Chênh lệch hàng tồn kho là tình trạng số lượng hàng hóa thực tế khác với số liệu ghi nhận trên hệ thống hoặc sổ sách. Đây là một trong những vấn đề phổ biến nhất tại kho, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tồn kho, kế hoạch sản xuất, mua hàng và lợi nhuận doanh nghiệp. Để xử lý hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên nhân, áp dụng quy trình chuẩn và có biện pháp phòng ngừa chặt chẽ.
Chênh lệch hàng tồn kho là gì?
Chênh lệch hàng tồn kho là tình trạng số lượng thực tế tại kho không trùng khớp với số liệu ghi nhận trên hệ thống hoặc sổ sách kế toán. Chênh lệch thường được phát hiện khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê định kỳ, kiểm kê đột xuất hoặc đối chiếu giao dịch kho.
Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý tồn kho tối ưu chi phí
Trong quản lý kho, chênh lệch tồn kho thường được phân thành 2 dạng chính sau:
- Chênh lệch thiếu: Số lượng thực tế < số liệu hệ thống. Thường gây ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất vì thiếu vật tư, thiếu bán thành phẩm hoặc thiếu thành phẩm để giao hàng.
- Chênh lệch thừa: Số lượng thực tế > số liệu hệ thống, thường cho thấy quy trình nhập – xuất – ghi nhận đang sai hoặc dữ liệu chưa được cập nhật đầy đủ.
Ngoài hai loại này, còn có các dạng chênh lệch khác như sai mã, sai UoM, tồn âm, hoặc sai giá trị phát sinh từ lỗi ghi nhận và đồng bộ dữ liệu.
Nguyên nhân gốc gây chênh lệch tồn kho
Chênh lệch tồn kho xuất phát từ các vấn đề thực tế tại kho và hệ thống, khiến số liệu không khớp với hàng hóa thực tế, ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất, mua hàng và kiểm soát kho.
- Sai sót nhập, xuất hàng hóa: Nhân viên kho nhập sai mã, số lượng hoặc quên ghi phiếu nhập/xuất, gộp/tách lô không đúng quy trình. Khi thông tin không được ghi nhận chính xác, số lượng thực tế sẽ lệch với số liệu trên hệ thống, dẫn đến chênh lệch tồn kho và ảnh hưởng trực tiếp đến lập kế hoạch sản xuất.
- Lỗi kiểm kê thủ công: Kiểm kê dựa vào nhân sự và giấy tờ dễ xảy ra sai sót như đếm thiếu, bỏ sót hoặc cộng nhầm số lượng. Tình trạng này đặc biệt phổ biến ở kho lớn, nhiều chủng loại và lô/batch.
- Hư hỏng và hao hụt tự nhiên: Hàng hóa dễ hư hỏng nếu bảo quản không đúng điều kiện, hoặc hao hụt theo đặc tính vật lý (ví dụ thực phẩm, hóa chất, vật liệu bay hơi). Điều này dẫn đến số liệu tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách.
- Vận chuyển và bàn giao nội bộ: Hàng hóa rơi vỡ, hư hỏng trong quá trình luân chuyển giữa các kho hoặc chi nhánh, hoặc sai sót khi bàn giao như đếm nhầm, giao sai mã, gây lệch số lượng giữa kho thực tế và hệ thống.
- Gian lận và mất cắp hàng hóa: Nhân viên nội bộ hoặc đối tác vận chuyển có thể tẩu tán hàng, lập chứng từ khống hoặc tráo đổi vật tư. Hành vi này khó phát hiện nhưng tạo chênh lệch tồn kho nghiêm trọng.
- Thiếu đồng bộ hệ thống quản lý: các phòng ban như sản xuất, kho, tài chính, bán hàng, tài chính,… không kết nối hoặc cập nhật chậm, dẫn đến dữ liệu tồn kho không thống nhất giữa các bộ phận, khó nắm chính xác tồn kho thực tế.
- Thiếu kiểm kê định kỳ: Sai lệch tích tụ lâu ngày vì kiểm kê không thường xuyên, dẫn đến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời và khó xử lý đúng số liệu.
