Chi phí sản xuất là nền tảng để doanh nghiệp tính đúng giá thành, tối ưu nguồn lực và duy trì biên lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi phân loại, ghi nhận và kiểm soát chi phí, dẫn đến giá thành sai lệch và vận hành kém hiệu quả. Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quan từ khái niệm, vai trò, cách phân loại đến công thức tính chi phí sản xuất, kèm ví dụ thực tế, quy trình tính toán và các sai lầm phổ biến. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ tìm thấy những cách tối ưu chi phí và gợi ý giải pháp quản lý bằng dữ liệu thời gian thực để kiểm soát chi phí chính xác hơn.
Tổng quan về chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất là gì?
Chi phí sản xuất (Production Cost) là toàn bộ khoản chi mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ trong một kỳ. Chi phí này bao gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung như khấu hao máy móc, điện năng, bảo trì và vận hành nhà xưởng. Đây là những hao phí cần thiết để thực hiện quá trình chế tạo sản phẩm, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp tính giá thành, định giá bán và tối ưu lợi nhuận.
Vai trò của chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát vận hành, tối ưu nguồn lực và đảm bảo biên lợi nhuận bền vững.
- Cơ sở để tính giá thành: Chi phí sản xuất là dữ liệu then chốt để xác định giá bán, đánh giá lợi nhuận và duy trì khả năng cạnh tranh của sản phẩm.
- Căn cứ cho quyết định vận hành: Doanh nghiệp dựa vào chi phí để tối ưu quy trình, phân bổ nhân lực – máy móc hợp lý và giảm lãng phí trong từng công đoạn.
- Nền tảng lập kế hoạch tài chính: Thông tin chi phí giúp dự báo ngân sách, kiểm soát dòng tiền và lập kế hoạch đầu tư phù hợp với từng giai đoạn sản xuất.
- Thước đo hiệu suất sản xuất: Phân tích chi phí cho biết khu vực nào hoạt động hiệu quả, khu vực nào phát sinh hao phí, từ đó hỗ trợ cải tiến liên tục và nâng cao năng suất.
Các loại chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất của doanh nghiệp thường được chia thành bốn nhóm chính. Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tiêu hao, phân tích sai lệch và tính đúng giá thành cho từng đơn hàng hoặc sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Direct Materials Cost): Đây là chi phí dành cho các nguyên liệu chính cấu thành sản phẩm, bao gồm nguyên liệu chính, vật tư phụ, bán thành phẩm mua ngoài và phần hao hụt trong quá trình sản xuất. Trong đa số ngành, nhóm chi phí này chiếm tỷ trọng lớn nhất và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành.
Chi phí nhân công trực tiếp (Direct Labor Cost): Là toàn bộ khoản chi trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, gồm tiền lương, phụ cấp, tăng ca, bảo hiểm và kinh phí công đoàn. Nhóm chi phí này phản ánh năng suất lao động và mức độ chuẩn hóa của từng công đoạn trong dây chuyền.
Chi phí sản xuất chung (Manufacturing Overhead Cost – MOC): Là các chi phí gián tiếp phục vụ hoạt động của phân xưởng. Nhóm chi phí này phản ánh hiệu suất máy móc và mức độ tối ưu của hệ thống sản xuất. Gồm:
- Chi phí nhân viên phân xưởng (quản đốc, bảo trì, QC…)
- Chi phí vật liệu và công cụ dụng cụ dùng chung
- Khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, khí nén, sửa chữa…)
- Các khoản chi bằng tiền khác phục vụ vận hành xưởng
Các chi phí khác liên quan đến sản xuất: Là các khoản chi không nằm trong ba nhóm trên nhưng phát sinh để đảm bảo quá trình sản xuất được vận hành liên tục. Tùy mô hình sản xuất, những chi phí này có thể nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ.
