BPM là gì?

Trong bối cảnh chuyển đổi số (digital transformation) đang diễn ra mạnh mẽ, các công ty phải nhanh chóng thích ứng với công nghệ thay đổi từng ngày, Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM – Business Process Management) trở thành một phương pháp quản trị thiết yếu. Nó không chỉ giúp hợp lý hóa hoạt động mà còn là chìa khóa để tồn tại và phát triển bền vững. 

Thị trường BPM toàn cầu được dự báo sẽ tăng trưởng mạnh mẽ, từ 8,766 triệu USD năm 2020 lên 14,440 triệu USD vào năm 2025, cho thấy đây là một xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Hiểu nhanh về BPM trong 30s 

Business Process Management (BPM) là khung quản trị chiến lược trong kỷ nguyên số, cho phép lãnh đạo kiểm soát chuỗi giá trị end-to-end, trực tiếp gắn kết vận hành với mục tiêu tăng trưởng. 

Việc loại bỏ trùng lặp, giảm xử lý thủ công và tăng tốc độ ra quyết định giúp tiết kiệm chi phí vận hành, bảo vệ lợi nhuận và tối ưu nguồn lực. Khi được gắn với các KPI then chốt, BPM tạo ra cơ chế đo lường minh bạch, đảm bảo rằng cải tiến quy trình mang lại kết quả thực sự. 

Kết hợp với công nghệ tiên tiến, BPM trở thành đòn bẩy chiến lược, giúp doanh nghiệp vừa đạt hiệu quả ngắn hạn vừa xây dựng nền tảng tăng trưởng bền vững.

BPM là gì?

Theo Gartner, Business Process Management (BPM) là phương pháp quản trị có kỷ luật nhằm khám phá, mô hình hóa, phân tích, đo lường, cải tiến và tối ưu các quy trình kinh doanh. 

Một quy trình kinh doanh điều phối đồng bộ con người, hệ thống, dữ liệu và nguồn lực để tạo ra vận hành trơn tru, giảm rủi ro và tăng hiệu quả cho doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, BPM nhìn vào bức tranh toàn cảnh, kết nối con người, quy trình và công nghệ để tạo ra các luồng công việc trơn tru, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn và giữ cho khách hàng hài lòng.

Với CEO, BPM chính là khung để điều hành end-to-end value chain, từ đó đo lường và quản lý trực tiếp những quy trình ảnh hưởng đến lợi nhuận và tốc độ tăng trưởng.

Tại sao BPM lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu thị trường thay đổi liên tục, các doanh nghiệp không chỉ cần vận hành hiệu quả, mà còn phải đảm bảo khả năng thích ứng và đổi mới. Đây chính là lý do tại sao Quản lý quy trình kinh doanh ngày càng trở thành một năng lực cốt lõi trong quản trị doanh nghiệp.

BPM mang lại lợi ích trực tiếp trong vận hành, cụ thể:

• Tăng hiệu quả & tiết kiệm chi phí: loại bỏ bước dư thừa, giảm trùng lặp và hạn chế xử lý thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và để nhân viên tập trung vào công việc chiến lược.
• Cải thiện trải nghiệm nhân viên & khách hàng: quy trình vận hành minh bạch giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, đồng thời khách hàng được phục vụ nhanh chóng, ổn định và đáng tin cậy hơn.
• Khả năng mở rộng: Quy trình chuẩn hóa và số hóa cho phép doanh nghiệp dễ dàng nhân rộng mô hình vận hành khi mở rộng chi nhánh hoặc thị trường mới.
• Tính minh bạch & trách nhiệm: Mỗi bước đều có người chịu trách nhiệm, giúp giảm sai sót, tăng phối hợp giữa các bộ phận và hỗ trợ lãnh đạo giám sát hiệu quả hơn.
• Giảm phụ thuộc vào IT: Nền tảng low-code/no-code cho phép nhân viên nghiệp vụ tự tối ưu quy trình, giảm tải cho bộ phận CNTT và tăng tốc độ phản ứng với thay đổi từ thị trường. 
• Gắn kết với KPI chiến lược: Khi quy trình được chuẩn hóa và đo lường, lãnh đạo có thể trực tiếp theo dõi các chỉ số then chốt, bảo đảm rằng vận hành hằng ngày luôn song hành với mục tiêu tăng trưởng dài hạn.
• Quản trị rủi ro: BPM cho phép doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các điểm kiểm tra trong quy trình, từ đó giảm thiểu rủi ro vận hành, đảm bảo tuân thủ pháp lý và nâng cao tính bền vững.

