Các yếu tố cộng tác, phối hợp và phân chia ưu tiên xuất hiện ở bất kì 1 team nào, tương tự như một trò chơi chạy tiếp sức. Dự án mà bạn đang thực hiện cũng không phải ngoại lệ, vì tất cả các giai đoạn và công việc được chia nhỏ trong dự án gần như khó có thể được thực hiện đồng thời. Chúng phụ thuộc nhau, tạo ra các công việc ràng buộc có logic để các thành viên giao tiếp và triển khai trôi chảy.
Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn:
- Hình dung rõ ràng hơn các loại quan hệ phụ thuộc (dependency) thường có mặt trong dự án.
- Quản lý các công việc phụ thuộc này.
- Hạn chế các loại ràng buộc này trở thành các tắc nghẽn đáng kể trong đội nhóm.
Dependency trong dự án là gì?
Dependency được cho là một trong những yếu tố lớn và quan trọng nhất trong một dự án, bởi gần như không có một công việc nào đứng tách biệt để tạo ra kết quả cuối cùng. Dependency trong dự án là mối liên kết giữa 2 công việc, trong đó việc hoàn thành hoặc bắt đầu 1 công việc phụ thuộc vào việc hoàn thành hoặc bắt đầu 1 công việc khác.
Bạn có thể tưởng tượng dependency giống như hiệu ứng cờ Domino, 1 quân cờ sẽ chỉ ngã khi quân cờ đứng liền sau hoặc trước ngã. Như vậy, trong bối cảnh của 1 dự án, sự phụ thuộc là 1 ràng buộc mà người quản lý và các thành viên phải tuân thủ để công việc tiến triển.
Tính chất nguyên nhân-kết quả này được thể hiện khác nhau ở các loại phụ thuộc khác nhau trong dự án, gồm có:
- Phụ thuộc bên trong dự án: Đơn giản là 2 công việc phụ thuộc nội bộ trong team. Ví dụ như nhân viên muốn nghỉ phép thì team leader cần duyệt qua yêu cầu nghỉ phép của nhân viên này.
- Phụ thuộc bên ngoài dự án: Là mối quan hệ của 1 công việc phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài, như cơ quan quản lý hoặc các dự án khác, thời tiết, tình hình kinh tế thị trường… Ví dụ như nếu 1 công ty xây dựng có kế hoạch tháo dỡ một công trường xây dựng, công ty này sẽ phải đợi lãnh đạo thành phố phê duyệt. Công việc phụ thuộc bên ngoài không phải lúc nào cũng nằm trong tầm kiểm soát của người quản lý dự án, điều quan trọng là cần nhận thức được chúng để dự án luôn đi đúng hướng.
- Phụ thuộc bắt buộc: Là khi 1 công việc phụ thuộc vào những yêu cầu về mặt pháp lý, thủ tục hoặc theo hợp đồng, dựa trên nguyên tắc “phải”. Ví dụ, khi công ty xây dựng hoàn thành việc tháo dỡ và bắt đầu xây dựng lại, trước tiên họ sẽ phải đổ bê tông phần móng và sau đó được thành phố kiểm tra để đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn chung của thành phố trước khi có thể tiếp tục xây dựng.
- Phụ thuộc tùy ý: Không dựa trên “phải” mà dựa trên nguyên tắc “nên”. Đây là những công việc phụ thuộc có thể tự xảy ra, nhưng thành viên trong team nhận thấy cần phải thiết lập các công việc đó phụ thuộc lẫn nhau, dựa trên thực tiễn hoặc kiến thức kinh doanh. Ví dụ, nếu công ty xây dựng đang sử dụng vật liệu bê tông từ một nhà cung cấp mới và muốn chạy thử nghiệm, đội nhóm này triển khai đổ 1 phần móng để ước tính tốt hơn về tổng lượng sản phẩm họ sẽ cần dùng, thay vì mua quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm ở phía trước. Công việc đổ 1 phần móng được ưu tiên lên hàng đầu vì dự án cần thêm thông tin trước khi đưa ra quyết định. Với tính chất không bắt buộc, các phụ thuộc tùy ý cần được ghi chú lại đầy đủ, để duy trì việc sắp xếp, điều chỉnh trong các lần sửa đổi nếu có.
3 bước giúp nhà quản lý xác định và quản lý dependency trong dự án
3 bước quan trọng mà người quản lý có thể thực hiện để đảm bảo các công việc phụ thuộc trong dự án được gợi ý là:
1. Xem dự án như một quy trình để xác định các công việc phụ thuộc
Khi đã phân biệt được các loại phụ thuộc sẽ xuất hiện trong đội nhóm, người quản lý lúc này cần suy nghĩ và phân tích tất cả các yếu tố phụ thuộc có thể có trong dự án. Việc phân tích này bao gồm:
- Xác định 2 công việc liên quan thuộc loại quan hệ phụ thuộc nào.
- Phân tích luồng công việc của 2 công việc phụ thuộc trên.
- Giao phụ trách từng công việc phụ thuộc.