- Chi phí vận chuyển nội bộ
- Chi phí quản lý sản xuất
- Chi phí thử mẫu, R&D và cải tiến quy trình
- Chi phí an toàn lao động hoặc đào tạo nhân sự sản xuất
Phân biệt chi phí sản xuất và giá thành sản xuất
Trong quá trình tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa chi phí sản xuất và giá thành. Nếu không phân biệt chính xác sẽ dẫn đến tính sai chi phí, đặt sai giá bán hoặc đánh giá sai hiệu quả của từng đơn hàng.
Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để phục vụ hoạt động sản xuất, gồm nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Các khoản chi này được ghi nhận ngay khi phát sinh và phản ánh mức độ sử dụng nguồn lực của nhà máy trong kỳ.
Giá thành sản xuất là chi phí sản xuất được phân bổ cho số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Đây là chi phí “kết sổ” gắn với mỗi đơn vị sản phẩm, dùng để định giá bán, tính lợi nhuận và đánh giá hiệu quả của từng mặt hàng hoặc từng lệnh sản xuất.
| Tiêu chí | Chi phí sản xuất | Giá thành sản xuất |
| Khái niệm | Toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để phục vụ hoạt động sản xuất. | Phần chi phí sản xuất được phân bổ cho sản phẩm hoàn thành. |
| Mục đích ghi nhận | Phản ánh mức độ sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và máy móc theo thời gian. | Xác định chi phí làm ra một đơn vị sản phẩm để tính giá bán và lợi nhuận. |
| Phạm vi áp dụng | Áp dụng cho toàn bộ hoạt động sản xuất trong kỳ. | Áp dụng cho từng đơn hàng, từng lệnh sản xuất hoặc từng sản phẩm. |
| Thời điểm xác định | Ghi nhận ngay khi chi phí phát sinh. | Tính vào cuối kỳ khi xác định số lượng sản phẩm hoàn thành. |
| Thành phần cấu thành | NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. | Tổng chi phí sản xuất phân bổ cho sản phẩm hoàn thành. |
| Ý nghĩa quản trị | Đánh giá hiệu quả vận hành, mức độ tiêu hao và lãng phí. | Định giá bán, kiểm soát lợi nhuận và so sánh hiệu quả giữa các sản phẩm. |
Công thức tính chi phí sản xuất và ví dụ thực tế theo ngành
Để tính chi phí sản xuất cho một sản phẩm, doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả chi phí phát sinh trực tiếp và gián tiếp liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm đó. Điều này giúp xác định mức đầu tư thực tế, từ đó tối ưu giá thành và lợi nhuận.
Công thức tính chi phí sản xuất là:
Chi phí sản xuất = Chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nhân công + Chi phí máy móc và thiết bị + Chi phí quản lý sản xuất + Chi phí khác
Trong đó:
Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm các chi phí mua, vận chuyển và xử lý nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm. Công thức tính như sau: Chi phí nguyên vật liệu = (Số lượng NVL) × (Giá trị 1 đơn vị NVL)
Chi phí nhân công: Bao gồm tiền lương, phụ cấp và các lợi ích khác cho nhân viên trực tiếp tham gia vào sản xuất. Công thức tính là: Chi phí nhân công = (Số giờ lao động cần thiết) x (Mức lương trung bình của lao động sản xuất)
Chi phí máy móc và thiết bị: Là chi phí khấu hao, bảo trì và vận hành máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất. Chi phí máy móc và thiết bị = (Giá trị máy móc và thiết bị) / (Tuổi thọ trung bình).
Chi phí quản lý sản xuất: Chi phí cho nhân sự quản lý và giám sát quy trình sản xuất, bao gồm lương, phúc lợi và chi phí vận hành phân xưởng. Chi phí quản lý = Lương + Phúc lợi quản lý + Chi phí vận hành.
Chi phí khác: Gồm các khoản chi hỗ trợ như vận chuyển, bảo hiểm, thuê mặt bằng hoặc các chi phí phát sinh khác không thuộc nhóm trên.