Các loại hình BPM

Để hiện thực hóa giá trị trên, doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình BPM phù hợp. Các loại hình khác nhau sẽ đáp ứng những bối cảnh và nhu cầu quản trị khác nhau. Có ba loại quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management – BPM) chính: tập trung vào tích hợp, tập trung vào con người và tập trung vào tài liệu.

• BPM lấy con người làm trung tâm (Human-centric): Loại hình này tập trung vào sự tham gia của con người, đặc biệt ở các bước cần phê duyệt và ra quyết định. Các nền tảng vận hành số có giao diện trực quan giúp phân công nhiệm vụ rõ ràng và giám sát trách nhiệm của từng cá nhân xuyên suốt quy trình.
• BPM lấy tích hợp làm trung tâm (Integration-centric): Loại này  tối ưu cho các quy trình ít cần sự tham gia của con người, thay vào đó dựa vào API và cơ chế tích hợp dữ liệu giữa nhiều hệ thống. Ví dụ là việc liên kết giữa hệ thống quản lý nhân sự (HRM) và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để đồng bộ thông tin. 
• BPM lấy tài liệu làm trung tâm (Document-centric): Tập trung vào các quy trình xoay quanh việc tạo, xem xét, phê duyệt và quản lý tài liệu. Loại hình này đặc biệt quan trọng trong các ngành có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt như tài chính, pháp lý, y tế. Với CEO, đây là công cụ để giảm rủi ro pháp lý, tăng tính nhất quán và đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hồ sơ quan trọng.

Chu kỳ Quản lý Quy trình Kinh doanh (The BPM Lifecycle)

Dù là loại hình nào, BPM đều tuân theo một chu kỳ chuẩn, giúp doanh nghiệp quản lý và cải tiến quy trình có hệ thống. Một hệ thống BPM hiệu quả bắt đầu từ việc xác định rõ các giai đoạn trong quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện điểm cần cải tiến, đo lường hiệu suất và từng bước tối ưu vận hành. Chu kỳ BPM thường bao gồm 5 giai đoạn:

• Thiết kế (Design): Xác định các mốc quan trọng, liệt kê từng nhiệm vụ trong quy trình và phân công rõ trách nhiệm cho từng cá nhân/bộ phận. Đây là nền tảng để hiểu các bước, điểm yếu và các mục tiêu cần cải thiện.
• Mô hình hóa (Model): Trực quan hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, bổ sung chi tiết về thời gian, nhiệm vụ và luồng dữ liệu. Việc sử dụng phần mềm BPM ở giai đoạn này giúp mô hình hóa chính xác và dễ dàng điều chỉnh.
• Thực thi (Execute): Triển khai thử nghiệm với một nhóm nhỏ để đánh giá tính khả thi. Sau khi tinh chỉnh từ phản hồi, quy trình sẽ được mở rộng cho toàn bộ tổ chức.
• Giám sát (Monitor): Theo dõi hiệu suất thực tế, đo lường các chỉ số đã thiết lập, đồng thời phát hiện sớm các nút thắt hoặc vấn đề phát sinh.
• Tối ưu hóa (Optimize): Điều chỉnh, cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu giám sát nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và luôn phù hợp với nhu cầu kinh doanh thay đổi. 

Một dự án BPM thành công đòi hỏi kế hoạch chặt chẽ và sự phối hợp minh bạch. Khi quy trình được cải tiến liên tục, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nhận thấy hiệu quả rõ rệt trong năng suất, chi phí và trải nghiệm khách hàng.