- Chỉ định chính xác thời điểm cần phụ thuộc công việc khác, và phụ thuộc trong khoảng thời gian bao lâu.
Ví dụ, nếu người quản lý đang bắt đầu một dự án với tên gọi “Mở cửa hàng kinh doanh ở địa điểm mới”, thì việc phân tách công việc để xác định phụ thuộc của người quản lý sẽ có thể được thực hiện như sau:
- Hoạt động A: Xem xét mặt bằng và mua/thuê tòa nhà trước tiên (Sau khi dự án bắt đầu).
- Hoạt động B: Bắt đầu thiết kế không gian nội thất và tuyển dụng cho cửa hàng mới (sau khi hoàn thành A).
- Hoạt động C, D, E: Sau khi hoàn thành tuyển dụng nhân sự mới, người quản lý có thể bắt đầu đào tạo họ. Hoạt động này có thể diễn ra cùng lúc với hoạt động mua, chế tạo và lắp đặt đồ nội thất. Cũng trong thời gian này, người quản lý cũng cần đảm bảo chuẩn bị tất cả các giấy phép và chứng nhận cần thiết để mở cửa doanh nghiệp mới (sau khi hoàn thành B).
- Hoạt động F: Khi đáp ứng được những yếu tố phụ thuộc phía trên, cửa hàng mới có thể tổ chức lễ khai trương (sau khi hoàn thành C, D, E).
2. Ghi chú để trực quan hoá các công việc phụ thuộc
Tạo một quy trình hoàn chỉnh cho tất cả các công việc trên là cách làm đơn giản để quản lý trực quan các công việc phụ thuộc trong dự án, giúp đồng nhất các bước thực thi công việc phức tạp, cố định và tăng tính rõ ràng cho dự án. Việc tạo quy trình này có thể kết hợp với tự động hoá để lưu trữ tại một phần mềm quản lý dự án để đảm bảo tính tập trung và đồng bộ. Cách làm trực quan hoá bằng hình ảnh này cũng tối ưu quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin trong team, bởi bộ não xử lý thông tin hình ảnh nhanh và hiệu quả hơn 60.000 lần so với các loại nội dung văn bản.
Quy trình có thể được thiết lập cố định cho các công việc mang tính nghiệp vụ liên phòng ban, hoặc cũng có thể được thể hiện dưới dạng một timeline dự án được cá nhân hoá cho riêng một dự án. Với dự án “Mở cửa hàng kinh doanh ở địa điểm mới” phía trên, biểu đồ phụ thuộc được thể hiện trên dòng thời gian dự án sẽ được thiết lập như sau:
Dựa vào đây, thành viên dự án sẽ biết tại mỗi thời điểm nên làm việc gì, thời gian và khối lượng công việc của họ sẽ tác động như thế nào đến những thành viên còn lại trong team, mà không cần phải kiểm tra với người quản lý hoặc tìm hiểu các tài liệu quy trình phức tạp.
Bạn có đang xây dựng dòng thời gian dự án đúng cách?
3. Giao tiếp, giám sát liên tục
Để đảm bảo các quy trình công việc hoặc timeline công việc trên được thực thi hiệu quả, team bạn cần nắm chắc sự liên quan giữa các công việc phụ thuộc, triển khai công việc nghiêm túc và duy trì việc giám sát liên tục để phát hiện thay đổi, bổ sung hay bỏ bớt.
Điều này cũng đồng nghĩa với việc người quản lý cần thực hiện các buổi trao đổi và cuộc họp thường kỳ để theo sát tiến độ thực thi công việc trong team, phát hiện các ảnh hưởng của từng công việc đến các nhiệm vụ khác. Nhờ việc tăng cường giao tiếp và giám sát này, các thời hạn công việc, thiết lập ưu tiên và ràng buộc phụ thuộc dự án hạn chế rơi vào tình trạng bị xê dịch, dẫn đến scope creep.
7 sai lầm phổ biến trong quản lý phạm vi dự án và cách phòng ngừa
Khi dependency trở thành bottleneck khó tháo gỡ trong dự án, cần làm gì?
Với phép nhẩm theo tính chất bắc cầu giữa định nghĩa của công việc phụ thuộc là các ràng buộc mà đội nhóm cần tuân theo, và sự khác biệt giữa các ràng buộc và các bottleneck trong dự án, bạn sẽ nhận thấy rằng các phụ thuộc trong dự án không phải là các nút thắt cổ chai. Tuy nhiên, ở thực tiễn nhiều đội nhóm, quá trình thực thi dự án lại gặp nhiều tắc nghẽn phát sinh từ các công việc phụ thuộc được thiết lập ban đầu, đó có thể là các tình huống phổ biến như:
- Thành viên dự án phụ thuộc vào người quản lý: Kết quả công việc của các thành viên dự án thường xuyên cần được phê duyệt bởi người quản lý, khách hàng. Tuy nhiên, ở vài trường hợp, người quản lý hoặc khách hàng có thể vắng mặt quá lâu, nhưng không uỷ quyền phê duyệt và quyết định cho các thành viên khác. Điều này dẫn đến việc tồn đọng phê duyệt, nhiều công việc phụ thuộc khác phải chờ đợi để bắt đầu thực hiện hoặc bàn giao.