Quy trình xử lý chênh lệch tồn kho
Việc xử lý chênh lệch hàng tồn kho cần thực hiện theo quy trình bài bản, giúp số liệu tồn kho chính xác, dễ truy vết và kiểm soát hiệu quả. Dưới đây là quy trình xử lý chênh lệch áp dụng cho mọi loại kho và mọi hình thức chênh lệch.
Bước 1: Xác định loại chênh lệch
Doanh nghiệp bắt đầu bằng việc đối chiếu tồn thực tế với số liệu trên thực tế hoặc hệ thống để biết chính xác sai lệch thuộc dạng nào. Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp định hướng kiểm tra rõ ràng và tránh việc rà soát dàn trải. Một số dạng lệch thường gặp gồm:
- Thừa hoặc thiếu hàng
- Sai mã hàng hoặc sai đơn vị tính
- Tồn âm hoặc tồn ảo
Bước 2: Khoanh vùng nguyên nhân bằng đối chiếu chứng từ
Khi đã xác định được loại chênh lệch, bước tiếp theo là rà soát toàn bộ chứng từ và dữ liệu liên quan để tìm điểm phát sinh lỗi. Việc đối chiếu thường xoay quanh các hồ sơ sau:
- Phiếu nhập – phiếu xuất, PO, DO, SO, pick list
- Biên bản giao nhận, lệnh sản xuất hoặc điều chuyển
- Log thao tác trên hệ thống
- Dữ liệu vận chuyển như ảnh, video nếu cần
Mục tiêu là xác định chính xác sai lệch đến từ nghiệp vụ, chứng từ hay thao tác hệ thống.
Bước 3: Xử lý theo từng trường hợp chênh lệch
Khi nguyên nhân đã rõ, doanh nghiệp tiến hành xử lý phù hợp với từng loại lệch. Với chênh lệch thừa, cần kiểm tra khả năng hàng trả về hoặc hàng chưa ghi nhận. Với chênh lệch thiếu, cần xem lại hoạt động xuất hàng, pick sai hoặc thất lạc. Trường hợp sai mã hàng hoặc sai đơn vị tính phải được chuẩn hóa lại mã SKU hoặc quy đổi UoM. Mỗi kết quả xử lý cần được lập thành biên bản ghi rõ nguyên nhân, hướng điều chỉnh và người chịu trách nhiệm.
Bước 4: Điều chỉnh số liệu và lưu log
Kết thúc quá trình kiểm tra, dữ liệu tồn kho được cập nhật lại trên hệ thống theo đúng biên bản xử lý. Việc điều chỉnh cần được thực hiện ngay để tránh phát sinh thêm sai lệch trong các nghiệp vụ liên quan.
Lập biên bản điều chỉnh kèm chữ ký xác nhận, ghi log user để truy vết và phục vụ kiểm toán, đồng thời cập nhật tồn kho cuối kỳ để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Ví dụ thực tế cách xử lý chênh lệch theo từng trường hợp cụ thể
Trong kỳ kiểm kê cuối tháng, kho phát hiện mã sản phẩm GH-120 (ghế gỗ) có sự chênh lệch theo hai chiều: thừa 12 chiếc tại khu A3 và thiếu 18 chiếc tại khu B2. Đây là sản phẩm quay vòng nhanh, liên quan trực tiếp đến lịch giao đơn hàng showroom, nên nếu không xử lý ngay sẽ ảnh hưởng toàn bộ kế hoạch điều phối.
Do chênh lệch thừa và thiếu đến từ hai nguyên nhân hoàn toàn khác nhau, bộ phận kho tiến hành tách riêng hai vấn đề để xử lý độc lập.
Cách xử lý chênh lệch tồn kho thừa
Khi rà lại khu A3, nơi phát hiện số lượng thừa, kho nhận thấy lô hàng 12 chiếc ghế xuất từ xưởng hoàn thiện sang QC kiểm tra chất lượng đã được QC trả về nhưng chưa tạo phiếu nhập hoàn trả. Hệ thống vì vậy không ghi nhận số hàng quay lại, dẫn đến số liệu bị lệch thừa so với thực tế.