Ví dụ theo ngành:
Sản xuất gỗ: 50 bàn ăn 6 ghế
- Nguyên vật liệu: gỗ, keo, sơn: 140.000.000 đ
- Nhân công trực tiếp: 32.500.000 đ
- Máy móc & thiết bị: 27.500.000 đ
- Quản lý sản xuất: 15.000.000 đ
- Chi phí khác: 10.000.000 đ
=> Tổng chi phí sản xuất = 225.000.000 đ
Sản xuất bao bì: Lô 10.000 thùng carton
- Nguyên vật liệu: giấy kraft, mực, keo: 18.000.000 đ
- Nhân công trực tiếp: 5.000.000 đ
- Máy móc & thiết bị: 4.000.000 đ
- Quản lý sản xuất: 1.500.000 đ
- Chi phí khác: 500.000 đ
=> Tổng chi phí sản xuất = 29.000.000 đ
Sản xuất may mặc: Lô 1.000 áo thun
- Nguyên vật liệu: vải, chỉ, nhãn: 32.000.000 đ
- Nhân công trực tiếp: 15.000.000 đ
- Máy móc & thiết bị: 10.000.000 đ
- Quản lý sản xuất: 5.000.000 đ
- Chi phí khác: 2.000.000 đ
=>Tổng chi phí sản xuất = 64.000.000 đ
Quy trình tính chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
Việc tính chi phí sản xuất cần thực hiện theo một quy trình bài bản để đảm bảo dữ liệu chính xác và hỗ trợ quản lý hiệu quả. Các bước cơ bản gồm:
Bước 1 – Thu thập dữ liệu: Xác định và ghi nhận tất cả chi phí phát sinh trong sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu (NVL), nhân công trực tiếp, chi phí máy móc & thiết bị và các khoản chi phí vận hành khác. Dữ liệu này là cơ sở để tính toán chính xác chi phí.
Bước 2 – Phân loại chi phí: Sau khi thu thập, các khoản chi phải được phân thành các nhóm cụ thể: chi phí trực tiếp (NVL, nhân công), chi phí sản xuất chung và chi phí hỗ trợ khác. Việc chuẩn hóa phân loại giúp tránh trùng lặp, thiếu sót và tạo nền tảng chính xác cho bước tính toán tiếp theo.
Bước 3 – Tính toán và tổng hợp: Sử dụng công thức tổng chi phí sản xuất, sau đó tổng hợp chi phí cho từng sản phẩm, lệnh sản xuất hoặc phân xưởng để đánh giá hiệu quả và kiểm soát giá thành.
Bước 4 – Phân tích và tối ưu: Sau khi tính toán, cần đối chiếu tỷ trọng từng khoản mục để phát hiện chi phí bất thường, mức tiêu hao vượt định mức hoặc dấu hiệu lãng phí. Việc phân tích định kỳ giúp doanh nghiệp tối ưu nguyên vật liệu, cải thiện năng suất và kiểm soát giá thành hiệu quả hơn.
Sai lầm phổ biến khi tính chi phí sản xuất
Dù công thức tính chi phí sản xuất khá rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn ghi nhận sai hoặc tính thiếu, dẫn đến giá thành bị lệch, lợi nhuận giảm và kế hoạch sản xuất sai lệch. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất.
Bỏ sót chi phí sản xuất chung
Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi nhận NVL và nhân công trực tiếp mà quên tính: điện – nước, bảo trì, khấu hao máy móc, công cụ dụng cụ, nhân viên phân xưởng… Đây là nguyên nhân phổ biến khiến chi phí sản xuất bị thấp hơn thực tế, dẫn đến định giá sai và lợi nhuận giảm.
Giải pháp:
- Lập danh sách cố định các loại sản xuất phải ghi nhận mỗi kỳ.
- Định kỳ rà soát máy móc, điện năng, vật tư phụ để cập nhật chi phí kịp thời.
- Sử dụng phần mềm ghi nhận chi phí theo thời gian thực để tránh sót dữ liệu.
Không phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi
Việc gộp chung hai loại chi phí khiến doanh nghiệp khó phân tích điểm hòa vốn và đánh giá hiệu quả sản xuất khi sản lượng thay đổi. Ví dụ: khấu hao máy móc là chi phí cố định, nhưng khá nhiều doanh nghiệp lại phân bổ theo sản lượng một cách tùy tiện.
