Trong sản xuất, Lead time ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng đơn hàng và kiểm soát tiến độ. Khi thời gian chờ, xử lý và luân chuyển kéo dài, kế hoạch sản xuất và giao hàng cũng dễ bị kéo theo. Lead time trong sản xuất là gì? Cách tính và rút ngắn Lead time như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Lead time trong sản xuất là gì?
Lead time là khoảng thời gian từ khi một quy trình bắt đầu đến khi hoàn thành. Trong sản xuất, Lead time phản ánh toàn bộ thời gian một đơn hàng đi qua các bước cần thiết để trở thành sản phẩm hoàn chỉnh.
Lead time thường bao gồm thời gian chuẩn bị, setup, sản xuất, chờ giữa các công đoạn, kiểm tra và di chuyển. Ví dụ, một đơn hàng mất 10 giờ để gia công nhưng phải chờ thêm 14 giờ trước và giữa các công đoạn thì Lead time thực tế là 24 giờ.
Đối với nhà quản lý, theo dõi Lead time giúp nhìn rõ thời gian thực tế của từng công đoạn, từ đó xác định cơ hội cải tiến, phân bổ nguồn lực và chủ động điều hành kế hoạch sản xuất. Lead time càng được kiểm soát tốt, doanh nghiệp càng có cơ sở nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng và sử dụng nguồn lực hiệu quả.
Các thành phần cơ bản cấu thành Lead time
Các thành phần của Lead time có thể thay đổi tùy theo quy trình và phạm vi đo lường của doanh nghiệp. Trong sản xuất, Lead time thường bao gồm:
- Thời gian tiền xử lý (Pre-processing Time): Là thời gian chuẩn bị trước khi sản xuất, gồm tiếp nhận yêu cầu, lập kế hoạch, kiểm tra BOM, chuẩn bị nguyên vật liệu và phát hành lệnh sản xuất.
- Thời gian thiết lập (Setup Time): Là thời gian chuẩn bị máy móc, khuôn, dao cụ, chương trình và các thiết bị cần thiết trước khi sản xuất một mã hàng.
- Thời gian xử lý (Processing Time): Là thời gian sản phẩm thực sự được gia công, chế tạo hoặc lắp ráp. Đây là khoảng thời gian trực tiếp tạo ra sản phẩm.
- Thời gian chờ (Queue & Waiting Time): Là thời gian sản phẩm phải chờ máy, chờ nguyên vật liệu, chờ công đoạn trước hoàn thành, chờ đủ lô hoặc chờ kiểm tra trước khi tiếp tục sản xuất.
- Thời gian di chuyển và lưu kho : Là thời gian sản phẩm hoặc bán thành phẩm được vận chuyển và lưu lại giữa các công đoạn, khu vực hoặc phân xưởng.
- Thời gian kiểm tra (Inspection Time): Là thời gian kiểm tra sản phẩm theo yêu cầu kỹ thuật và chất lượng. Nếu phát sinh sửa chữa hoặc sản xuất lại, thời gian rework cũng làm tăng tổng Lead time.
Các loại Lead time phổ biến
Lead time có nhiều cách phân loại tùy vào phạm vi quản trị. Tùy vào quy trình, một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại Lead time để quản lý thời gian xử lý từ đơn hàng, sản xuất, cung ứng đến giao nhận.
Procurement Lead time
Đây là khoảng thời gian từ khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu mua hàng đến khi nguyên vật liệu, linh kiện hoặc hàng hóa được nhận và sẵn sàng sử dụng. Quá trình có thể bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp, phê duyệt yêu cầu mua, đặt hàng, chuẩn bị hàng, vận chuyển và kiểm tra đầu vào.
Thời gian đáp ứng của nhà cung cấp, phương thức vận chuyển và các thủ tục liên quan đều có thể ảnh hưởng đến Procurement Lead time. Theo dõi khoảng thời gian này giúp doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch mua hàng và chuẩn bị nguồn cung cho các hoạt động tiếp theo.
