Số hoá quy trình (Digitalization) là gì?
Số hóa quy trình là quá trình ứng dụng công nghệ số để cải tiến quy trình vận hành, thay đổi cách thức làm việc, tối ưu hiệu suất và tạo ra cơ hội giá trị mới cho doanh nghiệp.
Khác với Digitization (chỉ đơn thuần số hoá dữ liệu), Digitalization sử dụng những dữ liệu số đó để tái thiết hoạt động kinh doanh theo cách hiệu quả hơn, tự động hơn và minh bạch hơn.
Ví dụ về số hoá quy trình trong doanh nghiệp:
- Tự động xử lý đơn hàng: Khách đặt hàng qua website, hệ thống tự ghi nhận, kiểm tra tồn kho, gửi đơn đến bộ phận kho vận, không cần xử lý thủ công.
- Triển khai phần mềm CRM: Thay vì ghi chép rời rạc, toàn bộ dữ liệu khách hàng, tương tác, báo giá, hợp đồng được lưu trữ và xử lý trong một hệ thống tập trung.
- Sử dụng chatbot thay thế nhân viên chăm sóc khách hàng: Giải đáp các câu hỏi lặp lại, ghi nhận yêu cầu hỗ trợ, gửi thông tin cơ bản qua tin nhắn tự động.
- Ứng dụng hệ thống ERP: Tích hợp và số hoá các quy trình kế toán, nhân sự, sản xuất, giúp toàn doanh nghiệp vận hành trên một hệ thống đồng bộ.
- Ghi nhận và phê duyệt đơn nghỉ phép qua app nội bộ: Thay vì gửi email hay ký tay, quy trình diễn ra trên nền tảng số, có lịch sử và dữ liệu rõ ràng.
Một case study thành công cho quá trình số hoá quy trình trong doanh nghiệp là Netflix. Họ đã bắt đầu bằng việc số hoá nội dung DVD và dữ liệu người dùng, sau đó từng bước số hoá quy trình phân phối, và cuối cùng tái định hình mô hình kinh doanh với nền tảng streaming. Kết quả là năm 2024, Netflix đạt doanh thu 36,3 tỷ USD từ nội dung có bản quyền và nội dung tự sản xuất dựa trên insight dữ liệu người dùng.
Số hoá quy trình (Digitalization) khác chuyển đổi số (Digital transformation) như thế nào?
Số hoá quy trình (Digitalization) giúp tăng tốc xử lý, giảm lỗi, tiết kiệm chi phí, và tạo ra dữ liệu có thể khai thác. Tuy nhiên, bản chất của digitalization vẫn là tối ưu cái cũ, chưa làm thay đổi mô hình kinh doanh.
Ngược lại, chuyển đổi số (Digital transformation) là bước đi chiến lược, tái thiết lại toàn diện cách doanh nghiệp tạo ra giá trị, từ mô hình kinh doanh, quy trình, đến trải nghiệm khách hàng và văn hoá nội bộ.
Nếu số hóa quy trình giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn, thì chuyển đổi số giúp doanh nghiệp đổi hướng để tồn tại và dẫn đầu. Không thể chuyển đổi số nếu thiếu nền tảng từ số hóa quy trình, nhưng nếu chỉ dừng ở số hóa quy trình, doanh nghiệp vẫn chưa thật sự chuyển đổi.
Giá trị của số hoá quy trình (Digitalization) trong kinh doanh
Sau đây là một ví dụ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn giá trị của số hoá quy trình: Một công ty bán lẻ triển khai hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng thay vì xử lý thủ công qua sổ sách và email rời rạc.
Trước khi số hoá quy trình:
- Nhân viên phải kiểm tra hàng tồn bằng tay, gọi điện xác nhận kho, viết đơn hàng thủ công.
- Quản lý tốn thời gian tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn để ra quyết định.
- Khách hàng chờ lâu, dễ bị sai đơn, và không có kênh theo dõi tình trạng đơn hàng.