Giải pháp:
- Tách rõ chi phí cố định (khấu hao, lương quản lý) và biến đổi (NVL, nhân công theo sản lượng).
- Xây dựng bảng phân loại chi phí cố định/biến đổi chuẩn cho từng dây chuyền.
- Ứng dụng phân tích chi phí, sản lượng, lợi nhuận để ra quyết định sản xuất.
Ghi nhận định mức nguyên vật liệu không sát thực
Định mức không được cập nhật thường xuyên dẫn đến tình trạng NVL hao hụt vượt mức mà không được ghi nhận đúng. Điều này khiến chi phí thực tế luôn cao hơn kế hoạch mà doanh nghiệp không biết nguyên nhân.
Giải pháp:
- Rà soát định mức theo từng sản phẩm hoặc từng công đoạn.
- Cập nhật định mức dựa trên dữ liệu thực tế từ các lệnh sản xuất gần nhất.
- Thiết lập cảnh báo khi tiêu hao vượt định mức để xử lý kịp thời.
Không tính sản phẩm dở dang cuối kỳ
Khi bỏ qua sản lượng dở dang hoặc quy đổi không chính xác, chi phí sẽ bị phân bổ sai vào giá thành sản phẩm hoàn thành. Kết quả là giá thành đơn vị dao động thất thường giữa các kỳ, gây khó khăn cho việc định giá và lập kế hoạch.
Giải pháp:
- Xây dựng công thức quy đổi dở dang theo % hoàn thành hoặc chi phí thực tế.
- Ghi nhận sản phẩm dở dang tại công đoạn rõ ràng (50%, 70%, 80% hoàn thành…).
- Dùng phần mềm để tính % hoàn thành theo thời gian thực của từng lệnh sản xuất.
Không bóc tách chi phí theo từng lệnh sản xuất/đơn hàng
Gộp tất cả chi phí vào một kỳ mà không phân bổ theo từng lệnh sản xuất khiến doanh nghiệp khó phân tích sản phẩm nào lời, sản phẩm nào lỗ. Đây là một trong những hạn chế lớn của các doanh nghiệp quản lý thủ công bằng Excel.
Giải pháp:
- Tách chi phí theo từng lệnh sản xuất.
- Gắn NVL xuất kho, máy móc, nhân công vào đúng lệnh sản xuất.
- So sánh chi phí thực tế và chi phí kế hoạch của từng lô để phát hiện lãng phí.
Không cập nhật chi phí thời gian thực
Dữ liệu thu thập chậm, sai lệch hoặc thiếu minh bạch (ví dụ: không cập nhật giờ máy, không theo dõi NVL xuất kho theo lệnh sản xuất) dẫn đến chi phí cuối kỳ không phản ánh đúng thực tế. Điều này khiến quyết định điều hành bị chậm hoặc sai hướng.
Giải pháp:
- Đồng bộ hóa dữ liệu từ phân xưởng: NVL, giờ máy, công nhân, sản lượng.
- Tự động hóa ghi nhận (barcode, IoT, cảm biến máy, check-in công nhân).
- Giảm tối đa nhập liệu thủ công bằng cách số hóa quy trình sản xuất.
Nhầm lẫn giữa chi phí sản xuất và chi phí bán hàng/QLDN
Nhiều doanh nghiệp đưa nhầm chi phí như marketing, vận chuyển bán hàng hoặc chi phí hành chính vào chi phí sản xuất. Đây là sai lệch nghiêm trọng khiến giá thành bị đội lên và báo cáo tài chính thiếu chính xác.
Giải pháp:
- Chuẩn hóa hệ thống tài khoản theo nhóm: chi phí sản xuất, bán hàng, QLDN.
- Kiểm tra đối chiếu các khoản chi định kỳ và phân loại lại nếu sai.
- Cài đặt quy tắc phân loại tự động trên phần mềm để giảm sai sót thủ công.
