Số hoá (Digitization) là gì?
Digitization (số hoá) là quá trình chuyển thông tin từ dạng vật lý hoặc analog (như giấy tờ, âm thanh, hình ảnh) sang dạng dữ liệu số để máy tính có thể lưu trữ, xử lý và truyền tải. Nói cách khác, thay vì để dữ liệu nằm rải rác trên giấy tờ hay thiết bị cũ, doanh nghiệp đưa nó vào hệ thống số, gọn gàng, rõ ràng và sẵn sàng để khai thác.
Các ví dụ phổ biến về số hoá (Digitization) là gì:
- Quét hợp đồng giấy thành file PDF và lưu trên máy tính.
- Nhập dữ liệu khách hàng từ sổ tay vào file Excel hoặc hệ thống CRM.
- Ghi âm cuộc gọi và lưu dưới dạng file MP3 thay vì ghi chép thủ công.
- Sử dụng máy quét mã vạch để thay thế việc ghi mã sản phẩm bằng tay.
- Chuyển video từ băng VHS sang file MP4 để lưu trữ và chia sẻ.
- Sử dụng ứng dụng chat (như Zalo, Viber, Messenger) thay cho gọi điện bàn hoặc viết ghi chú tay.
Lợi ích của số hoá:
- Tiết kiệm thời gian: Truy xuất thông tin nhanh hơn, không còn mất công tìm kiếm giấy tờ.
- Tăng độ chính xác: Giảm sai sót khi nhập liệu thủ công, hạn chế thất lạc dữ liệu.
- Tăng hiệu suất làm việc: Dễ dàng chia sẻ, sao lưu và tích hợp dữ liệu vào các hệ thống khác.
- Giảm chi phí vận hành: Cắt giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy và nhân sự hành chính.
- Tạo nền tảng cho tự động hoá: Là bước đầu tiên để doanh nghiệp tiến đến chuyển đổi số.
- Hỗ trợ tuân thủ & kiểm toán: Dữ liệu có thể truy vết, kiểm tra và chứng minh dễ dàng hơn khi cần.
Sự khác biệt giữa số hoá (Digitization), số hoá quy trình (Digitalization) và chuyển đổi số (Digital transformation)
Số hoá (Digitization), số hoá quy trình (Digitalization) và chuyển đổi số (Digital transformation) là 3 cấp độ tiến hoá trong hành trình chuyển đổi số toàn diện. Bảng dưới đây giúp bạn phân biệt 3 khái niệm trên:
| Số hoá (Digitization) | Số hoá quy trình (Digitalization) | Chuyển đổi số (Digital transformation) | |
| Định nghĩa | Chuyển đổi thông tin từ dạng analog sang dạng số (dữ liệu 0 và 1) | Ứng dụng công nghệ số để thay đổi quy trình vận hành, vai trò công việc hoặc mô hình kinh doanh | Tái cấu trúc toàn diện mô hình kinh doanh, vận hành, và chiến lược tổ chức dựa trên dữ liệu và công nghệ |
| Mục tiêu chính | Lưu trữ và truy cập dữ liệu dễ dàng hơn | Tăng hiệu quả, tự động hóa, khai thác giá trị từ dữ liệu số | Tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững, lấy khách hàng làm trung tâm, đổi mới mô hình tạo giá trị |
| Phạm vi tác động | Dữ liệu | Quy trình và hoạt động | Mô hình, chiến lược, văn hoá, toàn bộ tổ chức |
| Ví dụ | Quét tài liệu giấy thành file PDF, nhập Excel thay cho ghi tay | Triển khai phần mềm quản lý đơn hàng, dùng chatbot thay cho nhân viên trực tổng đài | Xây dựng mô hình kinh doanh nền tảng số (như Amazon, Grab), sử dụng AI để tối ưu ra quyết định toàn diện |
Giá trị của số hoá (Digitization) trong kinh doanh
Bản thân việc số hoá chưa tạo ra giá trị kinh doanh ngay lập tức. Tuy nhiên, nó đóng vai trò là bước đầu tiên để xây dựng các mô hình giá trị dựa trên dữ liệu.
Nói cách khác, số hoá là yếu tố cho phép doanh nghiệp tạo ra giá trị, vì mọi hoạt động kinh doanh số trong kỷ nguyên số đều cần đến dữ liệu.