Manufacturing Lead time (Thời gian sản xuất)
Từ khi lệnh sản xuất được phát hành đến khi sản phẩm hoàn thiện theo phạm vi đo lường đã xác định, toàn bộ khoảng thời gian này được tính vào Manufacturing Lead time. Các hoạt động có thể bao gồm chuẩn bị vật tư, thiết lập máy móc, gia công, lắp ráp, chờ giữa các công đoạn, di chuyển và kiểm tra chất lượng.
Thời gian sản phẩm thực sự được gia công chỉ là một phần của tổng Lead time. Chẳng hạn, một sản phẩm cần 8 giờ để xử lý nhưng phải chờ thêm 16 giờ giữa các công đoạn thì Manufacturing Lead time thực tế là 24 giờ.
Delivery Lead time (Thời gian giao hàng)
Khoảng thời gian này tập trung vào quá trình đưa sản phẩm từ điểm xuất hàng đến địa điểm nhận. Tùy cách doanh nghiệp xác định phạm vi, Delivery Lead time có thể bắt đầu từ khi hàng được xuất kho hoặc bàn giao cho đơn vị vận chuyển và kết thúc khi hàng được giao đến khách hàng.
Khoảng cách, phương thức vận chuyển, năng lực giao nhận, tuyến đường và các thủ tục liên quan đều có thể tác động đến thời gian giao hàng. Việc theo dõi riêng giai đoạn này giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân chậm giao nằm ở khâu chuẩn bị hàng hay vận chuyển.
Customer Lead time (Thời gian đáp ứng khách hàng)
Đây là khoảng thời gian khách hàng thực tế phải chờ, thường được tính từ khi đơn hàng được xác nhận đến khi sản phẩm được giao đến khách hàng. Phạm vi này có thể bao gồm xử lý đơn hàng, chuẩn bị hoặc sản xuất sản phẩm, đóng gói và giao hàng.
Customer Lead time chịu ảnh hưởng bởi toàn bộ các giai đoạn phía trước. Với sản phẩm có sẵn, thời gian đáp ứng có thể ngắn; trong khi đơn hàng sản xuất theo yêu cầu thường cần thêm thời gian cho chuẩn bị vật tư và sản xuất. Đây là khoảng thời gian quan trọng để doanh nghiệp xác định và kiểm soát cam kết giao hàng với khách hàng.
Lead time khác Cycle Time, Takt Time và Delivery Time như thế nào?
Các chỉ số thời gian thường bị sử dụng lẫn nhau trong quản trị sản xuất. Tuy nhiên, chúng trả lời những câu hỏi khác nhau. Cụ thể như sau:
Lead time và Cycle Time
Cycle Time cho biết mất bao lâu để thực hiện một công việc, còn Lead time cho biết mất bao lâu để một đơn hàng hoặc sản phẩm hoàn tất toàn bộ quy trình trong phạm vi được xác định.
Cycle Time thường được đo tại một công đoạn hoặc máy cụ thể. Lead time có phạm vi rộng hơn và có thể bao gồm thời gian chuẩn bị, chờ, di chuyển, kiểm tra bên cạnh thời gian xử lý thực tế.
Ví dụ, một máy CNC gia công một chi tiết trong 5 phút. Đây là Cycle Time của công đoạn. Nếu chi tiết phải chờ 6 giờ trước khi gia công và thêm 2 giờ để kiểm tra, Lead time thực tế sẽ dài hơn nhiều.
Lead time và Takt Time
Lead time phản ánh thời gian thực tế một đơn hàng hoặc sản phẩm trải qua quy trình, còn Takt Time xác định nhịp sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Takt Time được tính dựa trên thời gian sản xuất khả dụng và nhu cầu khách hàng:
Takt Time = Thời gian sản xuất khả dụng / Nhu cầu khách hàng
Ví dụ, doanh nghiệp có 480 phút sản xuất khả dụng mỗi ngày và nhu cầu 240 sản phẩm/ngày. Khi đó, Takt Time là 2 phút/sản phẩm. Con số này không có nghĩa mỗi sản phẩm thực tế mất đúng 2 phút để hoàn thành, mà cho biết trung bình cứ 2 phút cần có một sản phẩm hoàn thành để đáp ứng nhu cầu.