Cùng với đó là một kiểu cách quản lý dễ thấy trong môi trường đội nhóm, quản lý vi mô (micromanagement). Quản lý vi mô điều hướng người quản lý theo sát nhân sự chi tiết, cẩn thận, đôi khi là can thiệp khá sâu vào từng công việc nhỏ của thành viên.
Việc lựa chọn phương pháp này có thể bắt nguồn từ nhiều lý do, ví dụ như thành viên dự án dù đã được đào tạo nhưng người quản lý vẫn không cảm thấy an tâm khi trao quyền, lo sợ kết quả cuối cùng không đạt mong đợi, hoặc đơn giản là lối quản lý vô tình kiểm soát mọi thứ…
Kết quả là, gần như thành viên trong dự án không còn chủ động, phải chờ đợi và phụ thuộc và người quản lý hoàn toàn ở từng đầu việc.
- Do khả năng thực hiện công việc chưa đạt hiệu suất, hiệu quả: Quy trình và các luồng công việc thiết lập các ràng buộc để đội nhóm áp dụng khi thực thi dự án. Tuy nhiên, do kiến thức chuyên môn, cách xác định vấn đề, hoặc sức khoẻ nhân lực… làm cho quá trình thực thi công việc ở bước trước trì trệ, dẫn đến các ảnh hưởng cho thành viên ở bước sau. Thực trạng thành viên dự án vô tư chờ đợi đồng nghiệp hoàn thành các công việc phụ thuộc mà không có sự linh hoạt để đạt được hiệu suất không phải là hiếm ở môi trường đội nhóm.
- Các ràng buộc về tài nguyên: Tương tự với việc phụ thuộc vào thành viên khác để bắt đầu triển khai công việc của cá nhân, việc phụ thuộc vào các thiết bị, tài liệu, công cụ cũng là một tình trạng phổ biến. Ví dụ như khi cấu hình máy tính phục vụ cho công việc chỉnh sửa và xuất video trong dự án Truyền thông không đáp ứng được năng suất cho người phụ trách, cá nhân gần như mắc kẹt và không thể tiến qua các giai đoạn khác để hoàn thành công việc.
5 nút thắt cổ chai (bottleneck) phổ biến trong dự án và cách tháo gỡ
Các điểm tắc nghẽn trên đôi khi trở thành bài toán không có lời giải của nhiều dự án. Song, với các gợi ý dưới đây, người quản lý và đội nhóm linh hoạt hơn khi các ràng buộc gây cản trở quá lâu trong việc triển khai công việc:
- Thực hiện ưu tiên công việc sáng suốt: Điều này đòi hỏi khả năng ưu tiên công việc nào cần được hoàn thành trước hơn so với các công việc khác dựa trên những tính toán và kinh nghiệm thực tế. Nếu gặp các công việc phụ thuộc gây tắc nghẽn, hiệu suất thấp, việc linh hoạt điều chỉnh thứ tự ưu tiên của các công việc khác là cần thiết để đảm bảo tiến trình diễn ra một cách suôn sẻ.
- Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc: Thông tin này là yếu tố thiết yếu, giúp tránh các yếu tố tắc nghẽn bất ngờ, xây dựng kế hoạch dự án và dự đoán khi nào một công việc có thể bắt đầu hoặc hoàn thành.
- Bổ sung kiến thức chuyên môn: Cách làm đầu tư vào yếu tố dài hạn này, thay vì chỉ quan tâm đến việc làm sao để hoàn thành được công việc ngắn hạn giúp duy trì hiệu suất và hiệu quả công việc cùng với nhau khi thực thi công việc.
- Đảm bảo tính chịu trách nhiệm: Mỗi một công việc phụ thuộc cần được giao phụ trách rõ ràng, đảm bảo luôn có một thành viên hoặc một nhóm thành viên được trao quyền quản lý và đảm bảo rằng các phụ thuộc được thực hiện đúng hạn.
Khi việc gì cũng quan trọng, ưu tiên việc nào?
Kết
Các đội nhóm hằng ngày đều đối diện với nhiều thách thức khi quản lý các công việc phụ thuộc. Nó không những yêu cầu sự tính toán kỹ lưỡng để không gây ra các tắc nghẽn khó tháo gỡ, mà còn cần sự phân tách chi tiết để tránh các thiếu sót về ràng buộc, và sự ưu tiên công việc hợp lý. Quá trình này còn mang tính thách thức bởi “hiệu ứng Domino” trong quan hệ phụ thuộc yêu cầu tính chặt chẽ, khi việc thay đổi một số công việc trong dự án có thể gây ra những ràng buộc ẩn, dẫn đến các tắc nghẽn lâu dài. Ưu tiên tính linh hoạt và đảm bảo tính mạch lạc về thời hạn, trách nhiệm của thành viên chịu trách nhiệm… chính là một trong số những cơ sở hỗ trợ quản lý các quan hệ phụ thuộc trong dự án tối ưu hơn.