Quy trình xử lý thực tế được triển khai như sau:
- Xác định khu vực và SKU (đơn vị lưu kho) có chênh lệch: Ghi nhận vị trí xuất hiện hàng thừa (A3) và mã sản phẩm liên quan (GH-120).
- Rà lại luân chuyển giữa các bộ phận: Kiểm tra các luồng, đặc biệt là luồng: Xưởng hoàn thiện → QC → Kho thành phẩm.
- Đối chiếu log hệ thống và thời gian trả hàng: So sánh lịch trả hàng với log đặt phiếu để tìm phiếu treo hoặc phiếu chưa tạo.
- Kiểm tra vị trí lưu trữ A3: Đảm bảo hàng thừa không phải hàng của SKU khác bị đặt nhầm.
- Xác minh nguyên nhân và lập biên bản ghi nhận tồn kho thừa: Nêu rõ nguyên nhân do QC trả hàng nhưng không tạo phiếu nhập lại. Sau đó lập biên bản ghi nhận hàng thừa.
- Điều chỉnh tăng tồn trên hệ thống: Cập nhật lại phiếu cần thiết để đồng bộ số liệu.
- Đưa ra giải pháp phòng ngừa: Ban hành yêu cầu QC phải tạo phiếu hoàn trả ngay trong ngày để tránh lệch tồn lặp lại.
Cách xử lý chênh lệch tồn kho thiếu
Tại khu B2, nơi phát hiện thiếu 18 chiếc ghế GH-120, kho tiến hành rà soát lại luồng xuất hàng. Khi kiểm tra camera khu đóng gói, quản lý phát hiện một lô hàng 10 chiếc được pick sai vị trí. Đồng thời, kho cũng phát hiện một phiếu xuất nội bộ 8 chiếc chuyển sang khu lắp ráp nhưng đang ở trạng thái “chờ duyệt”, khiến hệ thống không trừ tồn.
Quy trình xử lý thực tế như sau:
- Khoanh vùng khu vực và SKU (đơn vị lưu kho) bị thiếu: Xác định B2 là vị trí thiếu và SKU là GH-120.
- Rà soát các giao dịch xuất hàng trong kỳ: Kiểm tra danh sách xuất hàng, phiếu xuất nội bộ, trạng thái duyệt phiếu.
- Kiểm tra lại quy trình lấy hàng và so sánh với footage từ camera: xác minh lô 10 chiếc đã bị lấy nhầm vị trí.
Đối chiếu với bộ phận nhận hàng - Đối chiếu với bộ phận lắp ráp, xác nhận 8 chiếc được lấy nhưng phiếu chưa duyệt do lỗi mạng.
- Tách rõ hai nguyên nhân độc lập: 10 chiếc nguyên nhân pick sai vị trí và 8 chiếc phiếu xuất treo chưa duyệt
- Lập biên bản ghi nhận chênh lệch thiếu, ghi rõ số lượng và nguồn gốc từng phần.
- Điều chỉnh giảm tồn trên hệ thống theo đúng số lượng thực tế đã xuất, xóa tồn ảo.
- Cải tiến quy trình phòng ngừa: Dán lại mã khu vực B2/B5 bằng biển nhận dạng lớn và hình ảnh để giảm lấy nhầm. Đồng thời Quy định luân chuyển nội bộ bắt buộc phải tạo phiếu trước khi chuyển hàng.
Mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho (theo Thông tư 200/133)
Biên bản xử lý chênh lệch là tài liệu bắt buộc khi doanh nghiệp phát hiện tồn kho thừa/thiếu,.. sau khi kiểm kê. Việc lập biên bản đúng quy định giúp đảm bảo tính pháp lý, phục vụ kiểm toán, đối chiếu và truy vết sau này.
Dưới đây là mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC:
Lưu ý quan trọng khi lập biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho
- Lập biên bản ngay tại thời điểm kết thúc kiểm kê: Biên bản phải được lập ngay sau khi đối chiếu thực tế xong để đảm bảo thông tin còn chính xác, tránh bỏ sót dữ liệu hoặc bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian.
- Thông tin phải rõ ràng, đầy đủ và thống nhất: Mọi số liệu về mã hàng, vị trí lưu trữ, số lượng thực tế, số lượng hệ thống và mức chênh lệch cần được ghi rõ ràng. Biên bản không được tẩy xóa hoặc chỉnh sửa thủ công vì dễ gây tranh chấp khi kiểm toán.