Lead time và Delivery Time
Delivery Time chỉ phản ánh thời gian giao hàng, trong khi Lead time có thể bao quát nhiều giai đoạn từ xử lý đơn hàng, cung ứng, sản xuất đến giao hàng, tùy theo phạm vi đo lường.
Delivery Time thường được tính từ khi hàng rời điểm xuất hàng hoặc được bàn giao cho đơn vị vận chuyển đến khi hàng đến địa điểm nhận. Vì vậy, đây có thể là một phần trong tổng Lead time khi doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình đáp ứng đơn hàng.
Ví dụ, một đơn hàng mất 10 ngày từ khi xác nhận đến khi khách nhận hàng, trong đó sản xuất mất 7 ngày và giao hàng mất 3 ngày. Khi đó, tổng Lead time của đơn hàng là 10 ngày, còn Delivery Time là 3 ngày. Phân tách hai khoảng thời gian giúp doanh nghiệp xác định thời gian phát sinh ở từng giai đoạn.
Cách tính Lead time trong sản xuất
Để tính Lead time, doanh nghiệp cần xác định các khoảng thời gian tạo nên toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Với hoạt động sản xuất, các khoảng thời gian này có thể được nhóm thành chuẩn bị, thực hiện và chờ đợi.
Lead time = Thời gian tiền xử lý + Thời gian xử lý + Thời gian chờ đợi
Trong đó:
- Thời gian tiền xử lý: Khoảng thời gian chuẩn bị các điều kiện cần thiết trước khi sản xuất, chẳng hạn lập kế hoạch, chuẩn bị nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị và thông tin liên quan.
- Thời gian xử lý: Khoảng thời gian sản phẩm được thực hiện qua các hoạt động cần thiết để hoàn thành công đoạn hoặc đáp ứng yêu cầu đã đặt ra.
- Thời gian chờ đợi: Thời gian sản phẩm hoặc lệnh sản xuất chưa được xử lý, có thể phát sinh khi chờ vật tư, chờ máy, chờ công đoạn trước, chờ kiểm tra hoặc chờ chuyển sang bước tiếp theo.
Ví dụ, một đơn hàng cần 3 giờ chuẩn bị, 8 giờ sản xuất và 5 giờ chờ giữa các công đoạn. Khi đó:
Lead time = 3 + 8 + 5 = 16 giờ
Cách tính này cho phép doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ thời gian để hoàn thành đơn hàng, thay vì chỉ tính thời gian sản phẩm thực sự được gia công. Đây cũng là cơ sở để xác định phần thời gian cần ưu tiên cải thiện trong quy trình.
Vai trò của Lead time đối với doanh nghiệp
Kiểm soát Lead time giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong vận hành, tối ưu nguồn lực và nâng cao khả năng thực hiện cam kết với khách hàng.
Kiểm soát tiến độ giao hàng
Lead time ổn định giúp doanh nghiệp dự báo thời điểm hoàn thành đơn hàng và chủ động hơn trong cam kết giao hàng. Khi theo dõi Lead time theo từng đơn hàng, quản lý có thể xác định:
- Đơn hàng nào thường xuyên phát sinh chậm.
- Công đoạn nào có thời gian thực hiện hoặc chờ đợi kéo dài.
- Mã hàng nào có Lead time biến động lớn.
- Nguyên nhân chậm đến từ vật tư, máy móc, chất lượng hay điều phối.
Nhờ đó, Lead time có thể được theo dõi cùng các chỉ số như OTD (On-Time Delivery) hoặc OTIF (On-Time In-Full) để đánh giá khả năng đáp ứng từ bên trong quy trình, thay vì chỉ nhìn vào kết quả giao hàng cuối cùng.
Giảm tồn kho và vốn nằm trong sản xuất
Lead time kéo dài khiến vật tư, bán thành phẩm và thành phẩm mất nhiều thời gian hơn để đi qua toàn bộ quy trình. Đặc biệt, thời gian chờ giữa các công đoạn có thể làm tăng lượng WIP (Work in Process) và kéo dài thời gian vốn nằm trong sản xuất.
Khi rút ngắn được các khoảng thời gian không tạo giá trị, doanh nghiệp có thể giảm thời gian lưu chuyển của WIP, sử dụng mặt bằng và nguồn lực hiệu quả hơn, đồng thời tạo điều kiện để vốn quay vòng nhanh hơn.
