Phương pháp quản lý mua hàng bán lẻ loại bỏ hàng tồn – giá cao – giao trễ

Hoạt động mua hàng trong ngành bán lẻ là một thách thức đa chiều và phức tạp. Một mặt, nhà bán lẻ cần đảm bảo dòng hàng hóa luôn được cung ứng liên tục, với giá cả cạnh tranh và luôn có mặt kịp thời. Mặt khác, họ phải duy trì một trải nghiệm khách hàng đồng nhất và chất lượng.

Làm sao để đạt được sự cân bằng này trong khi thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt và người tiêu dùng trở nên ngày càng khắt khe hơn?

Quản lý mua hàng theo quy trình hiệu quả

Quản lý mua hàng bán lẻ¹ bao gồm việc tìm nguồn cung ứng và mua các sản phẩm cần thiết để kinh doanh hoặc sản xuất. Chuỗi hoạt động này cần đảm bảo hàng hóa trong doanh nghiệp:

• Được mua với chi phí thấp nhất
• Đạt chất lượng cao nhất
• Và có mặt kịp thời để đáp ứng nhu cầu

Để đạt được tiêu chuẩn này, một quy trình mua hàng hiệu quả thường bao gồm:

1. Tạo đề xuất mua hàng
2. Lựa chọn và đàm phán với nhà cung cấp
3. Tạo đơn mua hàng
4.  Nhận hàng và nhập kho
5. Theo dõi hiệu suất và vòng đời nhà cung cấp

Cleeksy mang đến giải pháp quản lý mua hàng liền mạch, tinh gọn quy trình, trực quan hóa dữ liệu và quản lý dòng tiền minh bạch. Qua đó, nhà bán lẻ đơn giản hóa các công đoạn mua sắm và nuôi dưỡng mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả hơn.

4 mảnh ghép quyết định thành công trong quản lý bán lẻ

Khi sản phẩm không còn là trọng tâm duy nhất, đâu là 4 mảnh ghép hoàn thiện cho bài toán quản lý bán lẻ?

Đọc thêm

Theo đó, nhà bán lẻ quản lý hoạt động mua hàng theo 3 công đoạn chính:

Tạo đề xuất mua hàng bán lẻ

Một kế hoạch mua sắm thường bắt đầu với việc xác định sản phẩm cần mua, dựa trên:

• Kế hoạch định kỳ của doanh nghiệp
• Xu hướng mua sắm (theo mùa, ngày lễ, biến động kinh tế hoặc xu hướng thị trường)
• Nhu cầu phát sinh từ hoạt động bán hàng

Cleeksy hỗ trợ nhà bán lẻ thiết kế một phiếu đề xuất mua hàng, sẵn sàng chia sẻ cho những bộ phận cần thiết trong doanh nghiệp. Điều này giúp phòng thu mua thu thập thông tin về nhu cầu mua hàng qua 1 cổng thông tin duy nhất, đảm bảo minh bạch và nhất quán:

Phiếu đề xuất mua hàng sẽ là thông tin đầu vào để phòng thu mua xử lý theo 1 quy trình chuẩn hóa. Qua đó, nhân viên thu mua hưởng lợi nhanh chóng từ việc:

• Chuẩn hóa quy trình phê duyệt: Linh hoạt kéo thả tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.
• Dự đoán nhu cầu chính xác hơn: Giảm thiểu chi tiêu ngoài kế hoạch.
• Cộng tác hiệu quả: Cho phép phê duyệt và trao đổi trực tiếp trên phiếu đề xuất.
• Kết nối dữ liệu nhà cung cấp: Dễ dàng truy xuất lịch sử giao dịch và báo giá, giúp đàm phán giá tốt hơn.

Lựa chọn nhà cung cấp bán lẻ và đàm phán

Lựa chọn nhà cung cấp bán lẻ đòi hỏi một quy trình đánh giá toàn diện giữa nhiều tiêu chí, bao gồm khả năng đáp ứng về thời gian, chất lượng sản phẩm, và năng lực tài chính.

