và vật tư, doanh thu thấp….
- Rủi ro chiến lược: Phương pháp quản lý dự án không phù hợp, tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao, lựa chọn công nghệ khó sử dụng hoặc tốn kém…
- Rủi ro về hiệu suất: Thành viên trong nhóm liên tục trễ deadline, mục tiêu và KPI mơ hồ, phạm vi thay đổi (mục tiêu ban đầu mở rộng hoặc thay đổi so với ý định ban đầu)…
- Rủi ro bên ngoài: Thay đổi luật pháp và quy định, biến động thị trường, thời tiết khắc nghiệt, nhà cung cấp chậm trễ, đình công, bất ổn dân sự, phá hoại…
- Rủi ro tích cực (cơ hội): Tuy bất ngờ nhưng có tác động tích cực đến dự án, chẳng hạn như hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn dự kiến hoặc dưới ngân sách, vượt trội so với mục tiêu ban đầu…
4 mô hình ra quyết định hiệu quả và cách vượt qua thách thức khi ra quyết định nhóm
Nên đối diện với rủi ro dự án như thế nào?
Rõ ràng, rủi ro như một đồng tiền hai mặt, có thách thức nhưng cũng có cơ hội. Muốn đối diện với rủi ro hiệu quả, cần lưu ý 2 điều về tư duy:
- Hãy coi rủi ro là điều tự nhiên: Ai cũng sợ rủi ro, nhưng không nên vì vậy mà chỉ thử nghiệm và thực thi những gì dễ dàng, an toàn. Tư duy đúng đắn ở đây là đối diện với thực tế, loại bỏ các thiên kiến xác nhận khi đưa ra nhận định để nhìn nhận rõ hơn các sai sót có thể xảy ra với những gì mình làm.
- Hãy đi trước rủi ro một bước: Nghĩa là những gì bạn hoặc đội nhóm cùng thực hiện nên có “bảo hiểm”. Nó giống như việc vẽ một bức tranh toàn cảnh để dự đoán trước một số rủi ro hoặc khó khăn mà dự án sẽ gặp phải. Từ đó có kế hoạch quản lý rủi ro phù hợp ở từng mức độ, chứ không nên “làm đến đâu hay đến đó”.
Quy trình 4 bước quản lý rủi ro dự án
Quản lý rủi ro kỹ lưỡng cần phải trải qua 4 bước: Xác định, Phân loại, Kiểm soát, Giám sát.
1. Xác định rủi ro bằng cách mổ xẻ sự việc
Bước đầu tiên để nắm bắt được những rủi ro tiềm ẩn là biết chúng là gì. Đây là quá trình xác định các nguồn rủi ro tiềm ẩn nhờ bản kế hoạch dự án ban đầu và cả khi đã thực thi theo timeline dự án.
Một số cách để xác định danh sách các rủi ro có thể gặp là:
- Đặt câu hỏi cho tất cả các bên liên quan trong dự án.
- Tổ chức một buổi họp với đội nhóm để cùng nhau vạch ra những rủi ro tiềm ẩn có thể gặp phải khi thực hiện kế hoạch dự án.
Một danh sách các rủi ro có thể xảy ra trong dự án của bạn sẽ được hình thành, và bao gồm các mục chi tiết như:
- Rủi ro này có khả năng xảy ra trong giai đoạn nào?
- Tác động và mức độ quan trọng là bao nhiêu?
- Ai chịu trách nhiệm cho rủi ro này?
Ví dụ, với một dự án tổ chức sự kiện workshop về đề tài “Chuyển đổi số trong doanh nghiệp SME”, chương trình gồm có 1 MC dẫn dắt và 1 diễn giả khách mời. Các rủi ro có thể xảy ra được liệt kê trong bảng sau:
| STT | Giai đoạn | Rủi ro | PIC |
| 1 | Trước sự kiện | Ít lượt đăng ký | Bộ phận truyền thông |
| 2 | Dư luận không tốt | Bộ phận truyền thông | |
| 3 | Quá nhiều đăng ký | Bộ phận truyền thông | |
| 4 | Diễn giả đột nhiên hủy hẹn | Bộ phận tổ chức | |
| 5 | Trong sự kiện | Diễn giả đến muộn | Bộ phận tổ chức |
| 6 | Khán giả đến muộn | Bộ phận điều phối | |
| 7 | Thiếu/thừa chỗ ngồi | Bộ phận hậu cần | |
| 8 | Khán giả ngồi xa không xem được slide | Bộ phận hậu cần | |
| 9 | Khán giả bỏ về sớm | Bộ phận tổ chức | |
| 10 | Có tình huống cần can thiệp y tế | Bộ phận hậu cần | |
| 11 | Thời tiết không thuận lợi | Bộ phận tổ chức | |
| 12 | Chương trình cháy timeline | Bộ phận điều phối | |
| 13 | Diễn giải nói không hay/quên kịch bản | Bộ phận điều phối | |
| 14 | Khán giả không ghé vào các gian hàng tài trợ | Bộ phận điều phối | |
| 15 | Sau sự kiện | Khán giả feedback nội dung và tổ chức không tốt | Bộ phận truyền thông |
| 16 | Nhà tài trợ khiếu nại vì không đủ quyền lợi | Bộ phận tài trợ |
2. Đánh giá rủi ro bằng ma trận Khả năng – Hậu quả
Đối với mỗi rủi ro được xác định phía trên, hãy đánh giá xác suất cũng như mức độ nghiêm trọng của rủi ro theo ma trận sau:
Dựa vào 2 yếu tố gồm khả năng xảy ra rủi ro và hậu quả của rủi ro, bạn sẽ xác định 3 mức độ ưu tiên để xử lý rủi ro:
- Thấp: Từ 1-4.