Phương pháp và cách tiếp cận trong BPM

Để triển khai thành công, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp và cách tiếp cận phù hợp. Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp luận quản lý quy trình phổ biến sau, tùy theo mục tiêu và bối cảnh:

• Six Sigma: Dựa trên dữ liệu để giảm thiểu sự biến đổi và sai sót trong quy trình để nâng cao chất lượng.
• Lean Management: Tập trung vào việc loại bỏ lãng phí (waste) và các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng để cải thiện dòng chảy quy trình.
• Total Quality Management – TQM: Quản lý chất lượng toàn diện, đảm bảo mọi cấp trong tổ chức cùng tham gia cải tiến lâu dài.
• Agile Management: Tập trung vào các vòng lặp ngắn, cho phép thử nghiệm và điều chỉnh liên tục để tăng tính linh hoạt.
• Kaizen: Triết lý cải tiến liên tục, tập trung vào những thay đổi nhỏ, gia tăng theo thời gian để cải thiện quy trình.

Cách triển khai BPM thành công cho doanh nghiệp

Để biến lý thuyết quản lý quy trình thành kết quả kinh doanh thực tế, doanh nghiệp cần triển khai theo một lộ trình chiến lược. Dưới đây là các bước đi cốt lõi để BPM mang lại kết quả đo lường được:

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Gắn BPM với các KPI kinh doanh (giảm chi phí, rút ngắn thời gian ra thị trường, nâng cao trải nghiệm khách hàng), để dự án vận hành có định hướng và giá trị đo đếm được.
• Thu hút sự tham gia của các bên liên quan: Đảm bảo nhân viên, quản lý và ban lãnh đạo cùng tham gia ngay từ đầu để hiểu và đồng thuận về giá trị của quản lý quy trình kinh doanh. Điều này giúp giảm kháng cự và tăng tốc độ triển khai.
• Bắt đầu nhỏ, nhân rộng dần: Chọn một quy trình hoặc phòng ban để thử nghiệm, đo lường kết quả và chứng minh giá trị. Sau đó chuẩn hóa tạo nền tảng để nhân rộng quy trình vận hành sang các bộ phận khác.
• Ứng dụng công nghệ phù hợp: Lựa chọn Business Process Management Tools phù hợp với nhu cầu của tổ chức và thân thiện với người dùng để hỗ trợ thực thi và thúc đẩy việc áp dụng.
• Tập trung vào cải tiến liên tục: BPM thành công không kết thúc sau khi triển khai ban đầu. Thường xuyên đánh giá và tối ưu hóa các quy trình để đảm bảo chúng vẫn hiệu quả khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Cách đo lường BPM hiệu quả

BPM chỉ được coi là hiệu quả khi mang lại kết quả nhìn thấy và đo lường được. Không phải ở việc quy trình vận hành trông đẹp, mà ở việc nó giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn, tài chính minh bạch hơn, nhân viên và khách hàng hài lòng hơn, và tổ chức linh hoạt hơn trước thay đổi.

• KPI Vận hành: Quy trình trôi chảy, giảm lỗi thủ công, bao nhiêu bước được tự động hóa, loại bỏ tắc nghẽn như thế nào?
• KPI Tài chính: Chi phí vận hành được kiểm soát, lợi nhuận được bảo vệ, các khoản đầu tư cải tiến chứng minh được giá trị hoàn vốn.
• KPI Trải nghiệm: Nhân viên bớt gánh nặng hành chính, làm việc minh bạch; khách hàng được phục vụ nhanh chóng và ổn định hơn.
• KPI Chiến lược: Doanh nghiệp mở rộng dễ dàng hơn, tái cấu trúc quy trình nhanh chóng khi thị trường thay đổi, đồng thời giảm rủi ro pháp lý và tuân thủ không?