Nâng cao khả năng lập kế hoạch
Lead time ổn định giúp bộ phận kế hoạch dự báo thời điểm hoàn thành đơn hàng với độ tin cậy cao hơn. Đây là cơ sở để sắp xếp lịch sản xuất và chủ động cân đối các nguồn lực liên quan.
Ngược lại, khi Lead time biến động lớn, kế hoạch dễ bị xáo trộn và phải điều chỉnh liên tục. Vì vậy, quản lý Lead time cần hướng đến cả độ ổn định và khả năng dự đoán, không chỉ đơn thuần là rút ngắn thời gian.
Cách giảm Lead time trong sản xuất
Giảm Lead time hiệu quả bắt đầu từ việc nhìn rõ thời gian của toàn bộ quy trình. Xác định thời gian tập trung ở công đoạn nào và nguyên nhân gây chậm giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng điểm cần cải thiện và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Chuẩn hóa quy trình vận hành
Quy trình được chuẩn hóa giúp các công đoạn được thực hiện nhất quán, giảm chênh lệch thời gian giữa các ca, người thực hiện và đơn hàng. Đây cũng là cơ sở để xác định thời gian chuẩn và nhận diện những điểm phát sinh chậm.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa trình tự thực hiện, tiêu chuẩn thao tác, thời gian xử lý và điều kiện hoàn thành tại từng công đoạn. Khi có thời gian chuẩn để đối chiếu với thực tế, quản lý sẽ dễ xác định công đoạn cần cải thiện và theo dõi kết quả sau cải tiến.
Rút ngắn thời gian cung ứng vật tư
Vật tư chưa sẵn sàng có thể khiến cả kế hoạch sản xuất bị kéo dài. Doanh nghiệp nên theo dõi Lead time và mức độ ổn định của từng nhóm vật tư, đặc biệt với những nguyên vật liệu có thời gian cung ứng dài hoặc rủi ro cao.
Trước tiên, phân loại vật tư theo mức độ ảnh hưởng đến sản xuất, sau đó theo dõi Lead time và mức độ ổn định của từng nhà cung cấp.
Với nhóm vật tư có thời gian cung ứng dài hoặc thường xuyên biến động, doanh nghiệp có thể cân nhắc mức tồn kho phù hợp, phương án nhà cung cấp thay thế hoặc nguồn cung ứng địa phương. Quyết định nên dựa trên tổng thể thời gian cung ứng, chất lượng, chi phí và độ ổn định nguồn hàng.
Giảm thời gian chờ và WIP
Doanh nghiệp nên lập bản đồ thời gian một đơn hàng đi qua quy trình để phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ. Từ đó, xác định các điểm thường xảy ra chờ máy, chờ vật tư, chờ công đoạn trước, chờ kiểm tra hoặc chờ đủ lô.
Khi đã xác định được nguyên nhân, quản lý có thể điều chỉnh quy mô lô, thứ tự sản xuất hoặc lượng WIP đưa vào từng công đoạn theo năng lực thực tế. Mục tiêu là giữ dòng công việc phù hợp với năng lực của hệ thống, thay vì liên tục đưa thêm sản phẩm vào khu vực đang ùn tắc.
Rút ngắn Setup và Changeover
Với những nhà máy có nhiều mã hàng, Setup và Changeover có thể chiếm đáng kể thời gian thiết bị không tạo ra sản phẩm. Doanh nghiệp có thể áp dụng SMED để phân loại công việc nào có thể chuẩn bị trước và công việc nào bắt buộc phải thực hiện khi máy dừng.
Từ đó, chuẩn bị sẵn dụng cụ, vật tư và thông số trước khi chuyển mã; đồng thời chuẩn hóa trình tự thao tác và sử dụng gá, thiết bị thay nhanh khi phù hợp. Cách làm này giúp giảm thời gian dừng máy và tạo điều kiện rút ngắn quy mô lô khi cần.
Tập trung xử lý điểm nghẽn
Sau khi phân tích Lead time, doanh nghiệp cần xác định công đoạn đang giới hạn dòng sản xuất để tập trung nguồn lực cải tiến. Có thể dựa trên các dữ liệu như lượng WIP, thời gian chờ, mức sử dụng máy và mức độ ảnh hưởng của từng công đoạn đến tiến độ giao hàng.