- Trung: Từ 6-8.
- Cao: Từ 9-16.
Với ví dụ ban đầu, các rủi ro sự kiện sẽ được phân loại ưu tiên xử lý như sau:
| STT | Rủi ro | Khả năng xảy ra | Hậu quả | Ưu tiên xử lý |
| 1 | Ít lượt đăng ký | 4 | 4 | 16 (Cao) |
| 2 | Quá nhiều đăng ký | 4 | 4 | 16 (Cao) |
| 3 | Dư luận không tốt | 3 | 4 | 12 (Cao) |
| 4 | Thiếu/thừa chỗ ngồi | 4 | 3 | 12 (Cao) |
| 5 | Diễn giả đến muộn | 2 | 4 | 8 (Trung) |
| 6 | Khán giả đến muộn | 3 | 2 | 6 (Trung) |
| 7 | Diễn giả đột nhiên hủy hẹn | 1 | 4 | 4 (Thấp) |
| 8 | … | … | … | … |
3. Lập kế hoạch ứng phó rủi ro khách quan và chi tiết
Với mỗi rủi ro đã được phân loại ưu tiên, có 4 cách phản ứng lại, gồm:
- Ngăn chặn hoàn toàn: Đối với các rủi ro ở mức độ ưu tiên thấp, hãy ngăn chặn rủi ro ngay từ đầu. Có thể việc này sẽ cần đến nhiều nguồn lực. Ví dụ như nếu bạn muốn công việc không bị ảnh hưởng bởi máy móc và cơ sở hạ tầng thì dự án cần đầu tư máy móc thiết bị hiện đại ngay từ giai đoạn đầu.
- Chấp nhận: Phương án này phù hợp với những loại rủi ro vừa gây ra ít hậu quả nghiêm trọng, vừa có khả năng xảy ra thấp.
- Giảm thiểu: Thay đổi các yếu tố trong kế hoạch dự án để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro hoặc tác động tiềm ẩn đối với dự án. Rủi ro ở mức ưu tiên trung bình và cao là những rủi ro nên được giảm thiểu.
- Chuyển giao: Là nhờ sự can thiệp của một bên thứ ba chịu trách nhiệm cho hậu quả của rủi ro, ví dụ như bảo hiểm. Rủi ro vẫn có thể xảy ra, nhưng tác động trực tiếp đến dự án của bạn sẽ được ai đó bên ngoài dự án gánh chịu thay.