Thách thức khi triển khai BPM 

Dù có kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp khó tránh khỏi những trở ngại trong quá trình áp dụng. Việc nhận diện sớm các thách thức sẽ giúp tối ưu vận hành, giảm thiểu rủi ro và kiểm soát chi phí.

Ứng dụng thực tế của BPM trong doanh nghiệp

Quản lý quy trình kinh doanh có tính linh hoạt cao và có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của nhiều ngành nghề khác nhau, giúp tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Dưới đây là ứng dụng của BPM trong một số ngành tiêu biểu:

• Tài chính – Ngân hàng: Hợp lý hóa các quy trình phức tạp như xử lý hồ sơ vay, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt từ vài tuần xuống còn vài ngày. 
• Sản xuất và Chuỗi cung ứng: Tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ lựa chọn nhà cung cấp đến xử lý đơn hàng, giúp rút ngắn chu kỳ SCM.
• Bán lẻ và Thương mại điện tử: Hợp lý hóa quy trình đổi trả, tự động xử lý việc hoàn tiền và nhập hàng lại vào kho, giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Chăm sóc sức khỏe: Tự động hóa việc lên lịch hẹn, giao tiếp với bệnh nhân và quản lý kế hoạch chăm sóc, giúp các nhà cung cấp dịch vụ phối hợp tốt hơn.
• Nhân sự: Chuẩn hóa các quy trình nhân sự như onboarding, đánh giá hiệu suất, phê duyệt nghỉ phép. BPM giúp giảm khối lượng công việc hành chính, tạo môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả hơn.

Xu hướng công nghệ trong BPM

Với sự phát triển không ngừng, BPM đang chuyển mình mạnh mẽ, trở nên thông minh hơn, tự động hơn và dễ tiếp cận hơn nhờ vào việc tích hợp các công nghệ đột phá:

• Nền tảng Low-Code/No-Code: Các nền tảng này đang ngày càng phổ biến, cho phép nhân viên không chuyên về CNTT cũng có thể tự xây dựng và tùy chỉnh các quy trình, giúp giảm sự phụ thuộc vào đội IT và tăng tốc độ đổi mới.
• Hyperautomation (Siêu tự động hóa): Mở rộng tự động hóa truyền thống bằng cách tích hợp các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI), Machine Learning (ML) và Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) để tự động hóa các quy trình phức tạp từ đầu đến cuối.
• Process Mining: Công nghệ này tự động “khám phá” quy trình thực tế đang diễn ra, từ đó phát hiện điểm nghẽn và đề xuất tối ưu. Đây là công cụ quan trọng để chuyển từ quản lý quy trình dựa trên giả định sang dựa trên dữ liệu.
• AI & Generative AI: AI không chỉ tự động hóa mà còn có thể “học” từ dữ liệu để tự tối ưu hóa quy trình, dự báo vấn đề, và thậm chí tạo ra các ý tưởng mới để thiết kế lại quy trình.
• BPM trên di động (Mobile BPM): Với xu hướng làm việc từ xa ngày càng tăng, quản lý quy trình trên di động sẽ trở nên thiết yếu, cho phép các nhóm quản lý và cải thiện quy trình từ mọi nơi, giúp hoạt động trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh hơn.
  

  Low-code/No-code đang thay đổi cách doanh nghiệp vận hành như thế nào?

  Không chỉ là 1 phương pháp công nghệ, Low-code/No-code còn là chiến lược giúp doanh nghiệp SME tối ưu vận hành, rút ngắn thời gian triển khai và giải phóng khỏi lệ thuộc vào đội ngũ IT truyền thống.

  Đọc thêm

Kết luận

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) không chỉ là một cách để công ty của bạn hoạt động tốt hơn hôm nay mà còn là việc xây dựng một nền tảng cho tương lai. Bằng cách tối ưu hóa có hệ thống các quy trình của mình, bạn không chỉ cải thiện hiệu quả; bạn đang làm cho doanh nghiệp của mình linh hoạt hơn, nhanh nhẹn hơn và sẵn sàng đối phó với biến động của thị trường.