Từ đó, ưu tiên xử lý những công đoạn có lượng chờ lớn, năng lực hạn chế hoặc thường xuyên gây chậm tiến độ. Khi điểm nghẽn được tháo gỡ, dòng sản xuất có điều kiện lưu chuyển tốt hơn và Lead time của toàn quy trình có thể được rút ngắn.
Giảm lỗi và thời gian làm lại
Một sản phẩm lỗi phải sửa chữa hoặc sản xuất lại sẽ quay lại quy trình và tiêu tốn thêm máy, nhân công cùng thời gian chờ. Vì vậy, doanh nghiệp nên liên kết dữ liệu lỗi với thời gian hoàn thành đơn hàng để xác định những lỗi gây ảnh hưởng lớn nhất đến Lead time.
Sau đó, tập trung xử lý nguyên nhân tại công đoạn phát sinh lỗi, đồng thời tăng khả năng phát hiện sai lệch ngay tại nguồn. Cách tiếp cận này giúp hạn chế việc sản phẩm lỗi tiếp tục đi qua nhiều công đoạn trước khi được phát hiện.
Tối ưu luồng di chuyển và kế hoạch sản xuất
Khoảng cách giữa các công đoạn, cách bố trí vật tư và phương tiện vận chuyển đều có thể tạo thêm thời gian di chuyển và chờ đợi. Rà soát lại luồng di chuyển của nguyên vật liệu và bán thành phẩm giúp loại bỏ những bước vận chuyển không cần thiết.
Kế hoạch sản xuất cũng cần tính đến năng lực máy, tình trạng vật tư, thứ tự sản xuất và thời gian Changeover. Một kế hoạch tốt không chỉ tối đa hóa công suất máy mà phải giữ được dòng sản xuất ổn định theo nhu cầu thực tế.
Quản lý Lead time bằng phần mềm quản lý sản xuất Cleeksy
Khi Lead time được quản lý trên phần mềm, doanh nghiệp có thể theo dõi xuyên suốt thời gian xử lý của từng đơn hàng, công đoạn và nguồn lực trên cùng một hệ thống dữ liệu. Thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều bộ phận, nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận biết thời gian đang phát sinh ở đâu, nguyên nhân nào làm chậm tiến độ và công đoạn nào cần ưu tiên cải thiện.
Với Phần mềm quản lý sản xuất Cleeksy, doanh nghiệp có thể xây dựng ứng dụng theo đặc thù vận hành và theo dõi tiến độ theo từng công đoạn và tập trung dữ liệu từ các hoạt động sản xuất trên cùng một nền tảng. Dữ liệu xuyên suốt giúp nhà quản lý điều hành theo thời gian thực, phân tích nguyên nhân và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Quản lý tiến độ theo thời gian thực: Theo dõi trạng thái đơn hàng, lệnh sản xuất và công việc; phát hiện sớm nguy cơ chậm tiến độ.
- Liên kết dữ liệu giữa các bộ phận: Kết nối dữ liệu kế hoạch, vật tư, sản xuất, kiểm tra và giao hàng để xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến Lead time.
- Dashboard và báo cáo quản trị: Trực quan hóa Lead time theo đơn hàng, công đoạn, sản phẩm hoặc thời gian để đánh giá xu hướng và kết quả cải tiến.
- Cảnh báo và điều phối công việc: Thiết lập cảnh báo theo ngưỡng tiến độ, tự động chuyển thông tin đến đúng người để xử lý.
Để kiểm soát Lead time và tối ưu vận hành, liên hệ Cleeksy để được tư vấn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.
Kết luận
Lead time là chỉ số phản ánh toàn bộ thời gian một đơn hàng hoặc sản phẩm nằm trong quy trình sản xuất, không chỉ thời gian máy đang gia công. Với doanh nghiệp sản xuất, quản trị Lead time tốt giúp nhìn rõ điểm nghẽn, kiểm soát tiến độ, giảm thời gian chờ và hạn chế lượng vốn nằm trong WIP.