Tiếp tục với danh sách rủi ro của dự án tổ chức sự kiện trên, kế hoạch ứng phó sẽ như sau:
| STT | Rủi ro | Cách giải quyết | Phương thức |
| 1 | Ít lượt đăng ký | Nếu trước 7 ngày chưa bán được 50% hoặc trước 3 ngày chưa bán được 70% vé thì đưa ra các phương án: – Thay đổi chiến lược nội dung để thúc đẩy đăng ký. – Tổ chức tặng vé cho đối tượng hợp lý, không làm ảnh hưởng tới khán giả đã mua vé. – Dự trù hội trường nhỏ hơn. – Cắt giảm ghế hội trường, tăng giãn khoảng cách ghế để lối đi thông thoáng hơn. |
Giảm thiểu rủi ro |
| 2 | Dư luận không tốt | Ban tổ chức, diễn giả hoặc nội dung của buổi workshop có thể nhận về các bàn luận không tốt, hãy chuẩn bị sẵn sàng các nội dung bổ sung về hoạt động tổ chức, giá trị hướng đến của chương trình,… để giảm căng thẳng dư luận. | Giảm thiểu rủi ro |
| 3 | Quá nhiều đăng ký | Chủ động lựa chọn hội trường có thể linh hoạt thay đổi quy mô. Liên hệ thêm 2-3 địa điểm khác để dễ dàng thay đổi khi số lượng khán giả quá đông. Chú ý quá trình thông báo cho khán giả về việc thay đổi địa điểm: Cần đảm bảo khán giả nhận được thông tin và có xác nhận từ khán giả tại email hoặc điện thoại. |
Giảm thiểu rủi ro |
| 4 | Diễn giả đột nhiên hủy hẹn | BTC cần theo sát và cập nhật tình hình của diễn giả liên tục trong 5 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Hãy hỏi thăm để biết diễn giả vẫn ổn và đảm bảo không có tình huống bất ngờ. | Giảm thiểu rủi ro |
| 5 | Diễn giả đến muộn | Chuẩn bị video để phát trước giờ diễn ra sự kiện trong lúc khán giả chờ. Ví dụ như video của nhà tài trợ, video recap sự kiện cũ, video hài hước liên quan đến chủ đề sự kiện, video thời sự… Việc này giúp khán giả không có cảm giác chờ đợi quá lâu trước khi chương trình bắt đầu. Đồng thời, MC có kịch bản thông báo về thời gian bắt đầu để khán giả không phải sốt ruột chờ đợi, thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức. |
Giảm thiểu rủi ro |
| 6 | … | … | … |
4. Giám sát rủi ro
Ở bước cuối cùng, hãy thúc đẩy giao tiếp để giám sát từng rủi ro khi dự án của bạn bắt đầu. Việc phân công các thành viên trong nhóm theo dõi các rủi ro cụ thể sẽ giúp bạn luôn nhận thức được rủi ro ở đâu và khả năng rủi ro xuất hiện. Từ đó, đội ngũ sẵn sàng giải quyết nếu rủi ro xảy ra.
Đừng quên mỗi thành viên dự án cũng là một người quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro không phải chỉ là trách nhiệm của mỗi lãnh đạo. Để rủi ro được phân tích và xử lý kỹ lưỡng, nhiệm vụ này cần được chia nhỏ cho từng thành viên. Nghĩa là mỗi cá nhân quản lý rủi ro trong phạm vi công việc của mình.
Hai phương thức hiệu quả để bạn khơi gợi ở thành viên dự án tinh thần chủ động rà soát và quản lý rủi ro đó là:
- Xây dựng công cụ thu thập các nghi ngờ rủi ro nhưng cho phép ẩn danh: Mỗi người, thông qua quan sát và kinh nghiệm của mình, có thể góp phần nhận diện các mối nguy tiềm ẩn và đề xuất giải pháp. Phương thức này tốt nhất nên được triển khai thông qua 1 công cụ ẩn danh hoặc riêng tư để thúc đẩy cảm giác an toàn tâm lý, thoải mái giao tiếp và chia sẻ thông tin. Qua đó không chỉ góp phần vào sự an toàn và bền vững của dự án, mà còn khuyến khích sự chủ động và linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề.
- Uỷ quyền công việc và việc chịu trách nhiệm cho rủi ro phù hợp với vai trò mỗi thành viên: Cách thức này liên quan đến văn hoá trách nhiệm giải trình rõ ràng ở đội nhóm. Để tạo được văn hoá này, khi giao việc và uỷ quyền, bạn cần làm cho các mong đợi về hiệu suất và kết quả được minh bạch hơn: như thế nào là đúng tiến độ, đạt hiệu suất, như thế nào thì nên đổi hướng tiếp cận…. Nếu quá trình thực thi công việc hoặc kết quả không đúng như mong đợi, thành viên phụ trách dễ dàng rà soát các rủi ro tiềm ẩn.
Giao việc và uỷ quyền đúng người, đúng việc, đúng phương pháp
Kết
Quản lý rủi ro trong dự án là một quá trình yêu cầu sự tham gia chủ động của tất cả thành viên trong đội nhóm. Bằng cách nhận diện rõ ràng các rủi ro tiềm ẩn, đánh giá mức độ ưu tiên, và triển khai kế hoạch ứng phó hiệu quả, mỗi dự án có thể đối mặt và giảm thiểu tác động của những rủi ro không lường trước được. Lãnh đạo dựa vào đây cũng có cơ sở cho việc ra quyết định sáng suốt hơn. Cùng với đó, việc khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm chủ động quản lý rủi ro trong phạm vi công việc của mình không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tăng khả năng giải trình trách nhiệm cho mỗi cá nhân.