Sau khi số hoá quy trình đặt hàng:
- Hệ thống cập nhật tồn kho theo thời gian thực.
- Đơn hàng được tạo, phê duyệt và gửi về kho chỉ trong vài phút.
- Quản lý nắm được số liệu tức thời để lên kế hoạch nhập hàng, marketing, nhân sự.
Kết quả mang lại:
- Tăng hiệu suất đội ngũ: Nhân viên bán hàng chỉ tập trung chăm sóc khách thay vì xử lý giấy tờ.
- Tối ưu vận hành: Quy trình luân chuyển thông tin nhanh, rõ ràng, có thể truy vết.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giao hàng nhanh, chính xác, cập nhật trạng thái minh bạch.
- Giảm lỗi và chi phí: Loại bỏ thao tác lặp lại, hạn chế sai sót và chi phí vận hành.
Digitalization không chỉ là “chuyển quy trình lên phần mềm,” mà là biến quy trình rườm rà thành dòng chảy thông suốt, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, vận hành hiệu quả hơn và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Doanh nghiệp có thể ứng dụng số hoá quy trình (Digitalization) vào đâu?
Dưới đây là 4 tình huống phổ biến mà doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng số hoá quy trình:
1. Số hoá sản phẩm & dịch vụ
Nếu doanh nghiệp có mô hình dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ, số hoá giúp bạn tạo ra chuỗi giá trị số.
Ví dụ, việc gắn mã QR hoặc mã vạch lên sản phẩm giúp truy xuất nguồn gốc, cập nhật tồn kho theo thời gian thực và hỗ trợ giao hàng chính xác. Bên cạnh đó, tích hợp thanh toán điện tử qua app hoặc website giúp rút ngắn quy trình bán hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Giá trị: Tăng tính minh bạch chuỗi cung ứng, giảm sai sót do thao tác thủ công, đẩy nhanh dòng tiền và cải thiện dịch vụ.
2. Số hoá tương tác khách hàng
Thay vì ghi chú rời rạc hoặc quản lý Excel, doanh nghiệp có thể sử dụng CRM để ghi lại toàn bộ lịch sử chăm sóc khách hàng, phản hồi, mua hàng, hoặc khiếu nại. Kết hợp thêm chatbot hoặc email tự động, bạn có thể đảm bảo khách hàng luôn được hỗ trợ kịp thời, nhất quán, ngay cả khi đội ngũ chưa kịp phản hồi.
Giá trị: Cá nhân hóa trải nghiệm, nâng cao độ hài lòng, cải thiện tỷ lệ giữ chân và tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng.
3. Số hoá chuỗi cung ứng
Với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, hoặc bán lẻ, chuỗi cung ứng là yếu tố sống còn. Số hoá giúp kết nối các mắt xích trong chuỗi, từ dự báo nhu cầu, quản lý kho hàng, đến vận chuyển và giao nhận. Khi các phần mềm như WMS, TMS hay DMS được kết nối với dữ liệu thực tế, doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho, dự báo hàng hóa, và tối ưu lộ trình giao hàng dễ dàng hơn.
Giá trị: Tối ưu chi phí logistics, giảm tồn kho, rút ngắn thời gian đáp ứng thị trường, tăng khả năng cạnh tranh.
4. Số hoá quy trình nội bộ
Các tác vụ lặp đi lặp lại như lập hóa đơn, đối soát kho, ghi nhận giao dịch tài chính đều có thể được số hoá. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ việc nhập liệu trên giấy sang hệ thống phần mềm như ERP, phần mềm kế toán, hay hệ thống quản lý kho.
Khi các hệ thống này được kết nối, dữ liệu sẽ tự động luân chuyển mà không cần can thiệp thủ công.
Giá trị: Giảm chi phí vận hành, hạn chế lỗi con người, tăng tốc độ xử lý và ra quyết định.