Cách tối ưu hóa chi phí sản xuất
Tối ưu hóa chi phí sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ chuỗi vận hành, xác định điểm gây lãng phí và cải thiện hiệu suất ở từng công đoạn thay vì chỉ tập trung vào một khoản chi riêng lẻ. Dưới đây là 5 cách giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí sản xuất:
-
- Kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu: Cập nhật định mức theo dữ liệu thực tế, giám sát tiêu hao và tối ưu tồn kho bằng dự báo nhu cầu. Giảm mua thừa, giảm hao hụt và đảm bảo NVL được phân bổ đúng lệnh sản xuất.
- Nâng cao năng suất lao động: Chuẩn hóa quy trình, đào tạo định kỳ và kiểm soát chất lượng theo thời gian thực. Giảm lỗi, giảm thời gian chờ và cải thiện hiệu suất dây chuyền.
- Tối ưu hiệu suất máy móc: Thực hiện bảo trì định kỳ, đo OEE để phát hiện điểm nghẽn, và giảm thời gian dừng máy ngoài kế hoạch. Đảm bảo thiết bị vận hành ổn định với chi phí hợp lý.
- Giảm lãng phí trong toàn bộ quy trình: Loại bỏ 8 loại lãng phí, tối ưu bố trí mặt bằng, điều phối công đoạn hợp lý để giảm di chuyển thừa, tồn kho thừa và thao tác không cần thiết.
- Quản lý chi phí bằng dữ liệu thời gian thực: Thay Excel bằng phần mềm quản lý sản xuất để theo dõi NVL, nhân công, máy móc, sản lượng theo thời gian thực. Giúp phân bổ chi phí chính xác cho từng lệnh sản xuất và phát hiện bất thường sớm.
Phần mềm quản lý sản xuất Cleeksy – Tối ưu chi phí sản xuất
Việc thiếu dữ liệu chính xác tại thời điểm vận hành sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc kiểm soát chi phí sản xuất. Sai định mức, tiêu hao vượt chuẩn, máy dừng không được ghi nhận, năng suất thấp, sản lượng báo cáo sai… đều dẫn đến chi phí tăng nhưng không biết tăng ở đâu. Để giải quyết bài toán này, doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý theo dõi chi phí sản xuất cập nhật thông tin nhanh chóng, trực quan và chi tiết.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Với Cleeksy, doanh nghiệp thiết lập một nền tảng dữ liệu xuyên suốt từ xưởng lên kế toán, cho phép theo dõi và kiểm soát chi phí ngay thời điểm phát sinh thông qua các khả năng:
- Kiểm soát định mức nguyên vật liệu theo từng sản phẩm, công đoạn và lệnh sản xuất, hạn chế sai lệch dẫn đến đội chi phí.
- Theo dõi tiêu hao theo thời gian thực, phát hiện vượt định mức ngay tại công đoạn để xử lý kịp thời.
- Giám sát sản lượng, năng suất máy và nhân công, giúp giảm thời gian chờ đợi, dừng máy và lỗi thao tác.
- Phân tích chi phí theo đơn hàng hoặc lệnh sản xuất, quản lý sẽ nắm được đơn hàng nào có biên lợi nhuận cao hay thấp để điều chỉnh kế hoạch.
- Dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, giảm tồn kho dư thừa và tránh thiếu hụt.
- Chuẩn hóa dòng dữ liệu từ xưởng đến tài chính, giúp báo cáo giá thành chính xác thay vì phụ thuộc vào tổng hợp thủ công.
Chi phí sản xuất phản ánh hiệu quả vận hành và mức tiêu hao thực tế của doanh nghiệp. Khi kiểm soát chính xác chi phí sản xuất, doanh nghiệp tối ưu giá thành, nâng cao biên lợi nhuận và cải thiện năng suất toàn bộ hệ thống.
Để tối ưu chi phí sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp hãy liên hệ tới Cleeksy để được đội ngũ chuyên gia tư vấn và giải đáp chi tiết nhất.