Doanh nghiệp cần ưu tiên những nhà cung cấp có hệ thống quản lý minh bạch, lịch sử giao hàng ổn định và khả năng hỗ trợ trong các giai đoạn cao điểm.

Đồng thời, việc duy trì danh mục nhà cung cấp đa dạng là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng.

Cleeksy hỗ trợ nhân viên thu mua xây dựng và quản lý hồ sơ nhà cung cấp dưới dạng danh sách:

Toàn bộ thông tin được lưu trữ, sẵn sàng chia sẻ đến các quy trình liên quan, ví dụ:

• Thông tin liên lạc, hợp đồng, giá bán, điều kiện thanh toán: Giúp dễ dàng so sánh tính minh bạch và giá cả của nhà cung cấp.
• Cảnh báo về thời hạn hợp đồng trực quan: Hỗ trợ kịp thời xử lý gia hạn hoặc tìm được đối tác mới, tránh gián đoạn nguồn cung.
• Lịch sử giao dịch: Cho phép đánh giá chất lượng giao dịch và làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

Danh sách nhà cung cấp sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan để nhà bán lẻ so sánh và nhanh chóng có quyết định thêm mới nhà cung cấp dự phòng.

Dù giá hoặc sản phẩm của nguồn cung ứng hiện tại có thể vẫn đang tốt, nhà bán lẻ vẫn cần tiếp tục tìm thêm nguồn cung ứng có khả năng thay thế nếu cần.

Việc tránh phụ thuộc vào 1 nhà cung cấp nhất định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro cho nguồn hàng.

Quá trình đánh giá nhà cung cấp mới được diễn ra nhất quán với một quy trình được linh hoạt thiết kế tại Cleeksy như sau:

Sau khi chọn được nhà cung cấp, các bên cần đàm phán các điều khoản hợp đồng. Điều quan trọng ở bước này là phải tìm hiểu xem nhà cung cấp sẽ đưa ra mức giá, chất lượng, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán như thế nào. Từ đó đảm bảo cả hai bên đều được hưởng lợi từ thỏa thuận.

Tạo, phê duyệt và theo dõi đơn mua hàng bán lẻ

Đơn mua hàng là một công cụ kiểm soát ngân sách và dòng hàng hóa.

Phòng thu mua dễ dàng thiết kế quy trình xử lý đơn mua liên kết trực tiếp với đề xuất mua hàng đã được phê duyệt tại Cleeksy. Thông tin nhà cung cấp sẽ được tự động điền trong đơn mua, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian điền thủ công.

Với không gian quản lý quy trình đơn mua hàng, nhân viên thu mua:

• Gửi đơn đặt hàng nhanh chóng: Gửi đơn đặt hàng, cập nhật chi phí phát sinh (nếu có) và thông tin đơn hàng.
• Theo dõi trạng thái đơn hàng trực quan và nhận hàng: Kiểm đếm và so sánh số lượng và chất lượng mặt hàng nhận được thực tế với đơn mua.
• Tiến hành nhập kho liền mạch: Tự động điền thông tin từ đơn hàng sang phiếu nhập kho, số lượng nhập được đồng bộ ngay với hàng tồn kho trong thời gian thực.
• Thực hiện thanh toán, hoàn tất mua hàng: Thêm trực tiếp đề nghị thanh toán tại đơn mua, phòng tài chỉnh xử lý hiệu quả và thống nhất.

Từ đây, toàn bộ công nợ nhà cung cấp được tổng hợp trong 1 báo cáo chi tiết, tránh tình trạng chậm thanh toán. Chủ doanh nghiệp có cái nhìn minh bạch về dòng tiền, chủ động đưa ra các quyết định chiến lược về tài chính hơn.

Kết

Quản lý mua hàng hiệu quả không chỉ đảm bảo dòng hàng hóa ổn định mà còn giúp tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp. Với quy trình bài bản và công cụ phù hợp, doanh nghiệp bán lẻ có thể kiểm soát tốt mọi khía cạnh mua sắm, từ đề xuất đến thanh toán. Đây chính là chìa khóa để cạnh tranh bền vững trong một thị trường đầy biến động.