- Báo cáo ngay khi có dấu hiệu bất thường: Trường hợp chênh lệch lớn, chênh lệch lặp lại nhiều lần hoặc có dấu hiệu gian lận, phải báo cáo ngay cho cấp quản lý để mở rộng phạm vi kiểm tra hoặc tiến hành kiểm kê đột xuất.
- Chữ ký xác nhận đầy đủ từ các bộ phận liên quan: Biên bản chỉ hợp lệ khi có chữ ký của thủ kho, kế toán kho, người kiểm kê và người phê duyệt. Thiếu chữ ký có thể làm biên bản mất giá trị pháp lý.
- Lưu trữ biên bản đúng quy định: Biên bản và hồ sơ kèm theo phải được lưu cùng hệ thống chứng từ kế toán theo thời hạn quy định (tối thiểu 10 năm), phục vụ kiểm toán, tra soát hoặc đối chiếu khi cần.
- Đính kèm đầy đủ hồ sơ liên quan: Bao gồm phiếu kiểm kê chi tiết, hình ảnh hoặc camera hiện trường, phiếu xuất – nhập – điều chuyển và các văn bản xác nhận từ các bộ phận liên quan. Hồ sơ đầy đủ giúp làm rõ nguyên nhân và xử lý minh bạch.
Giải pháp và phương pháp hạn chế chênh lệch hàng tồn kho
Để hạn chế sai lệch tồn kho và duy trì dữ liệu chính xác, doanh nghiệp sản xuất cần kết hợp giữa quy trình, công nghệ và kiểm soát nội bộ. Dưới đây là các phương pháp được tối ưu dựa trên thực hành thực tế trong nhà máy.
Ứng dụng phần mềm quản lý kho (WMS)
Phần mềm quản lý kho đóng vai trò trung tâm trong việc giảm chênh lệch tồn kho bằng cách tự động hóa nhập liệu, kiểm soát luồng hàng và cập nhật số liệu theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp quản sản xuất như Cleeksy để đồng bộ dữ liệu xuyên suốt từ nhập – xuất – sản xuất – giao hàng.
- Ghi nhận số liệu chính xác: Tự động hóa nhập xuất bằng barcode/QR giúp hạn chế nhập sai mã, sai lô và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.
- Theo dõi hàng theo lô/date: Kiểm soát chính xác từng mã, từng batch, hạn chế thất thoát và sai lệch trong kiểm kê.
- Đồng bộ dữ liệu real-time: Số liệu kho, sản xuất và mua hàng luôn khớp nhau, giảm tình trạng tồn âm, tồn ảo.
- Báo cáo và cảnh báo: Nhắc ngưỡng tồn kho, cảnh báo lệch số liệu để xử lý kịp thời.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Thiết lập quy trình kho chặt chẽ
Quy trình nhập – xuất – luân chuyển cần được chuẩn hóa bằng hướng dẫn thao tác rõ ràng và phân quyền trách nhiệm cho từng vị trí. Khi mỗi bước (nhận hàng, kiểm mã, kiểm số lượng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói) đều có checkpoint kiểm tra, doanh nghiệp giảm đáng kể nguy cơ lệch số liệu.
- Quy trình chuẩn cho từng bước nhập – xuất – điều chuyển.
- Double-check bắt buộc ở các điểm nhạy cảm (nhận hàng, bàn giao nội bộ, xuất sản xuất).
- Thủ kho, QC, kế toán kho phối hợp đối chiếu định kỳ theo mẫu thống nhất.
Theo dõi và phân quyền trách nhiệm
Phân công rõ ràng vai trò giữa thủ kho, kế toán kho, bộ phận QC và sản xuất để mọi thao tác được kiểm soát chặt chẽ. Cơ chế phân quyền và theo dõi chặt chẽ giúp giảm sai sót, gian lận và duy trì tính chính xác của dữ liệu tồn kho.
- Đối chiếu tồn kho thường xuyên giữa các bộ phận để phát hiện sai lệch kịp thời.
- Ghi log và truy vết thao tác của từng nhân viên trên hệ thống, đảm bảo mọi hành động đều có người chịu trách nhiệm.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ như quản lý chìa khóa, giám sát camera để ngăn thao tác trái phép hoặc thất thoát hàng hóa.
Kiểm kê đột xuất và định kỳ
Kiểm kê không chỉ để “chốt số”, mà là công cụ phát hiện sớm chênh lệch trước khi thành rủi ro lớn. Quy trình nên bao gồm: chuẩn bị danh sách hàng, chia nhóm kiểm kê độc lập, đối chiếu với hệ thống, lập biên bản và khóa số liệu tạm để tránh phát sinh sai lệch trong lúc kiểm đếm. Doanh nghiệp nên kết hợp:
- Kiểm kê định kỳ: Cuối tháng/quý/năm để chuẩn hóa dữ liệu và đối chiếu giữa kho – sản xuất – kế toán.
- Kiểm kê đột xuất: Thực hiện khi có nghi vấn, khi số liệu lệch bất thường hoặc khi có thay đổi nhân sự kho.
Sử dụng barcode/QR
Gắn barcode hoặc QR code cho từng sản phẩm và từng lô hàng giúp chuẩn hóa cách nhận diện hàng hóa trong toàn bộ nhà máy.
- Nhập – xuất chính xác, hạn chế sai mã, sai lô.
- Kiểm kê nhanh và đối chiếu tức thì với hệ thống.
- Rút ngắn thời gian thao tác của kho, tăng tính nhất quán dữ liệu giữa thực tế và phần mềm.
Đào tạo nhân viên
Đội ngũ được đào tạo đúng cách sẽ giảm bớt tình trạng thao tác sai, bỏ bước hoặc bỏ qua đối chiếu khiến số liệu bị lệch. Nhân sự kho, kế toán kho, QC và sản xuất cần được đào tạo định kỳ về:
- Quy trình thao tác chuẩn trong kho.
- Cách sử dụng phần mềm quản lý sản xuất.
- Ý thức tuân thủ quy trình và trách nhiệm với số liệu.
Tăng cường an ninh kho bãi
Hệ thống an ninh chặt chẽ giúp giảm rủi ro thất thoát, ngăn tiếp cận trái phép và hỗ trợ truy vết khi xảy ra chênh lệch tồn kho. Kho cần được bảo vệ bằng các lớp kiểm soát an ninh như:
- Camera giám sát 24/7 để theo dõi mọi hoạt động xuất – nhập – di chuyển hàng hóa.
- Kiểm soát ra vào bằng khóa/mã số hoặc thẻ từ, giới hạn người được phép vào kho.
- Phân quyền truy cập rõ ràng giữa thủ kho, nhân viên giao nhận và bộ phận liên quan.
Bố trí kho khoa học và theo dõi hàng hóa trực quan
Cách bố trí khoa học giúp kho vận hành mạch lạc, giảm sai sót thao tác và hỗ trợ kiểm kê nhanh, chính xác hơn. Kho cần được tổ chức rõ ràng và nhất quán nhằm giảm nhầm lẫn trong nhập – xuất – kiểm kê:
- Phân khu và đánh số vị trí/kệ theo sơ đồ kho, giúp tìm kiếm nhanh và hạn chế để sai vị trí.
- Sắp xếp theo ABC, FIFO hoặc theo lô/lot để đảm bảo lưu chuyển hàng đúng thứ tự, tránh tồn đọng hoặc hết hạn.
- Gắn nhãn, thẻ kho và bảng chỉ dẫn trực quan để nhân viên dễ nhận diện và đối chiếu với hệ thống.
Kết
Xử lý chênh lệch hàng tồn kho là quá trình tối ưu hóa liên tục để duy trì số liệu chính xác, ổn định quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Áp dụng các giải pháp quản lý sản xuất như Cleeksy, kết hợp quy trình chuẩn, kiểm soát nội bộ và công nghệ tự động giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, hạn chế thất thoát và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Nếu bạn cần một giải pháp toàn diện để kiểm soát chênh lệch tồn kho và đồng bộ dữ liệu xuyên suốt nhà máy, hãy liên hệ Cleeksy ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ 1:1.
